Korzystanie z prywatnego samochodu do celów służbowych w 2023 roku

Po 15 latach doczekaliśmy się podwyżki stawki kilometrówki. Od 17 stycznia 2023 roku wzrosła kwota jaką pracodawca musi oddać pracownikowi za wykorzystanie prywatnego auta do celów służbowych.

Co ciekawe wykorzystanie prywatnego samochodu do celów służbowych jest dopuszczonym przez prawo wyjątkiem od generalnej zasady, w myśl której wyposażenie stanowiska pracy w niezbędne narzędzia jest obowiązkiem pracodawcy.

Jak w praktyce powinno wyglądać prawidłowe rozliczanie się pracodawcy z pracownikiem? Czy pracodawca powinien podpisać stosowną umowę z pracownikiem? Ile wynosi zwrot za korzystanie z auta prywatnego w celach służbowych? I ile po nowelizacji wynosi kilometrówka w 2023 roku?

Odpowiedzi na wszystkie ww. pytania znajdziesz w naszym artykule.

1. Używanie samochodu prywatnego do celów służbowych 2023
2. Badania lekarskie a użytkowanie samochodu prywatnego do celów służbowych
3. Umowa o używanie samochodu prywatnego do celów służbowych
4. Czy pracownikowi przysługuje zwrot za używanie prywatnego auta do celów służbowych
5. Ile wynosi zwrot za korzystanie z auta prywatnego w celach służbowych

Używanie samochodu prywatnego do celów służbowych 2023

Użytkowanie samochodów prywatnych do celów służbowych nie jest sytuacja ani nową, ani tym bardziej mało popularną. Z punktu widzenia pracodawcy, to możliwość zaoszczędzenia środków finansowych, które należałoby wyłożyć na zakup pojazdu i jego utrzymanie, nawet biorąc pod uwagę stawkę za kilometr przejechany prywatnym autem w celach służbowych. Aby jednak użytkowanie przez pracownika pojazdu prywatnego w celach służbowych było zgodne z prawem, niezbędne jest zawarcie stosownej umowy.

Oprócz zawarcia umowy o korzystanie przez pracownika z prywatnego samochodu do wykonywania pracy, na pracodawcy spoczywają poniższe obowiązki:

• zamieszczenie odpowiedniej informacji o skierowaniu na badania profilaktyczne, mówiącej, że pracownik będzie wykorzystywał prywatny pojazd w celach służbowych,
• uwzględnienie tego faktu w ocenie ryzyka zawodowego,
• dokonywanie przez pracodawcę zwrotu kosztów używania pojazdu.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami należy wskazać, że użytkowanie samochodów do celów służbowych jest możliwe w ramach umów cywilnoprawnych – zgodnie z art. 34a ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o transporcie drogowym. W związku z nim obowiązuje tzw. ryczałt za samochód jako forma rozliczania kosztów przeznaczonych na używanie samochodu prywatnego do celów służbowych.

Badania lekarskie a użytkowanie samochodu prywatnego do celów służbowych

Wykorzystywanie przez pracownika do wykonania zadań służbowych prywatnego pojazdu jest równoznaczne z koniecznością skierowania podwładnego na badania lekarskie, chyba że odbył je wcześniej i jego zaświadczenie lekarskie o braku przeciwwskazań jest ważne. Obowiązują w tej kwestii takie same zasady, jak wówczas, gdy pracownik ma prowadzić samochód firmowy.

Pracodawca musi pamiętać o tym, aby w skierowaniu na badania wstępne lub profilaktyczne umieścić informację o tym, że jego pracownik będzie wykorzystywał auto do celów służbowych. Dzięki temu lekarz będzie miał możliwość zlecić ewentualnie dodatkowe badania. Mowa tu o badaniach przeprowadzanych przez okulistę. Trzeba przy tym podkreślić, że dodatkowe badania nie są uzależnione ani od tego, jaki samochód prowadzi pracownik, ani od częstotliwości jego użytkowania.

Uwaga! Co ciekawe, badania lekarskie nie obejmują podróży służbowych, a jedynie regularne poruszanie się samochodem przy wykonywaniu codziennych obowiązków pracowniczych.

Umowa o używanie samochodu prywatnego do celów służbowych

Żeby prywatny pojazd mógł służyć zadaniom firmowym, wymagane jest podpisanie umowy o używanie samochodu prywatnego do celów służbowych między pracownikiem a właścicielem zatrudniającego go przedsiębiorstwa.

Dzięki temu główną zaletą dla pracownika jest odzyskanie części wydawanych pieniędzy na paliwo, m.in. zużywane na podróż do pracy. Z kolei właściciel będzie mógł zaliczyć wydane w ten sposób pieniądze do kosztów uzyskania przychodów. Nie będzie też musiał kupować nowego auta.

Umowa o używanie samochodu prywatnego do celów służbowych powinna zawierać następujące elementy:

• Data i miejsce zawarcia umowy;
• Zobowiązanie pracownika, że będzie używał prywatnego samochodu tylko do celów służbowych;
• Zobowiązanie pracodawcy do refundacji wydatków poniesionych przez pracownika na eksploatację samochodu wykorzystywanego przez niego do celów służbowych;
• Umowa powinna precyzyjnie określać jakiego pojazdu będzie używał pracownik, wraz z podaniem pojemności skokowej silnika w celu ustalenia właściwej stawki za 1 km przebiegu pojazdu. Pracownik może korzystać z samochodu, który jest jego własnością, ale również z samochodu, który jest własnością innej osoby, a ma prawo do korzystania z niego, np. oświadczenie wystawione przez właściciela;
• Zasady rozliczeń kosztów związanych z użytkowaniem prywatnego samochodu pracownika. Przy rozliczeniu delegacji służbowych pracownik zobowiązany jest prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu. Natomiast w przypadku jazd lokalnych możliwe jest rozliczanie wydatków eksploatacyjnych w ramach limitu kilometrówki lub rozliczanie wydatków w ramach ryczałtu pieniężnego. Konieczne jest w tym przypadku złożenie przez pracownika pisemnego oświadczenia. To pracodawca decyduje które z rozwiązań wybierze.
• Określony przez pracodawcę miesięczny limit jazd lokalnych. Jego wysokość nie może jednak przekroczyć wartości wynikających z par. 3 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy;
• Zapisy odnośnie rozwiązania umowy;
• Podpisy stron umowy;

Czy pracownikowi przysługuje zwrot za używanie prywatnego auta do celów służbowych?

Tak, zgodnie z ust. 2 Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku, zatrudnionemu używającemu prywatnego pojazdu do celów służbowych przysługuje zwrot wydatków eksploatacyjnych, rozliczany ryczałtem miesięcznym lub na podstawie tzw. kilometrówki, czyli ewidencji realnie przejechanych kilometrów.

Ile wynosi zwrot za korzystanie z auta prywatnego w celach służbowych?

Wysokość zwrotu przysługującego pracownikowi korzystającemu z własnego auta do celów służbowych zależy od rozliczenia: kwota wynika z pomnożenia liczby ustalonego przez pracodawcę limitu miesięcznego kilometrów przebiegu przez ustaloną przez Ministra Infrastruktury stawkę za 1 kilometr albo z mnożenia liczby realnego przebiegu na podstawie ewidencji przez tę stawkę.

Ile wynosi kilometrówka w 2023?

Od wielu lat temat waloryzacji stawki kilometrówki wzbudzał wiele kontrowersji i dyskusji. Głównym powodem nasilenia się rozmów na ten temat był wzrost cen paliw oraz łącznych kosztów użytkowania pojazdu.

17 styczna 2023 r. weszła w życie zmiana rozporządzenia w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Od tego dnia zmieniły się maksymalne stawki za 1 km przebiegu pojazdów używanych przez pracowników w celach służbowych i niebędących własnością pracodawcy.

Pracownicy do celów służbowych najczęściej używają samochodów. Stawka za 1 km przebiegu auta o pojemności skokowej silnika:

• do 900 cm3 wynosi 0,89 zł,
• powyżej 900 cm3 wynosi 1,15 zł.

Na skutek zmiany stawki za 1 km przebiegu pojazdu zmienia się wysokość ryczałtu, który obliczany jest jako iloczyn tej stawki i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne. Maksymalne miesięczne kwoty ryczałtu za używanie samochodu po zmianie stawki za 1 km przebiegu pojazdu wynoszą:

Dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm3:

• 267 zł – 300 km – gmina lub miasto do 100 tys. mieszkańców;
• 445 zł – 500 km – gmina lub miasto ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców;
• 623 zł – 700 km – gmina lub miasto ponad 500 tys. mieszkańców (limit 700 km);

Dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3:

• 345 zł – 300 km – gmina lub miasto do 100 tys. mieszkańców;
• 575 zł – 500 km – gmina lub miasto ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców;
• 805 zł – 700 km – gmina lub miasto ponad 500 tys. mieszkańców (limit 700 km);

Do ustalenia kwoty miesięcznego ryczałtu należy stosować stawki obowiązujące od 17 stycznia 2023 r., jeżeli oświadczenie pracownika o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych zostało złożone i nierozpatrzone przed tą datą.

Daniel Pałyga

Trener

Były Inspektor Pracy w Okręgowym Inspektoracie Pracy w Opolu. Wieloletni trener, wykładowca na uczelni wyższej, który przeprowadził ponad 2000 godzin szkoleń. Specjalista z zakresu prawa pracy, legalności zatrudnienia oraz bezpieczeństwa i higieny pracy. Od 1997 związany z szeroko pojętym zarządzaniem ludźmi. Posiada doświadczenie z zakresu stosowania i interpretacji dokonywanych przez organy państwowe oraz najlepszych praktyk stosowanych przez podmioty prywatne.

Dowiedz się więcej