Zasady wynajmu pomieszczeń szkolnych (powierzchni) w roku 2025 + WZÓR: Umowa najmu powierzchni

Szkoła jako jednostka budżetowa została powołana do realizacji zadań publicznych – realizacji obowiązku szkolnego wobec dzieci i młodzieży i generalnie nie może prowadzić działalności gospodarczej w pełnym tego słowa znaczeniu. Jednakże coraz częściej spotykamy się ze zjawiskiem wynajmu sal lekcyjnych bądź hal sportowych na zajęcia dodatkowe/pozalekcyjne, które są prowadzone przez podmioty sektora prywatnego.

Spis treści:

• Czy szkoła może wynająć salę?
• Podstawowe regulacje prawne w zakresie wynajmu pomieszczeń szkolnych
• Procedura wynajmu powierzchni szkolnej
• Procedura wynajmu pomieszczeń na rok szkolny 2025 (wzór)
• Jak powinna być skonstruowana umowa najmu powierzchni?
• Czy od wynajmu sali można odliczyć VAT?
• Jak księgować wynajem pomieszczeń?

Czy szkoła może wynająć salę?

Szkoła może wynająć sale lekcyjne bądź obiekty sportowe jeżeli wynajem ten nie koliduje z podstawowymi zadaniami, do jakich szkoła została powołana, a najem odbywa się w godzinach, w których placówka już nie funkcjonuje bądź dotyczy to najmu pomieszczeń, które nie są używane przez szkołę do celów statutowych.

W wynajmowanych od szkoły pomieszczanych często odbywają się zajęcia dla uczniów szkół, ale także dla dzieci, które nie są uczniami tej konkretnej szkoły, mieszkających w okolicy.

Wynajem pomieszczeń szkolnych jest korzystny dla obu stron:

1. Szkoła wynajmując pomieszczenia uzyskuje środki finansowe, które w pewien sposób mogą wspomagać budżet tej szkoły;
2. Uczniowie oraz okoliczni mieszkańcy mają zajęcia blisko swojego domu, co znacząco skraca czas dotarcia na zajęcia.

Podstawowe regulacje prawne w zakresie wynajmu pomieszczeń szkolnych

Szkoła wynajmując powierzchnię podpisuje umowę najmu, a więc działa w oparciu o przepisy ustawy z 16 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny. Z art. 659 Kodeksu cywilnego wynika, że przez umowę najmu wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy rzecz do używania przez czas oznaczony lub nieoznaczony, a najemca zobowiązuje się płacić wynajmującemu umówiony czynsz.

Ponadto konieczne jest uwzględnienie przepisów ustawy z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym, chociażby w zakresie upoważnienia dla dyrektora szkoły do podpisywania umów najmu.

Procedura wynajmu powierzchni szkolnej

Każda szkoła, która dopuszcza możliwość wynajmu swoich pomieszczeń, powinna mieć sporządzony dokument noszący nazwę: Zasady wynajmu powierzchni Szkoły Podstawowej nr …. im. … w …….

Dokument taki reguluje ogólne zasady, na jakich odbywać się będzie najem pomieszczeń w tej szkole, ponadto zakreśla procedurę najmu tych powierzchni oraz określa obowiązki, jakie będzie miał najemca względem szkoły.

Procedura wynajmu pomieszczeń na rok szkolny 2025 (wzór)

1. Wszelkie dokumenty związane z wynajmę pomieszczeń/powierzchni (podanie
   o wynajem, zwrot kaucji, rozwiązanie umowy) należy podpisać i złożyć w formie papierowej lub za pośrednictwem e-maila (………………………………) do sekretariatu szkoły.
2. Złożenie do sekretariatu szkoły na minimum ….. dni roboczych przed planowanym terminem najmu pisemnej prośby o wynajem z określeniem najemcy, charakteru działalności, uczestników zajęć i przewidywanego harmonogramu prowadzenia zajęć. Aby nie blokować terminów innym najemcom, liczby rezerwowanych godzin nie można zmniejszyć po podpisaniu umowy, natomiast można zwiększyć ich liczbę aneksem do umowy, gdy będą wolne terminy.
3. Pisemna odpowiedź osoby odpowiedzialnej za harmonogram wynajmu pomieszczeń/powierzchni szkoły uwzględniająca możliwy termin wynajmu i stawkę lub odmowę wynajmu.
4. Sporządzenie umowy, zgłoszenie wynajmu do ……………………. dokonywane jest przez wyznaczonego pracownika administracji.
5. Podpisanie umowy najmu przez dyrektora szkoły i najemcę. Podpisanie umowy przez najemcę jest jednoznaczne z potwierdzeniem faktu zapoznania się z Zasadami wynajmu powierzchni szkoły podstawowej ……….. im. ………… w ………..
6. Zajęcia prowadzone przez najemcę rozpoczynają się dopiero po podpisaniu umowy i w oznaczonym na umowie okresie.
7. Wynajmujący ma prawo kontrolować zajęcia pod kątem stosowania się do Zasad wynajmu powierzchni szkolnych, a w razie stwierdzenia uchybień zakazać dalszego korzystania z pomieszczeń szkolnych i/lub rozwiązać umowę.
8. Wszelkie zmiany dotyczące umów wymagają sporządzenia aneksu, a ich akceptacja przebiega zgodnie z ustaloną procedurą.
9. Faktury do zapłaty są przekazywane najemcy za pomocą poczty elektronicznej. Wpłata należności za wynajem wpływa na rachunek dochodów wydzielonych szkoły. Środki uzyskane z wynajmu po przekazaniu podatku VAT przeznaczone są: …………………. (należy wypisać na co będą przeznaczone środki z najmu).
10. Informacje związane z aktualnym cennikiem najmu oraz Zasady wynajmu powierzchni szkoły podstawowej nr ….. im. …… w ……………zamieszczane są na stronie internetowej szkoły.

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Najem i udostępnianie pomieszczeń szkolnych jako dodatkowe źródło dochodów

Jak powinna być skonstruowana umowa najmu powierzchni?

Jak już wcześniej wspomniano umowa najmu powierzchni w szkole, powinna być sporządzona z uwzględnieniem wymagań określonych w Kodeksie cywilnym. Kodeks cywilny w art. 659 i następnych reguluje to czym jest umowa najmu, w jakiej formie powinna być zawarta, określa także prawa i obowiązki stron.

Należy również pamiętać o jednej z podstawowych zasad, jakie obowiązują w naszym systemie prawnym, mianowicie o swobodzie zawierania umów. Poza obowiązkowymi elementami umowy, które zostały wymienione w Kodeksie cywilnym, strony mogą same kształtować treść tego stosunku prawnego według własnych zasad oraz potrzeb.

Czy od wynajmu sali można odliczyć VAT?

Tak. Szkoła, która wynajmuje powierzchnie, wykonuje działania opodatkowane, a więc zgodnie z ustawą z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług przysługuje jej prawo do odliczenia VATu od tych czynności.

Podstawowa zasada, która daje prawo do odliczenia podatku zawarta jest w art. 86 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług. Zasada ta stanowi, że w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15 ustawy o podatku od towarów i usług, przysługuje – z pewnymi zastrzeżeniami – prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Natomiast zgodnie z art. 86 ust.2 pkt 1 lit. a ustawy o podatku od towarów i usług kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

Z przytoczonej zasady wynika również, że odliczenie podatku naliczonego może być częściowe, tzn. w tej części, w jakiej dane towary lub usługi, z którymi związany jest podatek naliczony, są wykorzystywane do realizacji czynności opodatkowanych, z pominięciem tej części podatku od tych towarów i usług, w jakiej towary te (usługi) są wykorzystywane do wykonywania czynności nieopodatkowanych.

Jak księgować wynajem pomieszczeń?

Operacje gospodarcze będące następstwem zawarcia umów najmu lub wprowadzenia zmian w już zawartych umowach najmu należy ujmować w ewidencji bilansowej jednostki (szkoły) z wykorzystaniem kont księgowych, które zostały wskazane w załączniku nr 3 do rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej:

• 130 „Rachunek bieżący jednostki”
• 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”
• 221 „Rozliczenie dochodów budżetowych”
• 402 „Usługi obce”
• 490 „Rozliczenie kosztów”
• 640 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”
• 720 „Przychody z tytułu dochodów budżetowych”,

Konto 130 „Rachunek bieżący jednostki” służy do ewidencji stanu środków pieniężnych oraz obrotów na rachunku bankowym z tytułu wydatków i dochodów budżetowych objętych planem finansowym.

Jeżeli chodzi o umowy najmu, to na koncie tym ewidencjonuje się czynsz zapłacony z tytułu umowy najmu i ewentualne zwroty.

Na koncie 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami” ewidencjonuje się czynsze stanowiące koszty jednostki.

Kontami służącymi do "ewidencji kosztów wynikających z zawartych umów najmu są kont” 402 oraz 490.

Konto 402 „Usługi obce” służy do ewidencji kosztów z tytułu usług obcych wykonywanych na rzecz działalności podstawowej jednostki. Na stronie Wn konta 402 ujmuje się poniesione koszty usług obcych, a na stronie Ma konta 402 ujmuje się zmniejszenie poniesionych kosztów oraz na dzień bilansowy przeksięgowuje się koszty usług obcych na konto 490.

Konto 490 w jednostkach, które nie prowadzą kont Zespołu 5, służy do ujęcia m.in. w korespondencji z kontem 640 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów” kosztów rozliczanych w czasie, które były ujęte na kontach: 400, 401, 402, 403, 404, 405 oraz 409 w wartości poniesionej, oraz zmniejszeń rozliczeń międzyokresowych kosztów, oraz rezerw tworzonych na koszty.

Schemat księgowy. Ewidencja księgowa przychodów z tytułu zawartych umów najmu

1. Faktura VAT za wynajem pomieszczeń (czynsz)
2. Zapłata za fakturę VAT (za czynsz)
3. Zwrot nadpłaconego czynszu

Podsumowanie

Temat najmu powierzchni szkolnych to jeden z wielu, które dla oświaty są ważne.

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Najem i udostępnianie pomieszczeń szkolnych jako dodatkowe źródło dochodów

Magdalena Grotkiewicz

Trener

Absolwentka Wydziału Prawa Wyższej Szkoły Handlu i Prawa im. Ryszarda Łazarskiego w Warszawie oraz studiów podyplomowych w zakresie: rachunkowości, prawa Unii Europejskiej i prawa pracy; autorka publikacji z dziedziny finansów publicznych, rachunkowości i sprawozdawczości budżetowej, szkoleniowiec, redaktor naczelna dwutygodnika "Rachunkowość Budżetowa".

Dowiedz się więcej