Specjalista ds. kadr 2024/2025 z uwzględnieniem zmian Kodeksu Pracy - trzydniowy kurs online

Dzień pierwszy kursu:

1. RODO – jakie zastosowanie ma w dokumentacji pracowniczej?

• Zakres danych i informacji, których podania można wymagać w kwestionariuszu kandydata i kwestionariuszu pracownika
• Zmiana katalogu danych osobowych, jakich pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o pracę oraz od pracownika w zależności od formy zatrudnienia (jst, kn, kp)
• Zgoda na przetwarzanie innych danych osobowych, brak zgody lub jej wycofanie, a konsekwencje dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika.
• Jaki powinna być sformułowana zgoda i jak długo jest ważna do przetwarzania danych osobowych
• Czy można tworzyć katalogi przechowywania aplikacji kandydatów do pracy
• Informowanie kandydatów do pracy i pracowników o przetwarzaniu ich danych osobowych – obowiązek czy dobrowolność
• Jak należy przechowywać dokumentację rekrutacyjną i kto ma do niej dostęp?
• Co zrobić z dokumentacją rekrutacyjną kandydata zatrudnionego do pracy, a co z pozostałymi?
• Czy można przechowywać cv w części a akt osobowych pracownika?
• Co zrobić w cv nadesłanymi pocztą lub przez e-mail jeżeli zakład nie prowadzi rekrutacji na wolne stanowiska pracy?
• Zakres danych jakich może żądać pracodawca od pracownika, czy musi być zgoda pracownika , czy pracodawca ma obowiązek informacyjny o przetwarzaniu danych pracownika
• Przetwarzanie danych osobowych w praktyce w działach hr,

2. Umowy cywilnoprawne – aspekt zatrudnieniowy:

• Umowa o dzieło a umowa zlecenia (o świadczenie usług) – charakterystyka umowy rezultatu i umowy starannego działania
• Pojęcie „dzieła” i charakterystyka jego elementów konstytutywnych pozwalających na ustalenie, czy mamy do czynienia z „dziełem”
• Umowa zlecenia i umowa o dzieło – podobieństwa i różnice.
• Kiedy w treści umowy cywilnoprawnej – umowy zlecenie zawrzeć informację w jaki sposób zleceniobiorca przedkłada wykaz wypracowanych godzin?
• Umowa zlecenia a umowa o pracę – podobieństwa i różnice na gruncie wybranych orzeczeń SN.
• Czy pracodawca może zawrzeć umowę zlecenie z własnym pracownikiem – na co należy zwrócić szczególną uwagę?
• Obowiązek informowanie ZUS o zawarciu każdej umowy o dzieło
• Zakres podmiotowy i przedmiotowy obowiązku zgłoszenia
• Terminy zgłoszenia umowy o dzieło do ZUS
• Zgłoszenie do ZUS – na kogo obowiązek nakłada ustaw
• Płaca minimalna w umowach zlecenia
• Minimalne stawki godzinowe w umowach cywilnoprawnych w 2022 roku
• Zasady dokumentowania wypłaty minimalnego wynagrodzenia.
• Potrącenia z wynagrodzeń zleceniobiorców a płaca minimalna.
• Zwolnienie dochodów z umów zlecenia osób do 26 roku życia
• Ogólne zasady zwolnienia wynagrodzeń osób do 26 roku życia
• Umowy, przy których możliwe jest zastosowanie zwolnienia do 26 roku życia
• Umowy zlecenie w kontekście Polskiego Ładu
• Jak wyliczamy podstawę do opodatkowania
• Czy do umów zleceń stosujemy rozporządzenie z dnia 7 stycznia 2022 r. w sprawie zasady rozliczania zaliczek na podatek dochodowy, pobieranych przez płatników w styczniu 2022 r?
• Czy umowy zlecenie z własnym pracownikiem wliczamy do ulgi dla klasy średniej
• Jak prawidłowo rozliczyć umowę o pracę i umowę zlecenie z własnym pracownikiem wg. Polskiego Ładu?

3. Nawiązanie i rozwiązanie stosunku pracy:

• Umowy o pracę jak prawidłowo zawrzeć aby nie popełnić błędu
• Zawieranie umów na okres próbny
• Możliwość przedłużenia zawartej umowy na okres próbny na czas nieobecności usprawiedliwionej pracownika
• Czy braki formalne w treści umowy o pracę powodują jej nieważność
• Czy ni wpisanie rodzaju umowy o pracę w treści rodzi poważne konsekwencje – jak tak to jakie
• Ile można zawrzeć umów na okres próbny z tym samym pracownikiem
• Czy z tym samym pracownikiem można zawrzeć ponownie umowę na okres próbny
• Nowe uprawnienia pracowników po wypowiedzeniu umowy zawartej na okres próbny
• Umowy na czas określony – jakie wchodzą do limitu 3 i 33 a jakie nie i dlaczego
• Zmiany przy wypowiadaniu umowy o pracę zawartej na czas określony
• Nowe uprawnienia pracownika w przypadku wcześniejszego wypowiedzenia umowy zawartej na czas określony
• Czy musimy zgłaszać wszystkie umowy o pracę zawarte na czas określony do PIP i dlaczego
• Czy przedłużenie umowy do dnia porodu też wliczamy do limitu 3 i 33. Jakie jest stanowisko PIP
• Poprawne konstruowanie umowy o pracę, w tym kwestia imienia i nazwiska osoby zastępowanej w umowie na zastępstwo(stanowisko MRPiPS i UODO),
• Treść umowy o pracę – co powinna zawierać umowa o pracę najważniejsze elementy
• Kiedy pracownik powinien otrzymać umowę o pracę
• Od kiedy liczy się pierwszy dzień pracownika w pracy , jaka data obowiązuje go
• Zmiany zawierania umów na czas określony – jak liczymy okresy trwania umowy i ilość zawartych umów
• Kiedy wpisać obiektywne przyczyny zawarcia umowy o pracę i jak to prawidłowo zrobić
• Jak ma wyglądać zgłoszenie do PIP umowy na czas określony zawartej powyżej 33 miesięcy – z obiektywnymi przyczynami
• Kiedy pracownik musi podpisać umowę o pracę i czy może by ć to już po dniu zawarcia umowy.
• Treść nowej informacji do umowy
• Czy należy ją udzielać każdemu pracownikowi – obowiązki pracodawcy
• Nowe uprawnienia pracowników zatrudnionych powyżej 6 miesięcy – zmiana warunków zatrudnienia na ich wniosek
• Zmiana warunków zatrudnienia w trakcie trwania stosunku pracy.
•  Trwała lub czasowa zmiana warunków pracy
•  Zasady zawierania porozumień zmieniających,
• Kiedy zawieramy porozumienie zmieniające a kiedy wypowiedzenie warunków umowy o pracę
• Jaki należy podać tryb i podstawę prawną ustania stosunku pracy w przypadku nie przyjęcia przez pracownika zmiany warunków umowy o pracę
• Zmiana warunków umowy o pracę a wypłata odprawy czy jest to możliwe?
•  Wypowiedzenie zmieniające (dopuszczalność stosowania i wymagania formalne, z uwzględnieniem ograniczeń wynikających z przepisów);
•  Wypowiedzenie zmieniające a procedura zwolnień grupowych;
•  Zmiana przepisów wewnątrzzakładowych a zmiana treści umowy (zmiany regulaminów a konieczność wypowiadania warunków zatrudnienia).
• Kiedy pracodawca może powierzyć i na jak długo pracownikowi wykonywanie innej pracy
• Jak liczyć terminy powierzenia wykonywanej innej pracy pracownikowi
• Praktyczne elementy rozwiązywania umów przez pracodawcę.
•  Sposoby ustania stosunku pracy.
•  Istotne elementy zawierania porozumień rozwiązujących umowy o pracę.
•  Wypowiadanie umów na czas nieokreślony.
• Terminy wypowiadania umów o pracę , od czego zależą i jak je liczyć
•  Praktyczne elementu w zakresie tworzenia przyczyn wypowiedzenia;
•  Wypowiadania innych rodzajów umów o pracę.
• Zasady zwalniania z obowiązku świadczenia pracy;
• Praktyczne elementy wręczania pisma rozwiązującego umowę o pracę.
• Obowiązki konsultacyjne
•  Zwolnienia dyscyplinarne pracowników.
• Jak liczymy daty przy zwolnieniu dyscyplinarnym
• Czy łatwo jest zwolnić dyscyplinarnie pracownika
•  Praktyczne elementy rozwiązywania umów o pracę bez wypowiedzenia bez winy pracowników.
• Jak liczyć termin rozpoczęcia i zakończenia biegu wypowiedzenia
• Czy można rozwiązać z pracownikiem umowę o pracę podczas jego nieobecności usprawiedliwionej
• Czy można wypowiedzieć pracownikowi umowę o pracę podczas nieobecności usprawiedliwionej?
• Tajemnice wypowiedzeń pracowniczych
• Jak skutecznie zwolnić pracownika – dobór przyczyny wypowiedzenia – praktyczne aspekty
• Co sprawia najwięcej trudności przy wypowiadaniu umowy o pracę
• Kodeks pracy po zmianach w sprawie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym rodziców i opiekunów
• Zasady i forma udzielania dni wolnych w związku z siłą wyższą. Czy pracodawca może odmówić udzielenia dni wolnych. Termin udzielenia dni wolnych
• Wynagrodzenia pracownika w trakcie wykorzystywania dwóch dni wolnych w związku z siłą wyższą
• Urlop opiekuńczy a obowiązki pracodawcy. Czy pracodawca jest związany wnioskiem. Czy pracodawca i w jakim terminie może odmówić udzielenia urlopu opiekuńczego pracownikowi
• Urlop opiekuńczy a uprawnienia pracownicze w 2023 roku
• Urlop opiekuńczy a wysokość wynagrodzenia pracownika
• Nowe zasady udzielania urlopu rodzicielskiego
• Dodatkowe 9 tygodni urlopu rodzicielskiego – jak to wygląda w praktyce?
• Długość trwania urlopu ojcowskiego – co się zmienia?

Dzień drugi kursu:

1.  Świadectwa pracy: 

• Świadectwo pracy – czy nadal nas obowiązuje termin 7 dni
• Przesłanki jakie musi spełnić pracodawca przy wydawaniu świadectwa pracy. Kto musi wydać świadectwo pracy w ostatnim dniu pracy pracownika, a kto w terminie 7 dni
• Kiedy pracodawca jest zobowiązany wydać świadectwo pracy na wniosek pracownika
• W jakiej formie pracownik składa wniosek o wydanie świadectwa pracy: papierowej czy elektronicznej
• Terminy odwołania pracownika od treści świadectwa pracy
• Jak zapisać w treści świadectwa pracy ilość wykorzystanego urlopu wypoczynkowego
• Czy w świadectwie podajemy urlop wykorzystany w naturze i wypłacony ekwiwalent
• Czy w treści świadectwa pracy wpisujemy informację o urlopie zaległym
• Czy pracodawca może zamieścić w treści świadectwa pracy informacje uzupełniające – na wniosek pracownika.
• Świadectwa pracy a śmierć pracownika
• W której części akt osobowych przechowujemy świadectwo pracy
• Świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia kopie czy oryginał

2. Akta osobowe w 2023 roku:

• Zmiana katalogu danych osobowych, jakich pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o pracę oraz od pracownika.
• Nowy obowiązek oceny przez pracodawców, czy wszystkie z gromadzonych danych konieczne są do celu, jakim jest zatrudnienie osoby na określonym stanowisku.
• Zgoda na przetwarzanie innych danych osobowych, brak zgody lub jej wycofanie, a konsekwencje dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika.
• Czy dokumentacja pracownicza składa się z czterech części – A, B, C, D?
• Co powinna zawierać nowa część akt osobowych – E?
• Czy w poszczególnych częściach akt osobowych przechowywane są tylko takie dokumenty, jakie są wskazane w rozporządzeniu Ministra Rodzony, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej?
• Czy w aktach osobowych pracownika, prowadzonych w postaci papierowej, przechowuje się wyłącznie odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika, poświadczoną za zgodność z oryginałem przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez pracodawcę?
• Czy dokumenty znajdujące się w części D akt osobowych pracownika przechowuje się w częściach dotyczących danej kary, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery D1, D2 i kolejne?
• Czy w części C akt osobowych znajdują się wyłącznie oświadczenia i dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy?
• W której części akt osobowych należy przechowywać – dokumenty dotyczące wykonywania pracy zdalnej wraz z raportami
• Czy świadectwa pracy z poprzednich okresów zgodnie z nowym rozporządzeniem przechowujemy w aktach osobowych, a jak tak to w jakich częściach i od czego jest to uzależnione
• Do której części akt osobowych wkładamy świadectwa pracy dostarczone przez pracownika a nie kandydata
• Dokumenty związane z korzystaniem przez pracowników z uprawnień rodzicielskich, w tym zasady przechowywania oświadczeń związanych z korzystaniem z uprawnień rodzicielskich oraz wniosków o wolne z tytułu wychowywania dziecka w wieku do lat 14 i etap zatrudnienia, na którym należy je pozyskiwać od pracowników
• Jak często pracownik winien składać oświadczenie o udzielenie opieki nad dzieckiem do lat 14, wniosek przechowujemy w aktach osobowych czy pod ewidencją czasu pracy
• Wniosek o wyrażenie lub nie wyrażenie zgody na pracę w godzinach nadliczbowych osób wychowujących dziecko do 4 roku życia w aktach czy pod ewidencją czasu pracy
• Gdzie należy przechowywać deklaracji zus oraz dokumentów podatkowych (stanowisko mrpips),
• Dokumentacja zasiłkowa oraz zwolnienia lekarskie/dokumenty potwierdzające odbycie kwarantanny lub izolacji (okres ich przechowywania),
• Gdzie należy przechowywać dokumentację ppk i jaki jest okres przechowywania.
• Gdzie przechowujemy informację dotyczącą długości przechowywania akt osobowych pracownika po ustaniu stosunku pracy
• Czy jest obowiązek przechowywania informacji dotyczącej niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego pomiędzy rozwiązaniem a nawiązaniem stosunku pracy z tym samym pracodawcą
• Dokumenty związane z PPK – w aktach osobowych czy osobno?
• Gdzie należy przechowywać  oświadczenia z rezygnacji ulg  – Polski Ład
• Jak często należy aktualizować oświadczenia dotyczące ulg zgodnie z Polskim Ładem
• Kiedy mamy obowiązek przekazać pracownikowi PIT -2?
• Jak długo jest ważne złożone przez pracownika  oświadczenie PIT-2?
• Oświadczenie PIT – 2 składa pracownik czy kandydat na pracownika?
• Stanowisko ministerstwa w sprawie przechowywania PIT w aktach osobowych
• Dane, które mogą być podawane w świadectwie pracy oraz zasady wydawania świadectwa pracy
• Zasady prostowania świadectwa pracy (m.in. Zasady postępowania z kopią nowego i kopią starego świadectwa pracy, dokumenty tworzone w przypadku częściowego uznania wniosku byłego pracownika o sprostowanie świadectwa pracy),
• Przypadki, gdy dany pracownik będzie miał dwa komplety dokumentacji pracowniczej z różnymi okresami jej przechowywania,
• Jakie dokumenty są umieszczane w „starych” i „nowych” aktach osobowych w przypadku pracowników, których dokumentacja pracownicza podlega dwóm okresom przechowywania zgodnie ze stanowiskiem mrpips,

3. Dokumentacja pracownicza:

• Wnioski urlopowe gdzie je przechowywać
• Czy mogą być przechowywane w formie papierowej czy elektronicznej
• Jak długo przechowujemy wnioski urlopowe
• Wniosek urlopowy o urlop okolicznościowy, urlop bezpłatny – gdzie i jak długo przechowujemy
• Dokumentacja dotycząca rejestrowania czasu pracy
• Czy muszą być listy obecności
• Jak długo należy przechowywać listę obecności – stanowisko ministerstwa
• Jakie elementy musi zawierać ewidencja czasu pracy
• Co rejestrujemy w ewidencji czasu pracy
• Praktyczne aspekty ewidencji czasu pracy
• Jakie dokumenty przechowujemy pod ewidencją czasu pracy
• Czy dla każdego pracownika musimy prowadzić ewidencję czasu pracy
• Jak długo przechowujemy grafiki harmonogramy czasu pracy

4. Urlopy wypoczynkowe – najważniejsze aspekty:

• Wnioski o udzielenie urlopu wypoczynkowego, urlopu okolicznościowego i urlopu bezpłatnego czy możemy przechowywać odrębnie dla każdego pracownika w jednym miejscu
• Zasady zaokrąglania przy obliczeniach urlopowych,
• Zmiana pracodawcy w trakcie roku,
• Urlop proporcjonalny niepełnoetatowca,
• Zmiana wymiaru etatu w trakcie miesiąca,
• Urlop uzupełniający – stały czy proporcjonalny?
• Potrącanie urlopu z tytułu nadwyżkowego wykorzystania u poprzedniego pracodawcy,
• Pula urlopowa i udzielanie urlopu na godziny,
• Urlop wypoczynkowy przy równoległym zatrudnieniu.
• Rozliczanie urlopu przy zmianie pracodawcy w trakcie pierwszego roku pracy,
• Pierwszy urlop w przypadku podjęcia pracy w ostatnich tygodniach roku kalendarzowego.
• Urlop udzielany na żądanie pracownika (czy pracodawca może odmówić udzielenia takiego urlopu, forma składania wniosku, termin złożenia wniosku, data wykorzystania urlopu na żądanie),
• Urlop dodatkowy pracownika niepełnosprawnego (ustalenie łączne czy oddzielne, nieterminowe dostarczenie orzeczenia o niepełnosprawności, rozliczanie proporcjonalne urlopu dodatkowego, data od której ustala się uprawnienia),

Trzeci dzień kursu:

1. Czas pracy w 2023 roku:

• Jakie dokumenty należy sporządzić celem prawidłowego rozliczenia czasu pracy, gdzie i jakie i jak długo przechowujemy takie dokumenty
• Wnioski pracownika o udzielenie dni wolnych – z jakiego tytułu
• Zakres dokumentów wchodzących w skład dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy,
• Jakie dokumenty dotyczące czasu pracy teraz przechowujemy pod ewidencją czasu pracy a nie w aktach osobowych
• Czy listy obecności przechowujemy pod ewidencją czasu pracy
• Grafiki, harmonogramy czasu pracy – gdzie i jak długo przechowujemy stanowisko mrpips
• Ewidencja czasu pracy miesięczna czy roczna – stanowisko mrpips
• Rozliczanie czasu pracy oraz ustalanie prawa pracownika do ewentualnych świadczeń dodatkowych (wynagrodzenie za godziny nadliczbowe, dodatki za pracę w porze nocnej, w niedziele i święta)
• Sposoby zlecania pracy nadliczbowej
• Kiedy należy rozliczyć nadgodziny dobowe a kiedy średniotygodniowe
• Czy na wniosek pracownika można przenosić nadgodziny liczbowe z jednego okresu rozliczeniowego na drugi
• Czy pracownik może odmówić świadczenia pracy w godzinach nadliczbowych
• Interpretacja mrpips dotyczące wystąpienia choroby pracownika w dniu odbierania czasu wolnego za nadgodziny oraz dnia wolnego za święto
• Różnice prawne w zakresie kompensaty nadgodzin na wniosek i bez wniosku pracownika
• Czy w podróży służbowej mogą wystąpić nadgodziny i jak je rozliczyć
• Czy przy wykonywaniu pracy zdalnej mogą wystąpić nadgodziny

2. Wynagrodzenia za pracę w 2023 roku:

• Definicja wynagrodzenia za pracę
• Charakter i funkcja wynagrodzenia
• Systemy wynagrodzeń
• Zasady i terminy wypłaty wynagrodzenia pracownika
• Obligatoryjne i fakultatywne składniki wynagrodzenia
• Zasady ustalania wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca.
• Ustalanie wynagrodzenia za pracę w godzinach ponadwymiarowych i nadliczbowych.
• Składniki uwzględniane przy ustalaniu normalnego wynagrodzenia.
• Składniki uwzględniane przy ustalaniu dodatku.
• Ustalanie łącznej kwoty wynagrodzenia za pracę w godzinach ponadwymiarowych i nadliczbowych.
• Rozliczanie godzin nadliczbowych w sytuacjach nietypowych (praca w wolną sobotę w harmonogramie, rozwiązanie umowy o pracę w trakcie okresu rozliczeniowego czasu pracy, praca nadliczbowa podczas podróży służbowej itp.)
• Odprawy i odszkodowania jak prawidłowo dokonać wyliczeń
• Pora nocna – jak prawidłowo naliczyć dodatek za pracę w porze nocnej

3. Ustalanie wynagrodzenia urlopowego w praktyce:

• Pracownicy wynagradzani stawką miesięczną
• Pracownicy wynagradzani stawką godzinową
• Składniki wliczanie i niewliczane do podstawy urlopu
• Obliczanie średniej urlopowej w różnych przypadkach
  • średnia z 3 lub 12 miesięcy
  • nieprzepracowanie wymaganego okresu
  • nieobecności w okresie przyjmowanym do podstawy
  • średnia po długiej nieobecności
  • przeliczanie średniej po zmianie wynagrodzenia
• Urlop na przełomie miesiąca
• Termin wypłaty wynagrodzenia urlopowego
• Urlop okolicznościowy

4. Ekwiwalent za urlop w praktyce:

• Pracownicy wynagradzani stawką miesięczną
• Pracownicy wynagradzani stawką godzinową
• Obliczanie średniej ze składników zmiennych
• Średnia z okresów kwartalnych bądź rocznych
• Współczynnik do ustalania ekwiwalentu w 2022 r.
• Świadczenia obliczane jak ekwiwalent: odprawy, nagrody jubileuszowe
• Jak będzie kształtowała się skala podatkowa po zmianach
• Skala podatkowa z 17% na 12% jakie korzyści dla podatnika, a nowe obowiązki dla płatnika
• Jak rozliczyć skalę podatkową na przełomie roku, czy stosujemy zasadę proporcjonalności:

• • zasady składania oświadczenia PIT-2 po zmianach
  • jakie obowiązki nakłada ustawa na płatnika
  • kto będzie ponosił odpowiedzialność za złożenie błędnych informacji w PIT 2
  • czy płatnik/pracodawca będzie upoważniony do sprawdzania podatnika/pracownika co do zasadności złożenia oświadczenia PIT-2
  • czy oświadczenie PIT-2 dotyczy przychodu tylko ze stosunku pracy
  • nowy podział kwot zmniejszających podatek: 1/12/24/36
  • do jakich przychodów podatnik będzie mógł zastosować PIT-2
• Rezygnacja ze stosowania kosztów uzyskania przychodu
• Czy można zrezygnować z podwyższonych kup od kiedy i z jakim skutkiem
• Likwidacja „ulgi dla klasy średniej”
• Czy będzie można skorzystać z ulgi dla klasy średniej w rozliczeniu rocznym
• Wspólne rozliczanie dochodów w tym dla osób samotnie wychowujących dzieci
• Ulga dla młodych/powracających/rodziców/seniorów  – jakie zmiany
• Wypłata zasiłku macierzyńskiego a pit – 0
• Skutki przekroczenia limitu przychodów w roku
• Zwiększenie ulgi dla emerytów i rencistów
• Preferencje podatkowe dla osób samotnie wychowujących dzieci
• Ulga prorodzinna
• Ubezpieczeniem zdrowotne osób wykonujących czynności na podstawie aktu powołania  – co się zmieni
• Wniosek o nierozliczanie podatku a wysokość składki zdrowotnej