Rejestr umów w Jednostkach Sektora Finansów Publicznych od 01.07.2022. Nowy obowiązek dla jednostek

Zmiany, które zostaną wprowadzone 1 lipca 2022 r. dotyczyć będą Jednostek Sektora Finansów Publicznych. Jest to ogromna zmiana w dotychczasowym funkcjonowaniu jednostek, ponieważ będą one zobowiązane do ujawniania informacji w postaci prowadzenia rejestru umów. Nowy obowiązek zostanie wprowadzony dopiero w połowie br. roku, ale wszystkie jednostki powinny odpowiednio wcześnie przygotować się do nadchodzących zmian.

Rejestr umów

Nowelizacje, które zostały wprowadzone dotyczą ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r, o finansach publicznych przepis, który został dodany ma zapewnić jawność gospodarowania środkami publicznymi. Art. 34a, który został dodany do ustawy mówi nam o konieczności prowadzenia rejestru umów zawartych przez Jednostki Sektora Finansów Publicznych.

Do tej pory sporządzanie rejestrów umów było dobrowolne a jednostki, które decydowały się na jego prowadzenie robiły to głownie w celach ewidencyjnych. Nie zmienia to faktu, że jednostki te będą zobowiązane do prowadzenia nowego rejestru na podstawie art. 34a ustawy o finansach publicznych. W takim przypadku mają do wyboru dwie opcję prowadzenia rejestru:

1. Mogą w dalszym ciągu prowadzić wewnętrzy rejestr umów w celach ewidencyjnych, ale są zobowiązane do prowadzenia równoległego rejestru umów na podstawie nowej ustawy;
2. Mogą całkowicie zrezygnować z prowadzenia wewnętrznego rejestru i prowadzić wyłącznie rejestr umów na postawie nowej ustawy;

Jakie umowy podlegają pod rejestr?

Jak informuje nas art. 34 ustawy o finansach publicznych „Informacje zamieszczone w rejestrze umów dotyczą umów, które mogą podlegać udostępnieniu na podstawie ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej”. W takim wypadu pod rejestr umów podlegają:

1. Umowy zakupowe;
2. Umowy najmu;
3. Umowy dzierżawy jednostek, które należą do sektora finansów publicznych;

Ale warto wspomnieć, że pod rejestr umów nie podlegają umowy zawarte w wyniku rozstrzygnięcia zamówień oraz konkursów.

Ale czy każda umowa podlega pod rejestr?

W rejestrze zamieszcza się wszystkie informacje o umowach zawartych w formie: pisemnej, dokumentowej, elektronicznej albo innej formie szczególnej. Pod rejestr umów nie podlegają umowy, które nie przekraczają 500 zł oraz nie są zawarte w ww. formie.

Ustawodawca nie określił jednak czy minimalna kwota umowy ma być przedstawiona w formie brutto czy netto. Można jednak wywnioskować, że kwota brana pod uwagę powinna być kwotą brutto (kwota wraz z podatkiem od towarów i usług).

Jakie informacje obejmuje rejestr umów?

W celu jednolitości systemu rejestru umów, ustawodawca jasno wskazał jaki zakres informacji Jednostki Sektora Finansów Publicznych mają obowiązek zamieszczać w rejestrze:

1. Numer umowy – o ile taki nadano;
2. Datę i miejsce zawarcia umowy;
3. Okres obowiązywania umowy;
4. Oznaczenie stron umowy, w tym przedstawicieli stron;
5. Określenie przedmiotu umowy;
6. Wartość przedmiotu umowy;
7. Informacje o źródłach i wysokości współfinansowania przedmiotu umowy.

Z powyższych informacji można wywnioskować, że rejestr umów nie służy do rejestracji umów jako takich, ale do rejestru informacji o umowach. Powszechny i jawny rejestr umów ma na celu umożliwienie wglądu do umów w dowolnym momencie, a następnie do ewentualnego skorzystania z odpowiedniej drogi prawnej, do zapoznania się z umową.

Należy pamiętać, że w umowie zamieszczonej w rejestrze umów zamieszcza się informacje o uzupełnieniu lub zmianie umowy, rozwiązaniu za zgodą stron umowy, jak również informacje o odstąpieniu od umowy, jej wypowiedzeniu lub wygaśnięciu.

Ale od kiedy te wszystkie zmiany?

Nowelizacja ustawy zacznie obowiązywać od 1 lipca 2022 r. Wszystkie umowy, które zostaną zawarte od tego dnia muszą znaleźć się w rejestrze umów. Należy pamiętać o art. 13 nowelizacji, który jasno mówi o konieczności rejestracji wszystkich umów, które zostały zawarte między 1 stycznia 2022 r. a 1 lipca 2022 r. Bardzo ważne jest, aby zwrócić uwagę na datę zawarcia umowy, ponieważ żadna umowa, która została zawarta przed 1 styczna 2022 r. nie podlega rejestrowi umów. Rejestrowi umów nie podlegają również nowelizacje umów zawartych przed 1 stycznia 2022 r. wprowadzone po 1 stycznia 2022 r.

A co w przypadku braku umieszczenia informacji o rejestrze?

Każdy kierownik jednostki jest zobowiązany do wypełnienia obowiązków wynikających z nowelizacji ustawy o finansach publicznych. Informacje o umowach musza zostać zamieszczone nie później niż w terminie 14 dni od daty zawarcia umowy lub ww. zaistniałych okoliczności.

Kary za niedopełnienie obowiązku są bardzo surowe. Jak informuje nas ustawa „Kto nie wykonuje lub nie dopuszcza do wykonania obowiązku prowadzenia, aktualizacji, udostępnienia lub wprowadzania danych do rejestru umów, o którym mowa w art. 34a ust. 1, albo podaje w nim nieprawdziwe dane, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2”.

W związku z nadchodzącymi zmianami nasz firma przygotowała dla Państwa szereg szkoleń, które pomogą Państwu w realizacji najnowszych obowiązków.

Rejestr umów w Jednostkach Sektora Finansów Publicznych od 01.07.2022. Nowy obowiązek dla jednostek. Raportowanie o zawartych umowach.

Rejestr umów w żłobkach, przedszkolach i szkołach od 01.07.2022. Nowy obowiązek. Raportowanie o zawartych umowach.

Aldona Pajor

Trener

Prawnik, radca prawny w Kancelarii Adwokackiej Agnieszka ZABOROWSKA. Doradza podmiotom prywatnym i publicznym na wszystkich etapach postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, a także w trakcie realizacji umów w sprawie zamówienia publicznego. Zajmuje się obsługą instytucji publicznych i przedsiębiorców w projektach infrastrukturalnych, w szczególności drogowych, których wartość przekracza każdorazowo 300 mln złotych. Świadczyła pomoc prawną przy udzielaniu największych zamówień z sektora sił zbrojnych w Polsce. Prelegentka na licznych konferencjach i szkoleniach. Autorka i współautorka licznych publikacji z prawa budowlanego oraz zamówień publicznych.

Dowiedz się więcej