Umowa o pracę z cudzoziemcem na terytorium Polski – najważniejsze informacje

Pracodawca, który w swoim przedsiębiorstwie zatrudnia cudzoziemców, zobligowany jest dopełnić dodatkowych formalności, aby praca cudzoziemca była w pełni legalna. Pracownik innej narodowości może zostać zatrudniony na podstawie umowy o pracę oraz na podstawie umowy cywilnoprawnej (umowa zlecenia i umowa o dzieło). Przeczytaj artykuł i sprawdź, jakie są najważniejsze informacje dotyczące zatrudniania cudzoziemców w 2024 roku oraz kto zobligowany jest posiadać zezwolenie na pracę. 

Spis treści:

• Zasady legalizacji pracy cudzoziemca w 2024 roku
• Forma zawierania umów zlecenie i dzieło z cudzoziemcami
• Zatrudnianie cudzoziemców na podstawie umów cywilnoprawnych – obowiązki pracodawców

Zasady legalizacji pracy cudzoziemca w 2024 roku

Należy pamiętać, że aby zatrudnienie cudzoziemca przebiegało w sposób legalny to niezbędne, jest dopełnienie wszelkich formalności.  

Kiedy zezwolenie na pracę nie jest potrzebne do zatrudnienia?

Osoby pochodzące z obszaru Unii Europejskiej (UE), Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) oraz Szwajcarii mogą podjąć pracę w Polsce bez konieczności uzyskania zezwolenia na pracę. Mowa tutaj o obywatelach m.in. krajów takich jak Włochy, Portugalia, Finlandia, Grecja, Szwecja, Hiszpania, Chorwacja, Cypr, Norwegia, Islandia, Lichtenstein i Szwajcaria. Zatrudnienie cudzoziemców ze wskazanych obszarów nie niesie za sobą dodatkowych wymagań. Zatrudnienie tej grupy cudzoziemców przebiega dokładnie na takich samych zasadach jak w przypadku zatrudniania obywateli Polski.

Zatrudnienie cudzoziemca na dłuższy okres wymaga...

Jeżeli zatrudnienie cudzoziemca trwa dłużej niż 3 miesiące, fakt ten należy zgłosić w urzędzie wojewódzkim. Należy pamiętać, że zatrudniając obywateli wymienionych wyżej państw, pracodawca ma obowiązek zgłoszenia zatrudnionych pracowników do ubezpieczenia społecznego i ubezpieczenia zdrowotnego na terytorium Polski. W przypadku świadczenia pracy na podstawie umowy o dzieło nie jest to obowiązkowe. Zgłoszenia do ZUS pracodawca ma obowiązek dokonać w terminie 7 dni od daty, w której cudzoziemiec rozpoczął wykonywać pracę.

Należy jednak pamiętać, że zatrudniając osoby spoza obszaru Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego i Szwajcarii należy przestrzegać obowiązujących przepisów. Aby pobyt i praca przebiegały w pełni legalnie, należy spełnić określone kryteria.

1. Przyszły pracownik zobligowany jest posiadać dokument pobytowy cudzoziemca – np. wiza lub karta pobytu.
2. Jeżeli osoba ta nie jest zwolniona z konieczności posiadania zezwolenia na pracę to:

• cudzoziemiec może uzyskać zezwolenie na pobyt czasowy i pracę lub pracodawca poprzez wypełnienie oświadczenia potwierdzi powierzenie wykonywania określonych obowiązków przez cudzoziemca lub pracodawca złoży wniosek o wydanie zezwolenia na pracę typu A lub typu B.
• na wykonywanie pracy cudzoziemcowi w Polsce pozwala dokument pobytowy.
• informacje zawarte w zezwoleniu na pracę, oświadczeniu o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi lub zezwoleniu na pobyt czasowy i pracę są tożsame z warunkami zatrudnienia i stanowiskiem pracy.

W przypadku powierzenia pracy na terytorium Polski nielegalne jest...

Należy pamiętać, że legalne zatrudnienie cudzoziemca nie jest możliwe, gdy osoba ta posiada wizę turystyczną, zezwolenie na pobyt czasowy ze względu na okoliczności wymagające krótkotrwałego pobytu lub korzysta z ochrony czasowej. 

Należy jeszcze raz podkreślić, że pracodawca, który chce zatrudnić cudzoziemców, którzy nie są zwolnieni z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę, zobligowany jest wyrobić dla tych osób określone pozwolenie na pracę. Rodzaj tego dokumentu zależny jest od obywatelstwa, które posiada cudzoziemiec. Podkreślić również należy fakt, że pracodawca może zawrzeć z cudzoziemcem umowę o pracę lub umowę cywilnoprawną. 

W przypadku cudzoziemców pochodzących z obszarów poza Unią Europejską, Europejskim Obszarem Gospodarczym lub Szwajcarią, z którymi Polska nie zawarła umowy o zabezpieczeniu społecznym, to zastosowanie mają polskie przepisy prawa dotyczące ubezpieczeń społecznych. W takim przypadku pracodawca ma obowiązek w ciągu 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy zgłosić pracownika do ubezpieczenia społecznego i ubezpieczenia zdrowotnego w Polsce. W przypadku podjęcia pracy przez cudzoziemca pochodzącego z kraju, z którym Polska ma zawartą umowę o zabezpieczeniu społecznym (Stany Zjednoczone, Kanada, Ukraina, Macedonia, Korea Południowa, Australia, Czarnogóra, Mongolia, Serbia, Bośnia i Hercegowina) należy dokładnie przeanalizować treść tej umowy i określić, którym regułom podlega cudzoziemiec.

Zlecenie wykonywania pracy na podstawie zezwolenia

W przypadku zatrudnienia cudzoziemców do pracy sezonowej na podstawie zezwolenia na pracę sezonową można zawrzeć;

• umowę o pracę,
• zamiast umowy cywilnoprawnej umowę o pomocy przy zbiorach w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu społecznym rolników,
• inną umowę niż wskazaną w zezwoleniu na pracę sezonową np. umowę cywilnoprawną bez konieczności złożenia wniosku o wydanie zezwolenia na pracę sezonową.

Kto potrzebuje zezwolenia na pracę?

Należy podkreślić, że w świetle polskich przepisów prawa pracy, z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę zwolnieni są cudzoziemcy, którzy:

• posiadają status uchodźcy, a status ten nadany został w Polsce,
• korzystają z ochrony uzupełniającej w Polsce,
• posiadają zezwolenie na pobyt stały w Polsce,
• posiadają zezwolenie na pobyt rezydenta długoterminowego UE w Polsce,
• posiadają pozwolenie na pobyt ze względów humanitarnych,
• posiadają pozwolenie na pobyt tolerowany w Polsce,
• korzystają z ochrony czasowej w Polsce,
• posiadają ważne zaświadczenie potwierdzające udzielenie ochrony na terytorium Polski,
• przebywają na terytorium Polski na podstawie dokumentu pobytowego wydanego przez inne państwo członkowskie Unii Europejskiej. Celem pobytu jest wykonywanie pracy w charakterze pracownika kadry kierowniczej, pracownika odbywającego staż lub specjalisty na okres, który nie przekracza 90 dni w okresie 180 dni.

Kto ubiega się o zezwolenie na pracę typu A i B?

O zezwolenie na pracę typu A i B zawsze ubiega się pracodawca. Zezwolenia te wydawane są na czas określony dla danego cudzoziemca. Dokumenty można przedłużyć, aby tego dokonać wniosek, należy złożyć nie wcześniej niż na 90 dni przed upływem okresu ważności zezwolenia jednak nie później niż 30 dni przed upływem ważności zezwolenia.

Forma zawierania umów zlecenie i dzieło z cudzoziemcami - rodzaje umowy

W momencie, w którym uzyskano już zezwolenie na pracę lub oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcom, należy pamiętać, że dokumenty te nie poświadczają o zatrudnieniu w danym przedsiębiorstwie. Dokumenty te potwierdzają, że osoba ta może legalnie podjąć pracę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Aby doszło do zatrudnienia, należy podpisać z obcokrajowcem umowę o pracę lub umowę cywilnoprawną. 

Jak sporządzić umowę o dzieło i umowę zlecenie?

Zatrudniając cudzoziemca na terytorium Polski, należy pamiętać, aby sporządzać umowy w formie pisemnej. Treść tego dokumentu powinna uwzględniać warunki zatrudnienia, które zostały określone w zezwoleniu na pracę lub oświadczeniu, które zostały już złożone. Co więcej, umowa ta powinna zostać przetłumaczona i dostarczona cudzoziemcowi w języku dla niego zrozumiałym. Należy również pamiętać, że umowa cywilnoprawna nie może nosić  znamion umowy o pracę. Za nieprzestrzeganie wymienionych wyżej zasad pracodawcom może grozić kara grzywny. 

Jeszcze raz warto podkreślić, że cudzoziemiec może wykonywać w Polsce pracę na podstawie umowy zlecenie lub umowy o dzieło. Pracodawca niezależnie od rodzaju umowy zobligowany jest do zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy oraz minimalnego obowiązującego w Polsce wynagrodzenia. 

Ważne! Pamiętaj, że jeżeli w oświadczeniu lub zezwoleniu została zawarta informacja o zatrudnieniu cudzoziemca na podstawie umowy o pracę to nie, można zawrzeć z pracownikiem umowy cywilnoprawnej. W takim przypadku, aby zatrudnić cudzoziemca na podstawie umowy zlecenie lub umowy o dzieło należy dokonać zmiany zezwolenia lub rejestracji nowego oświadczenia. Jeśli natomiast starając się o zezwolenie na pracę lub oświadczenie wpisano chęć zawarcia umowy cywilnoprawnej, zaś po otrzymaniu dokumentów, pracodawca zdecyduje się zatrudnić obcokrajowca na podstawie umowy o pracę, to dokonać można tego bez konieczności ubiegania się o wydanie nowego zezwolenia lub oświadczenia.  

Jeżeli cudzoziemiec wykonuje pracę na terytorium Polski na podstawie umowy o dzieło, należy dokładnie określić dzieło, którego wykonanie przyniesie określony efekt. Kodeks cywilny wskazuje, że umowa o dzieło może zostać zawarta jedynie, jeżeli jej celem jest wykonanie określonego działa. Podczas wyrabiania dokumentów takich jak zezwolenie na pracę czy oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy, urzędnik może poprosić pracodawcę o złożenie dodatkowych wyjaśnień. Celem tego działania jest weryfikacja, czy powierzona praca rzeczywiście będzie miała charakter umowy o dzieło. Urzędnik może zapytać o to pod jakim adresem cudzoziemiec będzie wykonywał obowiązki, jaki jest przedmiot dzieła oraz w jakich godzinach wykonywana będzie praca. Należy mieć na uwadze, że analiza udzielonych odpowiedzi może wydłużyć czas wydawania dokumentów.

Zatrudnianie cudzoziemców na podstawie umów cywilnoprawnych – obowiązki pracodawców

Pracodawca, który decyduje się na zatrudnienie cudzoziemców, musi pamiętać o tym, że powierzone obowiązki oraz warunki pracy muszą być zgodne z tymi wpisanymi na pozwoleniu na pracę lub oświadczeniu o powierzeniu pracy. Pracodawca nie może zmniejszyć wynagrodzenia lub liczby godzin pracy. Co więcej, pracodawca nie może zmienić stanowiska pracy czy też rodzaju umowy. Należy również pamiętać, że cudzoziemiec, który posiada zezwolenie na pracę, może pracować w większym wymiarze czasu pracy – po proporcjonalnym zwiększeniu wypłaty, jednak nie można zwiększyć wymiaru godzin osobie, która została zatrudniona na podstawie oświadczenia. 

Cudzoziemiec posiadający oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy może otrzymać zwiększone wynagrodzenie. Dokument ten uprawnia również do zastąpienia umowy cywilnoprawnej umową o pracę.

Do obowiązków pracodawcy zaliczamy m.in. przestrzeganie norm czasu pracy, prowadzenie ewidencji czasu pracy, wypłatę minimalnego wynagrodzenia za pracę i wiele innych aspektów. 

Pracodawcy, którzy decydują się na zatrudnienie cudzoziemców, muszą liczyć się również z obowiązkami informacyjnymi.

1. W przypadku pracy na podstawie zezwolenia na pracę pracodawca w terminie 7 dni zobligowany jest przekazać wojewodzie, który wydał zezwolenie informacje takie jak:

• zmiana stanowiska lub charakteru pracy, które różnią się od tych określonych w zezwoleniu,
• zmiana miejsca zamieszkania pracodawcy, siedziby firmy lub formy prawnej pracodawcy,
• zmiana właściciela zakładu pracy lub jego części,
• zmiana osoby, która reprezentuje pracodawcę,
• rozpoczęcie pracy przez obcokrajowca po upływie 3 miesięcy od początkowej daty ważności zezwolenia na pracę,
• przerwanie wykonywania pracy przez cudzoziemca na okres dłuższy niż 3 miesiące,
• zakończenie pracy w Polsce przez obcokrajowca przed upływem 3 miesięcy od początkowej daty ważności zezwolenia.

2. W przypadku, w którym pracodawca złożył oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcom, pracodawca ma obowiązek poinformować właściwy powiatowy urząd pracy o:

• rozpoczęciu pracy przez cudzoziemca. Informację tę należy przekazać najpóźniej w dniu rozpoczęcia przez obcokrajowca pracy,
• niepodjęciu pracy przez cudzoziemca w ustalonym terminie. O tym fakcie należy poinformować w terminie do 7 dni od daty rozpoczęcia pracy wpisanej w ewidencji oświadczeń.

3. W przypadku powierzania pracy cudzoziemcom jako agencja pracy tymczasowej (APT) w terminie 7 dni należy powiadomić starostę (pisemnie), który wydał zezwolenia na pracę sezonową o:

• zmianie miejsca zamieszkania lub siedziby firmy, nazwy lub formy prawnej podmiotu powierzającego wykonywanie pracy cudzoziemcowi (APT),
• zmianie właściciela zakładu pracy lub jego części,
• zawarciu umowy o pracę zamiast umowy cywilnoprawnej  lub umowy o pomocy przy zbiorach.

Paweł Jaworski

Trener

Były funkcjonariusz Staży Granicznej z blisko 10 letnim doświadczeniem, które zdobywał zarówno w kraju m.in. w zespołach ds. migracji oraz kontroli legalności zatrudnienia cudzoziemców w Polsce jak i poza jego granicami w ramach współpracy z Agencją Frontex. Posiada bogate doświadczenie w zarządzaniu, które nabył m.in. w strukturach Komendy Głównej Staży Granicznej w Warszawie. Współpracuje z przedsiębiorcami, prawnikami oraz instytucjami administracji państwowej, świadcząc wysokiej jakości doradztwo w zakresie pobytu oraz zatrudnienia obcokrajowców na terenie Polski. Specjalizuje się w sprawach związanych z obszarem prawa migracyjnego, postępowań administracyjnych oraz występuje w roli pełnomocnika swoich klientów. Posiada szerokie doświadczenie w reprezentacji klientów przed organami administracyjnymi oraz udziela wsparcia merytorycznego w czasie postępowań sądowych. Nasz ekspert prowadził dziesiątki kontroli legalności zatrudnienia i postępowań administracyjnych.

Dowiedz się więcej