Planowanie urlopu 2023 – Jak rozpisać plan urlopów?

Kiedy należy przygotować plan urlopów ? Czy plan urlopów jest wiążący? Czy pracodawca ma możliwość narzucenia terminu urlopu na cały rok z góry? Sprawdziliśmy dla Ciebie najnowsze wytyczne dotyczące planowania urlopów na rok 2023. Przeczytaj artykuł by dowiedzieć się, czy te rozporządzenia dotyczą również Twojej firmy lub jakie posiadasz prawa jako zatrudniony.

1. Co mówi o planowaniu urlopu Kodeks Pracy
2. Co powinno znaleźć się w planie urlopowym
3. Rozpisanie planu urlopowego
4. Czy plan urlopowy jest wiążący?
5. Zmiany i przesunięcia terminów w planie urlopowym 2023
6. Podsumowanie

Co mówi o planowaniu urlopu Kodeks Pracy? Czym dokładnie jest plan urlopowy i kto jest zobowiązany do jego rozpisania?

Zatrudnianie pracowników wiąże się z koniecznością dopełnienia wielu obowiązków dotykających różnych sfer pracy. Im więcej zatrudnionych, tym więcej pojawia się trudności związanych głównie z planowaniem ciągłości pracy, grafikiem obecności oraz doprecyzowaniem urlopów. W tej kwestii pomocne może okazać się wcześniejsze zaplanowanie urlopów.

Zgodnie z art. 163 § 1 Kodeksu Pracy obowiązującego w Polsce, każdy przedsiębiorca zatrudniający pracowników jest zobowiązany do sporządzenia planu urlopowego. Jego opracowanie powinno uwzględniać wnioski urlopowe składane przez pracowników oraz konieczność zachowania ciągłości wykonywania pracy w firmie. Należy w tym miejscu podkreślić, że jeśli wniosek zatrudnionego będzie kolidował z interesem przedsiębiorstwa, pracodawca ma prawo do odmowy udzielenia urlopu w wybranym przez pracownika terminie. Zgodnie ze wskazanym powyżej artykułem w planie urlopowym nie uwzględnia się urlopu na żądanie, którego pracodawca nie może odmówić zatrudnionemu, jednak jest to maksymalnie 4 dni w ciągu roku kalendarzowego. Ponadto opracowany plan urlopowy musi zostać podany do wiadomości wszystkich pracowników, zgodnie z procedurami obowiązującymi w danym przedsiębiorstwie – wywieszenie informacji na tablicy informacyjnej, poinformowanie na spotkaniu pracowniczym, wysłanie korespondencji mailowej.

Co powinno znaleźć się w planie urlopowym? Jak rozpisać plan urlopów

O sporządzeniu rocznego planu urlopowego pracodawca musi poinformować zatrudnionych pracowników. Nie występują w polskim prawie żadne ograniczenia dotyczące formy przekazania planu. Proces ten może zatem odbywać się zgodnie z wewnętrznymi zasadami każdej organizacji.

W każdym prawidłowo opracowanym planie pracodawca musi uwzględnić:

• urlop bieżący – informacja ile dni przysługuje zatrudnionemu w aktualnym planie urlopowym,
• pierwszy urlop w karierze zawodowej – urlop uzyskany przez pracownika poprzez podjęcie pierwszej pracy. W danym roku kalendarzowym jest to prawo do odbycia urlopu w wymiarze 1/12 po przepracowaniu jednego roku w firmie. W momencie zatrudnienia pracownikowi nie przysługuje prawo do odbycia urlopu wypoczynkowego.
• urlop zaległy – informacja o ilości dni jakie pozostały pracownikowi do wykorzystania z poprzedniego okresu urlopowego,
• urlop uzupełniający

W planie urlopowym pracodawca nie ma obowiązku zamieszczania urlopu „na żądanie”, ponieważ jest to urlop nieplanowany, który zazwyczaj pracownicy pobierają w nagłych sytuacjach (choroba, sprawy rodzinne, itp.). W planie zatem, zakładając że pracownikowi przysługuje 26 dni urlopu, należy uwzględnić proporcjonalnie 22 dni (bez 4 dni urlopu „na żądanie”).

Plan urlopowy należy stworzyć przed rozpoczęciem się okresu, którego dotyczy. Projekt urlopu z uwzględnieniem wniosków pracowników lub sugestii pracowników należy zaprezentować najpóźniej dnia 31 grudnia w roku poprzedzającym okres urlopowy. To znaczy, że plan urlopu na rok 2023, należało przedstawić 31 grudnia 2022 roku. Nie jest to jednak wymóg określany w Kodeksie Pracy lub innych ustawach. Jest to rekomendacja dla pracodawców, którzy potrzebują sprawnego zarządzania urlopami dużej ilości pracowników.

W przypadku, gdy pracownicy nie zdążyli przesłać propozycji terminów, w jakich planują wypoczynek, pracodawca samodzielnie zamieszcza te pozycje w planie urlopowym z koniecznością zapisania 14 nieprzerwanych, kalendarzowych dni wypoczynku.

Istnieje również możliwość przygotowania planu urlopowego w późniejszym terminie i nie koliduje to z możliwością wysłania pracownika na wolne z początkiem nowego roku. Przepisy nie nakazują również tworzenia planu rocznego. Dopuszczalne jest opracowanie planu urlopowego obejmującego poszczególne działy na okres krótszy, jak np. na pół roku lub na kwartał.

Rozpisanie planu urlopowego

Najbardziej przejrzystym i wygodnym rozwiązaniem jest przygotowanie tabeli, w której znajdą się dane pracowników oraz daty kalendarzowe określające urlop. Przydatne jest tutaj narzędzie programu Excel. Kodeks pracy dopuszcza także wykonanie podstawowej rozpiski na kartce. Dopuszczalne jest również stosowanie innych narzędzi jak darmowe opcje udostępniane dla użytkowników Google. Rozpisanie planu urlopowego dla pracowników nie jest opatrzone narzuconymi z góry regulacjami prawnymi. Istotne jest to by plan był czytelny i został przekazany do wiadomości zatrudnionych pracowników, bez względu na to jakie instrumenty wykorzystano do jego przygotowania.

W rozpisanym planie urlopowym zatrudnionych muszą również znaleźć się urlopy pracowników, którzy powracają do firmy po dłuższej nieobecności, takiej jak np. urlop bezpłatny, urlop macierzyński, urlop wychowawczy.

Czy plan urlopowy jest wiążący?

Plan urlopów jest dokumentem wiążącym i dotyczy relacji pomiędzy pracownikiem i pracodawcą. Wpisanie w plan urlopowy terminu, w którym pracownik udaje się na wypoczynek, stanowi tym samym nabycie przez niego prawa do jego wykorzystania. Na tej podstawie pracownik może rościć od pracodawcy wykonania obowiązku udzielenia urlopu, w terminie jaki został uwzględniony w planie.

Należy w tym miejscu jednak podkreślić, że zamieszczenie poszczególnych dat w planie urlopowym nie jest jednoznaczne z bezwzględnym nakazem udania się na wypoczynek w określonym terminie. Pracownik na zasadzie porozumienia z pracodawcą, może w wnioskować o zmianę zaplanowanego urlopu na inny termin.

Zmiany i przesunięcia terminów w planie urlopowym 2023

Dokonywanie zmian w planie urlopowym jest dozwolone na zasadzie porozumienia pomiędzy pracodawcą a pracownikiem. Istnieją jednak sytuacje, w których pracodawca jest zobowiązany do naniesienia zmian z powodów, takich jak:

• czasowe wykluczenie pracownika z pracy na skutek choroby,
• izolacja pracownika spowodowana chorobą zakaźną lub kwarantanną,
• urlop macierzyński,
• powołanie zatrudnionego na szkolenie lub ćwiczenia wojskowe do 3 miesięcy

W pozostałych przypadkach pracodawca może, lecz nie posiada takiego obowiązku, przesunąć lub zmienić termin udania się na urlop wypoczynkowy. Do takich sytuacji zalicza się:

• złożenie wniosku przez pracownika z uwzględnieniem umotywowania prośby o zmianę urlopu ważnymi, nieprzewidzianymi wcześniej przyczynami,
• zmiany spowodowane szczególnymi potrzebami pracodawcy. Zazwyczaj są to sytuacje, w których nieobecność pracownika przyczyniłaby się do poważnych zakłóceń w funkcjonowaniu firmy.

Podsumowanie

Podsumowując, opracowanie planu urlopowego jest procedurą, która pozwala pracodawcy na uporządkowanie kalendarza wypoczynkowego pracowników i zachowanie ciągłości funkcjonowania firmy. Jest to dokument wiążący, potwierdzający posiadanie prawa zatrudnionego do odbycia urlopu wypoczynkowego. Na wniosek pracownika istnieje możliwość korygowania wcześniej zaakceptowanych planów urlopowych, o których należy poinformować pozostałych pracowników. Planowanie urlopów wypoczynkowych na rok 2023 powinno uwzględniać także zaległe, niewykorzystane urlopy pracowników oraz urlopy zatrudnionych powracających po dłuższej nieobecności do firmy, czyli po odbyciu urlopu wychowawczego, macierzyńskiego lub pobrania bezpłatnego urlopu.

Uwaga!

10 stycznia 2023 roku Rada Ministrów przyjęła projekt nowelizacji Kodeksu Pracy. Urlop opiekuńczy, urlop z tytułu siły wyższej i zmiany w urlopach rodzicielskich – to nowości w urlopach dla pracowników, których można się spodziewać w 2023 r.

Obecny wymiar urlopu ma zwiększyć się za sprawą nowelizacji Kodeksu Pracy do 35 dni wolnych: obecnie jest to 26 dni urlopu, do tego będzie prawo do 5 dni urlopu opiekuńczego, 2 dni z powodu „siły wyższej” i 2 dwóch dni opieki nad dzieckiem.

Aby przygotować się do zmian jakie czekają nas w 2023 roku, zapraszamy do korzystania z naszych szkoleń, których tematyka skoncentrowana jest na zmianach w Kodeksie Pracy w 2023 roku.

A jeśli chcielibyście uzupełnić już zdobytą wiedzę, skorzystajcie z naszego bezpłatnego webinaru, którego tematyka skupi się na dokumentach kadrowych, które w związku z nowelizacja Kodeksu Pracy należy zaktualizować.

Pytania i odpowiedzi

• Kto musi stworzyć plan urlopów? Plan tworzy pracodawca z uwzględnieniem wniosków pracowników.
• Jak rozpisać plan urlopów? Plan najlepiej rozpisać w tabeli programu Excel. Kodeks Pracy pozostawia jednak dowolność opracowania planu urlopowego.
• Czy plan urlopów jest wiążący? Tak, jest to nabycia prawa do urlopu przez pracownika. Nie oznacza to jednak bezwzględnego nakazu udania się na wypoczynek w tym terminie. Jego zmiana odbywa się na zasadzie porozumienia się z pracodawcą.
• Kiedy tworzy się plan urlopów? Kodeks pracy pozostawia w tej kwestii dowolność pracodawcy. Zaleca się stworzenie planu na dzień 31 grudnia dla roku następnego. Istnieje jednak możliwość opracowania planu w późniejszym terminie.
• Czy pracownik ma obowiązek zaplanować urlop na cały rok? Pracownik nie ma takiego obowiązku.
• Czy urlop zaległy się planuje? Pracodawca ma obowiązek uwzględnienia w planie urlopowym zaległego urlopu pracownika.
• Czy pracodawca może narzucić termin urlopu na rok 2023? Pracodawca może zasugerować termin urlopu na rok 2023, jeśli nie otrzyma od pracownika w ustalonym czasie wniosku urlopowego. Nie jest to jednak termin ostateczny, a pracownik ma możliwość dokonania zmiany daty udania się na wypoczynek.

Daniel Pałyga

Trener

Były Inspektor Pracy w Okręgowym Inspektoracie Pracy w Opolu. Wieloletni trener, wykładowca na uczelni wyższej, który przeprowadził ponad 2000 godzin szkoleń. Specjalista z zakresu prawa pracy, legalności zatrudnienia oraz bezpieczeństwa i higieny pracy. Od 1997 związany z szeroko pojętym zarządzaniem ludźmi. Posiada doświadczenie z zakresu stosowania i interpretacji dokonywanych przez organy państwowe oraz najlepszych praktyk stosowanych przez podmioty prywatne.

Dowiedz się więcej