Teczka osobowa pracownika bez tajemnic po zmianach w 2023r. Nowe obowiązki pracodawcy – szczegółowa informacja o warunkach zatrudnienia oraz teczka E akt osobowych – szkolenie online

1. Jakich dokumentów/danych może żądać pracodawca od kandydata do pracy:

• Zakres danych i informacji, których podania można wymagać w takim kwestionariuszu (stanowiska uodo i ministerstwa pracy),
• Zmiana katalogu danych osobowych, jakich pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o pracę oraz od pracownika.
• Nowy obowiązek oceny przez pracodawców, czy wszystkie z gromadzonych danych konieczne są do celu, jakim jest zatrudnienie osoby na określonym stanowisku.
• Zgoda na przetwarzanie innych danych osobowych, brak zgody lub jej wycofanie, a konsekwencje dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika.
• Informowanie kandydatów do pracy i pracowników o przetwarzaniu ich danych osobowych
• Kiedy pracodawca może zatrudnić pracownika bez konieczności przeprowadzenie badań profilaktycznych
• Badania wstępne profilaktyczne można skierować przed podpisaniem umowy o pracę czy po
• Szkolenie wstępne ogólne bhp a podpisanie umowy, kiedy należy je przeprowadzić
• Sytuacje w których można przyjąć do pracy pracownika bez przeprowadzania wstępnych badań profilaktycznych – rodzaj i postać dokumentów jakie należy w związku z tym zgromadzić,
• Jak należy przechowywać dokumentację rekrutacyjną i kto ma do niej dostęp?
• Co zrobić z dokumentacją rekrutacyjną kandydata zatrudnionego do pracy, a co z pozostałymi?
• Czy można przechowywać cv w części a akt osobowych pracownika?
• Co zrobić w cv nadesłanymi pocztą lub przez e-mail jeżeli zakład nie prowadzi rekrutacji na wolne stanowiska pracy?

2. Dane i dokumenty pozyskiwane od pracownika:

• Zakres danych, których pracodawca może żądać na potrzeby realizowania stosunku pracy z uwzględnieniem:
• Jakie dane może zawierać kwestionariusz danych osobowych pracownika,
• Poprawne konstruowanie umowy o pracę, w tym kwestia imienia i nazwiska osoby zastępowanej w umowie na zastępstwo(stanowisko mrpips i uodo),
• Ograniczenie danych osobowych przetwarzanych przez pracodawcę o pracowniku – nowelizacja kp,
• Konieczność modyfikacji kwestionariuszy osobowych, ofert pracy, informacji o naborach itp.
• Zbieranie od pracowników dodatkowych danych osobowych za zgodą – uwaga na zasady konkretności i jednoznaczności zgody!
• Wzory zgód udzielanych przez pracowników na przetwarzanie danych związanych z: numerem telefonu, zdjęciem na potrzeby identyfikatora, prywatnym adresem email itd.
• Czy można odbierać od pracownika dane czy jest on niepełnosprawny?
• Jakie dane pracodawca może legalnie zgłosić do zus, co wypełniać w zus zua?

3. Wybór formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej w tym akt osobowych papierowa czy elektroniczna – najważniejsze zagadnienia praktyczne:

• Akta osobowe – czy można prowadzić jednocześnie w formie papierowej i elektronicznej
• Kiedy i jaka dokumentację pracowniczą może pracodawca prowadzić jednocześnie w formie papierowej i elektronicznej,
• Obowiązki pracodawcy w przypadku zmiany prowadzenia dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną lub odwrotnie, obowiązek informacyjny i termin realizacji
• Zasady postępowania w przypadku nieterminowego odbioru dokumentacji pracowniczej
• Obowiązek informacyjny pracodawcy w stosunku do pracowników i byłych pracowników w przypadku zmiany formy prowadzenia akt osobowych
• W jakim terminie pracownicy i byli pracownicy mogą odebrać dokumentację (akta osobowe) prowadzone w wersji przed zmianą
• Digitalizacja dokumentacji pracowniczej i przechowywanie metadanych,

4. Dokumenty przechowywane w części a i b akt osobowych – nowe dokumenty w części e:

• Czy w części a akt osobowych przechowujemy świadectwa pracy z poprzednich okresów zatrudnienia pracownika
• Świadectwa pracy dostarczone w trakcie zatrudnienia przechowujemy w części a czy b akt osobowych pracownika
• Czy jest obowiązek przechowywania dokumentacji dotyczącej świadczenia pracy zdalnej w aktach osobowych
• Polecenie pracodawcy pracy zdalnej – w aktach osobowych
• Wniosek pracownika o świadczenie pracy zdalnej w aktach osobowych
• Czy dokumenty płacowe przechowujemy w aktach osobowych
• Dokumentacja komornicza w aktach osobowych pracownika czy oddzielnie
• Czy katalog dokumentów w części a i b jest katalogiem zamkniętym
• Dokumenty i dane gromadzone się na potrzeby ustalenia kwoty wolnej od potrąceń (stanowisko uodo) oraz zasady i miejsce przechowywania dokumentów zebranych w związku z potraceniami komorniczymi (stanowisko mrpips),
• Dokumenty związane z korzystaniem przez pracowników z uprawnień rodzicielskich, w tym zasady przechowywania oświadczeń związanych z korzystaniem z uprawnień rodzicielskich oraz wniosków o wolne z tytułu wychowywania dziecka w wieku do lat 14 i etap zatrudnienia, na którym należy je pozyskiwać od pracowników
• Jak często pracownik winien składać oświadczenie o udzielenie opieki nad dzieckiem do lat 14, wniosek przechowujemy w aktach osobowych czy pod ewidencją czasu pracu
• Wniosek o wyrażenie lub nie wyrażenie zgody na pracę w godzinach nadliczbowych osób wychowujących dziecko do 4 roku życia w aktach czy pod ewidencją czasu pracy
• Gdzie należy przechowywać deklaracje ZUS oraz dokumenty podatkowych (stanowisko mrpips),
• Dokumentacja zasiłkowa oraz zwolnienia lekarskie/dokumenty potwierdzające odbycie kwarantanny lub izolacji (okres ich przechowywania),
• Gdzie należy przechowywać dokumentację ppk i jaki jest okres przechowywania.

5. Dokumenty gromadzone w części c akt osobowych, ze szczególnym omówieniem świadectwa pracy, w tym:

• Jaka dokumentację należy przechowywać w aktach osobowych w związku z ustaniem zatrudnienia pracownika,
• Dokumenty gromadzone w związku z obowiązkiem wydania świadectwa pracy (wnioski o sprostowanie świadectwa pracy, wnioski o uzupełnienie świadectwa pracy, potwierdzenie wysłania świadectwa pracy pocztą),
• Gdzie przechowujemy informację dotyczącą długości przechowywania akt osobowych pracownika po ustaniu stosunku pracy
• Czy jest obowiązek przechowywania informacji dotyczącej niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego pomiędzy rozwiązaniem a nawiązaniem stosunku pracy z tym samym pracodawcą
• Dane, które mogą być podawane w świadectwie pracy oraz zasady wydawania świadectwa pracy,
• Zasady prostowania świadectwa pracy (m.in. Zasady postępowania z kopią nowego i kopią starego świadectwa pracy, dokumenty tworzone w przypadku częściowego uznania wniosku byłego pracownika o sprostowanie świadectwa pracy),

6. Zasady gromadzenia dokumentów w części d akt osobowych (stanowisko mrpips), w tym:

• Zasady układania dokumentów, w przypadku gdy pracownik zostanie ukarany więcej niż jedną karą porządkową,
• Zasady usuwania dokumentów z części d akt osobowych (stanowisko mrpips),
• Czy należy kolejno numerować podczęści d1,d2 – obowiązek czy dobrowolność pracodawcy

7. Nowa część E akt osobowych:

• Jakie dokumenty należy przechowywać w części E?
• Czy zawsze mamy obowiązek tworzyć 5 – częściowe akta osobowe?

8. Zakres dokumentów wchodzących w skład pozostałej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, w szczególności:

• Zakres dokumentów wchodzących w skład dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy,
• Wnioski pracownika o udzielenie dni wolnych – z jakiego tytułu
• Gdzie przechowujemy wnioski o udzielenie urlopu okolicznościowego
• Jakie dokumenty dotyczące czasu pracy teraz przechowujemy pod ewidencją czasu pracy a nie w aktach osobowych
• Czy listy obecności przechowujemy pod ewidencją czasu pracy
• Grafiki, harmonogramy czasu pracy – gdzie i jak długo przechowujemy stanowisko mrpips
• Ewidencja czasu pracy miesięczna czy roczna – stanowisko mrpips

9. Szczegółowa informacja o warunkach zatrudnienia:

• O jakich dodatkowych informacjach należy poinformować pracownika i co powinno się znaleźć w nowej informacji o warunkach zatrudnienia?
• Czy dla wszystkich pracowników można stworzyć jeden wzór informacji o warunkach zatrudnienia?
• Czy wszyscy pracownicy powinni otrzymać informację do warunków zatrudnienia w nowej wersji?
• Czy informacje o warunkach zatrudnienia należy przekazać w formie papierowej czy elektronicznej i na jakich zasadach?
• Czy w informacji do umowy można podać zapisy regulaminu tylko w postaci podstawy prawnej?
• Czy w informacji dodatkowej należy wskazać wszystkie składniki wynagrodzenia czy można odesłać pracownika do zapisów regulaminu wynagradzania?

10. Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej w zależności od daty nawiązania stosunku pracy, w tym:

• Przypadki, gdy dany pracownik będzie miał dwa komplety dokumentacji pracowniczej z różnymi okresami jej przechowywania,
• Jakie dokumenty są umieszczane w „starych” i „nowych” aktach osobowych w przypadku pracowników, których dokumentacja pracownicza podlega dwóm okresom przechowywania zgodnie ze stanowiskiem mrpips,