Na czym polega obsługa kadrowa pracowników?

Zastanawiasz się, na czym polega obsługa kadrowa i płacowa pracowników? Musisz wiedzieć, że przedsiębiorstwo, które zatrudnia choćby jednego pracownika jest zobligowane do prowadzenia obsługi kadrowo - płacowej. Dowiedz się więcej na temat obsługi kadrowo - płacowej i działalności kadrowej. 

Spis treści:

• Na czym polega obsługa kadrowa i płacowa?
• Obowiązki obsługi kadrowo-płacowej
• Ile osób na jednego pracownika kadr i płac?
• Co powinna wiedzieć każda obsługa kadrowo-płacowa?
• Co grozi kadrowej za nieprzestrzeganie zakresu czynności?
• Jak wygląda praca kadrowej w przedsiębiorstwie?
• Czy kadry to, to samo co HR?

Na czym polega obsługa kadrowa pracowników?

Co wchodzi w zakres obsługi kadrowo - płacowej? Obejmuje ona wszystkie czynności, które związane są z prowadzeniem jak i zarządzaniem dokumentacją płacową i pracowniczą. Musisz wiedzieć, że obsługą kadrowo - płacową może zajmować się zatrudniony w firmie księgowy, kadrowy lub zewnętrzne biuro rachunkowe. Usługi te można zlecić w ramach outsourcingu. Do obowiązków kadrowej należy m.in. zgłaszanie pracowników do odpowiednich rejestrów, rozliczanie wynagrodzeń czy dopełnienie formalności związanych z rozwiązaniem stosunku pracy. Obsługa kadrowo - płacowa może różnić się między przedsiębiorstwami ze względu na specyfikę danej firmy i jej indywidualne potrzeby. 

Obowiązki obsługi kadrowo-płacowej

Do podstawowych obowiązków pracowników z działu kadr i prac zaliczyć należy m.in.:

• naliczanie wynagrodzeń,
• sporządzanie listy płac zatrudnionych w firmie pracowników,
• rejestrację pracowników w ZUS,
• prowadzenie akt osobowych pracowników,
• sporządzanie i rozliczanie umów cywilnoprawnych,
• sporządzanie i rozliczanie deklaracji ZUS i PIT dla celów zgłoszeniowych i rozliczeniowych,
• prowadzenie ewidencji urlopowej,
• prowadzenie akt personalnych,
• sporządzanie listy płac.

Ile osób na jednego pracownika kadr i płac?

Praca kadrowych jest niezwykle odpowiedzialna, wymaga dużej skrupulatności i wiedzy. Należy pamiętać, że im więcej pracowników przypada na 1 kadrową,  tym większe obciążenie jej obowiązkami, co zwiększa ryzyko popełnienia błędu. Jaka jest więc odpowiednia liczba pracowników przypadających na jednego pracownika działu kadr? 

Ilu pracowników może obsługiwać dział kadr?

Odpowiedź na to pytanie nie jest jednoznaczna. Podczas wyliczania liczby pracowników na jednego pracownika działu kadr należy zwrócić uwagę na charakter wykonywanej przez pracowników pracy, strukturę organizacji firmy oraz stopień skomplikowania procesów związanych z zarządzaniem personelem. 

Jeżeli pracownicy wykonują pracę w sposób bardzo precyzyjny i dokładny, zaleca się, aby na jednego pracownika działu kadr przypadało kilku pracowników. Jeżeli praca nie wymaga tak dużego skupienia i precyzji np. praca w magazynie, pracownik działu kadr może obsługiwać większą liczbę pracowników. Należy zwrócić również uwagę na stopień skomplikowania procesów związanych z zarządzaniem personelem. W przypadku firm, w których występuje skomplikowana struktura organizacyjna oraz złożone procesy rekrutacyjne, liczba pracowników, na jedną kadrową powinna być mniejsza niż w firmie, w której te procesy są prostsze. 

Dokładnie opisuje to regulamin pracy po zmianach Kodeksu Pracy. Więcej na ten temat dowiesz się z poniższego szkolenia:

Co powinna wiedzieć każda obsługa kadrowa pracowników?

Osoby wykonujące czynności kadrowe, powinny mieć bardzo dużą wiedzę oraz stale doskonalić swoje umiejętności. Pracownik działu kadr powinien doskonale znać ustawy i akty wykonawcze. Dodatkowo niezbędna jest wiedza z zakresu prawa pracy, ubezpieczeń społecznych czy podatku dochodowego od osób fizycznych. Osoba ta musi posiadać wiedzę o zatrudnieniu pracowników oraz zakończeniu stosunku pracy, ewidencji urlopów i czasu pracy, wypłacaniu wynagrodzeń czy obsługi programów kadrowo - płacowych. Kadrowa musi śledzić wprowadzane zmiany i aktualizować zdobytą wiedzę, umożliwia jej to sporządzanie dokumentacji i raportów zgodnie z prawem.

Potrzebujesz więcej informacji na temat zatrudniania i wynagrodzeń?

Kliknij poniższą grafikę i sprawdź program szkolenia: Płaca minimalna a wynagrodzenia

Co grozi kadrowej za nieprzestrzeganie zakresu czynności?

Należy pamiętać, że za złośliwe lub uporczywe naruszanie praw pracownika, które wynikają ze stosunku pracy lub ubezpieczenia społecznego grozi kara grzywny, kara ograniczenia wolności lub kara pozbawienia wolności do lat 2.

Jak wygląda praca kadrowej w przedsiębiorstwie?

Jednym z obowiązków kadrowej jest wypłata wynagrodzeń. Aby tego dokonać i ustalić wysokość wynagrodzenia, niezbędne jest prowadzenie ewidencji czasu pracy. Dodatkowo kadrowa oblicza kwotę dodatków tj. nadgodziny. Osoba ta odpowiada za to, aby wypłaty zostały przekazane pracownikom zgodnie z prawem. Dodatkowo praca kadrowej polega na przygotowywaniu akt osobowych, wystawianiu świadectw pracy, kierowaniu pracowników na badania lekarskie, dopełnieniu formalności związanych ze zwolnieniem lub zakończeniem stosunku pracy. Aby sporządzać rozliczenia i zestawienia, kadrowa musi obsługiwać programy kadrowo - płacowe. 

Czy kadry to, to samo co HR?

Już na samym początku należy zauważyć, że kadry i dział HR nie jest tym samym. Dział kadr skupia się na działaniach administracyjnych, które związane są z pracownikami, tj. ewidencjonowanie czasu pracy, naliczanie wynagrodzeń czy prowadzenie akt personalnych. Dział HR natomiast zajmuje się szkoleniem pracowników oraz wsparciem ich rozwoju. Za przygotowywanie profesjonalnych szkoleń i ich przeprowadzanie odpowiada dział HR.

Obsługa kadrowa pracowników - Odśwież swoją wiedzę

Kliknij poniższą grafikę i sprawdź program szkolenia: Kompendium wiedzy kadrowej

Katarzyna Tincel

Trener

Ukończyła kierunek prawo na Uniwersytecie Wrocławskim. Jest wieloletnim pracownikiem państwowej instytucji kontrolnej. Posiada duże doświadczenie w przeprowadzaniu kontroli prawa pracy firm różnych branż, w tym w jednostkach sfery budżetowej, w stosowaniu prawa pracy w praktyce, przygotowywaniu analiz i opinii prawnych z zakresu prawa pracy, w wydawaniu decyzji administracyjnych. Wielokrotnie współpracowała z jednostkami administracji państwowej i samorządowej, a także z partnerami społecznymi (związki zawodowe, społeczna inspekcja pracy). Posiada doświadczenie w zakresie stosowania procedur przeciwdziałających mobbingowi w zakładach pracy, stosowania odpowiedzialności porządkowej i dyscyplinarnej, z zakresu prawa administracyjnego, karnego i wykroczeniowego. Wieloletni wykładowca w Wyższej Szkole Bankowej na kierunkach kadry i płace, finanse i rachunkowość, zarządzanie placówkami oświatowymi, bezpieczeństwo i higiena pracy. Wieloletni trener szkoleń z zakresu prawa pracy, w szczególności w obszarze: prawa pracy w podmiotach różnych branż, urlopów pracowniczych, zasad nawiązywania, rozwiązywania i zmiany stosunku pracy, zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, prowadzenia dokumentacji pracowniczej, zasad przetwarzania danych osobowych w prawie pracy, rodzicielstwa, zjawisk destruktywnych w środowisku pracy, a także współpracy ze związkami zawodowymi.

Dowiedz się więcej