Rejestr umów od 2024 roku

Zgodnie z najnowszymi przepisami, centralny rejestr umów, który pierwotnie miał wejść w życie 1 lipca 2023 roku dla jednostek samorządu terytorialnego, został przedłużony do 1 stycznia 2024 roku. Nowe przepisy dotyczące ewidencji umów zostały zawarte w ustawie dotyczącej finansów publicznych, a konkretnie w artykułach 34a oraz 34b. Istotne jest ustalenie, od kiedy dokładnie te zmiany wejdą w życie oraz kto będzie odpowiedzialny za prowadzenie rejestru umów od stycznia 2024 roku. Ponadto należy omówić, jakie umowy będą objęte obowiązkiem rejestracji od 1 stycznia 2024 roku. Sprawdź, na co warto się przygotować.

Spis treści:

• Zmiany w rejestrze umów
• Co wskazuje ustawa w ramach rejestru umowy?
• Umowy zawierane od 1 stycznia - Obowiązki
• Rejestr umów – od kiedy wejdą w życie zmiany?
• Wartość przedmiotu i zmiany w zakresie przedmiotu umowy
• Rejestr umów od 1 stycznia 2024 – kogo dotyczy?
• Obowiązki kierownika jednostki wobec zmian
• Kto jest odpowiedzialny za prowadzenie rejestru umów od stycznia 2024?
• Rodzaje umów objęte obowiązkiem rejestru od 1 stycznia 2024
• Dane w rejestrze umów i ich powszechność
• Rejestr umów a faktury – co musisz wiedzieć?
• Kary za nieprzestrzeganie przepisów o Centralnym Rejestrze Umów
• Co należy zrobić, aby przygotować się na zmiany?

Zmiany w rejestrze umów

W związku z tymi zmianami ustawa precyzuje, że nowe przepisy dotyczące centralnego rejestru umów wejdą w życie w dniu 1 stycznia 2024 roku. Odpowiedzialność za prowadzenie tego rejestru spoczywać będzie na właściwym organie administracji publicznej, który zostanie określony w przepisach wykonawczych do ustawy. Będzie to organ mający odpowiednie kompetencje w zakresie monitorowania i kontroli zawieranych umów przez jednostki samorządu terytorialnego.

Od kiedy dokładnie wejdą w życie zmiany? Kto jest odpowiedzialny za prowadzenie rejestru umów od stycznia 2024? Jakie umów objęte będą obowiązkiem rejestru od 1 stycznia 2024? Na wszystkie pytania związane z nowymi zasadami odpowiadamy w tym artykule.

Co wskazuje ustawa w ramach rejestru umowy?

Pierwsze regulacje dotyczące Centralnego Rejestru Umów miały obowiązywać wszystkie jednostki samorządu terytorialnego od 1 lipca 2022 roku. Oznaczało to, że na organy te nałożono obowiązek wprowadzania danych do rejestru umów, prowadzonego przez Ministra Finansów. W późniejszym czasie jednak ustawa z dnia 9 czerwca 2022 roku, dotycząca zamiany regulacji o podatku dochodowym, uchwaliła zmianę terminu zamieszczania umów w rejestrze na 1 stycznia 2024 roku.

Umowy zawierane od 1 stycznia - Obowiązki

Co więcej, od 1 stycznia 2024 roku, obowiązek rejestracji będą miały umowy, których wartość przedmiotu przekracza 500 złotych, zawarte w formie pisemnej, dokumentowej, elektronicznej lub innej szczególnej formie. Rejestracja będzie dotyczyć umów zawartych przez jednostki samorządu terytorialnego, a informacje w rejestrze będą obejmować zestaw danych dotyczących treści tych umów, takich jak strony umowy, przedmiot, wartość oraz inne istotne informacje.

Przedłużenie terminu wprowadzenia Centralnego Rejestru Umów daje jednostkom samorządu terytorialnego dodatkowy czas na odpowiednie przygotowanie się do spełnienia nowych obowiązków związanych z rejestracją umów. Będzie to istotne narzędzie dla monitorowania procesu zawierania umów oraz zapewnienia przejrzystości i skuteczności w zarządzaniu finansami publicznymi.

Rejestr umów – od kiedy wejdą w życie zmiany?

Po 1 stycznia 2024 roku nastąpi istotna zmiana w zakresie dostępu do danych dotyczących umów zawartych przez jednostki samorządu terytorialnego. Zgodnie z wprowadzonym nowym artykułem 34a ustawy o finansach publicznych, każdy będzie miał możliwość zapoznania się z danymi opisującymi umowy zawarte przez gminy, powiaty, województwa oraz inne jednostki sektora finansów publicznych. Nie będzie już konieczności składania wniosków do odpowiednich organów w celu uzyskania tych informacji, które to organy wykonawcze będą odpowiedzialne za udostępnienie danych. Rejestr umów będzie powszechnie dostępny dla wszystkich zainteresowanych stron.

Wartość przedmiotu i zmiany w zakresie przedmiotu umowy

Co istotne, zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów rejestr umów zostanie wyposażony w funkcjonalną wyszukiwarkę, umożliwiającą selekcjonowanie umów na podstawie różnych kryteriów, takich jak przedmiot umowy czy jej wartość. Dzięki temu użytkownicy będą mogli szybko i skutecznie odnaleźć potrzebne informacje w rejestrze, co wpłynie na większą przejrzystość i łatwość w analizowaniu zawartych umów.

Ta nowa inicjatywa wprowadza zasadnicze zmiany w zakresie dostępu do danych umownych jednostek samorządu terytorialnego. Powszechna dostępność informacji w rejestrze umów oraz możliwość skorzystania z funkcji wyszukiwarki przyczyni się do większej transparentności w gospodarowaniu finansami publicznymi, oraz ułatwi analizę i monitorowanie umów zawartych przez te jednostki.

Szkolenie dotyczące rejestru umów w Jednostkach Sektora Finansów Publicznych od 1 stycznia 2024 roku, znajdziecie tutaj.

Rejestr umów od 1 stycznia 2024 – kogo dotyczy?

Nowy obowiązek prowadzenia rejestru umów zawartych przez jednostki sektora finansów publicznych obejmuje wszystkie jednostki tworzące sektor publiczny, zgodnie z przepisami ustawy o finansach publicznych. W celu precyzyjnego określenia, które organizacje są objęte tym obowiązkiem, szczegółowy wykaz podmiotów został zawarty w artykule 9 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych.

Obowiązki kierownika jednostki wobec zmian

Jednostki sektora finansów publicznych są zobowiązane do wprowadzenia wymaganych danych w formie systemu teleinformatycznego. Zgodnie z przepisami, jednostki te będą miały dodatkowy obowiązek dotyczący wprowadzania danych do rejestru umów. Oprócz wpisania samej umowy do rejestru w terminie nie później niż 14 dni od jej zawarcia zamawiający będą musieli również wpisywać informacje dotyczące uzupełnienia lub zmiany umowy, rozwiązania umowy za zgodą stron oraz informacje dotyczące odstąpienia, wypowiedzenia lub wygaśnięcia umowy.

Oznacza to, że będą one zobowiązane do regularnego aktualizowania danych w rejestrze w przypadku jakiejkolwiek zmiany w umowie. Będzie to dotyczyć zarówno wprowadzenia nowych informacji, jak i wpisania danych dotyczących rozwiązania umowy lub jej innych modyfikacji. Wszystkie te informacje będą musiały być wprowadzane do rejestru niezwłocznie, zgodnie z obowiązującymi przepisami, aby zapewnić pełną i aktualną dokumentację umów.

Ten dodatkowy obowiązek wprowadzenia informacji o zmianach, rozwiązaniach lub innych zdarzeniach związanych z umowami ma na celu zapewnienie kompletności i wiarygodności danych w rejestrze. Będzie to istotne dla utrzymania przejrzystości i skuteczności procesu zarządzania umowami w sektorze publicznym.

Obowiązki dotyczące rejestru umów będą oczywiście dotyczyły również Instytucji Kultury, szkolenie online dotyczące rejestru umów dla Instytucji Kultury znajdziesz tutaj.

Kto jest odpowiedzialny za prowadzenie rejestru umów od stycznia 2024?

Zgodnie z przepisami ustawy z dnia 14 października 2021 r. o zmianie ustawy — Kodeks karny oraz niektórych innych ustaw, odpowiedzialność za obsługę rejestru spoczywa na Ministrze Finansów. Jest to osoba odpowiedzialna za utrzymanie i zarządzanie tym rejestr, który ma służyć celom przejrzystości i kontroli w sektorze publicznym.

Minister Finansów będzie pełnił rolę zarządcy rejestrów, co oznacza, że będzie miał nadzór nad całością działania tych rejestrów. Będzie odpowiedzialny za ich funkcjonowanie, utrzymanie i rozwój, a także podejmowanie decyzji dotyczących ich struktury i zasad.

Kierownicy jednostek sektora finansów publicznych zostaną natomiast obarczeni odpowiedzialnością za wprowadzanie informacji do rejestrów. Będą mieli za zadanie dostarczać dokładne i kompleksowe dane, zgodnie z ustalonymi standardami i procedurami. Odpowiedzialność ta obejmuje sprawdzenie, uporządkowanie i przekazanie istotnych informacji, które mają być zarejestrowane.

W praktyce, kierownicy jednostek sektora finansów publicznych będą musieli działać zgodnie z wytycznymi Ministra Finansów w celu zapewnienia spójności i poprawności danych wprowadzanych do rejestrów. Będą odpowiedzialni za monitorowanie i aktualizację informacji, a także za zapewnienie, że wprowadzane dane są zgodne z obowiązującymi przepisami prawnymi i standardami jakości.

W ten sposób Minister Finansów pełnić będzie rolę koordynatora i nadzorcy, podczas gdy kierownicy jednostek sektora finansów publicznych będą realizować zadanie wprowadzania danych do rejestrów, dbając o ich dokładność i kompletność. Taka struktura ma na celu zapewnienie skutecznego zarządzania i wykorzystania informacji w sektorze finansów publicznych.

Rodzaje umów objęte obowiązkiem rejestru od 1 stycznia 2024

W ramach Centralnego Rejestru Umów, informacje będą dotyczyć umów, które bezpośrednio podlegają udostępnieniu na podstawie regulacji zawartych w ustawie dotyczącej dostępu do informacji publicznej. Zaliczają się do nich: umowy zlecenia, umowy o pracę, umowy na wykonanie inwestycji oraz zamówienia pożywienia (o ile wartość umowy przekracza kwotę 500 zł).

Dane w rejestrze umów i ich powszechność

Zgodnie z informacjami, które zostały udostępnione przez Ministra Finansów rejestr umów, będzie cechował się dostępem powszechnym, co oznacza, że zostanie udostępniony w Internecie. Informacje, które będą w nim zamieszczone, dotyczą umów, które dodatkowo podlegają ustawie związanej prawem do dostępu do informacji publicznej. Dane będzie trzeba zaktualizować, wprowadzając każdą zmianę dotyczącą tych umów do systemu. Brak wprowadzenia lub aktualizacji tych danych może grozić poniesienia odpowiedzialności karnej w postaci grzywny, lub nawet ograniczenia wolności do dwóch lat.

Rejestr umów a faktury – co musisz wiedzieć?

Jeśli natomiast chodzi o umowy, do których zawarcia przepisy prawa nie znajdują zastosowania, tzn. w odniesieniu do ich wartości, należy zwrócić uwagę na to czy kwota zakupu przekroczyła wartość 500 zł i została zawarta w formie ustnej umowy oraz została wystawiona faktura VAT. Taka sytuacja może dotyczyć np. usług, gdzie przepisy p.z.p., nie wyznaczają konkretnej formy złożenia oświadczenia, a co za tym idzie, istnieje możliwość dokonania go w formie ustnej. Oznacza to, że w tym wypadku należy udowodnić, że faktura VAT nie stanowi umowy, lecz jest konsekwencją realizacji poszczególnej usługi, która podlega bezpośrednio ustawie z dnia 11 marca 2004 r. dotyczącej podatków od towarów i usług i wymagają wystawienia księgowego potwierdzenia w postaci faktury VAT. Zgodnie z art. 43a u.f.p. Ten szczególny rodzaj umowy nie musi być uwzględniony w rejestrze.

Kary za nieprzestrzeganie przepisów o Centralnym Rejestrze Umów

Naruszenie obowiązków związanych z prowadzeniem, aktualizacją, udostępnianiem lub wprowadzaniem danych do rejestru umów, o którym mowa w artykule 34a ust. 1 ustawy o finansach publicznych, będzie skutkowało odpowiedzialnością karną. Wprowadzony przepis w nowelizacji ustawy stanowi, że osoba, która nie spełnia tych obowiązków lub dopuszcza do wprowadzenia nieprawdziwych danych do rejestru, podlegać będzie grzywnie, karze ograniczenia wolności lub nawet pozbawienia wolności do dwóch lat.

Należy podkreślić, że wprowadzenie sankcji karnej za brak danych lub wprowadzenie nieprawdziwych informacji do rejestru umów ma na celu zapewnienie rzetelności i dokładności tych danych. Odpowiedzialność karna ma zachęcić do pełnego przestrzegania obowiązków związanych z rejestracją umów, co z kolei przyczyni się do większej wiarygodności i transparentności procesu zawierania umów przez jednostki samorządu terytorialnego.

Co należy zrobić, aby przygotować się na zmiany?

Reasumując, wprowadzenie nowych zasady dotyczących wprowadzania umów do rejestru prowadzonego przez  Ministra Finansów, wiąże się z wieloma zmianami, na które warto, jest się przygotować. Nasi Eksperci radzą, na jakie konkretnie elementy warto, jest zwrócić uwagę i dlaczego.

• Rozpocznij od gromadzenia wszelkich informacji niezbędnych do zarejestrowania umowy w Centralnym Rejestrze Umów. Są to: numer umowy, data i miejsce zawarcia umowy, okres jaki obowiązuje umowa, oznaczenie stron umowy, określenie wartości przedmiotu umowy oraz zawarcie informacji o współfinansowaniu jeśli takowe zachodzi.
• Dokonaj podwójnej weryfikacji wszystkich danych wprowadzanych do rejestru, pamiętając o tym, że za podawanie błędnych informacji grozi odpowiedzialność karna.
• Dokonuje aktualizacji wprowadzonych danych, w momencie gdy dojdzie do jakichkolwiek zmian dotyczących wprowadzone już umowy.
• Miej na uwadze faktury, które są zawierane formie umowy ustnej i weryfikuje, czy zachodzi konieczność wprowadzenia ich do systemu.
• Respektuj opisane w ustawie terminy mówiące o konieczności wdrożenia informacje do rejestru do maksymalnie 14 dni od momentu zawarcia umowy.

Masz pytania? Potrzebujesz profesjonalnego wsparcia we wdrożeniu nowych regulacji w Twojej firmie? Skorzystaj ze wsparcia szkoleniowego firmy Verte, w której oddajemy doświadczenie naszych ekspertów do Twojej dyspozycji.

Aldona Pajor

Trener

Prawnik, radca prawny w Kancelarii Adwokackiej Agnieszka ZABOROWSKA. Doradza podmiotom prywatnym i publicznym na wszystkich etapach postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, a także w trakcie realizacji umów w sprawie zamówienia publicznego. Zajmuje się obsługą instytucji publicznych i przedsiębiorców w projektach infrastrukturalnych, w szczególności drogowych, których wartość przekracza każdorazowo 300 mln złotych. Świadczyła pomoc prawną przy udzielaniu największych zamówień z sektora sił zbrojnych w Polsce. Prelegentka na licznych konferencjach i szkoleniach. Autorka i współautorka licznych publikacji z prawa budowlanego oraz zamówień publicznych.

Dowiedz się więcej