Przygotowanie procesu wartościowania stanowisk pracy

ETAP I – Diagnoza organizacji i przygotowanie metody wartościowania

Pierwszym etapem projektu jest poznanie organizacji i zaprojektowanie metody wartościowania odpowiadającej jej rzeczywistej strukturze.

Przed opracowaniem modelu wartościowania w pierwszej kolejności analizujemy organizację, jej strukturę, specyfikę oraz charakter występujących w niej stanowisk.

Zakres prac

1. Spotkanie otwierające projekt

Spotkanie z HR, osobami zarządzającymi oraz – zależnie od organizacji – innymi kluczowymi interesariuszami.

Ustalamy:

• cele projektu,
• zakres stanowisk objętych wartościowaniem,
• harmonogram,
• odpowiedzialności po stronie organizacji i konsultanta,
• sposób podejmowania decyzji,
• zasady komunikacji w trakcie projektu.

2. Analiza organizacyjna

Analizujemy w szczególności:

• strukturę organizacyjną,
• schemat organizacyjny,
• hierarchię stanowisk,
• rodziny i grupy stanowisk,
• strukturę zatrudnienia,
• istniejące opisy stanowisk i zakresy obowiązków,
• regulamin wynagradzania i inne dokumenty mające znaczenie dla projektu.

Pozwala to wychwycić m.in. stanowiska o różnych nazwach, ale bardzo podobnym zakresie odpowiedzialności oraz stanowiska o tej samej nazwie, które w praktyce wykonują pracę o istotnie różnej wartości.

3. Zaprojektowanie metody wartościowania

Opracowujemy analityczno-punktową metodę wartościowania dostosowaną do organizacji.

Model obejmuje co najmniej cztery podstawowe obszary oceny wartości pracy:

• umiejętności,
• wysiłek,
• odpowiedzialność,
• warunki pracy.

W zależności od specyfiki organizacji kryteria mogą zostać uszczegółowione lub uzupełnione o dodatkowe czynniki istotne dla rzeczywistej wartości stanowisk.

Dla każdego kryterium określamy:

• jego definicję,
• poziomy oceny,
• zasady przypisywania punktów,
• wagę kryterium,
• sposób dokumentowania oceny.

Metoda jest konstruowana tak, aby była obiektywna, neutralna pod względem płci i możliwa do ponownego zastosowania, np. przy utworzeniu nowego stanowiska.

Efekt etapu I

Organizacja otrzymuje:

• metodę analityczno-punktową,
• katalog kryteriów wartościowania,
• definicje poziomów,
• wagi i skalę punktową,
• zasady stosowania metody,
• rekomendacje dotyczące architektury stanowisk.

ETAP II – Uporządkowanie architektury i opisów stanowisk

Rzetelne wartościowanie wymaga rzetelnych danych o stanowiskach. Dlatego przed rozpoczęciem punktacji sprawdzamy, czy istniejąca dokumentacja pozwala rzeczywiście porównać wartość pracy.

Wariant A – organizacja posiada aktualne opisy stanowisk

Weryfikujemy ich przydatność do wartościowania i wskazujemy dane wymagające uzupełnienia.

Wariant B – organizacja nie posiada odpowiednich opisów stanowisk

Przeprowadzamy dodatkowy etap uporządkowania stanowisk.

Zakres może obejmować:

• stworzenie ujednoliconego katalogu nazw stanowisk,
• uporządkowanie rodzin i poziomów stanowisk,
• identyfikację stanowisk wymagających konsolidacji,
• przygotowanie jednolitej karty opisu stanowiska,
• zebranie informacji od przełożonych,
• opracowanie lub weryfikację opisów stanowisk,
• ujednolicenie sposobu opisywania odpowiedzialności, kompetencji i wymagań,
• zastosowanie neutralnego pod względem płci nazewnictwa stanowisk.

Efekt etapu II

Organizacja otrzymuje:

• uporządkowany katalog stanowisk,
• jednolity wzór karty opisu stanowiska,
• narzędzie umożliwiające samodzielne opisywanie kolejnych stanowisk,
• zweryfikowane lub opracowane opisy stanowisk objętych projektem.

Uporządkowanie katalogu często pozwala również ograniczyć liczbę unikalnych stanowisk wymagających odrębnego wartościowania.

ETAP III – Przygotowanie zespołu wartościującego

Rekomendujemy powołanie zespołu wartościującego złożonego z przedstawicieli różnych obszarów organizacji.

Pozwala to ograniczyć ryzyko jednostronnej oceny stanowisk z perspektywy jednego działu lub jednej funkcji.

W ramach etapu:

• ustalamy skład i zasady pracy zespołu,
• przeprowadzamy szkolenie z metody wartościowania,
• omawiamy znaczenie poszczególnych kryteriów,
• uczymy odróżniać wartość stanowiska od oceny pracownika,
• pokazujemy najczęstsze błędy wartościowania,
• ustalamy zasady rozstrzygania rozbieżności.

Zespół otrzymuje również materiał instruktażowy, który może być wykorzystywany przy kolejnych wartościowaniach.

ETAP IV – Wartościowanie stanowisk

To zasadnicza część projektu.

Podczas moderowanych sesji każde stanowisko oceniane jest według tej samej metody, tych samych kryteriów i tej samej skali.

Proces obejmuje:

• analizę opisów stanowisk,
• ocenę poszczególnych kryteriów,
• przypisanie punktacji,
• dokumentowanie uzasadnienia ocen,
• porównania między stanowiskami,
• testy krzyżowe,
• kalibrację wyników pomiędzy działami i obszarami organizacji.

Szczególną uwagę poświęcamy sytuacjom, w których formalna hierarchia stanowisk nie odpowiada wynikom wartościowania.

Nie zakładamy z góry, że stanowisko znajdujące się wyżej w strukturze organizacyjnej automatycznie musi uzyskać większą liczbę punktów.

ETAP V – Kategorie zaszeregowania 

Sama punktacja nie kończy projektu.

Na podstawie wyników tworzymy kategorie zaszeregowania, grupujące stanowiska o porównywalnej wartości dla organizacji.

Zakres obejmuje:

• analizę rozkładu punktacji,
• określenie optymalnej liczby kategorii,
• wyznaczenie przedziałów punktowych,
• przypisanie stanowisk do poszczególnych kategorii,
• kontrolę spójności pomiędzy rodzinami stanowisk,
• identyfikację nietypowych wyników wymagających ponownej analizy.

Efekt

Powstaje przejrzysta architektura:

stanowisko → wynik wartościowania → kategoria zaszeregowania.

Stanowi ona podstawę do kolejnego kroku: uporządkowania struktury wynagrodzeń.

ETAP VI – Raport końcowy i rekomendacje

Projekt kończymy raportem oraz spotkaniem podsumowującym z HR i osobami decyzyjnymi.

Raport obejmuje m.in.:

• wyniki wartościowania,
• hierarchię stanowisk,
• kategorie zaszeregowania,
• zidentyfikowane niespójności,
• rekomendacje dotyczące architektury stanowisk,
• rekomendacje dotyczące dalszego rozwoju systemu,
• zasady wartościowania nowych lub zmienianych stanowisk.

Dzięki temu organizacja nie otrzymuje jednorazowej tabeli, lecz metodę, którą może dalej stosować samodzielnie.

Co otrzymuje organizacjia?

W zależności od wybranego zakresu projektu przekazujemy:

1. analityczno-punktową metodę wartościowania stanowisk,
2. katalog kryteriów wraz z definicjami,
3. poziomy oceny i wagi kryteriów,
4. instrukcję stosowania metody,
5. rekomendacje dotyczące architektury stanowisk,
6. ujednolicony katalog stanowisk,
7. kartę opisu stanowiska pracy,
8. narzędzie do przygotowywania opisów stanowisk,
9. szkolenie dla HR i menedżerów z opisywania stanowisk,
10. szkolenie zespołu/komisji wartościującej,
11. materiał instruktażowy dla zespołu wartościującego,
12. zweryfikowane lub przygotowane opisy stanowisk – zgodnie z ustalonym zakresem,
13. wartościowanie 100% stanowisk objętych projektem,
14. kompletną punktację stanowisk,
15. kategorie zaszeregowania wraz z przedziałami punktowymi,
16. raport końcowy wraz z rekomendacjami,
17. spotkanie prezentujące wyniki projektu.

Dlaczego nie warto odkładać wartościowania?

Wartościowanie stanowisk nie powinno być traktowane wyłącznie jako odpowiedź na nowe regulacje.

Dobrze przygotowany system pozwala organizacji odpowiedzieć na pytania:

Dlaczego te dwa stanowiska znajdują się w różnych kategoriach?

Dlaczego stanowiska z różnych działów mogą być uznane za pracę o porównywalnej wartości?

Na podstawie jakich obiektywnych kryteriów organizacja różnicuje poziomy stanowisk?

Czy obecna struktura wynagrodzeń odpowiada rzeczywistej wartości pracy?

Jak zaklasyfikować nowe stanowisko, które powstanie za rok lub dwa?

Harmonogram

Szczegółowy harmonogram ustalamy po poznaniu:

• liczby pracowników,
• liczby unikalnych stanowisk,
• jakości istniejących opisów stanowisk,
• struktury organizacyjnej,
• zakresu wybranego przez Klienta.

Projekt realizowany jest etapowo:

DIAGNOZA → METODA → OPISY STANOWISK → WARTOŚCIOWANIE → KALIBRACJA → KATEGORIE ZASZEREGOWANIA → RAPORT

Proces tworzy certyfikowana audytorka: Adriana Głuchowska