Tworzenie regulaminu ZFŚS – najważniejsze elementy oraz zapisy 

Tworzenie regulaminu ZFŚS – najważniejsze elementy oraz zapisy 

Czym jest i jak stworzyć regulamin ZFŚS (regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych)? Sprawdź jakie zmiany zaszły w 2025 roku i co musisz wiedzieć przed przygotowaniem dokumentu.

Spis treści:

Co to jest regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych?

Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) to dokument określający zasady  funkcjonowania funduszu w danym zakładzie pracy. Fundusz ten ma na celu wspieranie  pracowników w zakresie różnorodnych świadczeń socjalnych, takich jak np. dofinansowanie do  wypoczynku (wczasy, ferie), pomoc materialna w trudnych sytuacjach życiowych, czy też inne  formy wsparcia (np. dofinansowanie do wydarzeń kulturalnych lub sportowych).

Regulamin ZFŚS zawiera szczegółowe informacje, takie jak:

  • przeznaczenie Funduszu – na jakie cele mogą być przeznaczane środki z funduszu (np. na pomoc  materialną, rekreację, wypoczynek).
  • kryteria przyznawania świadczeń – w jaki sposób i na jakich zasadach pracownicy mogą ubiegać  się o pomoc (np. na podstawie dochodów, sytuacji rodzinnej czy zdrowotnej).
  • sposób finansowania Funduszu – źródła funduszy oraz wysokość wkładów, które pracodawca  przeznacza na ZFŚS.
  • rodzaje świadczeń – konkretne usługi i świadczenia dostępne dla pracowników, takie jak  dofinansowanie do wczasów, pożyczki, bony, paczki świąteczne itp.
  • zasady wnioskowania i rozpatrywania wniosków – jak pracownicy mogą składać wnioski, jakie  dokumenty są wymagane oraz jak przebiega proces decyzyjny.
  • organy odpowiedzialne – kto zajmuje się administrowaniem funduszem (np. komisja socjalna) i  jakie są jej uprawnienia.

Regulamin ma na celu uregulowanie kwestii świadczeń socjalnych w firmie i zapewnienie, że będą  one przyznawane w sposób sprawiedliwy i transparentny.

Chcesz dowiedzieć się więcej?

 

Jakie zmiany w ZFŚS w 2025?

Na chwilę obecną nie wprowadzono istotnych zmian w przepisach dotyczących zasad utworzenia i  zarządzania funduszem. Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych pozostaje uregulowany w  ramach obowiązującej ustawy, jednak warto śledzić ewentualne nowelizacje, które mogą wpłynąć  na wysokość odpisu na ZFŚS lub dodatkowe przepisy dotyczące funduszu.

Ile wynosi fundusz socjalny na jednego pracownika w 2025 roku?

Na rok 2025 przewiduje się, że na wysokość odpisów wpływ będzie miał odpis podstawowy, który  stanowi podstawę do dalszych obliczeń, niezbędnych dla dokonywania stosownych odpisów.  Wypada dodać, że wynik przełoży się także na wysokość świadczeń pobieranych przez emerytów,  rencistów i osób wykorzystujących świadczenie kompensacyjne.

Wysokości odpisów na ZFŚS:

  • odpis podstawowy 37,5%;
  • odpis na ZFŚS podwyższony (prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym  charakterze) 50%;
  • odpis dot. młodocianych w pierwszym roku nauki 5%;
  • odpis dot. młodocianych w drugim roku nauki 6%;
  • odpis dot. pracowników młodocianych w trzecim roku nauki 7%.

Wysokość odpisu na ZFŚS może zostać zwiększona o dodatkowe środki, tzw. odpisy zwiększające. Zazwyczaj pracodawcy dokonują odpisów w dwóch częściach: 

  • I rata jest odprowadzana do 31 maja – kwota stanowi co najmniej 75% równowartości dokonanych  odpisów.
  • Pozostałą część odpisów podstawowych (II rata na ZFŚS) należy odprowadzić do 30 września  danego roku.

Jakie zapisy należy umieścić w regulaminie ZFŚS?

Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) jest dokumentem, który określa zasady gospodarowania środkami funduszu w danym zakładzie pracy. Powinien być dostosowany do specyfiki firmy, ale musi być zgodny z ustawą z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

Obowiązkowe elementy regulaminu ZFŚS:

Podstawa prawna:
Wskazanie, że regulamin został opracowany na podstawie ustawy o ZFŚS.

Cele funduszu:
Opis, na co mogą być przeznaczone środki funduszu, np. na:

  • działalność socjalną (np. dofinansowanie wypoczynku, sportu, rekreacji),
  • pomoc materialną (rzeczową lub finansową),
  • wsparcie dla emerytów i rencistów – byłych pracowników.

Katalog uprawnionych do korzystania z funduszu:
Należy określić, kto jest uprawniony, np.:

  • pracownicy zatrudnieni na podstawie umowy o pracę (niezależnie od etatu),
  • emeryci i renciści – byli pracownicy,
  • członkowie rodzin pracowników (jeśli przewidziano taką możliwość).

Rodzaje świadczeń socjalnych:
Wyszczególnienie form wsparcia, np.:

  • dofinansowanie do urlopów, tzw. „wczasy pod gruszą”,
  • bony świąteczne,
  • paczki dla dzieci,
  • dofinansowanie do żłobka, przedszkola,
  • zapomogi losowe.

Kryteria przyznawania świadczeń:
Określenie, że przyznawanie świadczeń odbywa się na podstawie:

  • kryterium socjalnego (sytuacja życiowa, rodzinna, materialna),
  • dokumentów potwierdzających sytuację materialną (np. oświadczenia o dochodach).

Zasady składania wniosków:
Opis procedury:

  • jak składać wnioski o świadczenia,
  • wymagane dokumenty,
  • terminy składania wniosków.

Zasady rozpatrywania wniosków:

  • kto podejmuje decyzję o przyznaniu świadczenia (np. komisja socjalna, pracodawca),
  • procedura odwoławcza w razie odmowy.

Zasady gospodarowania środkami funduszu:

  • planowanie i podział środków,
  • sposób dokumentowania wydatków,
  • kontrola i rozliczanie wydatków.

Postanowienia końcowe:

  • tryb wprowadzania zmian w regulaminie,
  • data wejścia regulaminu w życie.

Dodatkowe elementy (opcjonalne):

  • Szczegółowe zasady organizacji wycieczek, imprez integracyjnych.
  • Ustalenia dotyczące pomocy w sytuacjach nadzwyczajnych (np. klęski żywiołowe).
  • Zasady współpracy z organizacjami związkowymi.

Uwaga:

  • Regulamin powinien być uzgodniony z zakładową organizacją związkową, jeśli taka działa w firmie.
  • W przypadku braku związków zawodowych – regulamin ustala pracodawca po konsultacji z przedstawicielami pracowników.
  • Regulamin musi być dostępny dla wszystkich pracowników.

Przestrzeganie powyższych zasad pomoże uniknąć sporów i zapewni transparentność w przyznawaniu świadczeń z ZFŚS.

Kiedy regulamin ZFŚS wchodzi w życie?

Regulamin wchodzi w życie z dniem jego uchwalenia przez pracodawcę, pod warunkiem że został on skonsultowany z przedstawicielami pracowników (np. związkami zawodowymi, jeśli są one  obecne w firmie) lub odpowiednią reprezentacją pracowników. Przepisy nie regulują jednoznacznie,  kiedy następuje wejście w życie regulaminu.

W praktyce oznacza to, że po opracowaniu regulaminu i jego zatwierdzeniu przez pracodawcę,  dokument staje się obowiązujący w danej firmie. Warto dodać, że regulamin ZFŚS może być  zmieniany lub aktualizowany, a zmiany te również powinny być konsultowane i wchodzić w życie  po formalnym uchwaleniu.

Czy można zmienić regulamin ZFŚS w trakcie roku?

Tak, regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) można zmienić w trakcie  roku, ale zmiany te muszą być zgodne z procedurami określonymi w przepisach prawa oraz  wewnętrznych zasadach firmy. Zmiana regulaminu ZFŚS może być konieczna, jeśli np. firma chce  dostosować fundusz do zmieniających się warunków finansowych, organizacyjnych lub zmieniły  się przepisy prawa, które wpływają na funkcjonowanie funduszu.

Czy można wykluczyć pracownika z ZFŚS?

Zasadniczo pracodawca nie może dowolnie wykluczyć pracownika z korzystania ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS). Dostęp do świadczeń z ZFŚS regulują przepisy ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, które określają zasady gospodarowania środkami funduszu.

Podstawowe zasady:

Kryterium socjalne:

Przyznawanie świadczeń z ZFŚS odbywa się na podstawie kryterium socjalnego, czyli oceny sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika. Nie można uzależniać dostępu do funduszu od stanowiska, stażu pracy czy formy zatrudnienia, jeżeli pracownik spełnia ustawowe warunki.

Obowiązek równego traktowania:

Pracodawca jest zobowiązany do równego traktowania wszystkich pracowników w zakresie dostępu do świadczeń socjalnych, z uwzględnieniem ich sytuacji socjalnej. Dyskryminacja w tym zakresie jest niedopuszczalna.

Kiedy możliwe jest ograniczenie dostępu do ZFŚS?

Osoby nieuprawnione:

Ustawa określa, kto jest uprawniony do korzystania z funduszu. Są to m.in.: pracownicy (bez względu na rodzaj umowy), emeryci i renciści – byli pracownicy, a także członkowie ich rodzin (jeżeli regulamin to przewiduje).

Regulamin ZFŚS:

Regulamin gospodarowania funduszem może zawierać szczegółowe zasady przyznawania świadczeń, ale nie może on naruszać przepisów ustawy. Pracodawca nie może w regulaminie wprowadzić zapisów, które wykluczają określoną grupę pracowników bez podstawy prawnej.

Brak spełnienia kryterium socjalnego:

Jeśli pracownik nie spełnia kryteriów socjalnych (np. jego sytuacja materialna jest bardzo dobra), może nie otrzymać określonych świadczeń, ale to nie jest równoznaczne z wykluczeniem z funduszu. Pracownik nadal ma prawo ubiegać się o świadczenie, które zostanie ocenione zgodnie z jego sytuacją.

Kiedy wykluczenie jest niedopuszczalne?

  • Wykluczenie ze względu na formę zatrudnienia (umowa na czas określony vs. nieokreślony).
  • Wykluczenie z powodu zajmowanego stanowiska.
  • Wykluczenie osób pracujących w niepełnym wymiarze czasu pracy.
  • Wykluczenie bez uzasadnienia kryterium socjalnego.

Czy PIP kontroluje ZFŚS?

Tak, Państwowa Inspekcja Pracy ma uprawnienia do kontrolowania funkcjonowania Zakładowego  Funduszu Świadczeń Socjalnych w ramach swoich działań nadzorczych. Inspekcja Pracy  sprawdza, czy pracodawcy przestrzegają przepisów dotyczących funduszu, w tym przepisów prawa  pracy oraz regulaminów ZFŚS.

PIP może przeprowadzać kontrole w zakresie:

Zgodności z przepisami prawa – Inspektorzy PIP sprawdzają, czy pracodawca prawidłowo  przestrzega obowiązków wynikających z przepisów ustawy o ZFŚS, takich jak odpowiednia  wysokość funduszu, sposób jego finansowania, zasady przyznawania świadczeń, a także sposób  dokumentowania tych działań.

Zasady równości i sprawiedliwości – Inspekcja sprawdza, czy regulamin ZFŚS jest zgodny z  przepisami prawa i czy świadczenia są przyznawane w sposób sprawiedliwy i bez dyskryminacji.

Przestrzegania regulaminu ZFŚS – PIP kontroluje, czy pracodawca przestrzega przyjętego  regulaminu, czy pracownicy są informowani o zasadach korzystania z funduszu, a także czy te  zasady są stosowane w praktyce.

Najczęstsze błędy przy tworzeniu ZFŚS – jak ich unikać?

Bardzo często przy tworzeniu ZFŚS popełniamy następujące błędy:

  • brak konsultacji z przedstawicielami pracowników
  • brak jasnych zasad przyznawania świadczeń
  • nieodpowiednia wysokość odpisów na ZFŚS
  • brak transparentności przy przyznawaniu świadczeń
  • nieodpowiednia dokumentacja i kontrola
  • nieodpowiednia komunikacja z pracownikami
  • nieprzestrzeganie przepisów o równości i niedyskryminacji

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Kompendium wiedzy kadrowego
Agnieszka Pietrzak
Agnieszka Pietrzak

Trener

Inspektor ds. kadr i płac, ukończone studia w zakresie administracji publicznej. Autorka tekstów branżowych dla znanych redakcji kadrowo-płacowych. Aktywnie działający Członek Stowarzyszenia Specjalistów Kadr i Płac. Znana w social mediach jako Mobilna Kadrowa, z pasją przekazuje wiedzę pracownikom i pracodawcom.