Zwolnienie pracownika z pracy – obowiązki pracodawcy po rozwiązaniu stosunku pracy

Rozwiązanie umowy o pracę to niezwykle delikatny i stresujący moment zarówno dla pracownika, jak i przedsiębiorcy. Bardzo ważne jest, aby w tym czasie dopełnić wszelkich formalności i prawidłowo sporządzić wymagane dokumenty. Z doświadczenia jednak wiemy, że stres i negatywne emocje, które generuje zwolnienie pracownika mogą uniemożliwić to zadanie. Przeczytaj artykuł i dowiedz się, jakie obowiązki ma pracodawca po rozwiązaniu stosunku pracy. 

Spis treści:

• Zwolnienie pracownika, rozwiązanie umowy o pracę z zachowaniem okresu wypowiedzenia
• Wypowiedzenie umowy na czas nieokreślony bez zachowania okresu wypowiedzenia
• Zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy poprzez wygaśnięcie umowy o pracę
• Zwolnienie pracownika - Obowiązki pracodawcy krok po kroku
• Dokumenty związane ze zwolnieniem
• Zwolnienie pracownika z pracy a świadectwo pracy

Zwolnienie pracownika, rozwiązanie umowy o pracę z zachowaniem okresu wypowiedzenia

Obowiązujące przepisy art. 30 par 1 punkt 2 mówią, że zarówno pracodawca, jak i pracownik ma prawo do wypowiedzenia umowy o pracę z zachowaniem okresu wypowiedzenia. Aby tego dokonać, należy przedłożyć drugiej stronie oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę za wypowiedzeniem. Prawidłowo sporządzone oświadczenie zawierać powinno:

• datę,
• miejscowość,
• dane pracodawcy,
• dane pracownika,
• strony umowy,
• datę zawarcia umowy,
• oświadczenie o wypowiedzeniu oraz zachowaniu okresu wypowiedzenia,
• podpisy stron.

Gdy inicjatorem zwolnienia jest pracodawca, należy pamiętać, że w oświadczeniu powinna znaleźć się również informacja mówiąca o tym, że pracownik ma prawo odwołania się do sądu pracy, a także powód zwolnienia.

Art. 36 Kodeksu pracy określa długość obowiązywania wypowiedzenia w przypadku umowy zawartej na czas określony i czas nieokreślony. Jest to:

• 2 tygodnie, w przypadku pracowników zatrudnionych na okres krótszy niż 6 miesięcy,
• 1 miesiąc, w przypadku pracowników zatrudnionych na okres dłuższy niż 6 miesięcy,
• 3 miesiące, w przypadku pracowników zatrudnionych na okres dłuższy niż 3 lata.

W przypadku rozwiązania umowy o pracę zawartej na okres próbny, okres wypowiedzenia umowy o pracę wynosi:

• 3 dni, kiedy czas zatrudnienia nie był dłuższy niż dwa tygodnie,
• 1 tydzień, kiedy czas zatrudnienia był dłuższy niż dwa tygodnie,
• 2 tygodnie, kiedy okres zatrudnienia wynosi 3 miesiące.

Wypowiedzenie umowy na czas nieokreślony bez zachowania okresu wypowiedzenia

Wypowiedzenie umowy o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia, czyli ze skutkiem natychmiastowym, polega na jednostronnym oświadczeniu drugiej strony umowy o fakcie zaprzestania obowiązywania stosunku pracy. Strona, która decyduje się na rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia w oświadczeniu, powinna wskazać przyczynę wypowiedzenia.

Rozwiązanie stosunku pracy - kto może tego dokonać?

Obowiązujące przepisy prawa pracy jasno określają, że w określonych sytuacjach dokonać może tego zarówno pracownik, jak i pracodawca.

1. Zgodnie z przepisami, pracownik może rozwiązać umowę o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia, gdy lekarz wyda orzeczenie lekarskie, w którym stwierdzi szkodliwy wpływ pracy na zdrowie pracownika, a pracodawca nie przeniesie pracownika na inne stanowisko. Wypowiedzenie w trybie natychmiastowym pracownik może złożyć również wtedy, gdy pracodawca dopuścił się ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków wobec pracownika. W tej sytuacji pracownik ma również prawo do ubiegania się o odszkodowanie.
2. Zgodnie z przepisami, pracodawca ma prawo zwolnić pracownika bez zachowania okresu wypowiedzenia w przypadku ciężkiego naruszenia przez pracownika podstawowych obowiązków pracowniczych, popełnienia przestępstwa (które uniemożliwia wykonywanie pracy, jeżeli jest ono oczywiste lub zostało stwierdzone prawomocnym wyrokiem) przez pracownika w czasie trwania umowy o pracę, a także w sytuacji, gdy pracownik z własnej winy utracił uprawnienia do wykonywania pracy na piastowanej posadzie.

Należy pamiętać, że zwolnienie pracownika w trybie natychmiastowym, którego dokonuje pracodawca, to tzw. zwolnienie dyscyplinarne. 

Chcesz się do tego lepiej przygotować?

Poznaj program szkolenia i sprawdź jak przygotować firmę do zwolnień pracowniczych.

Zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy poprzez wygaśnięcie umowy o pracę

Warto tutaj podkreślić, że istnieje różnica pomiędzy rozwiązaniem a wygaśnięciem stosunku pracy. Mimo iż prowadzą one do tego samego skutku prawnego, czyli ustania stosunku pracy to w przypadku rozwiązania umowy o pracę oświadczenie woli musi złożyć co najmniej jedna ze stron. W przypadku wygaśnięcia umowy o pracę działanie następuje z mocy prawa, bez konieczności składania oświadczeń woli. 

Wygaśnięcie umowy o pracę następuje w przypadkach takich jak:

• śmierć pracownika,
• śmierć pracodawcy,
• nieobecność pracownika przekraczająca 3 miesiące spowodowana jego aresztowaniem.

Wygaśnięcie umowy skutkuje ustaniem stosunku pracy. 

Zwolnienie pracownika - Obowiązki pracodawcy krok po kroku

Rozwiązanie stosunku pracy rodzi pewne obowiązki zarówno po stronie pracodawcy, jak i pracownika. Aby zwolnienie przebiegło zgodnie z prawem, do podstawowych obowiązków pracodawcy zalicza się wypłatę ostatniego wynagrodzenia oraz przysługujących pracownikowi świadczeń pieniężnych, a także zgłoszenie do odpowiednich organów faktu o zaprzestaniu zatrudnienia. 

W chwili rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca zobligowany jest do sporządzenia i wydania dokumentu, jakim jest świadectwo pracy. Jeżeli pracodawca nie zamierza nawiązać z pracownikiem kolejnego stosunku pracy, dokument ten należy wydać w terminie 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Warto tutaj podkreślić, że jeżeli z przyczyn obiektywnych wydanie świadectwa pracy osobie zatrudnionej lub osobie upoważnionej nie jest możliwe, pracodawca w ciągu 7 dni od daty upływu terminu zobligowany jest do przesłania dokumentu pracownikowi lub osobie upoważnionej za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy Prawo pocztowe lub doręczyć je w inny sposób. 

Jeżeli pracodawca w terminie 7 dni od rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy nawiążę z pracownikiem nowy stosunek pracy, to świadectwo pracy wydawane jest jedynie na wniosek pracownika. 

Po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy pracodawca zobligowany jest do wydania wraz ze świadectwem pracy informacji o:

• okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,
• możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego, w którym okres ten upłynął,
• zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku nieodebrania jej w podanym okresie.

Należy tutaj podkreślić, że okres przechowywania dokumentów pracowniczych wynosi:

• 10 lat – w przypadku zatrudnienia pracownika 1 stycznia 2019 roku lub później,
• 10 lat – w przypadku zatrudnienia pracownika w latach 1999-2018 o ile pracodawca złożył do ZUS oświadczenie ZUS OSW oraz raport informacyjny ZUS RIA, lub okres 50 lat, jeżeli warunek ten nie był spełniony,
• 50 lat – w przypadku zatrudnienia pracownika przed 1 stycznia 1999.

Obowiązkiem pracodawcy jest również wypłata przysługujących pracownikowi świadczeń pieniężnych. Pracodawca zobligowany jest do wypłaty ostatniego wynagrodzenia oraz innych świadczeń. Co więcej, jeżeli pracownik nie wykorzystał całości swojego urlopu wypoczynkowego, pracodawca zobligowany jest do wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za urlop. Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy pracodawca wypłaca w dniu ustania stosunku pracy. 

Należy również pamiętać, że w przypadku rozwiązania stosunku pracy z przyczyn, które nie dotyczyły pracownika, należy mu się odprawa zgodnie z aktualnymi przepisami ustawy o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników. Wspomniany akt prawny ma zastosowanie w przypadku pracodawców zatrudniających co najmniej 20 pracowników. 

Wysokość odprawy dla pracownika uzależniona jest od stażu pracy. Wynosi ona:

• jednomiesięczne wynagrodzenie – w przypadku zatrudnienia powyżej dwóch lat,
• dwumiesięcznego wynagrodzenia – w przypadku zatrudnienia w okresie od dwóch do ośmiu lat,
• trzymiesięcznego wynagrodzenia – w przypadku zatrudnienia powyżej ośmiu lat.

Należy również wspomnieć o tym, że limit odprawy wynosi 15-krotność minimalnego wynagrodzenia za pracę, które obowiązuje w danym roku kalendarzowym. 

Uwaga! Pamiętaj, że odprawa nie przysługuje w sytuacji, gdy stosunek pracy zostanie rozwiązany z winy pracownika, pracownik rozwiązał stosunek pracy z własnej inicjatywy, umowa rozwiązuje się wraz z okresem, na który została zawarta, umowa wygasa, a także gdy stosunek pracy zostaje rozwiązany z winy pracodawcy, jednak zatrudnia on mniej niż 20 pracowników. 

Warto również podkreślić, że pracodawca zobligowany jest do wypłaty odprawy pieniężnej pracownikowi, który spełnia warunki uprawniające go do renty z tytułu niezdolności do pracy lub emerytury, którego stosunek pracy ustał z powodu przejścia na rentę lub emeryturę. Kodeks pracy określa wysokość odprawy na kwotę jednomiesięcznego wynagrodzenia pracownika. 

W określonych sytuacjach pracodawca zobligowany jest również do wypłaty odprawy pośmiertnej. Co więcej, jeżeli powstały pewne zaniechania, pracownik może starać się o odszkodowanie. 

Po ustaniu stosunku pracy pracodawca zobowiązany jest również do wyrejestrowania pracownika z ubezpieczeń. Należy dokonać tego:

• w terminie 7 dni od chwili wygaśnięcia tytułu do obowiązkowych lub dobrowolnych ubezpieczeń społecznych i/lub ubezpieczenia zdrowotnego,
• w terminie 30 dni od chwili ustania stosunku pracy w przypadku pracowników pełniących służbę zagraniczną.

Dokumenty związane ze zwolnieniem - podsumowanie

Po zakończeniu stosunku pracy należy przekazać pracownikowi dokumenty takie jak:

• prawidłowo sporządzone świadectwo pracy,
• informacje o okresie i sposobie przechowywania dokumentacji pracowniczej, możliwości odbioru przez pracownika po określonym terminie przechowywania dokumentów oraz sposobie zniszczenia dokumentów w przypadku nieodebrania dokumentacji w wyznaczonym terminie,
• po zakończeniu stosunku pracy, pracodawca zobligowany jest do wyrejestrowania pracownika w ciągu 7 dni od dnia ustania stosunku pracy, z ZUS wykorzystując formularz ZUS ZWUA,
• na wniosek pracownika, pracodawca zobowiązany jest wydać kopie całości lub części dokumentacji pracowniczej,
• na wniosek pracownika, pracodawca zobowiązany jest wydać PIT-11 w ciągu 14 dni od wpłynięcia wniosku,
• na wniosek pracownika należy także wydać zaświadczenie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu.

Zwolnienie pracownika z pracy a świadectwo pracy

Prawidłowo sporządzone świadectwo pracy zawierać powinno dane takie jak:

• datę,
• dane osobowe pracownika,
• dokładny okres zatrudnienia,
• rodzaj wykonywanej pracy,
• wymiar czasu pracy,
• piastowane stanowisko,
• tryb i podstawę  prawną rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy,
• liczbę dni wolnych z tytułu korzystania ze zwolnienia z powodu wystąpienia siły wyższej,
• liczbę dni wykorzystanego urlopu wypoczynkowego oraz w przypadku niewykorzystania urlopu informację o ekwiwalencie pieniężnym,
• liczbę dni korzystania z urlopu opiekuńczego,
• liczbę dni urlopu wychowawczego, bezpłatnego, rodzicielskiego i ojcowskiego,
• liczbę dni zwolnienia od pracy, które określa art. 188 Kodeksu pracy,
• liczbę dni, w której pracownik nie był zdolny do pracy na skutek choroby,
• liczbę dni, za które pracownik może otrzymać odszkodowanie w przypadku skrócenia okresu wypowiedzenia,
• okres nieskładkowy, który przypadał na okres zatrudnienia,
• informację o ewentualnym zajęciu komorniczym,
• dodatkowe uprawnienia wykorzystywane w miejscu zatrudnienia,
• okres odbytej służby wojskowej,
• wysokość i składniki wynagrodzenia,
• uzyskane kwalifikacje podczas wykonywania pracy.

Co więcej, pracodawca zobligowany jest do przekazania informacji, o możliwości odwołania się przez pracownika do Sądu Pracy w terminie 14 dni od otrzymania świadectwa pracy, w celu sprostowania świadectwa pracy. 

Jak już wspomniano, wraz ze świadectwem pracy, pracodawca powinien przekazać pracownikowi informację o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, możliwości odbioru dokumentacji po okresie przechowywania oraz zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku nieodebrania jej przez pracownika.

Chcesz lepiej przygotować się do zarządzania działem kadrowym?

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia kadrowego "Kompendium wiedzy kadrowego".

Agnieszka Pietrzak

Trener

Inspektor ds. kadr i płac, ukończone studia w zakresie administracji publicznej. Autorka tekstów branżowych dla znanych redakcji kadrowo-płacowych. Aktywnie działający Członek Stowarzyszenia Specjalistów Kadr i Płac. Znana w social mediach jako Mobilna Kadrowa, z pasją przekazuje wiedzę pracownikom i pracodawcom.

Dowiedz się więcej