Regulaminy pracy - Co powinien zawierać regulamin pracy po nowelizacji Kodeksu Pracy?

Współczesny rynek pracy opiera się na zasadach, które mają na celu zapewnić klarowność i sprawiedliwość w miejscu pracy. Jednym z kluczowych dokumentów, który wprowadza te zasady, jest regulamin pracy. Więcej na ten temat możesz dowiedzieć się również ze szkolenia: Regulamin pracy po zamianach Kodeksu Pracy w 2023 roku

Spis treści: 

• Czym jest regulamin pracy
• Kiedy pracodawca ma obowiązek wprowadzenia regulaminu pracy, a kto jest zwolniony z tego obowiązku
• Kiedy pracownik musi zapoznać się z regulaminem pracy
• Co powinien zawierać prawidłowy regulamin pracy w 2023 roku
• Jakie konsekwencje i komu grożą za brak przygotowania regulaminu pracy

Czym jest regulamin pracy?

Regulamin pracy to pisemny dokument, który określa zasady funkcjonowania w miejscu pracy. Jest to rodzaj umowy pomiędzy pracodawcą a pracownikami, który ustala prawa i obowiązki obu stron. Regulamin pracy może dotyczyć różnych aspektów zatrudnienia, takich jak czas pracy, wynagrodzenia pracownicze, urlopy pracownicze, usprawiedliwianie nieobecności w pracy, dyscyplina pracy, czy też zasady bezpieczeństwa, porządek w procesie pracy, zasady przebywania na terenie zakładu pracy i higieny pracy. Jest to narzędzie, które pomaga uregulować i uporządkować życie zawodowe pracowników i danego pracodawcy.

Kiedy należy utworzyć regulamin pracy?

To, czy pracodawca ma obowiązek wprowadzenia regulaminu pracy, zależy od liczby pracowników z którymi nawiązał on stosunek pracy na podstawie umowy o pracę. Należy pamiętać, że wliczeni są w to także pracownicy, którzy przebywają na zwolnieniu lub w delegacji służbowej. W związku z tym, obowiązek tworzenia regulaminu pracy mają:

• Pracodawcy, którzy zatrudniają od 20 do 50 pracowników na podstawie umów o pracę, ale tylko w przypadku kiedy o wprowadzenie takiego regulaminu zawnioskuje zakładowa organizacja związkowa i w tym czasie nie obowiązuje w zakładzie pracy układ zbiorowy pracy.
• Pracodawcy, którzy zatrudniają nie mniej niż 50 pracowników na podstawie umów o pracę, jeżeli w danym zakładzie pracy nie obowiązuje układ zbiorowy pracy.

Więcej na ten temat dowiesz się również na szkoleniu: Umowy o pracę i nowy zakres obowiązku informacyjnego do umów o pracę po zmianach w KP

Kto jest zwolniony z obowiązku tworzenia regulaminu pracy?

Jeśli pracodawca zatrudnia mniej niż 20 pracowników, to nie jest zobowiązany do tworzenia regulaminu pracy. Jednakże, nawet w przypadku mniejszych przedsiębiorstw, warto rozważyć stworzenie takiego dokumentu, ponieważ może on pomóc w uregulowaniu wielu kwestii związanych ze stosunkiem pracy. Jeżeli zostanie stworzony należy go obligatoryjnie przestrzegać.

Kiedy pracownik musi zapoznać się z regulaminem zakładu pracy?

Pracodawca ma obowiązek zapoznać pracownika z zasadami regulaminu pracy przed rozpoczęciem przez pracownika świadczenia pracy. Warto zaznaczyć, że pracodawca musi udzielić pracownikowi odpowiednich wyjaśnień dotyczących regulaminu, a pracownik ma prawo zgłosić swoje uwagi lub zastrzeżenia wobec jego treści.

Pracodawca może poinformować pracownika o treści regulaminu poprzez przekazanie wydrukowanej treści regulaminu, przesłanie treści regulaminu drogą mailową, umieszczenie treści regulaminu na tablicy ogłoszeń lub pozostawienie regulaminu w miejscu ogólnodostępnym dla pracowników (np. sekretariacie czy dziale kadr/HRu).

Co powinien zawierać regulamin pracy w 2023 roku?

Prawidłowy regulamin pracy powinien zawierać szereg kluczowych informacji, takich jak:

1. Czas pracy: Określenie standardowych godzin przebywania na terenie zakładu pracy, czyli rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz czasu przeznaczonego na przerwy, a także w razie konieczności zasady świadczenia pracy w porze nocnej.
2. Wynagrodzenie: Informacje dotyczące wynagrodzenia, w tym stawki, terminy wypłat, oraz ewentualne premie i dodatki.
3. Urlopy: Regulacje dotyczące urlopów płatnych i bezpłatnych, procedury ich zgłaszania oraz okresy wypowiedzenia.
4. Dyscyplina pracy: Sankcje za naruszenie przepisów regulaminu, procedury rozwiązywania sporów oraz zasady postępowania przy zwolnieniach.
5. Bezpieczeństwo i higiena pracy: Zasady dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy, w tym obowiązki pracowników i pracodawcy w tym zakresie.
6. Inne informacje: Regulamin może zawierać także inne informacje istotne dla konkretnej branży lub firmy, takie jak zasady korzystania z narzędzi i sprzętu, regulacje dotyczące pracy zdalnej i kontroli trzeźwości w tym kar za nieprzestrzeganie trzeźwości w miejscu pracy, spis prac niedozwolonych dla pracowników młodocianych czy kobiet w ciąży, czy politykę dotyczącą ochrony danych osobowych.

Czy nowelizacja Kodeksu Pracy wymuszą zmianę regulaminu pracy w całości?

Nowelizacja Kodeksu Pracy, która weszła w życie 26 kwietnia 2023 roku, nie wprowadza konieczności zmian całego dotychczasowego regulaminu pracy, który obowiązuje w zakładzie pracy.
Należy jednak przeanalizować dotychczasowy regulamin pracy, aby upewnić się, że wszystkie zapisy znajdujące się w nim, nie muszą zostać zaktualizowane. W przypadku zlecania pracy zdalnej przez pracodawcę czy możliwości przeprowadzania przez niego kontroli trzeźwości w miejscu pracy, warto stworzyć odrębne regulaminy, które powinny jasno określać zasady świadczenia pracy zdalnej czy zasad przeprowadzania kontroli trzeźwości w miejscu pracy.

Jak zmienić regulamin pracy po nowelizacji?

Po nowelizacji Kodeksu Pracy w 2023 roku pracodawcy powinni zwrócić uwagę na to, że warto zawrzeć w regulaminach pracy zasady dotyczące:

• równego traktowania w zatrudnieniu;
• polityki szkoleniowej pracowników;
• przerw w pracy po zmianach;
• zwolnień od pracy spowodowanych świadczeniem opieki nad dzieckiem;
• zatrudniania rodzica w porze nocnej lub w godzinach nadliczbowych;
• udzielania urlopów rodzicielskich po zmianach;
• nowych uprawnień pracowników związanych np. z urlopami z powodu działania siły wyższej;

Uwaga! Wszelkie zmiany związane z regulaminem pracy powinny zostać skonsultowane z zakładową organizacją związkową (jeżeli taka istnieje). Powinny być także ogłoszone w sposób przyjęty przez pracodawcę w danym zakładzie pracy. Zmiany w regulaminie pracy wchodzą w życie po upływie 2 tygodni od ogłoszenia zmian pracownikom.

Więcej na temat urlopów rodzicielskich dowiesz się na szkoleniu: Urlopy rodzicielskie z rozliczenia ZUS

Co grozi za złamanie zasad regulaminu pracy przez pracowników lub pracodawcę?

Złamanie zasad regulaminu pracy może skutkować różnymi konsekwencjami zarówno dla pracodawcy, jak i dla pracownika.

Dla pracodawcy są to:

1. Sankcje prawne: Pracodawca może być poddany sankcjom przewidzianym za naruszenie przepisów dotyczących regulaminu pracy, np. sankcje finansowe.
2. Rozwiązanie umów: Jeśli pracodawca nie przestrzega regulaminu pracy w sposób systematyczny i narusza prawa pracowników, może to prowadzić do możliwości rozwiązania umów o pracę przez pracowników lub ich organizacje zawodowe.
3. Pozwy sądowe: Pracownicy lub ich reprezentanci mogą wnieść sprawę do sądu w przypadku naruszenia przepisów regulaminu pracy. To może prowadzić do procesów sądowych i obciążenia pracodawcy kosztami związanymi z obroną przed roszczeniami pracowników.
4. Szkody wizerunkowe: Naruszenie zasad regulaminu pracy, szczególnie w kontekście bezpieczeństwa i higieny pracy, może negatywnie wpłynąć na wizerunek firmy i prowadzić do utraty klientów lub partnerów biznesowych.

Dla pracownika konsekwencje złamania zasad prawa pracy zawartych w regulaminie dotyczą:

1. Sankcji dyscyplinarnych: Pracownik, który narusza regulamin pracy, może być poddany sankcjom dyscyplinarnym, takim jak ostrzeżenia, zawieszenia lub nawet zwolnienie dyscyplinarne. Sankcje zależą od powagi naruszenia i polityki firmy.
2. Zmniejszenia wynagrodzenia: W niektórych przypadkach, np. jeśli naruszenie regulaminu pracy wiąże się z niewykonaniem obowiązków lub stratą dla firmy, pracodawca może nałożyć na pracownika karę finansową lub zmniejszyć jego wynagrodzenie.
3. Pozwów sądowych: Jeśli pracodawca uważa, że pracownik działa na jego niekorzyść i łamie regulamin pracy, może wnieść sprawę do sądu w celu dochodzenia roszczeń, takich jak odszkodowanie.
4. Strata zaufania pracodawcy: Złamanie regulaminu pracy może prowadzić do utraty zaufania pracodawcy i wpłynąć na przyszłe szanse zatrudnienia i awansu.

Najważniejsze informacje o zmianie w regulaminie pracy

W 2023 roku nastąpiła istotna nowelizacja Kodeksu Pracy, która wprowadziła szereg zmian dotyczących regulaminu pracy. Nowe przepisy dotyczące czasu pracy, porządku w procesie pracy oraz przebywania na terenie zakładu pracy mają zastosowanie zwłaszcza w firmach zatrudniających mniej niż 50 pracowników.

Nowe przepisy nakładają obowiązek wprowadzenia regulaminu pracy u danego pracodawcy. Regulamin musi zawierać informacje dotyczące praw i obowiązków pracodawcy oraz pracowników, a także zakładowej organizacji związkowej. Dodatkowo, regulamin musi określać wykaz stanowisk pracy oraz wykaz stanowisk pracy dozwolonych pracownikom młodocianym.

Warto zaznaczyć, że regulamin pracy wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od jego ogłoszenia pracownikom. Pracodawca jest zobowiązany do potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności na terenie zakładu pracy w czasie pracy.

Nowe przepisy nakładają również obowiązki dotyczące higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, a pracodawca ma obowiązek informować pracowników o ryzyku zawodowym. Istnieje również odpowiedzialność porządkowa pracowników, którzy muszą przestrzegać regulaminu pracy.

Jak utworzyć nowy regulamin pracy po nowelizacji - Podsumowanie

Nowelizacja Kodeksu Pracy w 2023 roku wprowadziła istotne zmiany dotyczące regulaminu pracy, które mają zastosowanie zwłaszcza w firmach zatrudniających mniej niż 50 pracowników. Regulamin pracy powinien zawierać informacje dotyczące czasu pracy, organizacji i porządku w procesie pracy oraz związane z tym prawa. Dodatkowo, regulamin musi określać środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej, a także informacje o karach. Nowe przepisy mają na celu zwiększenie bezpieczeństwa i regulacji w miejscu pracy oraz dostosowanie ich do współczesnych standardów.

Podsumowując, regulamin pracy jest istotnym dokumentem regulującym wiele aspektów zatrudnienia. Dla pracowników stanowi on ważne źródło informacji dotyczących ich praw i obowiązków, a dla pracodawców ułatwia zarządzanie personelem oraz zapewnia klarowność w zakresie zasad pracy. Brak regulaminu pracy może skutkować różnymi problemami, dlatego warto zadbać o jego sporządzenie. Warto również zaktualizować regulamin pracy po wejściu w życie nowelizacji Kodeksu Pracy w 2023 roku.

Kalina Kaczmarek

Trener

Ekspert prawa pracy z 20 letnim doświadczeniem; prowadzi działalność konsultingowo - szkoleniową w zakresie "twardego HR". W latach 2001-2018 była pracownikiem Państwowej Inspekcji Pracy - Okręgowego Inspektoratu Pracy w Gdańsku, na stanowiskach inspektora pracy a następnie starszego inspektora pracy. Doświadczony trener współpracujący z firmami szkoleniowymi, specjalizuje się w problematyce prawnej ochronie pracy, doradca i stały współpracownik wielu przedsiębiorstw i instytucji.

Dowiedz się więcej