Kto i jak może rozliczyć zakupiony sprzęt na czas pracy zdalnej – rozliczanie firmy i pracownika

Nie ulega wątpliwości, że dzięki pandemii COVID-19 zaczęliśmy coraz częściej wykorzystywać dostępne nam środki i wykonywać powierzoną nam pracę na odległość tzw. pracę zdalną. Jak wiemy przepisy dotyczące pracy zdalnej już niebawem na stałe wpiszą się do Kodeksu Pracy. Dzięki prawnemu uregulowaniu przepisów, wiele firm będzie miało możliwość korzystania z tej formy pracy, a wszelkie problemy związane z rozliczaniem zakupionego sprzętu, czy też zwrotem należnego ekwiwalentu będą prawnie uregulowane. Zapoznaj się z najnowszym artykułem i dowiedz się kto jest odpowiedzialny za rozliczanie zakupionego sprzętu oraz czy pracownicy pracujący w formie zdalnej mają prawo ubiegać się o wypłatę ekwiwalentu, który miałby pokryć straty związane z wykorzystaniem energii?

Spis treści:

• Czy i kiedy pracodawca może skierować pracownika do wykonywania pracy zdalnej?
• Czy pracodawca musi zapewnić pracownikowi niezbędny sprzęt do pracy zdalnej?
• Czy mogę używać prywatnego komputera przy pracy zdalnej?
• Czy zwrot kosztów poniesionych przy zakupie niezbędnego wyposażenia zdalnego stanowiska pracy spowoduje powstanie przychodu po stronie pracownika?

Czy i kiedy pracodawca może skierować pracownika do wykonywania pracy zdalnej?

Pracodawca ma całkowite prawo skierować (lub odmówić skierowania) pracownika do wykonywania pracy w systemie zdalnym. Pracodawca podejmujący decyzję o wykonywaniu przez pracownika pracy zdalnej musi wziąć pod uwagę charakter wykonywanej pracy, możliwości zapewnienia niezbędnych narzędzi umożliwiających pracę zdalną oraz wziąć pod uwagę czynniki związane z ochroną zdrowia pracownika. Oczywiście to część przesłanek, które powinny zostać wzięte pod uwagę. Warto zwrócić uwagę na fakt, że pracodawca ma również prawo żądać od pracowników pracujących zdalnie, prowadzenia ewidencji wykonywanych czynności, uwzględniając w szczególności opis tych czynności, a także datę oraz czas ich wykonywania.

Uwaga! Należy pamiętać, że pracodawca ma również prawo cofnąć w każdej chwili decyzję o skierowaniu pracownika do pracy zdalnej i polecić powrót do biura.

Czy pracodawca musi zapewnić pracownikowi niezbędny sprzęt do pracy zdalnej?

Po niespodziewanym wybuchu pandemii COVID-19, wielu pracodawców było zmuszonych zaopatrzyć swoja kadrę w niezbędne narzędzia, które umożliwiły by im przejście na prace zdalną. Aż do teraz komputery, laptopy, specjalne krzesła umożliwiające ergonomiczną pracę oraz dostęp do Internetu –powinny być zapewnione z ramienia pracodawcy. A co w przypadku, gdy pracownik sam musiał zadbać o swoje domowe stanowisko pracy? Kto w takim momencie ponosi odpowiedzialność za poniesione koszty przygotowania miejsca pracy?

Zgodnie z prawem pracodawca, który kieruje pracownika do wykonywania pracy zdalnej, ma obowiązek zapewnić nie tylko narzędzia i materiały potrzebne do jej wykonania, lecz także obsługę logistyczną pracy zdalnej. Oznacza to, że pracownik przechodzący na tryb pracy zdalnej, powinien zostać wyposażony w niezbędny sprzęt, oraz otrzymać szczegółowe informacje w jaki sposób ma wykonywać swoje obowiązki.

Czy mogę używać prywatnego komputera przy pracy zdalnej?

Oczywiście może dojść do sytuacji, kiedy to pracownik będzie musiał użyć swojego prywatnego komputera. Należy jednak pamiętać, że praca zdalna może być wykonywana przy użyciu prywatnego komputera wyłącznie za zgodą pracownika. Nie ma absolutnie żadnych przeciwskazań ku takiemu rozwiązaniu. Wiąże się to jednak z wieloma kosztami poniesionymi przez pracownika. W związku z tym wielu pracodawców niemogących zapewnić kompletnego wyposażenia do pracy zdalnej dla swoich pracowników, decyduje się na zwrot całości lub części kosztów poniesionych przez pracowników na przystosowanie stanowiska pracy do wykonywania pracy w domu.

Czy zwrot kosztów poniesionych przy zakupie niezbędnego wyposażenia zdalnego stanowiska pracy spowoduje powstanie przychodu po stronie pracownika?

Koszty, które zostaną poniesione przez pracownika w związku z zakupem niezbędnego sprzętu umożliwiającego pracę zdalną zostaną zwrócone w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym i nie spowodują powstania przychodu pracownika. Dodatkowo, pracodawca jako płatnik podatku PIT nie jest objęty obowiązkiem płatnika z tytułu zwrotu całości bądź części kosztów na zakup sprzętu i wyposażenia potrzebnego do wykonywania pracy zdalnej.

Uwaga! Należy również pamiętać, że wypłata ekwiwalentu za korzystanie przez zatrudnionego przy świadczeniu pracy zdalnej z własnego sprzętu czy zużycie Internetu lub energii elektrycznej nie stanowi dla pracownika przychodu.

Niewątpliwie wybuch pandemii COVID-19 przyspieszył proces stopniowego przejścia w system pracy zdalnej. Najprawdopodobniej już niebawem, przepisy dotyczące pracy zdalnej na stałe zostaną uregulowane w Kodeksie Pracy. Jak odpowiednio przygotować się do nadchodzącej nowelizacji w Kodeksie Pracy? Co jeszcze zmieni się w przepisach dotyczących pracy zdalnej?

Danuta Kosikowska

Trener

Specjalista kadr i płac. Wykładowca Stowarzyszenia Księgowych w Polsce OO w Gdańsku na kursach Kadry i Płace. Opiekun Klubu Księgowo-Kadrowego. Od 2019 roku wykładowca Wyższej Szkoły Bankowej w Gdańsku z zakresu kadr i płac oraz rachunkowości.  Doświadczony trener współpracujący z firmami szkoleniowymi. Od 2009 Kierownik Działu Kadr i Płac w przedsiębiorstwie produkcyjnym.

Dowiedz się więcej