Zamknięcie ksiąg rachunkowych za rok obrotowy. Wstępne i ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych - obowiązki księgowe

Obecny czas to w księgowości czas intensywnych prac związanych z zamknięciem ksiąg roku 2024 oraz otwarciem ksiąg roku 2025. Część działań wykonywanych jest jeszcze w roku 2024, ale znaczna ich część przenosi się na rok 2025. Pomimo iż, prace trwają w roku 2025, to zdarzenia gospodarcze księgowane są pod datą 31 grudnia roku 2024. 

Spis treści:

• Zamknięcie ksiąg rachunkowych za rok obrotowy - obowiązki księgowej
• Jak zorganizować prace związane z zamknięciem ksiąg rachunkowych?
• Terminowy wpływ dokumentów do księgowości
• Jakie terminy obowiązują przy zamknięciu roku?
• Etapy zamknięcia roku obrotowego
• Wstępne zamknięcie ksiąg rachunkowych
• Ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych
• Podstawowe obowiązki związane z zamknięciem ksiąg rachunkowych
• Przeprowadzenie i sporządzenie inwentaryzacji
• Korygowanie odpisów na ZFŚS

Zamknięcie ksiąg rachunkowych za rok obrotowy - obowiązki księgowej

Do podstawowych obowiązków służb finansowo-księgowych związanych z zamknięciem roku należy przygotowanie wszystkich dokumentów w taki sposób, aby czyniły one zadość przepisom wskazanym w art. 24 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości, a więc aby były:

• rzetelne,
• bezbłędne,
• sprawdzalne.

Pamiętaj! Prawidłowe i ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych w 2024 r to

prawidłowo otwarte księgi roku 2025.

Jak zorganizować prace związane z zamknięciem ksiąg rachunkowych?

Jednym z najważniejszych elementów związanych z zamknięciem ksiąg rachunkowych jest dobre zaplanowanie prac zespołów finansowo-księgowych. Co z kolei jest gwarantem tego, że proces zamknięcia ksiąg będzie przebiegał sprawnie i prawidłowo.

Nad wszystkimi pracami nadzór ma główny księgowy, i to do niego należy:

1. Określenie terminu spływu dokumentów (dowodów księgowych) do komórki księgowości.
2. Ustalenie harmonogramu prac dotyczących zamknięcia ksiąg rachunkowych.

Terminowy wpływ dokumentów do księgowości

Często można spotkać się z twierdzeniem, że za terminowy wpływ dokumentów do księgowości odpowiedzialni są pracownicy księgowości. W tym stwierdzeniu jest trochę prawdy, ale należy pamiętać, że tak naprawdę odpowiedzialność taka ciąży przede wszystkim na pracownikach merytorycznych.

Pracownicy komórek merytorycznych powinni terminowo przekazywać do komórki finansowej wszystkie dowody księgowe, które podlegają ujęciu w księgach rachunkowych danego roku.

W zasadach (polityce) rachunkowości jednostki (ewentualnie w: Instrukcji obiegu dokumentów) powinna być zawarta dokładna informacja (podany dokładny termin), do kiedy komórka księgowości przyjmuje dokumenty i do kiedy ujmuje je w księgach rachunkowych.

Dlaczego ta data jest taka ważna?

Służby finansowo księgowe muszą mieć czas, żeby zaksięgować dokumenty i w terminie sporządzić oraz złożyć wszystkie obowiązujące jednostkę sprawozdania.

Jakie terminy obowiązują przy zamknięciu roku?

Należy pamiętać, iż wszystkie dowody księgowe, które wpłynęły do jednostki przed sporządzeniem sprawozdania finansowego za rok 2024, należy ująć w księgach tego roku, którego dotyczą.

Zgodnie z art. 12 ustawy o rachunkowości - księgi rachunkowe zamyka się na dzień kończący rok obrotowy tj. na dzień 31 grudnia 2024 r., lecz nie później niż w ciągu trzech miesięcy od tego dnia (tj. 31 marca).

Etapy zamknięcia roku obrotowego

• I etap – wstępne zamknięcie ksiąg rachunkowych
• II etap – ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych.

Wstępne zamknięcie ksiąg rachunkowych

Wstępne zamknięcie ksiąg rachunkowych daje jeszcze możliwość wprowadzania zapisów do ksiąg rachunkowych zamykanego roku (pod datą 31 grudnia 2024 r. można jeszcze wprowadzać zapisy korygujące i uzupełniające). Zapisów takich można dokonywać do momentu ostatecznego zamknięcia ksiąg.

Ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych

Ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych wyłącza ostatecznie możliwość dokonywania zapisów w księgach rachunkowych.

Należy pamiętać, iż w jednostkach budżetowych oraz samorządowych zakładach budżetowych rok obrotowy równa się rok kalendarzowy. W związku z tym, w jednostkach kontynuujących działalność księgi rachunkowe zamyka się na dzień 31 grudnia, a otwiera na dzień 1 stycznia.

Podstawowe obowiązki związane z zamknięciem ksiąg rachunkowych

Każdy, kto jest zaangażowany w proces zamykania ksiąg rachunkowych wie, że lista obowiązków związanych z tym działaniem właściwie nie ma końca. Można jednak wydzielić kilka najważniejszych obowiązków, które pojawiają się zawsze i bez których  bez których nie może być mowy o prawidłowym zamknięciu ksiąg rachunkowych. Do najważniejszych czynności przygotowawczych należą:

• ustalenie terminu, a następnie wyegzekwowanie wpływu dokumentacji finansowej do działu księgowości,
• przeprowadzenie inwentaryzacji,
• sprawdzenie prawidłowości zapisów dokonywanych w ciągu roku w księgach rachunkowych.

Jak już wspomniano wcześniej, proces zamknięcia ksiąg rachunkowych jest niezwykle złożony, wymaga przeprowadzenia wielu działań oraz zaangażowania bardzo wielu osób pracujących we wszystkich komórkach organizacyjnych, a nie tylko – jak często błędnie się zakłada – pracowników działów finansowo-księgowych. Bardzo dobry sposobem na zapanowanie nad złożonością zadań jest przygotowanie harmonogramu organizacji prac związanych z zamknięciem roku.

Aby harmonogram spełniał swoją funkcję, powinien określać:

• konkretne zadania oraz terminy ich wykonania (tzw. deadline),
• osoby odpowiedzialne za wykonanie konkretnych zadań – określając osoby, można posiłkować się stanowiskami (np. kierownik jednostki, główny księgowy, pracownicy księgowości) lub wskazać imiennie osoby odpowiedzialne za konkretne działania.

Przygotowanie takiego harmonogramu nie jest regulowane przepisami prawa, nie ma nawet prawnego obowiązku jego wprowadzania, a co za tym idzie, obowiązuje absolutna dowolność w zakresie jego tworzenia oraz danych, które ten harmonogram będzie zawierał.

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Zamknięcie roku 2024 w jednostkach sektora finansów publicznych

Przeprowadzenie i sporządzenie inwentaryzacji

Inwentaryzacja jest jednym z najważniejszych elementów związanych z zamknięciem ksiąg rachunkowych. Rozpoczęcie prac inwentaryzacyjnych jest zawsze sygnałem zbliżającego się końca roku.

Podstawowym celem inwentaryzacji jest ustalenie rzeczywistego stanu składników majątkowych znajdujących się w posiadaniu danej jednostki organizacyjnej, a następnie na zweryfikowaniu prawidłowości danych zawartych w księgach rachunkowych dotyczących wielkości poszczególnych aktywów i pasywów.

Ustawa o rachunkowości nakładana na wszystkie jednostki sektora finansów publicznych obowiązek przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji według zasad określonych w art. 26 i 27 tego aktu prawnego określając jednocześnie metody oraz terminy przeprowadzania inwentaryzacji.

Jak wynika z art. 26 ustawy o rachunkowości na koniec roku wszystkie składniki majątku jednostki powinny być zinwentaryzowane z zastosowaniem odpowiedniej metody. Do wyboru jest:

• spis z natury,
• potwierdzenie salda,
• weryfikacja z odpowiednimi dokumentami.

Należy również pamiętać, że zaniechanie przeprowadzenia lub rozliczenia inwentaryzacji, a także przeprowadzenie lub rozliczenie w sposób niezgodny z ustawą o rachunkowości może znaleźć swój finał w postaci poniesienia odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Szczegółowo o tym można przeczytać w art. 18 ustawy z 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych.

Korygowanie odpisów na ZFŚS

Kolejnym istotnym zadaniem związanym z zakończeniem roku i zamknięciem ksiąg rachunkowych roku 2024 jest obowiązek skorygowania odpisów na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych.

Samorządowe jednostki budżetowe oraz samorządowe zakłady budżetowe mają obowiązek tworzenia ZFŚS bez względu na liczbę zatrudnianych przez te jednostki pracowników.

Zgodnie z ustawą z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych odpis podstawowy oblicza się dwa razy w roku:

• na początek roku – podstawą jest planowana przeciętna liczba zatrudnionych w danym roku,
• na koniec roku – faktyczna przeciętna liczba zatrudnionych w tym roku.

Na koniec roku należy zestawić planowaną liczbę zatrudnionych z liczbą faktyczną i w zależności od otrzymanego wyniku:

• nadwyżkę środków wycofać z rachunku ZFŚS na rachunek podstawowy – jeżeli rzeczywista liczba zatrudnionych jest niższa niż planowana,
• niedobór środków dopłacić z rachunku bieżącego na rachunek ZFŚS – jeżeli rzeczywista liczba zatrudnionych jest wyższa niż planowana.

W sytuacji wystąpienia niedopłaty środków w jednostce budżetowej trzeba również pamiętać o dostosowaniu planu finansowego wydatków w § 444 „Odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych”.

Podsumowanie

Podsumowując, proces zamknięcia ksiąg rachunkowych za dany rok obrotowy, taki jak 2024 r., musi być zgodny z przepisami określonymi w art. 12 ust. 2 ustawy o rachunkowości, gdzie wyraźnie wskazano, że zamknięcie ksiąg powinno nastąpić nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego, tj. 31 marca kolejnego roku.

Na podstawie wstępnie zamkniętych ksiąg tworzony jest bilans oraz roczne sprawozdanie finansowe, które obejmują dane ze zbiorów tworzących zamknięte księgi, w tym kont ksiąg pomocniczych. Następnie, po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego przez właściwe organy, następuje formalne otwarcie ksiąg rachunkowych na kolejny rok, co w przypadku podmiotów takich jak spółka z o.o. jest kluczowym etapem zapewniającym ciągłość i prawidłowość prowadzenia ksiąg. Terminy zamknięcia ksiąg rachunkowych są zatem istotnym elementem całego procesu i warunkują prawidłowe funkcjonowanie jednostki.

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Jak przeprowadzić inwentaryzację w jednostce budżetowej

Magdalena Grotkiewicz

Trener

Absolwentka Wydziału Prawa Wyższej Szkoły Handlu i Prawa im. Ryszarda Łazarskiego w Warszawie oraz studiów podyplomowych w zakresie: rachunkowości, prawa Unii Europejskiej i prawa pracy; autorka publikacji z dziedziny finansów publicznych, rachunkowości i sprawozdawczości budżetowej, szkoleniowiec, redaktor naczelna dwutygodnika "Rachunkowość Budżetowa".

Dowiedz się więcej