Podstawa wymiaru zasiłku chorobowego - stałe i zmienne składniki - wyliczanie w 2025 roku

Ubezpieczenie chorobowe to ochrona osoby ubezpieczonej, która ma  rekompensować utracony przychód z powodu niezdolności do pracy. Gdy niezdolność do pracy jest konsekwencją wypadku przy pracy lub choroby zawodowej, to ubezpieczony korzysta z ubezpieczenia wypadkowego. Poznaj zasady uwzględniane w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego w 2025 roku.

Spis treści:

• Zasiłek chorobowy i wynagrodzenie chorobowe - kiedy się należy?
• Kiedy wynagrodzenie za czas choroby, a kiedy zasiłek chorobowy?
• Jak liczy się zasiłek chorobowy na przełomie roku?
• Podstawa wymiaru zasiłku chorobowego - co nią jest?
• Podstawa wymiaru zasiłku chorobowego - jak liczymy?
• Jakie składniki wynagrodzenia są uwzględniane w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego?
• Czy premię uznaniową oraz regulaminową wliczamy do podstawy zasiłku chorobowego?
• Czego nie wliczamy do podstawy zasiłku chorobowego?
• Podstawa wymiaru zasiłku chorobowego - jak obliczyć zasiłek chorobowy 2025?
• Jakie zmiany nastąpią w ZLA (stare L4) w 2025?

Zasiłek chorobowy i wynagrodzenie chorobowe - kiedy się należy?

Trzy główne tytuły do ubezpieczenia chorobowego tj. umowa o pracę, umowa zlecenie i pozarolnicza działalność, zostały w odmienny sposób uregulowane w przepisach ustawy zasiłkowej.

Największa różnica u pracownika i pozostałych ubezpieczonych, to moment powstania prawa do zasiłku chorobowego. I wcale nie chodzi o odmienny okres wyczekiwania, choć on również jest bardzo istotny.

Moim zdaniem, największa różnica to okoliczność, że pracownik nabywa prawo do zasiłku chorobowego dopiero od 34 dnia niezdolności do pracy w danym roku kalendarzowym. Nie oznacza to, że przez pierwsze 33 dni niezdolności nie otrzymuje on świadczenia. Otrzymuje, tylko że nie jest to zasiłek chorobowy, tylko wynagrodzenie za okres niezdolności do pracy z funduszu pracodawcy. Prawo do tego wynagrodzenia chorobowego zostało dawno temu zagwarantowane pracownikowi w Kodeksie pracy.

Właściwie należałoby stwierdzić, że ta zasada jest jawnym zaprzeczeniem zasady ubezpieczenia. Pracownik podlega obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym, w tym obowiązkowemu chorobowemu, od pierwszego dnia zatrudnienia. Od jego każdego przychodu potrącane są składki na ubezpieczenie chorobowe, bo przecież składka chorobowa finansowana jest w całości przez osobę ubezpieczoną.

Pomimo tego, niezdolność do pracy finansuje pracodawca a nie ubezpieczenia społeczne. Z liczeniem 33 dni bywają kłopoty, szczególnie przy niezdolności na przełomie roku.

Kiedy wynagrodzenie za czas choroby, a kiedy zasiłek chorobowy?

Wynagrodzenie chorobowe za pierwsze 33 lub 14 dni w każdym roku, dotyczy wyłącznie ubezpieczenia chorobowego. Jeśli niezdolność jest spowodowana chorobą zawodową lub jest konsekwencją wypadku przy pracy, to od pierwszego dnia niezdolności do pracy przysługuje pracownikowi zasiłek chorobowy.

Sposób liczenia 33 dni jest prosty, bo zliczamy wszystkie dni niezdolności bez względu na to czy między zaświadczeniami ZLA jest przerwa czy jej nie ma. Wątpliwości mogą powstać gdy pracownik zmienia pracodawcę w ciągu roku kalendarzowego. Dni wynagrodzenia chorobowego liczone są w kontekście pracownika.

Tym samym, nowy pracodawca powinien kontynuować liczenie dni starego pracodawcy. Żeby kontynuować to trzeba wiedzieć ile dni wynagrodzenia chorobowego wypłacił poprzedni pracodawca. W tym zakresie z pomocą przychodzą przepisy Kodeksu pracy, które nakazują pracodawcy w świadectwie pracy zawrzeć w tym zakresie informację. Tak więc, dla nowego pracodawcy bardzo dobrym źródłem wiedzy jest świadectwo pracy.

Znacznie trudniejsza będzie sytuacja, gdy pracownik ma dwóch równoległych pracodawców, a u jednego z nich praca zaczęła się w tym obecnym roku kalendarzowym.

Trudność polega na tym, że nie ma świadectwa pracy, a nowy pracodawca musi się „wstrzelić” w równoległe liczenie dni wynagrodzenia chorobowego, bo pracownik musi w tym samym dniu przejść na zasiłek choroby u jednego i drugiego pracodawcy. Warto pamiętać, że wiedzę w tym zakresie ma ZUS i można o to ZUS zapytać.

Jak liczy się zasiłek chorobowy na przełomie roku?

Zasiłek chorobowy i wynagrodzenie chorobowe liczy się dokładnie tak samo. Przełom roku nie ma żadnego wpływu na sposób ustalania podstawy wymiaru tych świadczeń ani na okres zasiłkowy. Jednakże przełom roku ma duże znaczenie do podjęcia decyzji co liczymy: czy zasiłek chorobowy czy wynagrodzenie chorobowe.

Z dniem 1 stycznia każdego roku pracownik nabywa prawo do nowych 33 dni wynagrodzenia chorobowego, bez względu na liczbę dni wykorzystanych w poprzednim roku. Jednakże należy pamiętać, że w przypadku niezdolności do pracy na przełomie roku, będzie także sytuacja, gdy nie będziemy od razu wypłacali wynagrodzenie chorobowe.

W zakresie niezdolności do pracy trwającej na przełomie roku obowiązuje tzw. zasada ostatniego dnia roku. Nie ma znaczenia kiedy zaczęła się niezdolność do pracy. Ważny jest ostatni dzień roku i zasada w dowolnym przekładzie treści brzmi: do czego masz prawo w Sylwestra to od Nowego Roku będę Ci wypłacał takie samo świadczenie.

Jeśli w ostatni dzień roku pracownik ma prawo jeszcze do wynagrodzenia chorobowego, to od 1 stycznia kontynuuję mu wypłatę tego samego świadczenia czyli wynagrodzenie chorobowe, ale skoro nabył prawo do nowych 33 dni to wypłacał będę właśnie te 33 dni nowego wynagrodzenia chorobowego.

Gdyby w ostatni dzień roku pracownik miał prawo już do zasiłku chorobowego, to od 1 stycznia kontynuuję wypłatę zasiłku chorobowego, dopóki nie będzie przerwy w niezdolności do pracy. I nie ma tu znaczenia, że pracownik nabył prawo do nowych 33 dni wynagrodzenia chorobowego.

Z tego wynagrodzenia chorobowego będzie mógł korzystać dopiero, gdy powstanie niezdolność do pracy po przerwaniu w obecnej niezdolności. Ta zasada ostatniego dnia roku jest odporna na wszystkie sytuacje, inaczej mówiąc nie ma żadnych wyjątków od tej zasady.

Podstawa wymiaru zasiłku chorobowego - co nią jest?

Podstawą wypłaty zasiłku chorobowego czy poprzedzającego go wynagrodzenia chorobowego jest niezdolność do pracy. O niezdolności do pracy orzeka lekarz, który jest uprawniony do wystawienia właściwego zaświadczenia. Podstawowe zaświadczenie stwierdzające niezdolność do pracy oznaczone jest symbolem ZLA. Lekarz, który jest uprawniony do wystawiania takich zaświadczeń musi wcześniej spełnić wymagane formalności w ZUS.

Należy również pamiętać, że w pewnych sytuacjach konieczne jest jeszcze inne zaświadczenie wystawione niejako obok ZLA. Dotyczy to np. sytuacji gdy ubezpieczony uprawniony jest do 100% podstawy wymiaru zasiłku chorobowego lub wynagrodzenia chorobowego. Jedną z takich sytuacji jest niezdolność do pracy w okresie ciąży.

Wówczas wystarczający jest kod literowy B na ZLA. Jednakże nie ma żadnego kodu literowego świadczącego, że niezdolność do pracy dotyczy dawcy komórek, tkanek lub narządu. Wówczas oprócz zaświadczenia ZLA lekarz jest zobowiązany wystawić dodatkowe zaświadczenie na zwykłym druku.

Należy również pamiętać, że są okresy nieobecności w pracy zrównane z okresami niezdolności do pracy jak chociażby poddanie się leczeniu uzależnienia od alkoholu lub środków odurzających.

Podstawa wymiaru zasiłku chorobowego - jak liczymy?

Podstawa wymiaru zasiłku chorobowego i wynagrodzenia chorobowego to przeciętne miesięczne wynagrodzenie tego pracownika za dwanaście miesięcy poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy.

Należy podkreślić wskazane „za”. U pracodawców z tzw. przesuniętym terminem wypłaty wynagrodzenia (np. do 10 dnia następnego miesiąca) wypłata dokonana w miesiącu, w którym powstała niezdolność uczestniczy w podstawie wymiaru, ponieważ jest to wypłata za poprzedni miesiąc, a więc za jeden z dwunastu miesięcy poprzedzających.

W sytuacji gdy pracownik nie przepracował u tego pracodawcy dwunastu miesięcy to przeciętne wylicza się z pełnych przepracowanych miesięcy. Co oznacza pełny przepracowany miesiąc? Za pełny uważa się taki miesiąc, gdy umowa o pracę została zawarta od pierwszego dnia roboczego.

Tym samym, dni świąteczne oraz ustawowe wolne od pracy nie są dniami roboczymi. W przypadku sobót, uzależnione jest to od regulaminu pracy pracodawcy. Tak więc, jeśli umowa o pracę została zawarta np. od 4 listopad 2024 r. u pracodawcy, u którego jest 5-dniowy tydzień pracy, a niezdolność do pracy powstała w grudniu 2024 r. to liczymy przeciętne wynagrodzenie za jeden miesiąc listopad, bo jest on pełnym miesiącem zatrudnienia.

Dlaczego? : 1 listopada to święto, 2 listopada to sobota dzień wolny, 3 listopada to niedziela dzień ustawowo wolny. Tak więc umowa o pracę od poniedziałku 4 listopada 2024 r. została zawarta od pierwszego dnia roboczego w tym miesiącu.

Jakie składniki wynagrodzenia są uwzględniane w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego?

Wynagrodzenie zasadnicze zawsze stanowi podstawę wymiaru zasiłku. Nie ma znaczenia czy jest to stałe wynagrodzenie miesięczne, godzinowe czy zmienne wynagrodzenie np. akordowe lub prowizyjne.

Natomiast składniki wynagrodzenia miesięczne, kwartalne czy roczne, nie zawsze albo nie wszystkie stanowią podstawę wymiaru zasiłku. Ustawa zasiłkowa eliminuje z podstawy takie składniki wynagrodzenia, do których pracownik zachowuje prawo w czasie przebywania na wynagrodzeniu chorobowym lub zasiłku chorobowym.

Przy wyliczaniu przeciętnego wynagrodzenia uwzględniamy wynagrodzenie zasadnicze oraz te składniki wynagrodzenia, które są pomniejszane za okres nieobecności spowodowanej zasiłkiem.

Gdy w obowiązujących u danego pracodawcy przepisach płacowych jest zapis, że pracownik zachowuje prawo do danego składnika w czasie nieobecności zasiłkowej, albo że nie jest ten składnik pomniejszany, to nie wolno takiego składnika przyjąć do podstawy wymiaru zasiłku.

Czy premię uznaniową oraz regulaminową wliczamy do podstawy zasiłku chorobowego?

Na tak postawione pytanie nie da się udzielić prawidłowej odpowiedzi, ponieważ nie mamy informacji decydujących. W poprzednim akapicie wyjaśniałem zasadę pomniejszania. Podkreślam, że nazwa składnika nie ma znaczenia.

Znaczenie ma zasada dotycząca tego składnika, która wynika z przepisów płacowych u tego pracodawcy. Odmienne zapisy przepisów płacowych powodują, że u jednego pracodawcy premia uznaniowa będzie stanowiła podstawę wymiaru zasiłku, a u drugiego tak samo nazywający się składnik czyli premia uznaniowa, nie będzie stanowiła podstawy wymiaru zasiłku.

Czego nie wliczamy do podstawy zasiłku chorobowego?

Do podstawy wymiaru zasiłków nie wliczamy składników nie pomniejszanych za okresy zasiłków, o czym już pisałem oraz przychodów, które nie mają związku z wykonywaną pracą, nie wynikają z oceny pracy pracownika. Jako przykład podawane są: zasiłki na zagospodarowanie, jednorazowe nagrody za ukończenie studiów podyplomowych czy nagród z okazji uroczystego dnia.

Nagroda jednorazowa z okazji uroczystego dnia, ale za bardzo dobre wyniki pracy będzie już stanowiła podstawę wymiaru, bo była ocena pracy pracownika.

Podstawa wymiaru zasiłku chorobowego - jak obliczyć zasiłek chorobowy 2025?

Niezdolność trwała od 3 lutego 2025 r. do 7 lutego 2025 r. Pracownik ma prawo do stałego miesięcznego wynagrodzenia 6000 zł, premii regulaminowej w wysokości 15% od wynagrodzenia zasadniczego za czas faktycznie przepracowany oraz 10% dodatku stażowego niepomniejszany za okres nieobecności zasiłkowej. Pracownik zatrudniony od 4 listopada 2024 r.

Podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego ustala się z okresu od listopada 2024 r. (pełny miesiąc) do stycznia 2025 r.

Podstawę wymiaru stanowi wynagrodzenie zasadnicze i premia regulaminowa, ponieważ premia jest liczona od wynagrodzenia za czas faktycznie przepracowany, a więc jest pomniejszana za dni nieobecności na zasiłku. Dodatek stażowy nie stanowi podstawy wymiaru, bo nie jest pomniejszany za okresy niezdolności do pracy.

• XI 2024 – 6000 + 900 = 6900 zł – 13,71% = 5954,01 zł
• XII 2024 - 6000 + 900 = 6900 zł – 13,71% = 5954,01 zł
• I 2024 - 6000 + 900 = 6900 zł – 13,71% = 5954,01 zł
• Suma 17862,03 zł / 3 = 5954,01 zł x 80% = 4763,21 zł / 30 dni = dniówka zasiłkowa 158,77 zł.

Jakie zmiany nastąpią w ZLA (stare L4) w 2025?

W 2025 r. planowane są oczekiwane zmiany, że pracownicy od pierwszego dnia niezdolności do pracy będą mieli prawo do zasiłku chorobowego, czyli będzie zlikwidowane wynagrodzenie chorobowe z kieszeni pracodawcy.

Projekt ustawy zmieni również sposób kontrolowania wykorzystywania zaświadczenia ZLA oraz zasadności jego wystawienia. Ma być uszczegółowione sytuacje dopuszczające czynności wykonywane w czasie ZLA. Likwidacji mają ulec istniejące w ZUS komisje lekarskie, a rolę „drugiej instancji’ ma pełnić inny lekarz orzecznik.

Jednakże ten projekt ustawy jest na takim etapie, że nie ma żadnych możliwości, aby wszedł w życie od 1 stycznia 2025 r.

Podstawa wymiaru zasiłku chorobowego - podsumowanie

Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego przysługującego w ramach ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie z 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego przyjmuje się wynagrodzenie zasadnicze oraz część wynagrodzenia stanowiącego podstawę wymiaru zasiłku, pomniejszoną za okresy nieobecności spowodowane chorobą.

Minimalna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne w razie choroby ma kluczowe znaczenie przy ustalaniu wymiaru świadczeń. Wymiar czasu pracy oraz szczegółowe zasady dotyczące części wynagrodzenia decydują o tym, jakie elementy wchodzą do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego, a sposób ich obliczania zapewnia sprawiedliwe naliczanie świadczeń w razie choroby i macierzyństwa.

Chcesz dowiedzieć się więcej o wyliczaniu zasiłków?

Kliknij w grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Zasiłki od A do Z

Dariusz Suchorowski

Trener

Od początku pracy zawodowej związany z ubezpieczeniami społecznymi, realizując zadania kolejno jako inspektor i inspektor kontroli ZUS. Następnie zarządzał i nadzorował kontrolę płatników składek na obszarze województwa świętokrzyskiego. Wiedza i doświadczenie nabyte podczas 20 letniej pracy na dotychczasowych stanowiskach, pozwoliło objąć na kolejne 15 lat stanowisko zastępcy dyrektora ds. dochodów Oddziału ZUS w Kielcach. Posiadana wiedza i umiejętność jej przekazywania były podstawą stania się trenerem, szkolącym kadrę inspektorów kontroli ZUS w całej Polsce. Równolegle przez wiele lat prowadził i nadal prowadzi zajęcia w Stowarzyszeniu Księgowych w Polsce.

Dowiedz się więcej