Kto sporządza sprawozdania budżetowe?

Wszystkie Jednostki Sektora Finansów Publicznych zobowiązane są do sporządzenia sprawozdań budżetowych. Są one z reguły oparte na danych liczbowych przygotowanych przez pracowników działu księgowego. Muszą być przygotowywane za poszczególne okresy sprawozdawcze. Aby nie popełnić błędu w takim sprawozdaniu, należy spełniać określone zasady, tak by uniknąć korekt. Sprawdźmy, jak wygląda sprawozdawczość budżetowa w Polsce.

1. Co to jest sprawozdawczość budżetowa?
2. Jakie są rodzaje sprawozdań finansowych?
3. Kto sporządza sprawozdania budżetowe?
4. Kto i kiedy musi składać sprawozdania finansowe?

Co to jest sprawozdawczość budżetowa?

Sprawozdawczość budżetowa to zbiór danych liczbowych, z którego można wyczytać sposób gromadzenia oraz wydatkowania środków publicznych. Sprawozdania te są sporządzane głównie przez kierowników jednostek na podstawie danych wynikających z ksiąg rachunkowych, następnie składane uprawnionym podmiotom w konkretnych terminach. Sprawozdania powinny być sporządzane w sposób jednolity. Zgodnie z instrukcją w zakresie sporządzania konkretnego sprawozdania. Sprawozdania dostarczają danych, które następnie są wykorzystywane do analizy, dalszego planowania, kontroli.

Sprawozdawczość budżetowa jest jednym z bardzo ważnych elementów spełnienia zasady jawności i przejrzystości finansów publicznych, a także pozwala ocenić realizację wpływów i wydatków budżetowych w ciągu roku budżetowego, jak również po jego zakończeniu. Wszelkie nieprawdziwe dane, niezgodne z prowadzoną ewidencją księgową, wprowadzają w błąd otrzymującego sprawozdanie, a także mogą prowadzić do fałszowania sprawozdawczości zbiorczej, na podstawie której podejmuje się decyzje dotyczące finansów publicznych.

Jakie są rodzaje sprawozdań finansowych?

Rozporządzenie w sprawie sprawozdań budżetowych Jednostek Sektora Finansów Publicznych w zakresie operacji finansowych wprowadza następujące sprawozdania:

1. Rb-Z – kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji;
2. Rb-UZ – roczne sprawozdanie uzupełniające o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych;
3. Rb-N – kwartalne sprawozdanie o stanie należności oraz wybranych aktywów finansowych;
4. Rb-UN – roczne sprawozdanie uzupełniające o stanie należności z tytułu papierów wartościowych według wartości księgowej;
5. Rb-ZN – kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań oraz należności Skarbu Państwa z tytułu wykonywania przez jednostki samorządu terytorialnego zadań zleconych.

Uwzględniając poziom, na którym są sporządzane sprawozdania budżetowe, oraz ich szczegółowość, wprowadzono trzy rodzaje sprawozdań:

1. Sprawozdania jednostkowe;
2. Sprawozdania łączne;
3. Sprawozdania zbiorcze;

Kto sporządza sprawozdania budżetowe?

Generalną zasadą jest, aby sprawozdania budżetowe jednostkowe były przekazywane do podmiotów nadzorujących, które na podstawie otrzymanych sprawozdań jednostkowych sporządzają sprawozdania łączne lub zbiorcze.

Sprawozdanie jednostkowe

Sporządzane jest przez kierownika jednostki sporządzającej takie sprawozdanie na podstawie ksiąg rachunkowych lub ewidencji księgowej danej jednostki oraz innych dokumentów dotyczących tej jednostki.

Sprawozdania jednostkowe sporządzane są przez kierowników samorządowych zakładów budżetowych, kierowników samorządowych jednostek budżetowych oraz przez jednostki samorządu terytorialnego. Sprawozdanie jednostkowe sporządzane przez jednostkę samorządu terytorialnego obejmuje swym zakresem zarówno urząd będący jednostką budżetową, jak i jej organ.

Ponadto sprawozdania jednostkowe sporządzają także kierownicy jednostek posiadających osobowość prawną. W przypadku samorządów są to: samorządowe instytucje kultury, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej nadzorowane przez samorząd i samorządowe osoby prawne, utworzone na podstawie odrębnych ustaw, z wyłączeniem przedsiębiorstw, banków, spółek prawa handlowego.

Sprawozdania jednostkowe przekazywane są do właściwej jednostki samorządu terytorialnego.

Sprawozdanie łączne

Sporządzane jest przez jednostki nadzorujące, m.in. przez jednostki samorządu terytorialnego, na podstawie sprawozdań jednostkowych jednostek im podległych i własnego sprawozdania jednostkowego. Do sprawozdania łącznego sporządzanego przez Jednostki Samorządu Terytorialnego włączane są sprawozdania jednostkowe samorządowych jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych oraz własne sprawozdanie jednostkowe obejmujące swoim zakresem zarówno urząd będący jednostką budżetową, jak i jej organ. Zarządy jednostek samorządu terytorialnego (w przypadku gmin – wójt, burmistrz, prezydent miasta) przekazują sprawozdania łączne do właściwej terytorialnie Regionalnej Izby Obrachunkowej. Na podstawie sprawozdań łącznych otrzymanych od Jednostek Samorządu Terytorialnego Regionalne Izby Obrachunkowe sporządzają sprawozdania zbiorcze i przekazują je do Prezesa GUS. Dane ze sprawozdań łącznych Regionalne Izby Obrachunkowe dodatkowo przekazują w wersji elektronicznej (plik bazy danych) do Ministerstwa Finansów.

Jednostki Samorządu Terytorialnego wykonujące zadania z zakresu administracji rządowej oraz inne zadania zlecone odrębnymi ustawami sporządzają także sprawozdania łączne Rb-ZN w zakresie zobowiązań i należności Skarbu Państwa i przekazują je dysponentom głównym przekazującym dotacje w zakresie wykonywanych zadań zleconych. Na ich podstawie dysponenci środków budżetu państwa sporządzają sprawozdania Rb-Z i Rb-N w zakresie odpowiednio zobowiązań lub należności Skarbu Państwa.

Sprawozdanie zbiorcze

Sporządzane jest przez jednostki, które są organem założycielskim lub nadzorującym dla jednostek posiadających osobowość prawną. Sprawozdania te sporządzane są w szczegółowości sprawozdań jednostkowych, według rodzaju jednostki, na podstawie sprawozdań jednostkowych jednostek danego rodzaju.

Jednostki Samorządu Terytorialnego sporządzając sprawozdania zbiorcze według poszczególnych grup, włączają dane ze sprawozdań jednostkowych otrzymanych od samorządowych instytucji kultury, samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej czy samorządowych osób prawnych utworzonych na podstawie odrębnych ustaw, z wyłączeniem przedsiębiorstw, banków, spółek prawa handlowego. Jednostka Samorządu Terytorialnego najczęściej sporządza sprawozdanie zbiorcze (Rb-Z, Rb-N, Rb-UZ, Rb-UN) obejmujące dane ze wszystkich samorządowych instytucji kultury, których jest organizatorem, zgodnie z DziałKultU. Jeśli samorząd posiada nadzorowane samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, to także sporządza sprawozdanie zbiorcze (Rb-Z, Rb-N, Rb-UZ, Rb-UN) obejmujące dane ze wszystkich nadzorowanych zakładów opieki zdrowotnej. W przypadku samorządu województwa powinny to być trzy odrębne grupy sprawozdań zbiorczych: grupa instytucji kultury, grupa samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej oraz grupa samorządowych osób prawnych utworzonych na podstawie odrębnych ustaw, obejmująca głównie dane wojewódzkich ośrodków ruchu drogowego oraz wojewódzkiego funduszu ochrony środowiska i gospodarki wodnej.

Zarząd (w gminach: wójt, burmistrz, prezydent miasta) nadzorującej Jednostki Samorządu Terytorialnego przekazuje do właściwej terytorialnie RIO sprawozdania zbiorcze według rodzaju jednostki. Na podstawie sprawozdań zbiorczych otrzymanych od jednostek samorządu terytorialnego, regionalne izby obrachunkowe sporządzają także sprawozdania zbiorcze według rodzaju jednostki, obejmujące dane z jednostek samorządu terytorialnego całego województwa w tym zakresie i przekazują je do Prezesa GUS.

Następnie Prezes GUS na podstawie otrzymanych sprawozdań łącznych oraz zbiorczych sporządza i przekazuje do Ministra Finansów sprawozdania zbiorcze według rodzaju danych jednostek. Ze względu na częstotliwość sporządzania sprawozdań w zakresie operacji finansowych wyróżniono sprawozdania kwartalne i roczne.

Sprawozdania Rb-Z, Rb-N i Rb-ZN są sprawozdaniami kwartalnymi i sporządza się je według stanu na koniec pierwszego, drugiego, trzeciego lub czwartego kwartału roku budżetowego. Sprawozdania kwartalne należy sporządzić za każdy kwartał, nawet gdyby były to sprawozdania zerowe (tzw. negatywne).

Sprawozdania Rb-UZ i Rb-UN są natomiast sprawozdaniami rocznymi i sporządza się je według stanu na koniec roku budżetowego. Ze względu na to, że sprawozdania roczne są sprawozdaniami uzupełniającymi do sprawozdań Rb-Z i Rb-N, to w przypadku gdy jednostka nie ma zobowiązań lub należności podlegających wykazaniu w sprawozdaniach Rb-UZ i Rb-UN, nie sporządza sprawozdań rocznych Rb-UZ i Rb-UN.

Sprawozdania sporządza się według stanu na koniec okresu sprawozdawczego. Określenie „koniec okresu sprawozdawczego” w SprOperFinR oznacza ostatni dzień pierwszego, drugiego, trzeciego, czwartego kwartału kalendarzowego lub roku budżetowego, jak również dzień poprzedzający zmianę formy prawnej, dzień zakończenia działalności oraz dzień zakończenia likwidacji jednostki.

Kto i kiedy musi składać sprawozdania finansowe?

Kierownicy samorządowych jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych mają obowiązek przekazywać zarządom jednostek samorządu terytorialnego (w przypadku gmin są to wójt, burmistrz, prezydent miasta):

1. kwartalne sprawozdania jednostkowe Rb-Z i Rb-N:

• za I kwartał – nie później niż 10 kwietnia po upływie okresu sprawozdawczego,
• za II kwartał – nie później niż 10 lipca po upływie okresu sprawozdawczego,
• za III kwartał – nie później niż 10 października po upływie okresu sprawozdawczego,
• za IV kwartał – nie później niż 1 lutego po upływie okresu sprawozdawczego;

2. roczne sprawozdanie Rb-UZ:

• za rok – nie później niż 1 lutego – po upływie okresu sprawozdawczego.

Jednostki Samorządu Terytorialnego mają obowiązek przekazać do RIO sprawozdania łączne (sporządzone na podstawie sprawozdań jednostkowych jednostek im podległych i własnego sprawozdania jednostkowego2):

1. kwartalne Rb-Z i Rb-N w terminach:

• za I kwartał – nie później niż 22 kwietnia po upływie okresu sprawozdawczego,
• za II kwartał – nie później niż 22 lipca po upływie okresu sprawozdawczego,
• za III kwartał – nie później niż 22 października po upływie okresu sprawozdawczego,
• za IV kwartał – nie później niż 23 lutego;

2. roczne Rb-UZ i Rb-UN – za rok – nie później niż 23 lutego.

Regionalne Izby Obrachunkowe na podstawie sprawozdań łącznych otrzymanych od JST sporządzają sprawozdanie zbiorcze (obejmujące dane z całego województwa w tym zakresie) i przekazują je do Prezesa GUS. Ponadto dane ze sprawozdań łącznych (w formie pliku bazy danych) regionalne izby obrachunkowe przekazują także do Ministerstwa Finansów. Sprawozdania te przekazywane są w terminach:

1. sprawozdania Rb-Z, Rb-N:

• za I kwartał – nie później niż 30 kwietnia po upływie okresu sprawozdawczego,
• za II kwartał – nie później niż 30 lipca po upływie okresu sprawozdawczego,
• za III kwartał – nie później niż 30 października po upływie okresu sprawozdawczego,
• za IV kwartał – nie później niż 6 marca;

2. sprawozdania Rb-UZ, Rb-UN – za rok – nie później niż 6 marca.

Ponadto samorządowe jednostki organizacyjne bezpośrednio realizujące zadania z zakresu administracji rządowej oraz inne zadania zlecone JST odrębnymi ustawami mają obowiązek sporządzać i przekazywać przewodniczącym zarządów JST sprawozdania jednostkowe Rb-ZN w terminach:

1. za I kwartał – nie później niż 10 kwietnia po upływie okresu sprawozdawczego;
2. za II kwartał – nie później niż 10 lipca po upływie okresu sprawozdawczego;
3. za III kwartał – nie później niż 10 października po upływie okresu sprawozdawczego;
4. za IV kwartał – nie później niż 1 lutego.

Jednostki samorządu terytorialnego wykonujące zadania z zakresu administracji rządowej oraz inne zadania zlecone odrębnymi ustawami mają obowiązek sporządzać – na podstawie własnej ewidencji księgowej oraz otrzymanych sprawozdań jednostkowych – sprawozdania łączne Rb-ZN w zakresie zobowiązań i należności Skarbu Państwa i przekazywać je dysponentom głównym przekazującym dotacje w zakresie wykonywanych zadań zleconych w terminach:

1. za I kwartał – nie później niż 22 kwietnia po upływie okresu sprawozdawczego;
2. za II kwartał – nie później niż 22 lipca po upływie okresu sprawozdawczego;
3. za III kwartał – nie później niż 22 października po upływie okresu sprawozdawczego;
4. za IV kwartał – nie później niż 7 lutego.

Zapraszamy również do przeczytania: zwrot podatku 2023.