Akta osobowe pracowników

Zgodnie z art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy pracodawca jest zobowiązany „prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza);”.

W dzisiejszym artykule przedstawimy Państwu co wchodzi w skład dokumentacji pracowniczej, w jakiej postaci dokumentacja powinna być prowadzona, ile czasu pracodawca musi ją przechowywać oraz jak tworzyć dokumentację elektroniczną.

Uwaga! Pracodawca, który: nie prowadzi dokumentacji pracowniczej, nie przechowuje dokumentacji pracowniczej, przez okres wskazany w przepisach Kodeksu pracy albo przez dłuższy okres, jeżeli wynika on z odrębnych przepisów, pozostawia dokumentację pracowniczą w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem podlega karze grzywny od 1 000 zł do 30 000 zł.

Spis treści:

• Zasady prowadzenia akt osobowych pracowników
• Część A akt osobowych – dokumenty
• Część B akt osobowych – dokumenty
• Część C akt osobowych – dokumenty
• Część D akt osobowych – dokumenty
• Czy akta osobowe można prowadzić w formie elektronicznej?
• Gdzie należy przechowywać akta osobowe pracowników?
• Ile lat należy przechowywać akta pracownicze?

Zasady prowadzenia akt osobowych pracowników

Dla każdego pracownika pracodawca musi prowadzić oddzielnie akta osobowe. Oświadczenia i dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane. Przed każdą z części akt osobowych należy zamieścić wykaz oświadczeń lub dokumentów, które się w niej znajdują. Zgodnie z zawartymi w rozporządzeniu przepisami, akta osobowe powinny składać się z czterech części – A,B,C oraz D.

Część A - Pracodawca w tej części przechowuje oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich.

Część B - Pracodawca w te części przechowuje oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika.

Część C - Pracodawca w tej części przechowuje oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy.

Część D - Pracodawca w tej części przechowuje odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

Część A akt osobowych - dokumenty

1. Wypełnionego kwestionariusza dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie;
2. Świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia;
3. Dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy;
4. Świadectwa ukończenia szkoły o najwyższym stopniu, jaki posiada pracownik – w celu potwierdzenia zdobytego wykształcenia;
5. Skierowania na badanie lekarskie oraz orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku;
6. Innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów;

Osoba ubiegająca się o dane stanowisko może dodatkowo ze swojej inicjatywy przedłożyć inne dokumenty takie jak:

1. Świadectwa ukończenia kursów bądź szkoleń;
2. Certyfikaty;
3. Dyplomy;

Część B akt osobowych - dokumenty

1. Pisemne potwierdzenie zapoznania się pracownika z treścią regulaminu pracy, informacją pracowniczą, treścią przepisów i zasad BHP, zakresem informacji objętych tajemnicą służbową;
2. Zaświadczenie o ukończeniu wymaganego szkolenia BHP;
3. Kwestionariusz osobowy dla pracownika;
4. Oświadczenie pracownika-rodzica o zamiarze lub braku korzystania z uprawnień rodzicielskich, praw pracownika opiekującego się dzieckiem do lat 4, praw pracownika opiekującego się dzieckiem do lat 14;
5. Oświadczenie pracownika z prośbą o wypłacanie wynagrodzenia w gotówce;
6. Informacja dotycząca równego traktowania;
7. Orzeczenia lekarskie związane z badaniami okresowymi i kontrolnymi;
8. Umowa o zakazie konkurencji, jeśli została zawarta;
9. Dokumenty związane z powierzeniem mienia pracownikowi, podnoszeniem kwalifikacji zawodowych, nagrodami;
10. Dokumenty związane z ubieganiem się o urlop macierzyński, rodzicielski, wychowawczy i korzystaniem z nich;
11. Dokumenty związane z łączeniem urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u tego samego pracodawcy;
12. Dokumenty związane z obniżonym wymiarem czasu pracy lub indywidualnym rozkładem czasu pracy;
13. Pisma dotyczące udzielenia pracownikowi urlopu bezpłatnego;
14. Oświadczenia, które dotyczą wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie;
15. Wniosek pracownika o poinformowanie właściwego okręgowego inspektor pracy o zatrudnieniu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy;

Tak jak w części A akt osobowych, również w części B pracodawca może gromadzić inne dokumenty, które nie zostały uregulowane w rozporządzeniu, ale są potrzebne do dokumentowania pewnych zdarzeń mających miejsce w trakcie zatrudniania pracownika.

Uwaga! Pracodawca ma obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej dotyczącej:

1. Podejrzeń o choroby zawodowe;
2. Chorób zawodowych;
3. Wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do i z pracy;
4. Dokumentacji świadczeń, które związane są z tymi chorobami i wypadkami;

Część C akt osobowych - dokumenty

1. Oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę;
2. Kopię świadectwa pracy, które zostanie wydane pracownikowi;
3. Potwierdzenie dokonania czynności, które związane są z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym;
4. Umowę o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, gdy taka umowa została zawarta przez strony;
5. Orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy;
6. Dokumenty, które dotyczą niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy;

Część D akt osobowych - dokumenty

1. Odpis zawiadomienia o ukaraniu;
2. Inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej;

Czy akta osobowe można prowadzić w formie elektronicznej?

Przez wiele lat akta osobowe mogły być prowadzone wyłącznie w formie papierowej a forma elektroniczna była traktowana jako pomoc i nie spełniała ona obowiązku prawidłowego prowadzenia akt. Obecnie pracodawca ma możliwość wyboru formy prowadzenia akt osobowych. Może także wybrać tzw. formę mieszaną, np. starych pracowników kontynuować w formie papierowej, a nowych w formie elektronicznej. Aby prawidłowo prowadzić akta pracownicze, pracodawca musi posiadać odpowiednie oprogramowanie spełniające wymogi rozporządzenia.

Gdzie należy przechowywać akta osobowe pracowników?

Akta osobowe powinny być szczególnie chronione przed dostaniem się w niepowołane ręce. Powinny być umieszczone w miejscach dostępnych tylko dla osób, które mają odpowiednie upoważnienie. Akta osobowe przechowywane w wersji papierowej powinny mieć zapewnione warunki, które zabezpieczą je przed:

1. Zniszczeniem;
2. Uszkodzeniem;
3. Utratą;
4. Dostępem osób nieupoważnionych;

Należy pamiętać, że miejsce, w którym będą przechowywane akta osobowe musi spełnić warunki odpowiedniej wilgotności i temperatury.

Ile lat należy przechowywać akta pracownicze?

Od 2019 r. okres przechowywania akt osobowych uległ zmianie. Do końca 2018 r. dokumenty należało przechowywać przez 50 lat licząc od roku następnego, w którym ustał stosunek pracy. Od 2019 r. okres ten wynosi 10 lat. Dla pracowników zatrudnionych wcześniej okres nie ulega zmianie i nadal wynosi 50 lat.

Kalina Kaczmarek

Trener

Ekspert prawa pracy z 20 letnim doświadczeniem; prowadzi działalność konsultingowo - szkoleniową w zakresie "twardego HR". W latach 2001-2018 była pracownikiem Państwowej Inspekcji Pracy - Okręgowego Inspektoratu Pracy w Gdańsku, na stanowiskach inspektora pracy a następnie starszego inspektora pracy. Doświadczony trener współpracujący z firmami szkoleniowymi, specjalizuje się w problematyce prawnej ochronie pracy, doradca i stały współpracownik wielu przedsiębiorstw i instytucji.

Dowiedz się więcej