Procedura likwidacji, niszczenia dokumentów w sekretariacie szkoły

Z tego artykułu dowiesz się, na czym polega procedura likwidacji dokumentacji szkolnej zgodnie z przepisami prawnymi. Sprawdź, na czym polega procedura likwidacji dokumentów w szkole - krok po kroku.

• Archiwizacja i niszczenie dokumentów w placówce oświatowej
• Okresy przechowywania dokumentacji
• Brakowanie dokumentacji
• Niszczenie dokumentacji elektronicznej i audiowizualnej
• Procedura brakowania - jak ją przeprowadzić?

Archiwizacja i niszczenie dokumentów w placówce oświatowej

Szkoły, tak publiczne jak i niepubliczne mają obowiązek przechowywania (archiwizacji) wszelkiej wytworzonej i zgromadzonej przez siebie dokumentacji, zarówno tej dotyczącej przebiegu nauczania jak i pozostałej - kadrowej, czy administracyjno-finansowej.

Okresy przechowywania poszczególnych rodzajów dokumentacji są oczywiście różne i wynikają z przepisów prawa, ewentualnie z decyzji archiwum państwowego.

Normatywem, który zbiera w jednym miejscu okresy przechowywania różnych rodzajów dokumentacji jest jednolity rzeczowy wykaz akt - narzędzie, jakie każda szkoła publiczna posiadać musi zgodnie z ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Obowiązek przechowywania dokumentacji jest niezależny od postaci, w jakiej została ona wytworzona - papierowej bądź elektronicznej.

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Sekretariat placówki oświatowej 2025 - poznaj kluczowe przepisy prawa oświatowego niezbędne przy obsłudze sekretariatu szkoły/przedszkola

Okresy przechowywania dokumentacji

Dla ustalenia wymaganego przepisami okresu przechowywania danej dokumentacji istotna jest przede wszystkim jej tematyka.

Przykładowo, szkoła ma obowiązek przechowywać dzienniki lekcyjne, zarówno papierowe jak i elektroniczne przez okres pięciu lat od końca roku, w którym zakończono prowadzenie dziennika.

O ile dzienniki lekcyjne, dokumentację rekrutacyjną, czy ewidencję wydanych legitymacji szkolnych i zaświadczenia dla uczniów przechowuje się jedynie 5 lat, to większość dokumentacji przebiegu nauczania ma stosunkowo długie okresy przechowywania:

Księgi uczniów, czy sprawozdania i protokoły z egzaminów - 25 lat

Podobnie przez 25 lat przechowuje się protokoły rady pedagogicznej, rady szkoły rady rodziców, czy samorządu uczniowskiego oraz programy nauczania, arkusze organizacyjne i zarządzenia dyrektora szkoły.

Przy czym w części szkół publicznych powyższa dokumentacja może zostać uznana za materiały archiwalne, czyli dokumentację przeznaczoną do wieczystego przechowywania (tzw. kategoria A). Jednak o tym czy szkoła wytwarza materiały archiwalne, decyduje właściwe miejscowo Archiwum Państwowe. Ono też przejmuje te dokumenty jeśli zostały uznane za warte wieczystego przechowywania.

Z kolei ewidencja uczniów, czy księgi absolwentów, a także arkusze ocen, rejestr wydanych świadectw szkolnych (oraz nieodebrane świadectwa) przechowywane są aż przez 50 lat.

Oczywiście poza dokumentacją przebiegu nauczania szkoła wytwarza również inne dokumenty -  dotyczące spraw kadrowych, obsługi administracyjnej czy finansowej. One również wymagają przechowywania przez czas przewidziany w przepisach prawa.

Dokumentację pracowniczą należy przechowywać przez co najmniej 10 lat od ustania stosunku pracy, przy czym akta osobowe i dokumentacja płacowa pracowników którzy rozpoczęli pracę przed rokiem 2019 muszą być przechowywane przez 50 lat, chyba że pracodawca złoży za danego pracownika  raport informacyjny do ZUS.

Z kolei dokumentację finansową placówki przechowuje się przez 5 lat - wyjątkiem są tutaj roczne sprawozdania finansowe, które należy przechowywać aż 25 lat.

Zapraszamy na Oświatowe Poniedziałki

Kliknij w grafikę poniżej i zapisz się na najbliższe spotkanie:

Brakowanie dokumentacji

Okresy przechowywania dokumentacji są standardowo liczone od końca roku kalendarzowego, w którym zakończono jej prowadzenie (innymi słowy od 1 stycznia roku następnego), choć od tej zasady zdarzają się wyjątki. Na przykład  okres przechowywania zarządzeń dyrektora liczony jest od uchylenia zarządzenia, a w przypadku zbioru takich zarządzeń - od uchylenia wszystkich zarządzeń w zbiorze.

Procedura likwidacji dokumentacji nazywana jest fachowo brakowaniem. brakowanie jest czynnością cykliczną, którą należy przeprowadzać co roku na początku roku – optymalnie do końca marca.

Wynika to z faktu niż okresy przechowywania dokumentacji, liczone są zawsze w pełnych latach kalendarzowych i jako takie dobiegają kresu z końcem roku kalendarzowego.

Przesłanką do brakowania nie jest bynajmniej brak miejsca, a przede wszystkim upływ okresu przechowywania dokumentacji.  nie zaleca się przechowywania dokumentów dłużej, niż jest to wymagane przepisami, w pewnych przypadkach jest to wręcz niezgodne z prawem. W szczególności gdy mówimy o dokumentacji pracowniczej, co do której przepisy prawa pracy nakazują jej terminowe zniszczenie (lub zwrot pracownikowi).

Również wszelka inna dokumentacja zawierająca dane osobowe nie może być przechowywana dłużej, niż przewidują dla tej dokumentacji przepisy prawa, ponieważ wraz z upływem wymaganego okresu przechowywania ustaje prawo do przetwarzania zawartych w dokumentacji danych osobowych.

Ponadto, zgodnie z RODO przechowywanie dokumentacji zawierającej dane osobowe do celów archiwalnych możliwe jest wyłącznie jeśli zostaną wdrożone odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony tych danych - a więc w odpowiednio zorganizowanym i wyposażonym archiwum zakładowym.

Niszczenie dokumentacji elektronicznej i audiowizualnej

Należy pamiętać, że likwidacji podlega nie tylko dokumentacja papierowa, ale również ta pod postacią elektroniczną -  zarówno zapisana w systemach teleinformatycznych jak i na informatycznych nośnikach danych.

Procedura brakowania dotyczy nie tylko dokumentacji w formie tekstowej, ale również nagrań audio, wideo, czy fotografii.

Przy czym należy zadbać, aby usunięte zostały również wszelkie kopie bezpieczeństwa (backupy) takiej dokumentacji.

Okresy przechowywania dokumentacji elektronicznej są takie same jak dokumentacji papierowej o tej samej tematyce. Postać dokumentu oraz jego forma nie odgrywają w tym przypadku znaczenia.

Podsumowując, wszelkie dokumenty należy brakować regularnie i terminowo, niezależnie sposobu ich wytworzenia, czy nośnika.

Procedura brakowania - jak ją przeprowadzić?

Procedura brakowania składa się z kilku etapów – Najpierw trzeba wytypować dokumentację, dla której upłynął już okres przechowywania. Następnie sporządzić jej spis oraz wniosek o zgodę na brakowanie, który (wraz ze wspomnianym spisem) należy przesłać do właściwego miejscowo archiwum państwowego.

Wniosek o zgodę na brakowanie musi zawierać następujące dane:

• nazwę placówki wnioskującej o wyrażenie zgody,
• nazwę placówki, która wytworzyła brakowaną dokumentację (np. wytworzyło gimnazjum, a wnioskuje szkoła podstawowa, w którą gimnazjum zostało w międzyczasie przekształcone),
• podstawę kwalifikowania, którą domyślnie stanowi jednolity rzeczowy wykaz akt placówki,
• informacje o okresie, z którego pochodzi brakowana dokumentacja wyrażoną w datach skrajnych
• informacje o rodzaju dokumentacji,  oraz o jej rozmiarze podanym w liczbie jednostek archiwalnych (np. teczek) i w metrach bieżących,

Ostatnim elementem wniosku jest oświadczenie kierownika placówki (dyrektora szkoły)  o upływie okresu przechowywania dokumentacji, utracie jej znaczenia, w tym wartości dowodowej.

Z kolei spis brakowanej dokumentacji powinien zawierać następujące dane dla każdej pozycji:

• oznaczenie kancelaryjne
• sygnaturę archiwalną (o ile była stosowana)
• tytuł teczki (jednostki archiwalnej)
• daty roczne dokumentacji
• informację o liczbie tomów
• ewentualne uwagi

Fizyczne zniszczenie dokumentacji jest możliwe dopiero po uzyskaniu zgody z Archiwum Państwowego, przy czym może ono nakazać wyłączenie części dokumentów z brakowania i ich dłuższe przechowywanie.

Dokumentacja powinna zostać zniszczona zgodnie z wymogami normy DIN 66399 - tak, aby jej treści nie dało się odtworzyć.

Informację o dacie zniszczenia dokumentacji należy odnotować na spisie zdawczo-odbiorczym, którym została przekazana do archiwum zakładowego.

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Prowadzenie i archiwizacja dokumentacji pracowniczej w 2025 roku

Roman Stempel

Trener

Dyplomowany archiwista, absolwent Instytutu Historycznego Uniwersytetu Warszawskiego, z doświadczeniem zdobytym m.in. w Instytucie Pamięci Narodowej i archiwach takich instytucji jak PAN czy Zarząd Mienia Skarbu Państwa. Przez kilka lat kierował archiwum zakładowym i kancelarią przetwarzania informacji niejawnych w Zarządzie Transportu Miejskiego w Warszawie. Obecnie prowadzi własną działalność gospodarczą, oferując usługi archiwistyczne i szkoleniowe. Specjalizuje się w organizacji archiwów zakładowych, postępowaniu z dokumentacją w administracji publicznej oraz wdrażaniu elektronicznego obiegu dokumentów. Przeprowadził ponad 2600 godzin szkoleń z zakresu archiwizacji i zarządzania dokumentacją papierową i elektroniczną.

Dowiedz się więcej