Sygnalista - Najważniejsze zmiany w ustawie o sygnalistach w 2023 roku

Pracodawcy w Polsce stają przed koniecznością wprowadzenia dyrektywy Unii Europejskiej, która mówi o ochronie sygnalistów w firmach i jednostkach publicznych. Na jej implementację Unia Europejska wyznaczyła termin do 17 grudnia 2021 roku, jednak polski rząd nie zdążył przygotować odpowiednich regulacji. Najnowsze informacje rządowe mówią o wprowadzeniu dyrektywy w Polsce w drugim kwartale 2023 roku. Kim jest sygnalista, jakie ma prawa oraz jakie obowiązki czekają pracodawców w związku z wdrożeniem dyrektywy w firmie, dowiesz się z poniższego artykułu.

Spis treści:

• Kim jest sygnalista i jaką rolę pełni w ochronie interesów firmy?
• Kto może zostać sygnalistą w firmie i zgłaszać naruszenia prawa?
• Jakie prawa ma sygnalista w firmie wobec nowej dyrektywy?
• Kto jest zobowiązany do wdrożenia ustawy o ochronie sygnalistów?
• Obowiązki pracodawcy w celu ochrony sygnalistów w firmie
• Wdrożenie polityki zgłoszenia naruszeń w firmie / miejscu prac

Kim jest sygnalista i jaką rolę pełni w ochronie interesów firmy??

Sygnalista to osoba, która odgrywa kluczową rolę dla każdej firmy, dbając o jej integralność i bezpieczeństwo. Sygnalistą może być zarówno osoba jak i podmiot, który informuje o potencjalnym wykroczeniu lub przestępstwie, które jest popełniane w firmie lub instytucji, z którym sygnalista jest powiązany poprzez stosunek służbowy i/lub umowę. Jest to jednostka, która odważnie występuje przeciwko nieprawidłowościom, nadużyciom lub naruszeniom zasad etyki w miejscu pracy. Można śmiało powiedzieć, że sygnalista to prawdziwy strażnik bezpieczeństwa organizacji. Naruszenia, które sygnalista może zgłosić to naruszenia prawa karnego, cywilnego, administracyjnego lub gospodarczego; sygnalista może zgłosić także nieprawidłowości w zakresie ochrony danych osobowych, ochrony środowiska, czy przeciwdziałania korupcji.

Do najczęściej zgłaszanych nieprawidłowości przez sygnalistów należą:

• korupcja
• łamanie praw pracowniczych
• nadużycia finansowe
• zanieczyszczenie środowiska
• naruszenie przepisów bezpieczeństwa
• nielegalna konkurencja
• mobbing i dyskryminacja

Uwaga! Unia Europejska wprowadza możliwość rozszerzenia katalogu naruszeń prawa przez polski rząd, a także możliwość samodzielnego rozszerzania katalogu naruszeń prawa przez pracodawców wobec ustalonego regulaminu pracy i standardów etycznych obowiązujących w firmie. Oprócz przyjmowania zgłoszeń najczęstszych naruszeń będzie możliwe także przyjmowanie zgłoszeń naruszeń dotyczących m.in. zamówień publicznych, ochrony środowiska, zdrowia zwierząt, bezpieczeństwa sieci, czy ochrony danych osobowych.

Kto może zostać sygnalistą w firmie i zgłaszać naruszenia prawa?

Sygnalistą w firmie może zostać każdy pracownik firmy, ale także klient, czy świadek nieprawidłowości prawnych występujących w firmie. Należy pamiętać, że aby zdobyć status sygnalisty, należy mieć pewność co do zgłaszanych naruszeń i działać w tzw. dobrej wierze – nie z powodu chęci zemsty.

Jakie prawa ma sygnalista w firmie wobec nowej dyrektywy?

Sygnalista w firmie ma prawo do pełnej ochrony i anonimowości. Musi być w stanie dokładnie zgłaszać nieprawidłowości bez obaw o odwet ze strony pracodawcy lub innych pracowników - ma prawo do ochrony przed wszelkimi formami represji od osób, które dowiedziały się o jego zgłoszeniu.

Do najważniejszych praw sygnalisty należą więc:

• prawo do anonimowego zgłoszenia;
• prawo do ochrony danych osobowych;
• prawo do ochrony przed dyskryminacją i mobbingiem;
• prawo do ochrony przed zwolnieniem lub innymi sankcjami (jeżeli jest to pracownik);
• prawo do nieobniżania wynagrodzenia za pracę (jeżeli jest to pracownik);
• prawo do awansu (jeżeli jest to pracownik);

Ważne! W przypadku naruszenia ochrony i anonimowości sygnalisty przez pracodawcę czy pracowników ma on prawo do uzyskania pełnego odszkodowania.

Kto jest zobowiązany do wdrożenia ustawy o ochronie sygnalistów?

Ustawa o ochronie sygnalistów ma zastosowanie do wszystkich pracodawców, którzy:

• zatrudniają co najmniej 50 pracowników w firmach prywatnych (od 17 grudnia 2023);
• zatrudniają powyżej 249 pracowników w firmach prywatnych;
• zatrudniają od 50 pracowników w jednostkach sektora publicznego;

Pracodawcy mają obowiązek wdrożyć politykę zgłaszania naruszeń w firmie, która powinna zawierać informacje o:

• sposobach zgłaszania naruszeń;
• osobach odpowiedzialnych za przyjmowanie zgłoszeń;
• procedurach postępowania zgłoszeniowego;
• środkach ochrony sygnalistów

Więcej na ten temat dowiesz się ze szkolenia: Ochrona osób zgłaszających naruszenia

Obowiązki pracodawcy w celu ochrony sygnalistów w firmie

Zadaniem każdej firmy jest przestrzeganie przepisów o ochronie sygnalistów i tworzenie środowiska, które sprzyja działalności sygnalisty. Pracodawca ma obowiązek zapewnić sygnalistom ochronę przed wszelkimi formami represji. W związku z tym pracodawca nie może:

• zwolnić sygnalisty lub stosować wobec niego jakichkolwiek innych sankcji z powodu jego zgłoszeń, w tym zmniejszać wynagrodzenia za pracę;
• dyskryminować sygnalisty w zakresie zatrudnienia;
• ujawniać danych osobowych sygnalisty bez jego zgody;

Pracodawca musi również skutecznie dochodzić do prawdy w sprawach zgłaszanych przez sygnalistów i podejmować odpowiednie działania w celu naprawienia sytuacji.

Wdrożenie polityki zgłoszenia naruszeń w firmie / miejscu pracy

Aby wdrożyć skuteczną politykę zgłaszania naruszeń w firmie, należy podjąć kilka kroków, do których należy:

• Zdefiniowanie zakresu polityki. Polityka powinna obejmować wszystkie naruszenia prawa lub nieprawidłowości, które mogą być zgłaszane w firmie.
• Określenie sposobów zgłaszania naruszeń. Polityka powinna określać, w jaki sposób sygnalista może zgłosić naruszenie, np. za pośrednictwem specjalnego formularza, poczty elektronicznej, czy rozmowy telefonicznej.
• Wyznaczenie osób odpowiedzialnych za przyjmowanie zgłoszeń. Polityka powinna określać, kto jest odpowiedzialny za przyjmowanie zgłoszeń i ich rozpatrywanie.
• Opis procedur postępowania zgłoszeniowego. Polityka powinna określać, w jaki sposób będą rozpatrywane zgłoszenia, w tym jakie kroki zostaną podjęte w przypadku stwierdzenia naruszenia.
• Określenie środków ochrony sygnalistów. Polityka powinna określać, jakie środki ochrony zostaną zapewnione sygnalistom, np. anonimowe zgłoszenie, ochrona danych osobowych, ochrona przed dyskryminacją.

Polityka zgłaszania naruszeń powinna być jasna i czytelna dla wszystkich pracowników firmy. Powinna być również dostępna w łatwo dostępnym miejscu, np. na stronie internetowej firmy lub w dokumentach wewnętrznych.

Przepisy o sygnalistach - Podsumowanie

Sygnalista to kluczowa postać w zapewnianiu integralności, bezpieczeństwa i etyki w firmie. Mając na uwadze ich rolę, prawa i obowiązki, organizacje mogą tworzyć lepsze i bardziej zaufane miejsca pracy. Jednak wdrożenie odpowiednich procedur i polityk jest niezbędne, aby zapewnić skuteczną ochronę sygnalistów i zachęcić ich do działania w interesie firmy i jej pracowników.

Adriana Głuchowska

Trener

Ekspert z wieloletnim doświadczeniem, współpracujący z najlepszymi ośrodkami szkoleniowymi w Polsce. Niezależny konsultant z dziedziny finansów publicznych oraz prawa pracy. Od lat zajmuje się opracowywaniem i wdrażaniem procedur w instytucjach sektora finansów publicznych w tym Polityk Bezpieczeństwa Informacji dla sektora publicznego. Jako głos doradczy i ekspert na co dzień rozwiązuje nietypowe problemy z praktyki Przedsiębiorstw i Urzędów. Od 1998 roku przeszkoliła ponad kilkanaście tysięcy osób, przeprowadzając setki szkoleń.  

Dowiedz się więcej