Ekwiwalent za urlop wypoczynkowy - Kiedy pracodawca go wypłaca?

Urlop wypoczynkowy to forma odpoczynku od pracy, która jest przewidziana dla pracowników  na podstawie przepisów prawa pracy. Pracownik nie może odmówić prawa do urlopu, a co za  tym idzie, czas wypoczynku musi być zaplanowany i uzgodniony z pracodawcą. Co w przypadku kiedy kończymy współpracę, a nie zdążyliśmy wykorzystać należnego urlopu?  Urlop przepadnie? Nie przestawaj czytać, by się dowiedzieć!

Spis treści:

• Czy urlop przepada jeśli nie zdążymy go wykorzystać?
• Jak obliczyć ekwiwalent za urlop - obliczanie współczynnika w 2024 roku
• Jak obliczyć ekwiwalent za urlop wypoczynkowy, którego nie wykorzystaliśmy?
• Podstawa wymiaru ekwiwalentu
• Termin wypłaty ekwiwalentu za urlop

Czy urlop przepada jeśli nie zdążymy go wykorzystać?

Oczywiście, że nie. Urlop, który nie został wykorzystany do czasu rozwiązania stosunku pracy,  jest wypłacany pracownikowi jako ekwiwalent za urlop. Ekwiwalent dotyczyć może obecnego urlopu i urlopu zaległego, który nie został wykorzystany w  czasie. 

Uwaga! 

Art.171 Kodeks Pracy: 

• 3. Pracodawca nie ma obowiązku wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego, o którym mowa w  § 1, w przypadku gdy strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania  pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym  pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym  pracodawcą. 

Wyjątek! 

Pracodawca nie musi wypłacać ekwiwalentu za urlop, jeśli bezpośrednio po zakończeniu umowy  podpisuje kolejną umowę z tym samym pracownikiem. 

Dowiedz się więcej na temat zatrudniania na dedykowanych warsztatach

Jak obliczyć ekwiwalent za urlop - obliczanie współczynnika w 2024 roku

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop zaczynamy obliczać od ustalenia współczynnika.  Współczynnik zmienia się co roku, dlatego należy dokładnie sprawdzać jakie dane używamy do  obliczeń. 

365 dni roku – (52 niedziele + 11 dni świątecznych + 52 soboty): 12 = 20,92 250 dni : 12 = 20,92 

Osoby, które nie są zatrudnione na cały etat a tylko na część, przeliczamy proporcjonalnie: 

3/4 etatu wynosi: 20,92 x 3/4 = 15,69 

1/2 etatu wynosi: 20,92 x 1/2 = 10,46  

1/3 etatu wynosi: 20,92 x 1/3 = 6,9  

1/4 etatu wynosi: 20,92 x 1/4 = 5,21

Uwaga!

19 pkt. 3 Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8.01.1997 r. w sprawie  szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia  za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop

Jeżeli pracownik jest zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy, wartość współczynnika, ustaloną zgodnie z ust. 2, obniża się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika. 

Jak obliczyć ekwiwalent za urlop wypoczynkowy, którego nie wykorzystaliśmy?

Obliczając ekwiwalent, należy pamiętać o następujących składnikach: 

1. Ustal podstawę wymiaru ekwiwalentu 
2. Ekwiwalent za 1 godzinę urlopu podziel przez liczbę godzin, która jest dobową normą czasu  pracy, obowiązującej osobę zatrudnioną 
3. Otrzymany wynik pomnóż przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu 

Podstawa wymiaru ekwiwalentu

• składniki stałe miesięczne (wysokość miesięcznego wynagrodzenia) 
• składniki zmienne miesięczne 
• składniki za okresy dłuższe niż miesiąc 

Przykład

Pani Ewie kończy się umowa o pracę z końcem miesiąca, nie może wykorzystać urlopu ze  względu na charakter pracy, jaką wykonuje. Urlop, który zostaje do wykorzystania to 10 dni  (80 godzin).  

Pani Ewa pracuje na cały etat, 8 godzin, jej miesięczne stałe wynagrodzenie to 4300 zł brutto. 

4300 (stałe miesięczne wynagrodzenie): 20,92 (współczynnik) = 205,54 (stawka za jeden dzień  urlopu) 

205,54: 8 godzin (dobowa norma czasu pracy) = 25,69 (stawka za godzinę urlopu) 25,69 x 80 (godzin urlopu) = 2055,40 zł brutto

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Termin wypłaty ekwiwalentu za urlop

Kodeks Pracy odnosi się do wypłat wynagrodzeń dla pracownika, który pozostaje w stosunku  pracy z pracodawcą, nie reguluje natomiast wynagrodzeń po ustaniu stosunku pracy. 

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop powinien być wypłacony w ostatnim dniu pracy,  stanowisko zostało potwierdzone wyrokiem Sądu Najwyższego z dnia grudnia 1996 r. 

Stanowisko Państwowej Inspekcji Pracy: 

„Pracodawca raz w miesiącu sporządza listę płac dla wszystkich pracowników świadczących  pracę w danym miesiącu, nalicza wynagrodzenia, odprowadza należne składki na ubezpieczenia  społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy. Jako prawidłową należy jednak przyjąć zasadę, iż  wypłata wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych ze stosunkiem pracy powinna  nastąpić najpóźniej w dniu, w którym dochodzi do rozwiązania umowy o pracę. Czyli należy się  opowiedzieć za drugim poglądem. Z dniem zakończenia stosunku pracy dochodzi bowiem do  zerwania więzi prawnej łączącej pracodawcę i pracownika. W dniu ustania stosunku pracy  uprawniona do wynagrodzenia za pracę osoba nie jest już faktycznie pracownikiem i w związku z  tym nie ma już zastosowania do niej obowiązujący w danym zakładzie pracy termin wypłacania  wynagrodzenia. Co za tym idzie w dniu rozwiązania stosunku pracy, wynagrodzenie staje się wymagalne i pracodawca powinien je pracownikowi wypłacić”. 

Uwaga!  

Ekwiwalent może być wypłacony za urlop zaległy i obecny.

Chcesz dowiedzieć się więcej na temat rozliczeń i dokumentacji pracowniczej?

Agnieszka Pietrzak

Trener

Inspektor ds. kadr i płac, ukończone studia w zakresie administracji publicznej. Autorka tekstów branżowych dla znanych redakcji kadrowo-płacowych. Aktywnie działający Członek Stowarzyszenia Specjalistów Kadr i Płac. Znana w social mediach jako Mobilna Kadrowa, z pasją przekazuje wiedzę pracownikom i pracodawcom.

Dowiedz się więcej