Instrukcja kancelaryjna – prowadzenie i archiwizacja dokumentacji pracowniczej – szkolenie online

I. Podstawowe przepisy prawne dotyczące zarządzania dokumentacją w jednostce:

1. Podstawowe przepisy prawne dotyczące zarządzania dokumentacją w jednostce:

• Przepisy archiwalne
• Przepisy regulujące postępowanie z dokumentacją pracowniczą
• Wytyczne Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych

II. Miejsce dokumentacji pracowniczej w obiegu dokumentów w jednostce:

1. System kancelaryjny.

2. Dokumentacja aktowa, tworząca i nie tworząca akt sprawy – znak sprawy, teczka rzeczowa, teczka podmiotu/przedmiotu sprawy, teczka zbiorcza.

3. Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt i ujęcie w nim zmian sposobu postępowania z dokumentacja pracowniczą po 1 stycznia 2019 r.

4. Prowadzenie akt osobowych i pozostałej dokumentacji pracowniczej

• pojęcie dokumentacji pracowniczej i jego implikacje
• zasady prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej po 1 stycznia 2019 r.
• obowiązki w zakresie ochrony danych osobowych kandydatów do pracy i pracowników

5. Kwalifikacja archiwalna dokumentacji pracowniczej

• dokumentacja pracownicza jako dokumentacja niearchiwalna – B10 czy B50?
• dokumentacja pracownicza jako materiały archiwalne – kiedy?
• kryteria zmian okresów przechowywania dokumentacji i sposobu ich obliczania

6. Akta osobowe – papierowe, czy elektroniczne, zawartość.

7. Dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy – zbiorcza, czy indywidualna?

III. Archiwizacja dokumentacji pracowniczej:

1. Przechowywanie dokumentacji osobowej w komórkach organizacyjnych.

2. Przekazywanie dokumentacji pracowniczej do archiwum zakładowego

• porządkowanie wewnętrzne jednostek aktowych
• opisywanie teczek – specyfika dokumentacji pracowniczej
• sporządzanie ewidencji

3. Organizacja, lokal i zadania archiwum zakładowego.

4. Archiwizacja dokumentów elektronicznych (w systemie teleinformatycznym i na informatycznych nośnikach danych).

5. Przechowywanie i zabezpieczanie dokumentacji zgromadzonej w archiwum zakładowym oraz prowadzenie jej ewidencji.

6. Przekwalifikowanie dokumentacji zastanej w podmiocie.

7. Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym.

8. Brakowanie dokumentacji (papierowej i elektronicznej) po upływie obowiązujących okresów jej przechowywania – szczególne wymogi w zakresie brakowania dokumentacji pracowniczej.

9. Dokumentacja pracownicza a ochrona danych osobowych.

IV. Dyskusja:

1. Pytania uczestników.