Kalendarz kadrowego na październik 2026 - obowiązki działów kadr i płac

Verte Centrum Szkoleń>Blog>Kadry>Kalendarz kadrowego na październik 2026 - obowiązki działów kadr i płac
Kalendarz kadrowego na październik 2026 - obowiązki działów kadr i płac

Październik 2026 to kolejny miesiąc standardowych rozliczeń ZUS, PIT, PPK i PFRON. Działy kadr i płac powinny jednak zwrócić uwagę na układ kalendarza - część terminów związanych z wynagrodzeniami i PFRON wymaga wcześniejszego działania. Jak przygotować kalendarz kadrowo-płacowy na październik 2026? Poniżej najważniejsze daty.

Spis treści:

Czas pracy w październiku 2026

W październiku nie przypada żadne święto ustawowo wolne od pracy, które obniżałoby wymiar czasu pracy.

Dla pracownika zatrudnionego na pełny etat, od poniedziałku do piątku, w podstawowym systemie czasu pracy wymiar wynosi:

  • 22 dni pracy,
  • 176 godzin pracy.

5 października 2026 - ZUS dla jednostek budżetowych

Do 5 października jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe powinny przekazać dokumenty rozliczeniowe oraz opłacić składki ZUS za wrzesień 2026 r.

W październiku termin ten nie ulega przesunięciu - 5 października przypada w poniedziałek.

9 października 2026 - ważny termin wypłaty wynagrodzenia

10 października 2026 r. przypada w sobotę.

Jeżeli u pracodawcy stałym terminem wypłaty wynagrodzenia jest 10. dzień miesiąca, a sobota jest dniem wolnym od pracy, wynagrodzenie należy wypłacić wcześniej - w piątek 9 października.

Kodeks pracy wskazuje, że jeżeli ustalony dzień wypłaty wynagrodzenia jest dniem wolnym od pracy, wypłaty dokonuje się w dniu poprzedzającym.

Przed zamknięciem listy płac za wrzesień warto zweryfikować:

  • ewidencję czasu pracy,
  • godziny nadliczbowe,
  • urlopy i inne nieobecności,
  • zwolnienia lekarskie,
  • premie i dodatki,
  • potrącenia,
  • zmiany wynagrodzeń i wymiaru etatu.

15 października 2026 - ZUS i PPK

Do 15 października składki ZUS za wrzesień rozliczają płatnicy posiadający osobowość prawną, m.in. spółki kapitałowe, fundacje, stowarzyszenia czy jednostki samorządu terytorialnego.

To również ważny termin dla pracodawców prowadzących PPK. Wpłaty do PPK należy przekazać do instytucji finansowej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostały obliczone i pobrane z wynagrodzenia uczestnika.

20 października 2026 - ZUS, PIT i PFRON

20 października przypada we wtorek, dlatego termin nie ulega przesunięciu.

ZUS

Do tego dnia dokumenty rozliczeniowe i składki ZUS za wrzesień przekazują pozostali płatnicy, w tym przedsiębiorcy oraz podmioty nieposiadające osobowości prawnej zatrudniające ubezpieczonych.

PIT

Do 20 października należy rozliczyć z urzędem skarbowym zaliczki na podatek dochodowy pobrane od wypłat dokonanych we wrześniu.

PFRON

Pracodawcy objęci obowiązkiem wpłat na PFRON powinni do 20 października dokonać rozliczenia za wrzesień. Wpłat na PFRON dokonuje się do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał obowiązek.

24-25 października 2026 zmiana czasu

Dla pracowników wykonujących pracę w nocy zmiana czasu może bezpośrednio wpłynąć na faktyczny czas trwania nocnej zmiany. Jeżeli zgodnie z grafikiem pracownik powinien przepracować podczas nocnej zmiany osiem godzin, ale w związku z przejściem na czas zimowy zegary zostaną cofnięte o godzinę, rzeczywisty czas pracy może wynieść dziewięć godzin. W takiej sytuacji dodatkowa godzina może zostać uznana za pracę nadliczbową.

Taka sytuacja może wystąpić przede wszystkim w miejscach, w których praca odbywa się nieprzerwanie przez całą dobę. Przykładem są szpitale i inne placówki medyczne, zakłady produkcyjne czy przedsiębiorstwa, w których ze względu na charakter działalności konieczne jest zachowanie ciągłości pracy.

Nie każda nocna zmiana podczas przejścia na czas zimowy musi jednak oznaczać powstanie nadgodziny. Pracodawca może odpowiednio wcześniej uwzględnić zmianę czasu w harmonogramie. Jeżeli na noc, podczas której zegary zostaną cofnięte, zaplanuje siedem godzin pracy, pracownik w rzeczywistości spędzi w pracy osiem godzin. W takim przypadku nie dojdzie do przekroczenia zaplanowanego wymiaru czasu pracy.

26 października 2026 - Wn-D za wrzesień

Pracodawcy korzystający z dofinansowania do wynagrodzeń pracowników z niepełnosprawnościami powinni pamiętać o formularzu Wn-D za wrzesień 2026 r.

Standardowy termin przypada 25. dnia miesiąca, ale 25 października 2026 r. jest niedzielą. Termin przesuwa się więc na poniedziałek 26 października 2026 r. PFRON wskazuje ten termin bezpośrednio w harmonogramie Wn-D na 2026 r.

Co jeszcze powinny sprawdzić kadry w październiku?

Poza terminami rozliczeniowymi warto na bieżąco kontrolować:

  • umowy o pracę kończące się w październiku,
  • terminy badań profilaktycznych,
  • szkolenia BHP,
  • zgłoszenia i wyrejestrowania z ZUS,
  • wykorzystanie urlopów wypoczynkowych,
  • dokumentację dotyczącą absencji,
  • zmiany warunków zatrudnienia,
  • okresy zasiłkowe i dokumentację świadczeń chorobowych,
  • poprawność ewidencji czasu pracy.

Kalendarz kadrowo-płacowy na październik 2026 - najważniejsze daty

  • 5 października - ZUS dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych,
  • 9 października - wypłata wynagrodzenia, jeżeli stałym terminem wypłaty jest 10. dzień miesiąca, a sobota jest dniem wolnym od pracy,
  • 15 października - ZUS dla płatników posiadających osobowość prawną oraz wpłaty do PPK,
  • 20 października - ZUS dla pozostałych płatników, zaliczki na PIT i obowiązkowe wpłaty na PFRON,
  • 26 października - termin złożenia Wn-D za wrzesień.

Październik nie przynosi dużej liczby niestandardowych terminów, ale układ kalendarza wymaga uwagi przy wypłacie wynagrodzeń oraz składaniu Wn-D. Dla działu kadr i płac kluczowe pozostaje również bieżące pilnowanie dokumentacji pracowniczej, czasu pracy i terminów związanych z zatrudnieniem.

Czytaj więcej w Social media