Obowiązkowe e-Doręczenia od 1 stycznia 2025 r. - wszystko, co MUSISZ wiedzieć

Wraz z nadejściem 1 stycznia 2025 roku uruchomiony zostanie system e-Doręczeń. Przypomnijmy, że e-Doręczenia są odpowiednikiem listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Przeczytaj artykuł i dowiedz się, kto będzie zobligowany do korzystania z systemu e-Doręczeń. 

Spis treści:

• Co dalej z e-Doręczeniami od 1 stycznia 2025?
• Kiedy zacznie obowiązywać Krajowy System Doręczeń Elektronicznych?
• Na czym będą polegać e-Doręczenia?
• Kiedy wchodzą w życie e-doręczenia?
• Kto musi mieć adres do doręczeń elektronicznych?
• Kiedy e-doręczenia zastąpią EPUAP?
• Kiedy EZD będzie obowiązkowe?
• Jak uruchomić e-doręczenia?
• Ile kosztuje e-doręczenie?
• Kto może być administratorem skrzynki e-Doręczeń?

Co dalej z e-Doręczeniami od 1 stycznia 2025?

Od 1 stycznia 2025 roku obowiązywać zacznie w Polsce system e-Doręczeń. Jak już wspomniano, e-Doręczenie to elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Wprowadzenie nowego systemu umożliwi prowadzenie korespondencji z urzędem bez wychodzenia z domu za pośrednictwem komputera. To wielka zmiana, która niesie za sobą wiele zalet i korzyści. 

Termin wprowadzenia e-Doręczeń był już kilkukrotnie przesuwany. Najnowsza nowelizacja ustawy o doręczeniach elektronicznych wprowadziła dodatkowy okres przejściowy dla urzędów. Okres przejściowy obowiązywać będzie do końca 2025 roku, czyli do 31 grudnia 2025. To dodatkowy czas dla podmiotów publicznych, na zapoznanie się z nowymi systemami elektronicznego obiegu dokumentów, a także uczestnictwo w szkoleniach organizowanych w tym zakresie. 

Katarzyna Zajkowska, która jest Dyrektorem Departamentu Transformacji Cyfrowej w Ministerstwie Cyfryzacji, wydała komunikat, w którym jasno określiła, iż całkowite zastąpienie korespondencji papierowej przez doręczenia elektroniczne nastąpi w 2026 roku. 

Dodatkowy okres przejściowy ma zostać wykorzystany na przygotowanie webinarów i szkoleń, które ułatwią pracownikom urzędów wdrożenie się w obowiązujący system e-Doręczeń. Przyjęcie nowelizacji ustawy było niezbędne, gdyż duża część podmiotów publicznych nie była gotowa, aby od 1 stycznia 2025 roku realizować zadania określone w nowych przepisach. Jak wykazało Ministerstwo Cyfryzacji największą trudność, miało stanowić doręczanie korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE), a także publicznej usługi hybrydowej (PUH). 

Podkreślić należy, że w okresie przejściowym doręczenia elektroniczne równoważne będą także doręczenia na EPUAP oraz alternatywne metody doręczania korespondencji jak na przykład tradycyjna doręczenie papierowe. 

W Polsce Krajowy System Doręczeń Elektronicznych reguluje ustawa o doręczeniach elektronicznych. Umożliwia ona dostosowanie krajowych przepisów do europejskich wymogów. Należy wiedzieć, że BAE to Baza Adresów Elektronicznych. Jest to publiczny rejestr adresów do e-Doręczeń, który prowadzi Ministerstwo Cyfryzacji. Obecnie na publicznego dostawcę e-Doręczeń wyznaczona została Poczta Polska S.A.

Chcesz dowiedzieć się więcej o e-Doręczeniach?

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: e-Doręczenia - wdrożenie i obsługa od 1 stycznia 2025

Kiedy zacznie obowiązywać Krajowy System Doręczeń Elektronicznych?

Jak już wspomniano e-Doręczenia obowiązywać, zaczną od 1 stycznia 2025 roku. Ministerstwo Cyfryzacji przygotowało harmonogram wdrożeń Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych. Zgodnie z nim od początku stycznia 2025 roku do stosowania doręczeń elektronicznych zobowiązane będą podmioty publiczne i podmioty niepubliczne m.in. takie jak:

• organy administracji rządowej, a także jednostki budżetowe, które obsługują te organy,
• inne organy władzy publicznej, w tym także organy kontroli państwowej, a także jednostki budżetowe, które obsługują te organy, 
• Zakład Ubezpieczeń Społecznych oraz zarządzane przez ZUS fundusz, a także Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i fundusze zarządzane przez KRUS,
• Narodowy Fundusz Zdrowia, 
• instytucje gospodarki budżetowej, agencje wykonawcze, państwowe fundusze celowe, uczelnie publiczne, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, państwowe i samorządowe instytucje kultury, Polska Akademia Nauk oraz tworzone przez nią jednostki organizacyjne, inne państwowe lub samorządowe osoby prawne, które utworzone zostały na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych, 
• jednostki samorządu terytorialnego, a także ich związki oraz związki metropolitalne i samorządowe zakłady budżetowe – w zakresie publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, 
• osoby wykonujące zawody zaufania publicznego (notariusza, rzecznika patentowego, doradcy restrukturyzacyjnego, doradcy podatkowego, radcy prawnego, adwokata), 
• podmioty niepubliczne, które rejestrują się do KRS – Krajowego Systemu Sądowego od 1 stycznia 2025 roku.

Od 1 października 2029 roku stosowanie e-Doręczeń obligatoryjne będzie również dla:

• jednostek samorządu terytorialnego i ich związków oraz związków metropolitalnych i samorządowych zakładów budżetowych – w zakresie publicznej usługi hybrydowej, 
• sądy trybunały, Służba Więzienna, prokuratura, komornicy i organy ścigania. 

Na czym będą polegać e-Doręczenia?

System doręczeń elektronicznych umożliwić ma sprawną, szybką i bezpieczną komunikację pomiędzy podmiotami publicznymi, a obywatelami i przedsiębiorcami. Wdrożenie e-Doręczeń pozwala zaoszczędzić czas i pieniądze. Nowe przepisy pozwalać będą na odbieranie i nadawanie pism urzędowych w formie elektronicznej. Oznacza to, że korespondencję z urzędem będzie można przeprowadzić bez wychodzenia z domu. 

Korzyści płynące ze stosowania tej formy korespondencji to m.in.:

• możliwość identyfikacji nadawcy i adresata, 
• zachowanie tajemnicy korespondencji, 
• niezafałszowane przesyłanie danych, 
• szybki dostęp do wiarygodnych dowodów wysyłki i odbioru, 
• możliwość uzyskania informacji o dacie i czasie wysłania, jak i odbioru korespondencji, 
• możliwość ustalenia adresu do e-Doręczeń w krótkim czasie. 

Kiedy wchodzą w życie e-doręczenia?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami Krajowy System Doręczeń Elektronicznych w Polsce obowiązywać zacznie od 1 stycznia 2025 roku. Do końca 2025 roku w podmiotach publicznych obowiązywać będzie okres przejściowy. 

Kto musi mieć adres do doręczeń elektronicznych?

Obowiązkiem korzystania z systemu e-doręczeń objęto m.in.:

• starostwa, 
• urzędy gminy, 
• urzędy miasta, 
• Zakład Ubezpieczeń Społecznych – ZUS, 
• urzędy skarbowe, 
• Kasę Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego – KRUS,
• Narodowy Fundusz Zdrowia – NFZ,
• szpitale publiczne, 
• uczelnie wyższe, 
• zawody zaufania publicznego, 
• instytucje pomocy społecznej, 
• ministerstwa. 

Ministerstwo Cyfryzacji postanowiło wdrażać system doręczeń elektronicznych zgodnie z harmonogramem, który udostępniony został na rządowej stronie gov.pl.

Adres do doręczeń elektronicznych zobligowani będą posiadać również przedsiębiorcy zarejestrowani w CEIDG oraz przedsiębiorcy zarejestrowaniu w KRS.   

Kiedy e-doręczenia zastąpią EPUAP?

Jednym z zdań e-Doręczeń jest docelowe zastąpienie systemu EPUAP (Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej) oraz tradycyjnej korespondencji papierowej. Jednak wprowadzenie okresu przejściowego, który obowiązywać będzie do końca 2025 roku, wydłuży okres funkcjonowania EPUAP oraz tradycyjnej korespondencji papierowej. Do końca 2025r. korespondencja tradycyjna oraz e-doręczenia będą funkcjonować rónwocześnie.

Kiedy EZD będzie obowiązkowe?

System Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją ma być obligatoryjny dla wszystkich podmiotów publicznych od 1 stycznia 2028 roku. 

Jak uruchomić e-doręczenia?

Aby uruchomić e-Doręczenia, należy założyć skrzynkę do doręczeń elektronicznych. Aby tego dokonać wypełnić, należy wniosek o nadanie adresu do e-Doręczeń, a także wskazać administratora, czyli osobę, która zajmować będzie się obsługą e-Doręczeń. Wniosek opatrzony musi zostać podpisem elektronicznym przez profil zaufany lub podpis kwalifikowany. Wniosek o adres do e-Doręczeń można złożyć już dziś. Jego aktywacja nastąpi wraz z początkiem Nowego Roku. 

Po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku o adres do doręczeń elektronicznych należy aktywować skrzynkę. Dokonać tego należy poprzez:

• zalogowanie się na stronę mObywatel.gov.pl
• otworzenie zakładki Twoje skrzynki, która znajduje się w menu umieszczonym po boku, 
• kliknięcie w przycisk “Aktywuj skrzynkę”,
• podanie adresu e-mail do przesyłania powiadomień, 
• zapoznanie się z regulaminem świadczenia usług, 
• kliknięcie przycisku “AKTYWUJ”. 

Aktywacji skrzynki dokonuje jedynie jeden z administratorów. 

Ile kosztuje e-doręczenie?

Zgodnie z przepisami doręczenia elektroniczne mają być bezpłatne, gdy:

• korespondencja jest od obywateli i firm do podmiotów publicznych, 
• korespondencja jest pomiędzy podmiotami publicznymi. 

Oznacza to, że podmioty publiczne będą zobowiązane ponieść opłatę za wysyłkę dokumentów do obywateli, przedsiębiorców i instytucji niepublicznych. 

Firmy i obywatele poniosą koszt za przesłanie doręczenia elektronicznego, gdy w korespondencji nie będzie uczestniczył podmiot publiczny. 

Opłata netto wynosi 4,10 zł dla PURDE i 6,50 zł dla PUH.

Kto może być administratorem skrzynki e-Doręczeń?

Zgodnie z przepisami do wyznaczenia administratora skrzynki do e-Doręczeń zobowiązane będą podmioty publiczne, jak i podmioty niepubliczne niebędące osobą fizyczną. Co więcej, podmiot niepubliczny, który jest osobą publiczna również, może wyznaczyć administratora skrzynki e-Doręczeń. 

Administratorem powinna być osoba, która posiada prawo wglądu do korespondencji podmiotu publicznego, a także posiada uprawniania do zarządzania wspomnianą korespondencją. Osoba ta powinna (choć nie jest to konieczne) posiadać kompetencje w systemach IT. 

Skrzynka do doręczeń elektronicznych może posiadać kilku administratorów. 

Chcesz dowiedzieć się więcej o e-Doręczeniach?

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: e-Doręczenia - wdrożenie i obsługa od 1 stycznia 2025

Adriana Głuchowska

Trener

Ekspert z wieloletnim doświadczeniem, współpracujący z najlepszymi ośrodkami szkoleniowymi w Polsce. Niezależny konsultant z dziedziny finansów publicznych oraz prawa pracy. Od lat zajmuje się opracowywaniem i wdrażaniem procedur w instytucjach sektora finansów publicznych w tym Polityk Bezpieczeństwa Informacji dla sektora publicznego. Jako głos doradczy i ekspert na co dzień rozwiązuje nietypowe problemy z praktyki Przedsiębiorstw i Urzędów. Od 1998 roku przeszkoliła ponad kilkanaście tysięcy osób, przeprowadzając setki szkoleń.

Dowiedz się więcej