Obieg i archiwizacja dokumentów w systemie Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją - szkolenie online

I. Podstawowe przepisy prawne dotyczące zarządzania dokumentacją w podmiocie

1. Przepisy regulujące obieg dokumentacji elektronicznej w podmiocie

2. Przepisy regulujące archiwizację dokumentacji elektronicznej w podmiocie

II. Wymogi techniczne i organizacyjne systemów EZD – zadania organizacji

1. Wymagania techniczne

• Komputery: specyfikacja techniczna, laptopy czy komputery stacjonarne
• Internet
• Skanery
• Serwerownia
• Sprzęt peryferyjny
• Oprogramowanie
• Serwer czy chmura? – wady i zalety rozwiązań

2. Wymagania organizacyjne

• Powołanie zespołu ds. wdrożenia EZD: kto ma w jego skład wchodzić
• Metodyka powołań do zespołu
• Rozszerzone zadania kancelarii/ sekretariatu: wyzwanie dla organizacji
• Nowe zadania i specyfika pracy archiwisty
• Zarządzanie zmianą – jak przekonać pracowników do zmian?
• Problemy praktyczne
• Case study

3. Na co zwrócić uwagę ogłaszając przetarg (SIWZ) lub wybierając bezpośrednio dostawcę usługi

4. Porównanie rozwiązań – system mieszany vs. System klasy EZD – wady i zalety.

III. Etapy wdrożenia systemu EZD

1. Etapy

• Rekomendowane etapy wdrożenia
• I etap
• II etap
• III etap
• IV etap
• Działania dostosowawcze
• Testowanie rozwiązań
• Modyfikacje
• Problemy które mogą się pojawić w trakcie wdrożenia
• Case study

IV. Podstawowy system dokumentowania przebiegu, załatwiania i rozstrzygania – System Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD)

1. Akty wewnętrzne dotyczące sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw

2. Opracowanie procedur wewnętrznych

3. JRWA, tworzenie znaków spraw, klasyfikacja dokumentacji. Jak zgodnie z instrukcją nadać znak sprawy? Jak wybrać hasło do prowadzonej sprawy? Gdzie w znaku sprawy dodawać kolejne elementy (numer kolejnego pisma w sprawie, inicjały prowadzącego itp.).

4. Wyjątki od podstawowego systemu dokumentowania sprawy, teraz i po wdrożeniu systemu EZD.

5. Zasady dodawania wyjątków

6. Koordynator czynności kancelaryjnych – zadania w EZD

7. Interoperacyjność znaku sprawy

8. Akta sprawy w EZD

9. Metryka sprawy w EZD

10. Metadane

V. Czynności kancelaryjne w systemie EZD

1. Zadania punktów kancelaryjnych:

• otwieranie przesyłek wpływających – wyjątki
• rejestracja wpływów (naklejanie identyfikatora) – wyjątki
• odwzorowanie cyfrowe (skanowanie) – wyjątki
• wprowadzanie metadanych
• tworzenie i prowadzenie składu chronologicznego w podziale na pełne
• odwzorowanie i niepełne odwzorowanie
• prowadzenie składu informatycznych nośników danych
• wypożyczanie i wycofywanie dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych
• przekazywanie do archiwum zakładowego dokumentacji ze składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych
• wysyłka pisma papierowego i elektronicznego

2. Zadania kierowników komórek organizacyjnych:

• dekretacja pisma – wyjątki
• rejestracja wpływów (naklejanie identyfikatora) – wyjątki
• dekretacja zastępcza
• akceptacja projektów pism (jedno lub wielostopniowa)
• podpisanie pisma podpisem elektronicznym
• podpisanie pisma podpisem odręcznym

3. Zadania prowadzących sprawy:

• zakładanie spraw
• uzupełnianie metadanych
• dekretacja zastępcza
• prowadzenie kompletnych akt sprawy
• prowadzenie metryk spraw
• sporządzanie projektów pism
• dokonywanie akceptacji

4. Korespondencja wewnętrzna w EZD

VI. Składy – organizacja, obsługa i archiwizacja

1. Liczba, rodzaje i organizacja składów

2. Obsługa i archiwizacja składów chronologicznych oraz składów informatycznych nośników danych

3. Obsługa składów chronologicznych i składów informatycznych nośników danych, w tym zasady wypożyczania lub wycofywania przesyłek

4. Jak zarządzać pismami w składach

5. Obsługa pudeł i informatycznych nośników danych

6. Obsługa składów w systemie EZD

7. Bieżąca obsługa składów a sposób prowadzenia akt spraw i obowiązujące systemy wykonywania czynności kancelaryjnych (system EZD, system tradycyjny)

8. Postępowanie z dokumentacja w przypadku reorganizacji komórek organizacyjnych w EZD

VII. Archiwizacja akt spraw zakończonych w EZD

1. Przejmowanie dokumentacji elektronicznej do modułu archiwum zakładowego / składnicy akt

2. Przejmowanie dokumentacji papierowej do modułu archiwum zakładowego / składnicy akt

3. Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji elektronicznej i papierowej oraz prowadzenie jej ewidencji w systemie EZD

4. Udostępnianie dokumentacji elektronicznej i papierowej przechowywanej w archiwum zakładowym/ składnicy akt prowadzonym w systemie EZD

5. Wycofywanie dokumentacji elektronicznej i papierowej ze stanu archiwum zakładowego / składnicy akt prowadzonym w systemie EZD

6. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej w systemie EZD

7. Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych w systemie EZD

8. Sprawozdawczość archiwum zakładowego w systemie EZD