Zmiana warunków zatrudnienia w praktyce

26 kwietnia 2023 roku weszła w życie nowelizacja przepisów. Umożliwia ona pracownikowi złożenie wniosku o zmianę umowy o pracę na umowę na czas nieokreślony lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy. Wniosek ten - złożony przez pracownika, który zatrudniony jest od co najmniej 6 miesięcy u danego pracodawcy - pracownik może złożyć raz w danym roku kalendarzowym. Zmiana warunków zatrudnienia to dla Ciebie wyzwanie? Przeczytaj artykuł i dowiedz się wszystkiego, co ważne. Spis treści:

• Czym jest informacja o warunkach zatrudnienia i co powinna zawierać po nowelizacji?
• Od kiedy obowiązuje nowa rozszerzona informacja o warunkach zatrudnienia?
• Czy trzeba zaktualizować informację o warunkach zatrudnienia pracowników zatrudnionych przed wejściem w życie nowej ustawy?
• Nowy obowiązek informacyjny - ile czasu ma pracodawca na poinformowanie pracownika?
• Szczegółowa informacja o warunkach zatrudnienia przy pracy zdalnej
• Szczegółowa informacja o warunkach zatrudnienia przy pracy za granicą
• Nowelizacja przepisów - czym jest porozumienie zmieniające i wypowiedzenie zmieniające?

Czym jest informacja o warunkach zatrudnienia i co powinna zawierać po nowelizacji?

Informacja o warunkach zatrudnienia to dokument, który otrzymuje pracownik. Do 25 kwietnia 2023 roku, informację o warunkach zatrudnienia regulował art.29 par. 3 Kodeksu Pracy. Pracodawca zobligowany był przekazać pracownikowi na piśmie informację o obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy, częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę, wymiarze przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego, długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę i układzie zbiorowym pracy, którym pracownik był objęty. Dodatkowo, jeżeli pracodawca nie był zobligowany do ustalania regulaminu pracy, w dokumencie musiały znaleźć się zapisy mówiące o porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia i sposobach potwierdzenia obecności w pracy oraz usprawiedliwienia nieobecności. Dokument ten należało przekazać pracownikowi w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy. 

Warunki pracy i płacy po zmianach

Obecnie, informację o warunkach zatrudnienia należy przekazać pracownikowi w ciągu 7 dni od dnia dopuszczenia go do pracy. Po nowelizacji przepisów informacja o warunkach zatrudnienia powinna zawierać informacje o:

• obowiązującym pracownika dobowym i tygodniowym wymiarze czasu pracy,
• przerwach w pracy, które przysługują pracownikowi,
• dobowym i tygodniowym odpoczynku, który przysługuje pracownikowi,
• zasadach dotyczących pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty za jej wykonanie,
• zasadach przechodzenia ze zmiany na zmianę - jeżeli występuje praca zmianowa,
• zasadach przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy - jeżeli praca wykonywana jest w kilku miejscach,
• innych niż określone w umowie o pracę składnikach wynagrodzenia, a także o świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych,
• wymiarze urlopu wypoczynkowego, który przysługuje pracownikowi - jeżeli informacji tej nie można określić, to należy zawrzeć informację o procedurach jego ustalania i przyznawania,
• procedurze, która obowiązuje w przypadku rozwiązania stosunku pracy, pracodawca musi dodatkowo zawrzeć informacje o wymogach formalnych, długości okresu wypowiedzenia (a jeżeli jego określenie nie jest możliwe, należy zawrzeć informację o sposobie jego ustalania) oraz terminie odwołania się do sądu pracy,
• prawie pracownika do szkoleń - jeżeli pracodawca je zapewnia,
• układzie zbiorowym lub innym porozumieniu zbiorowym, którym pracownik jest objęty.

Od kiedy obowiązuje nowa rozszerzona informacja o warunkach zatrudnienia?

Nowelizacja przepisów Kodeksu Pracy weszła w życie 26 kwietnia 2023 roku. Nowelizacja przepisów nastąpiła na skutek wejścia w życie dyrektywy w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej oraz dyrektywy work-life balance.

Czy trzeba zaktualizować informację o warunkach zatrudnienia pracowników zatrudnionych przed wejściem w życie nowej ustawy?

W przypadku pracowników, którzy byli zatrudnieni w momencie wejścia w życie omawianych przepisów, czyli 26 kwietnia 2023 roku, pracodawca na wniosek pracownika obowiązany jest do zaktualizowania stosowanych informacji dodatkowych. Pracodawca ma obowiązek dokonania tego czynu w terminie 3 miesięcy, od dnia, w którym pracownik złożył stosowny wniosek.

Nowy obowiązek informacyjny - ile czasu ma pracodawca na poinformowanie pracownika?

Obecnie, pracodawca zobligowany jest przekazać pracownikowi informację o warunkach zatrudnienia w ciągu 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy. Co więcej, pracodawca zobowiązany jest - nie później niż w ciągu 30 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy - poinformować pracownika o nazwie instytucji zabezpieczenia społecznego. Mowa tutaj o instytucji, do której wpływają składki na ubezpieczenie społeczne związane ze stosunkiem pracy oraz o ochronie związanej z zabezpieczeniem społecznym, którą zapewnia pracodawca. Należy pamiętać, że pracodawca jest zobligowany w ciągu 7 dni poinformować pracownika o każdorazowej zmianie adresu siedziby lub zamieszkania pracodawcy.

Chcesz lepiej przygotować się do pełnienia funkcji kadrowego?

Poznaj program szkolenia: Kompendium wiedzy kadrowego

Szczegółowa informacja o warunkach zatrudnienia przy pracy zdalnej

Po nowelizacji przepisów informacja o warunkach zatrudnienia powinna obejmować zapisy takie jak:

1. określenie jednostki organizacyjnej pracodawcy, w której znajduje się stanowisko pracy pracownika, który wykonuje pracę zdalną.
2. wskazanie osoby lub organu, którzy będą odpowiedzialni za współpracę z pracownikiem, który wykonuje pracę zdalną oraz osób upoważnionych do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania pracy.

Zasady pracy zdalnej powinny zostać zawarte w regulaminie lub porozumieniu. Powinny one zawierać informację takie jak określenie grupy pracowników, którzy uprawnieni są do pracy zdalnej oraz zasady dotyczące pokrywania kosztów pracy zdalnej przez pracodawcę, ustanowienie ekwiwalentu pieniężnego, zdalnego porozumiewania się, kontroli w miejscu pracy, kontroli w zakresie BHP czy instalacji oraz aktualizacji oprogramowania. 

Szczegółowa informacja o warunkach zatrudnienia przy pracy za granicą

Nowelizacja przepisów, przynosi również zmiany w informacji o warunkach zatrudniania w przypadku pracowników skierowanych za granicę. Jeżeli pracodawca skieruje swojego pracownika na okres, który przekracza 4 kolejne tygodnie, pracodawca zobligowany jest do przekazania informacji o:

• państwie, w którym  praca zdalna ma być wykonywana,
• przewidywanym czasie i terminie pracy za granicą,
• walucie, w której wypłacane ma być wynagrodzenie za wykonywanie pracy za granicą,
• świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych, które związane są z wykonywaniem pracy za granicą - o ile świadczenia te przewidują przepisy prawa pracy lub wynikają one z umowy o pracę,
• zapewnieniu lub nie powrotu pracownika do Polski,
• warunkach powrotu do kraju - o ile powrót ten zapewnia pracodawca.

Zmiana warunków zatrudnienia i pracy za granicą - O czym musi pamiętać pracodawca?

Dodatkowo pracodawca przed oddelegowaniem swojego pracownika do pracy za granicą, obowiązany jest do poinformowania pracownika o wysokości wynagrodzenia za pracę, które przysługuje zgodnie z prawem państwa członkowskiego, na którego terytorium pracownik wykonuje pracę. Ponadto pracodawca musi poinformować pracownika o dodatku z tytułu delegowania lub regulacjach, które dotyczą zwrotu wydatków na pokrycie kosztów podróży, wyżywienia i zakwaterowania.  Pracodawca powinien przekazać pracownikowi również link do oficjalnej strony internetowej, którą prowadzi państwo członkowskie - na którego terytorium pracownik został oddelegowany. Pracownik może znaleźć tam informację o warunkach zatrudnienia stosowanych do pracowników delegowanych. 

Nowelizacja przepisów - czym jest porozumienie zmieniające i wypowiedzenie zmieniające?

Porozumienie zmieniające to umowa pomiędzy pracownikiem a pracodawcą. Umożliwia ona zmianę warunków pracy. Porozumienie zmieniające daje możliwość negocjacji i ustalenia nowych warunków pracy i płacy. Nowe warunki umowy o pracę zawarte w porozumieniu zmieniającym zazwyczaj spisywane są w formie pisemnej. 

Zmiana warunków zatrudnienia a wypowiedzenie zmieniające

Wypowiedzenie zmieniające to jednostronna czynność pracodawcy. Jego wręczenie nie ma na celu wypowiedzenia umowy o pracę. Umożliwia ona zmianę warunków pracy lub płacy. Wypowiedzenie zmieniające wręczane jest w przypadku istotnych zmian warunków umowy, które wynikają z ustaw, a także woli stron ustalonych w umowie o pracę. Aby doszło do zmian w umowie o pracę, pracownik musi wyrazić zgodę na przyjęcie nowych warunków pracy lub płacy.

Co w przypadku odmowy przyjęcia zaproponowanych warunków?

W razie odmowy umowę o pracę rozwiązuje się z upływem okresu wypowiedzenia. 

Wypowiedzenie zmieniające dotyczy stosunku pracy, a nie zwolnienia

Należy podkreślić, że wypowiedzenie zmieniające ma na celu modyfikację stosunku pracy, a nie jego ustanie. Wypowiedzenie zmieniające musi zawierać propozycję nowych warunków zatrudnienia -  pracownik ma prawo odmówić przyjęcia zaproponowanych warunków. Odmowa przyjęcia przez pracownika zaproponowanych warunków najczęściej prowadzi do zakończenia trwania umowy.

Zmiana warunków zatrudnienia - Podsumowanie

Zmiany to jedyna stała w naszym życiu i pracy. Chcesz być na bieżąco? Dołącz do największego cyklu bezpłatnych webinarów w Polsce. Kliknij poniższą grafikę i sprawdź program.