Udzielenie pożyczek pracownikom przez zakład pracy

W praktyce wielu firm zatrudniających pracowników zdarza się, iż sprawują one wobec swoich zatrudnionych funkcje socjalne. Jednym z najczęstszych świadczeń – cieszących się szczególnym zainteresowaniem ze strony pracowników – są pożyczki udzielane przez pracodawcę pracownikowi. Pożyczki udzielane pracownikom przez zakład pracy, oprócz oczywistej korzyści dla pracownika jakim jest niższe oprocentowanie, czy też skrócony proces biurokracji, niosą również niewątpliwe korzyści dla pracodawców. Ogromną zaletą pożyczek zakładowych jest ściślejsze związanie pracownika z pracodawcą poprzez zawarcie umowy pożyczki oraz możliwość manewrowania terminami jej spłaty oraz wysokością kolejnych rat. Taki stan rzeczy pozwala obu stronom osiągnąć satysfakcjonujące ich cele. Jednak udzielenie pożyczki pracownikowi wiąże się również pewnymi problemami, które musi mieć na uwadze zarówno pracodawca, jak i pracownik.

Pożyczka dla pracownika w świetle prawa

Zgodnie z art. 720. § 1 „Przez umowę pożyczki dający pożyczkę zobowiązuje się przenieść na własność biorącego określoną ilość pieniędzy albo rzeczy oznaczonych tylko co do gatunku, a biorący zobowiązuje się zwrócić tę samą ilość pieniędzy albo tę samą ilość rzeczy tego samego gatunku i tej samej jakości.”.

Z punktu widzenia podatku dochodowego, zwrot takiej samej ilości pieniędzy lub takiej samej ilości rzeczy tego samego gatunku i takiej samej jakości oznacza, że kwota pożyczki jest świadczeniem o charakterze zwrotnym, czyli powinna być zwrócona przez pożyczkobiorcę. W sytuacji, gdy pożyczka jest udzielana przez zakład pracy, kwota pożyczki nie stanowi dla pożyczkobiorcy dochodu podatkowego, ponieważ samo jej udzielenie nie oznacza dla niego przysporzenia majątkowego.

W zależności od tego, jak zostanie ukształtowana przez strony umowa pożyczki, może ona przyjąć postać umowy nieodpłatnej bądź też odpłatnej, gdzie pożyczkobiorca zobowiązany będzie do zapłaty odsetek. Umowa pożyczki jest umową konsensualną. Dochodzi do skutku poprzez zgodne oświadczenia woli.

Pożyczka od pracodawcy – komu się należy?

W teorii każdy pracownik zakładu pracy może o pożyczkę wnioskować, jednak nie każdy ją dostanie. Niektórzy pracodawcy udzielenie pożyczki pracownikom uzależniają od pewnych kryteriów. Wówczas pożyczka pracownicza należy się na przykład tym, którzy spełnią warunek odpowiednio długiego stażu pracy. W regulacjach najczęściej można się spotkać z wymogiem przynajmniej półrocznego stażu. Obecnie tylko osoba zatrudniona na umowie o pracę ma możliwość skorzystania z pożyczki.

Źródła finansowania pożyczek przez zakład pracy

Pożyczki udzielane przez przedsiębiorców mogą być finansowane z kilku źródeł:

• Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) – pracodawcy z mocy ustawy o ZFŚS mają obowiązek zaspokajania potrzeb socjalnych pracowników, w tym właśnie umożliwienie zaciągnięcia im pożyczki. Zasady udzielania pożyczek uregulowane są w wewnętrznym regulaminie ZFŚS, a z środków tego funduszu mogą korzystać pracownicy oraz ich rodziny, a także emeryci. Do utworzenia ZFŚS zobligowane są przedsiębiorstwa, u których występuje:

1. zatrudnienie co najmniej 50 pracowników (według stanu na dzień 1 stycznia danego roku w przeliczeniu na pełne etaty),
2. działający co najmniej jeden związek zawodowy i przedsiębiorstwo to zatrudnia co najmniej 20 pracowników i mniej niż 50 pracowników, jeżeli zakładowa organizacja związkowa złoży wniosek o jego utworzenie,
3. prowadzenie działalności w formie jednostek budżetowych, bez względu na liczbę pracowników,
4. rozpoczęcie działalności w roku kalendarzowym w wyniku komercjalizacji, przejęcia, podziału lub połączenia zakładu, lub jego części wraz z przejęciem pracowników.

• Środki obrotowe przedsiębiorstwa,
• Kasy zapomogowo – pożyczkowe – ich celem jest głównie wsparcie pracowników poprzez udzielanie krótko- i długoterminowych pożyczek oraz zapomóg w razie trudnej sytuacji losowej członków tej kasy.

Czy pożyczka od pracodawcy jest opodatkowana?

Czynność cywilnoprawna, jaką jest zaciągniecie pożyczki, podlega opodatkowaniu podatkiem od czynności cywilnoprawnych. Jest to stawka 0,5% podatku od podstawy opodatkowania, którą jest kwota pożyczki. Obowiązek podatkowy w takim przypadku ciąży na osobie biorącej pożyczkę.

Zgodnie z art. 9 pkt 10 lit. e ustawy o podatku od czynności cywilnoprawnych, umowa pożyczki zawarta pomiędzy pracodawcą a pracownikiem jest zwolniona z tego podatku, jeżeli co najmniej jedna ze stron umowy pożyczki jest opodatkowana podatkiem od towarów i usług lub jest zwolniona z tego podatku, z wyjątkiem:

• Umów sprzedaży i zamiany, których przedmiotem jest nieruchomość lub jej część albo prawo użytkowania wieczystego, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu, prawo do domu jednorodzinnego w spółdzielni mieszkaniowej lub prawo do miejsca postojowego w garażu wielostanowiskowym, lub udział w tych prawach,
• Umów sprzedaży udziałów i akcji w spółkach handlowych.

Co do zasady pożyczka udzielona pracownikowi nie powoduje konieczności odprowadzenia składek i podatku, ponieważ jest to świadczenie zwrotne, zgodnie z przytoczonym wyżej art. 720 kc.

Jeżeli jednak pracodawca umorzy pracownikowi odsetki od udzielonej pożyczki – stanowić one będą przychód, gdyż źródłem przyznania pożyczki jest stosunek pracy. Pracownik otrzymałby w ten sposób korzyść majątkową z tytułu nieodpłatnego korzystania z kapitału pracodawcy. Oznacza to, że od umorzonych odsetek od pożyczki należy naliczyć składki ZUS i podatek.

Jak uzyskać pożyczkę od pracodawcy?

Pracownik powinien złożyć wniosek o udzielenie pożyczki zawierający informację o wysokości wnioskowanej pożyczki oraz czasie jej spłaty. Pracodawca ma prawo nie zaakceptować wniosku, kiedy uzna, że przykładowo staż pracy jest zbyt krótki. Zakładając jednak, że wniosek zostaje pozytywnie rozpatrzony, pracodawca i pracownik muszą sporządzić w formie pisemnej zasady udzielenia pożyczki od pracodawcy oraz warunki jej spłaty.

Z czego powinna składać się umowa pożyczki?

Umowa pożyczki powinna zawierać następujące informacje:

• Data i miejsce zawarcia;
• Strony umowy;
• Wysokość pożyczki;
• Wysokość rat i czas spłaty;
• Warunki spłaty np. po ustaniu zatrudnienia;

Spłata pożyczki

Spłata rat pożyczki udzielonej przez zakład pracy może nastąpić w wyniku potrącania z wynagrodzenia pracownika, wyłącznie za jego pisemną zgodą. Bardzo ważną kwestią jest także pozostawienie kwoty wolnej od potrąceń, którą stanowi 80% minimalnego wynagrodzenia po potrąceniu składek na ZUS, PPK oraz zaliczki na podatek dochodowy.

Przedawnienie pożyczki od pracodawcy

Roszczenia ze stosunku pracy przedawniają się po trzech latach od dnia, w którym stały się wymagalne. Choć kredyt pracowniczy jest związany ze stosunkiem pracy, to z jego tytułu pożyczki przedawniają się dopiero po 10 latach od dnia wymagalności. Po trzech latach przedawnieniu ulegają pożyczki udzielone ze względu na prowadzoną działalność gospodarczą czy zawodową.

Pożyczka bezzwrotna z zakładu pracy

Pracodawca przyznaje pożyczkę bezzwrotną po analizie sytuacji materialnej zatrudnionego. Najczęściej jest udzielana osobom w najcięższej sytuacji finansowej. Zarówno zwrotna, jak i bezzwrotna pożyczka z ZFŚS przyznawana jest na konkretny cel np. cele mieszkaniowy. Należy pamiętać, że pracodawca ma prawo do kontroli wykorzystania tych środków.

Jakie są zalety i wady pożyczek udzielonych z zakładu pracy?

Najważniejsze zalety, jakie niesie za sobą pożyczka udzielona z zakładu pracy to:

• Niskie oprocentowanie lub oprocentowanie 0%;
• Czas spłaty oraz wysokość rat dostosowana do naszych możliwości;
• Możliwość uzyskania pożyczki bez posiadania zdolności kredytowej;
• Łatwość i szybkość zdobycia potrzebnej kwoty;

Oprócz zalet nie zapomnij także o kilku wadach pożyczek udzielanych przez pracodawcę:

• Przywiązanie do firmy do czasu spłaty całości pożyczonych środków;
• Konieczność natychmiastowej spłaty w przypadku utraty pracy;
• Wynagrodzenia pomniejszone o ratę spłacanej pożyczki;

Danuta Kosikowska

Trener

Specjalista kadr i płac. Wykładowca Stowarzyszenia Księgowych w Polsce OO w Gdańsku na kursach Kadry i Płace. Opiekun Klubu Księgowo-Kadrowego. Od 2019 roku wykładowca Wyższej Szkoły Bankowej w Gdańsku z zakresu kadr i płac oraz rachunkowości.  Doświadczony trener współpracujący z firmami szkoleniowymi. Od 2009 Kierownik Działu Kadr i Płac w przedsiębiorstwie produkcyjnym.

Dowiedz się więcej