KSeF (Krajowy System e-Faktur) - Przygotuj firmę do e-fakturowania w 2023/2024 roku

W dzisiejszym świecie, w którym technologia odgrywa coraz większą rolę, tradycyjne metody prowadzenia biznesu stają się coraz mniej efektywne. Jednym z przełomowych kroków w tej dziedzinie jest wprowadzenie Krajowego Systemu e-Fakturowania, w skrócie KSeF.

W poniższym artykule przyjrzymy się, czym jest KSeF, kiedy zostanie wprowadzony, jakie korzyści przyniesie przedsiębiorcom, jak wystawiać faktury w KSeF, a jakie faktury nie będą mogły być wystawiane oraz co stanie się z fakturami papierowymi po wejściu w życie obowiązku związanego z tym systemem.

Spis treści:

• Czym jest Krajowy System e-Faktur?
• Od kiedy i kogo obowiązuje
• Korzyści dla przedsiębiorców i organów podatkowych
• Jak wygląda wystawianie faktur?
• Czego nie będzie można fakturować?
• Co stanie się z fakturami papierowymi?
• Jakie będą kary za brak faktur?

Czym jest Krajowy System e-Faktur?

Krajowy System e-Fakturowania, czyli KSeF, to elektroniczny system, który ma na celu usprawnienie procesu wystawiania i przetwarzania faktur w Polsce. Jest to odpowiedź na rosnące zapotrzebowanie na bardziej efektywne i ekologiczne rozwiązania w dziedzinie finansów i administracji. KSeF umożliwia przedsiębiorcom wystawianie i odbieranie faktur w formie elektronicznej, co ma znacząco przyspieszyć i uprościć cały proces.

Obowiązkowy KSeF - Od kiedy i dla kogo?

KSeF, w formie nieobowiązkowej, został wprowadzony 1 lipca 2022 roku – Ministerstwo Finansów dało więc przedsiębiorcom dobrowolność z jego korzystania od tego czasu.
Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur dla czynnych podatników VAT zostanie wprowadzony od 1 lipca 2024 roku. Natomiast dla podatników zwolnionych podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT ( tzw. nievatowcy) w zakresie wystawiania faktur, obowiązek korzystania z KSeF będzie obowiązywał od 1 stycznia 2025 roku.

Jakie korzyści dla przedsiębiorców i organów podatkowych stworzy wdrożenie KSeF?

Krajowy System e-Faktur wprowadza szereg korzyści dla przedsiębiorców. Po pierwsze, pozwoli na znaczną redukcję kosztów związanych z drukowaniem, wysyłaniem i przechowywaniem faktur papierowych. Zakłada się, że dokumenty przechowywane będą w systemie aż 10 lat.

Elektroniczny system KSeF - Co jeszcze się zmieni?

• Elektroniczne faktury będą mogły być szybciej przetwarzane, co skróci czas oczekiwania na płatność.
• Wprowadzone zostaną także mechanizmy kontroli, które pomogą uniknąć błędów w fakturach i zapewnią większą przejrzystość w procesie rozliczeń.
• Organy podatkowe w łatwiejszy sposób będą mogły przeprowadzić weryfikację prawidłowości rozliczeń VAT.
• Zostanie zapewniony wyższy poziom bezpieczeństwa danych związanych z fakturami.

W jaki sposób korzystać z KSeF? Wystawienie faktury

Fakturę w KSeF będzie można wystawić za pomocą specjalnego programu lub systemu e-fakturowania. Firmy będą musiały zarejestrować się w systemie, a następnie generować i przesyłać elektroniczne faktury do swoich kontrahentów. Każda faktura będzie musiała spełniać określone wymagania formalne i zawierać dane niezbędne do jej prawidłowego przetworzenia.
Co ważne, faktura w nowym systemie będzie mogła zostać wystawiona przez podatnika lub przez jego przedstawiciela.

Platforma i oprogramowanie do obsługi

Wystawienie faktury w KSeF wymagać będzie posiadania dostępu do systemu KSeF. Dostęp do systemu będzie można uzyskać poprzez:

• Oprogramowanie księgowe – integracja z KSeF;
• Serwisy internetowe - dostępne będą serwisy internetowe, które umożliwią wystawianie faktur w KSeF;
• Bezpłatne narzędzia, które udostępni Ministerstwo Finansów;

Czego nie będzie można fakturować w Krajowym Systemie e-Faktur?

Oczywiście nowy system wprowadzi pewne ograniczenia dotyczące rodzajów faktur, których nie będzie można wystawiać. Należeć do nich będą:

• Faktury korygujące i zaliczkowe;
• Faktury wystawiane w walucie obcej;
• Faktury dla podmiotów zagranicznych;

Co stanie się z fakturami papierowymi po wejściu w życie KSeF?

Wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur doprowadzi do całkowitego zaprzestania korzystania z faktur papierowych. Otóż po wejściu w życie KSeF w formie obowiązkowej, faktury papierowe będą nadal honorowane lecz będzie ich stopniowo coraz mniej.

Jakie będą kary za brak faktur w Krajowym Systemie e-Faktur?

Gdy Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy, przedsiębiorcy będą musieli liczyć się z nakładaniem kar, w momencie niewykonywania tego obowiązku lub błędnego wykonywania obowiązku. Wówczas przedsiębiorcy będą mogli być ukarani za brak wystawionych faktur w KSeF, brak wystawienia faktury zgodnie ze wzorem w przypadku awarii systemu oraz brak wystawienia faktury po awarii w określonym terminie. Niestety o nałożeniu kary przedsiębiorcy nie będą wcześniej informowani, co wiąże się z brakiem możliwości złożenia tzw. ,,czynnego żalu’’. W przypadku opodatkowanych transakcji przedsiębiorcy będą zmuszeni opłacić kwotę od 0% do aż 100% wysokości podatku znajdującego się na fakturze. W przypadku nieopodatkowanych transakcji przedsiębiorcy zostaną ukarani sankcjami wynoszącymi nawet 18,7% kwoty, która widniała na fakturze. Zakłada się, że kary za błędy i nieprawidłowości związane z Krajowym Systemem e-Faktur będą nakładane w przeciągu pół roku od wejścia w życie obligatoryjnego KSeF.

Platforma KSeF, aplikacja podatnika, wysyłka faktur i zmiany Ministerstwa finansów w 2024 roku - Podsumowanie

Krajowy System e-Faktur to ważna zmiana w polskim systemie finansowym, która ma na celu usprawnienie procesu wystawiania i przetwarzania faktur. Przedsiębiorcy powinni się odpowiednio przygotować do wejścia w życie tego systemu, ponieważ będzie on obowiązkowy już od 1 lipca 2024 roku. Mimo pewnych ograniczeń i dodatkowych obowiązków KSeF przyniesie szereg korzyści, takich jak redukcja kosztów, przyspieszenie procesu rozliczeń i większa przejrzystość w działaniach finansowych. Jednakże konieczne będzie dostosowanie się do nowych przepisów i technologii, aby uniknąć problemów związanych z obsługą faktur elektronicznych, a tym bardziej kar finansowych.