Refakturowanie za media

Dzisiejszy temat artykułu powstał dzięki odpowiedzi udzielonej przez Was w naszej ankiecie, w której poprosiliśmy Państwa o podanie propozycji tematów kolejnych realizowanych artykułów. Bardzo dziękujemy za pomoc. Mamy nadzieję, że znajda Państwo w tym lub w kolejnych wpisach temat, który Państwa interesuje.

Dzisiejszy artykuł w całości poświęcony jest tematowi refakturowaniu za media. Zapraszamy do zapoznania się z nim.

Spis treści:

• Czym jest refakturowanie?
• Refakturowanie mediów – stawka VAT
• Wydatki za media – kiedy można zastosować refakturowanie?
• Obowiązek podatkowy przy refakturowaniu wydatków za media
• Co powinna zawierać refaktura?

Czym jest refakturowanie?

Refakturowanie polega na odsprzedaży zakupionej usługi za kwotę identyczną, jaką zapłaciliśmy za tę usługę. To nic innego jak odsprzedaż towaru lub usługi. Refakturowanie można wykorzystać wyłącznie w sytuacji, gdy obie strony łączy umowa określająca sprzedaż o charakterze zasadniczym. Najczęściej refakturowanie kojarzy nam się właśnie z umowami najmu. Przy takim rodzaju umowy może nastąpić refakturowanie wydatków za media w postaci dostawy energii elektrycznej, gazu, usług doprowadzania wody lub telekomunikacyjnych.

Ustawa o VAT nie definiuje wprost pojęcia refaktury. Natomiast przyjmuje się, że jest to faktura VAT wystawiona przez podmiot, który pośredniczy pomiędzy właściwym usługodawcą a faktycznym nabywcą danej usługi.

Refakturowanie mediów – stawka VAT

Głównym problemem przy refakturowaniu kosztów za media jest prawidłowe określenie stawki VAT. Ma to bardzo duże znaczenie, ponieważ przy refakturowaniu przyjmuje się stawkę VAT właściwą dla danej usługi. Biorąc pod uwagę zużycie wody stosuje się obniżoną stawkę VAT, która wynosi 8%. Natomiast jeśli uznamy, że koszty zużycia wody wchodzą w zakres świadczenia usługi najmu, należałoby zastosować stawkę VAT, czyli 23%.

Aby właściwie określić stawkę VAT, należy wyszczególnić czy wydatki za media mają charakter oddzielny i są objęte oddzielną stawką VAT, czy są ściśle związane ze świadczoną usługą i VAT podlega pod ogólną stawkę.

Wydatki za media – kiedy można zastosować refakturowanie?

Zatrzymajmy się przy wynajmie mieszkania. Właściciel mieszkania dokonując wynajmu nieruchomości ma prawo wybrać formę rozliczania się z najemca za media. Wynajmujący może wliczać opłaty za media bezpośrednio w wartość czynszu lub dokonać ich refakturowania na najemcę. Przy zastosowaniu drugiej opcji (czyli refakturowania), kwota należna za media powinna zostać wliczona w należne koszty za czynsz, ale (tak jak w powyższym przypadku z wliczaniem opłat za wodę) z osobno wyliczona stawką VAT.

Obowiązek podatkowy przy refakturowaniu wydatków za media

Tak naprawdę przepisy dotyczące VAT nie zawierają odrębnych regulacji, które mogłyby określić konkretny moment powstania obowiązku podatkowego w przypadku refakturowania mediów. Ogólna zasada określająca moment powstania obowiązku podatkowego również nie znajduje odniesienia do mediów. W celu ustalenia, kiedy powstaje obowiązek podatkowy za media, należy odnieść się do art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT „Obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury z tytułu: dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego; świadczenia usług (telekomunikacyjnych, wymienionych w poz. 24-37, 50 i 51 załącznika nr 3 do ustawy, najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze, ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia, stałej obsługi prawnej i biurowej, dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego)”. W przypadku refakturowania mediów przez wynajmującego, ma on obowiązek postepowania dokładnie w ten sam sposób co dostawca. W związku z tym obowiązek podatkowy przy refakturowaniu wydatków za media powstaje co do zasady w dacie wystawienia faktury, pod warunkiem, że faktura została wystawiona w terminie określonym przepisami.

Co powinna zawierać refaktura?

Refaktura powinna być odzwierciedlaniem pierwotniej faktury. Powinna jednak zawierać wszystkie dane, które wymagane są na zwykłej fakturze VAT zgodnie z art. 106e ustawy o VAT. Do danych tych zalicza się m.in.:

1. datę wystawienia;
2. kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
3. imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów, lub usług oraz ich adresy;
4. NIP nabywcy i sprzedawcy;
5. datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów, lub wykonania usługi, lub datę otrzymania zapłaty, jeżeli nastąpiła przed sprzedażą, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
6. nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
7. wartość sprzedaży netto, VAT i brutto;