Verte Ekspert Odpowiada: Ta sama nazwa stanowiska a zakres obowiązków w różnych działach - czy powinny mieć takie samo wartościowanie?

Dwa stanowiska mają tę samą nazwę, ale funkcjonują w różnych działach. Czy w takiej sytuacji powinny mieć taki sam opis i taki sam wynik wartościowania?

Nie zawsze. Ta sama nazwa stanowiska nie oznacza jeszcze, że jego rzeczywista treść pracy jest identyczna. W różnych działach zakres zadań, odpowiedzialność, samodzielność czy sposób wykonywania pracy mogą wyglądać inaczej.

Dlatego przy wartościowaniu stanowisk pracy nie warto opierać się wyłącznie na nazwie stanowiska. Kluczowe jest ustalenie, jak dana praca rzeczywiście wygląda.

Spis treści:

• Ta sama nazwa stanowiska nie zawsze oznacza tę samą pracę
• Karta opisu stanowiska musi odpowiadać rzeczywistości
• Dlaczego różne opisy mogą mieć znaczenie dla wartościowania?
• Jak sprawdzić, czy dwa podobne stanowiska rzeczywiście są takie same?
• Co zrobić, gdy opis stanowiska nie odpowiada rzeczywistej pracy?
• Czy dwa takie same stanowiska w różnych działach powinny mieć takie samo wartościowanie?
• VERTE EKSPERT RADZI

Ta sama nazwa stanowiska nie zawsze oznacza tę samą pracę

Stanowiska o tej samej nazwie mogą funkcjonować w organizacji w zupełnie inny sposób. W jednym dziale pracownik może wykonywać określony zestaw zadań, a w innym dochodzą do tego dodatkowe obowiązki, inne procesy, większa odpowiedzialność albo inny poziom samodzielności. Właśnie dlatego dwa stanowiska o tej samej nazwie mogą mieć różne opisy stanowisk. Najważniejsze jest bowiem nie to, jak stanowisko się nazywa, ale jaka jest jego rzeczywista treść pracy.

Karta opisu stanowiska musi odpowiadać rzeczywistości

Karta opisu stanowiska jest jednym z kluczowych dokumentów wykorzystywanych w procesie wartościowania stanowisk pracy. Powinna pokazywać rzeczywisty obraz stanowiska, a nie to, jak organizacja chciałaby, żeby wyglądało. Nie powinna być też tworzona pod konkretną osobę.

W praktyce należy więc sprawdzić:

• jakie zadania są rzeczywiście wykonywane,
• które zadania mają charakter stały,
• które pojawiają się okresowo,
• jakie czynności są wykonywane dodatkowo,
• jaka jest częstotliwość wykonywania poszczególnych zadań,
• jaka jest ich czasochłonność,
• jaki jest rzeczywisty poziom odpowiedzialności,
• jaki jest poziom samodzielności,
• czy wykonywane są zadania, których nie uwzględniono w karcie opisu stanowiska,
• czy wszystkie zadania formalnie przypisane do stanowiska są rzeczywiście wykonywane.

Dopiero taki obraz pozwala ocenić, czym dane stanowisko faktycznie jest w organizacji.

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Wartościowanie stanowisk pracy jako element bezpiecznego wdrożenia dyrektywy o jawności wynagrodzeń - przygotuj organizację krok po kroku

Dlaczego różne opisy mogą mieć znaczenie dla wartościowania?

Prawidłowe wartościowanie wymaga prawidłowych danych. Jeżeli informacje zawarte w dokumentacji nie odpowiadają rzeczywistemu sposobowi wykonywania pracy, również wynik wartościowania może być nieadekwatny. Może się zdarzyć, że w opisie stanowiska zostanie wskazany wysoki poziom odpowiedzialności, samodzielności czy decyzyjności, podczas gdy w praktyce zakres tych elementów jest znacznie mniejszy. Możliwa jest też sytuacja odwrotna - rzeczywista praca może obejmować więcej zadań lub większy zakres odpowiedzialności, niż wynika z dokumentacji. Dlatego tak ważne jest, aby przed wartościowaniem sprawdzić, czy dane przyjęte do oceny stanowiska są aktualne i zgodne z rzeczywistością.

Jak sprawdzić, czy dwa podobne stanowiska rzeczywiście są takie same?

Pomocnym narzędziem może być audyt stanowiskowy. Jego celem jest porównanie informacji zawartych w dokumentacji z rzeczywistym sposobem wykonywania pracy. Pierwszym krokiem jest analiza dokumentów, takich jak:

• karta opisu stanowiska,
• zakres czynności,
• struktura organizacyjna,
• dokumentacja wykorzystywana podczas wartościowania.

Następnie należy ustalić, jakie zadania są faktycznie wykonywane oraz jaka jest ich częstotliwość i czasochłonność. Do zebrania informacji można wykorzystać również kwestionariusz wypełniany przez pracownika, rozmowę audytową, a w niektórych przypadkach także obserwację stanowiska pracy. Informacje uzyskane od pracownika powinny być dodatkowo weryfikowane z kierownikiem i w kontekście funkcjonowania całej organizacji. Odpowiedzialność i samodzielność także trzeba oceniać w praktyce Różnice pomiędzy stanowiskami mogą dotyczyć nie tylko samych zadań. Znaczenie mają również:

• zakres podejmowanych decyzji,
• konieczność konsultowania działań z przełożonym,
• odpowiedzialność za dokumenty,
• odpowiedzialność za środki,
• odpowiedzialność za procesy,
• odpowiedzialność za rezultaty pracy,
• odpowiedzialność za skutki błędów.

Samo zapisanie w karcie stanowiska, że jest ono samodzielne lub wiąże się z wysoką odpowiedzialnością, nie wystarcza. Trzeba sprawdzić, czy taki poziom odpowiedzialności i samodzielności rzeczywiście występuje w codziennej pracy.

Co zrobić, gdy opis stanowiska nie odpowiada rzeczywistej pracy?

Jeżeli karta opisu stanowiska nie odzwierciedla rzeczywistości, może to wpływać na dalszy proces wartościowania. Audyt stanowiskowy może wykazać różnice pomiędzy dokumentacją a rzeczywistym charakterem pracy. Sam audyt nie zmienia automatycznie wyniku wartościowania, ale może pokazać, że dane przyjęte wcześniej do oceny były nieprawidłowe lub nieaktualne. W takiej sytuacji konieczne może być ponowne przeprowadzenie wartościowania. Szczególnej weryfikacji wymagają sytuacje, w których:

• opis stanowiska jest nieaktualny,
• jest niepełny lub zbyt ogólny,
• informacje zawarte w karcie opisu budzą wątpliwości,
• zakres faktycznie wykonywanych zadań różni się od dokumentacji,
• wyniki wartościowania budzą istotne zastrzeżenia,
• w organizacji nastąpiły zmiany zakresów obowiązków.

Czy dwa takie same stanowiska w różnych działach powinny mieć takie samo wartościowanie?

Nie można tego przesądzić wyłącznie na podstawie nazwy stanowiska. Dwa stanowiska o tej samej nazwie mogą mieć różne opisy, jeżeli różni się ich rzeczywista treść pracy. Dlatego przed porównaniem wyników wartościowania warto sprawdzić, czy faktycznie mówimy o takich samych stanowiskach pod względem:

• wykonywanych zadań,
• odpowiedzialności,
• samodzielności,
• sposobu wykonywania pracy,
• rzeczywistej roli w organizacji.

Dopiero na podstawie aktualnych i zgodnych z rzeczywistością danych można rzetelnie ocenić stanowiska i porównać ich wartość.

Podsumowanie

Ta sama nazwa stanowiska nie oznacza automatycznie tej samej treści pracy. Jeżeli dwa stanowiska funkcjonują w różnych działach, mogą różnić się zakresem zadań, odpowiedzialnością, samodzielnością i organizacją pracy. Z tego powodu ich opisy stanowisk również mogą być różne. Najważniejsze jest więc ustalenie, jak praca rzeczywiście wygląda. To właśnie rzeczywista treść stanowiska, a nie sama jego nazwa, powinna stanowić podstawę dalszej analizy i wartościowania stanowisk pracy.

VERTE EKSPERT RADZI

Nie wartościuj nazwy stanowiska- wartościuj rzeczywistą pracę i wymagania z nią związane.

Jednym z częstych błędów popełnianych podczas wartościowania stanowisk jest automatyczne przypisywanie tej samej wartości stanowiskom o identycznych nazwach albo uznawanie, że różne zakresy obowiązków zawsze muszą oznaczać różne wyniki wartościowania.

W praktyce warto pamiętać o kilku zasadach:

• Porównuj rzeczywiste wymagania stanowisk, analizuj nie tylko wykonywane zadania, lecz także wymagane umiejętności, wysiłek, odpowiedzialność i warunki pracy.
• Nie utożsamiaj liczby obowiązków z wartością stanowiska, większa liczba zadań nie musi oznaczać wyższej wartości pracy. Istotne jest ich znaczenie oraz poziom wymagań.
• Stosuj jednakowe kryteria oceny, stanowiska funkcjonujące w różnych działach powinny być oceniane według spójnej, obiektywnej i neutralnej pod względem płci metodyki.
• Weryfikuj opisy stanowisk z rzeczywistością, uwzględniaj informacje od pracowników i przełożonych, ale nie opieraj wartościowania wyłącznie na subiektywnej ocenie jednej strony.
• Dokumentuj uzasadnienie różnic, jeżeli podobne stanowiska otrzymują różne wyniki, pracodawca powinien umieć wskazać konkretne kryteria, które wpłynęły na odmienną ocenę.

Warto pamiętać: dwa stanowiska mogą mieć różne zakresy obowiązków, a mimo to przedstawiać jednakową wartość pracy. Podobnie identyczna nazwa stanowiska nie gwarantuje identycznego wyniku wartościowania.

Dlatego najważniejsza jest nie sama zgodność opisów stanowisk, lecz rzetelność przyjętych kryteriów i konsekwencja w ich stosowaniu. Tak przeprowadzone wartościowanie stanowi solidną podstawę do budowania przejrzystego i sprawiedliwego systemu wynagradzania.