Część A akt osobowych

Cykl „Dokumentacja Pracownicza” – część A akt osobowych

Przygotowaliśmy dla Państwa cykl artykułów dotyczących prowadzenia akt osobowych pracowników. Co tydzień, we wtorek publikowany będzie kolejny artykuł dotyczący części B, C, D oraz E. Nowością, która 13 marca 2023 roku pojawiła się w dokumentacji pracowniczej, jest właśnie 5 część akt osobowych – część E – która również zostanie poruszona w naszym cyklu.

W dzisiejszym wpisie skupiliśmy się na części A akt osobowych. Zapraszamy do zapoznania się z treścią niniejszego artykułu.

Spis treści:

• Dokumentacja pracownicza a obowiązki pracodawcy
• Z czego składa się dokumentacja pracownicza?
• Części tematyczne w aktach pracowniczych
• Akta osobowe – część A
• Okres przechowywania akt pracowniczych

Dokumentacja pracownicza a obowiązki pracodawcy

Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, każdy pracodawca ma obowiązek prowadzenia i przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników (dokumentacji pracowniczej).

UWAGA! Jeżeli pracodawca nie prowadzi dokumentacji pracowniczej, nie przechowuje dokumentacji pracowniczej, przez okres wskazany w przepisach Kodeksu Pracy albo przez dłuższy okres, jeżeli wynika on z odrębnych przepisów oraz jeżeli pozostawia dokumentację pracowniczą w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem podlega karze grzywny od 1 000 zł do 30 000 zł.

Z czego składa się dokumentacja pracownicza?

Dokumentacja pracownicza to zbiór dokumentów dotyczących zatrudnienia i przebiegu pracy danego pracownika. Składa się z akt osobowych oraz pozostałych dokumentów związanych ze stosunkiem pracy. Pracodawca ma obowiązek prowadzić dokumentację pracowniczą dla wszystkich zatrudnionych osób.

Na dokumentację pracowniczą składają się:

- akta osobowe;
- dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.

Na dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy składają się:

- dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy;
- dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego;
- karta (lista) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych;
- karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację

Uwaga!
Dokumentację pracowniczą możesz prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej.

Części tematyczne w aktach pracowniczych

Oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w części A, B, C,D oraz E akt osobowych pracownika, powiązane ze sobą tematycznie, można przechowywać w wydzielonych częściach, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery A1, B1, C1,D1, E1 i kolejne. W takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu oświadczeń lub dokumentów dotyczy każdej z wydzielonych części.

Akta osobowe – część A

W tej części znajdują się dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie. Dlatego też pracodawca może żądać od osoby kandydata na dane stanowisko złożenia następujących dokumentów:

• Oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie tj.:,

1. CV (tylko pod warunkiem uzyskania odpowiednich zgód przechowywania po zakończeniu procesu rekrutacji), wypełniony kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie,
2. świadectwo pracy z poprzednich miejsc pracy,
3. dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy (np. świadectwa i dyplomy potwierdzające wykształcenie, ukończone kursy, szkolenia lub posiadane uprawnienia),
4. inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów (np. w przypadku osób ubiegających się o zatrudnienie w służbie cywilnej - oświadczenie o niekaralności);

• Skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące:

1. wstępnych badań lekarskich osób przyjmowanych do pracy,
2. aktualnych badań wstępnych, okresowych lub kontrolnych osób przyjmowanych ponownie do pracy u tego samego pracodawcy na to samo stanowisko lub na stanowisko o takich samych warunkach pracy w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy z tym pracodawcą,
3. stwierdzenia braku przeciwwskazań do pracy w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie, przedstawionych przez osoby przyjmowane do pracy u innego pracodawcy na dane stanowisko w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy (jeżeli nowy pracodawca stwierdził, że warunki opisane w skierowaniu na badania wystawionym przez poprzedniego pracodawcę odpowiadają warunkom występującym na stanowisku pracy, na którym ta osoba ma zostać zatrudniona),
4. badań lekarskich osób przyjmowanych do pracy, ale pozostających jednocześnie w stosunku pracy z innym pracodawcą (w takim przypadku pracownik przedkłada nowemu pracodawcy aktualne orzeczenie lekarskie, uzyskane w ramach wstępnych, okresowych lub kontrolnych badań lekarskich z zakładu pracy, w którym jest równolegle zatrudniony, oraz skierowanie do wykonania tych badań).

• Osoba ubiegająca się o zatrudnienie może ponadto przedłożyć, z własnej inicjatywy, inne dokumenty potwierdzające jej kwalifikacje i umiejętności zawodowe, np.:

1. świadectwa ukończenia kursów bądź szkoleń;
2. certyfikaty;
3. dyplomy;

• Pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

1. imię (imiona) i nazwisko,
2. imiona rodziców,
3. datę urodzenia,
4. miejsce zamieszkania (adres do korespondencji);
5. wykształcenie,
6. przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Pracodawca nie może więc żądać od kandydata do pracy innych danych, np. o stanie cywilnym, rodzinnym. Żądanie od kandydata do pracy innych informacji, np. zaświadczenia o niekaralności, jest dopuszczalne tylko w sytuacji, gdy ze względu na rodzaj zatrudnienia zezwalają na to odpowiednie przepisy prawa lub gdy jest w nich zapisane, że określone stanowisko może objąć jedynie osoba wcześniej niekarana. W innych przypadkach żądanie od osoby ubiegającej się o zatrudnienie takiego zaświadczenia jest niedopuszczalne.

Okres przechowywania akt pracowniczych

Ostatnim tematem, jaki zostanie poruszany w naszym artykule, dotyczy przechowywania dokumentacji pracowniczej. Długość okresu przechowywania dokumentacji jest uzależniona od daty zatrudnienia pracownika. Dokumentacja pracowników zatrudnionych od 01.01.2019 roku przechowywana jest przez okres 10 lat. Dokumentacja pracowników zatrudnionych przed tą datą powinna być przechowywana przez okres 50 lat. Okres przechowywania dokumentacji liczymy od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Okres przechowywania dokumentacji pracowników zatrudnionych w latach 1999-2018 może ulec skróceniu z 50 do 10 lat, jeśli pracodawca złoży w ZUS oświadczenie ZUS OSW i raport ZUS RIA. Pod tym linkiem znajdziecie Państwo opublikowaną przez ZUS instrukcję w formie PDF jak prawidłowo wypełnić oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych ZUS OSW i ZUS RIA.

Podsumowanie

Dokumentacja pracownicza to kluczowy element w relacjach między pracodawcą a pracownikiem. Składa się z akt osobowych oraz dokumentów związanych z przebiegiem zatrudnienia, takich jak ewidencja czasu pracy, urlopów czy wynagrodzeń. Zgodnie z aktualnymi przepisami, dokumentacja ta musi być prowadzona w sposób rzetelny, przechowywana przez określony czas (najczęściej 10 lat) i może mieć formę papierową lub elektroniczną.

Prawidłowe prowadzenie dokumentacji nie tylko zapewnia zgodność z przepisami prawa pracy, ale także chroni interesy obu stron stosunku pracy – ułatwia rozwiązywanie sporów, kontrolę urzędową i sprawne zarządzanie kadrami. Dlatego jej uporządkowanie, terminowe aktualizowanie i właściwe archiwizowanie to obowiązek, którego żaden pracodawca nie może lekceważyć.

 

Najczęściej zadawane pytania i odpowiedzi:

Czy pracownik ma prawo wglądu do części A?

Tak, pracownik ma prawo wglądu do swoich akt osobowych, w tym również do części A, która zawiera dokumenty związane z ubieganiem się o pracę

Jak długo należy przechowywać dokumenty w części A?

Dokumenty w części A akt osobowych, zgodnie z przepisami, należy przechowywać przez cały okres zatrudnienia pracownika oraz przez 10 lat od zakończenia stosunku pracy (dla umów zawartych po 1 stycznia 2019 roku). W niektórych przypadkach, gdy dokumentacja może być dowodem w postępowaniu sądowym, może być przechowywana dłużej

Czy dokumenty w części A powinny być przechowywane w formie papierowej, czy elektronicznej?

Dokumenty w części A akt osobowych mogą być przechowywane zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.