Dokumentacja sekretariatu ze szczególnym uwzględnieniem dokumentacji związanej z rozpoczęciem roku szkolnego 2025/2026 - szkolenie online

I. Podstawy prawne prowadzenia dokumentacji w szkole

1. Kluczowe akty prawne:

• Ustawa Prawo oświatowe (Dz.U. 2023 poz. 900 z późn. zm.)
• Rozporządzenie MEN z 25 sierpnia 2017 r. ws. dokumentacji przebiegu nauczania (Dz.U. 2017 poz. 1646)
• Ustawa o ochronie danych osobowych i RODO
• Rozporządzenie ws. SIO i UONET+
• Instrukcja kancelaryjna, JRWA i zasady archiwizacji (ustawa archiwalna)

2. Odpowiedzialność pracowników administracyjnych (w tym sekretariatu) za błędy i naruszenia

II. Kluczowa dokumentacja sekretariatu na starcie roku szkolnego 2025/2026 uporządkowanie listy obowiązkowych dokumentów wraz z terminami

1. Dokumentacja uczniowska

• Księga uczniów/słuchaczy
• Rejestr legitymacji i duplikatów
• Rejestr zaświadczeń, skierowań, kart rowerowych itp.
• Protokoły komisji rekrutacyjnych
• Deklaracje rodziców (np. dot. religii/etyki, języka mniejszości, korzystania z opieki świetlicowej)

2. Dokumenty wewnętrzne szkoły:

• Arkusz organizacji szkoły – w kontekście dokumentów sekretariatu
• Rejestr uczniów niepełnosprawnych, uchodźców, objętych pomocą psychologiczno-pedagogiczną
• Informacja o spełnianiu obowiązku szkolnego przez uczniów spoza obwodu

3. Terminy działań na przełomie sierpnia i września 2025 r.:

• Ostateczne zamknięcie dokumentów rekrutacyjnych
• Wydanie/aktualizacja legitymacji szkolnych
• Przekazanie danych do SIO (terminy ustawowe!)
• Weryfikacja poprawności danych uczniów i nauczycieli w systemach informatycznych

III. Elektroniczna dokumentacja a wersja papierowa – co mówią przepisy? – wyjaśnienie, które dokumenty można prowadzić wyłącznie elektronicznie, a które muszą mieć formę papierową.

• Kiedy dokument elektroniczny = dokument formalny?
• Warunki prowadzenia dokumentacji wyłącznie w wersji elektronicznej (zgodność z rozporządzeniem MEN)
• Kwestie podpisów, ePUAP, autoryzacji danych
• Rejestry elektroniczne a obowiązki archiwizacyjne

IV. Najczęstsze problemy i błędy w dokumentacji – na podstawie raportów KO – Uświadomienie ryzyk oraz ich przyczyn i konsekwencji

1. Przykładowe nieprawidłowości:

• Braki formalne w księdze uczniów (błędy PESEL, brak danych rodziców)
• Opóźnienia w zgłaszaniu uczniów do SIO
• Wydanie legitymacji bez weryfikacji tożsamości
• Prowadzenie nieaktualnych rejestrów
• Brak zgodności między arkuszem organizacji a stanem faktycznym

2. Przykłady zaleceń pokontrolnych KO: co należy poprawić i jak to zrobić

V. Dobre praktyki organizacyjne i propozycje rozwiązań – ułatwienie pracy sekretariatu poprzez gotowe narzędzia i wzory.

• Wzory:
  • Ewidencja uczniów
  • Rejestr wydanych dokumentów
  • Pisma informacyjne do rodziców
  • Wniosek o wydanie duplikatu
• Wdrożenie list kontrolnych (checklisty) – narzędzie prewencji błędów
• Zasady komunikacji z dyrektorem, wychowawcami i nauczycielami – co i jak przekazywać?

VI. Zmiany i aktualizacje w przepisach na rok szkolny 2025/2026

• Aktualne komunikaty MEiN dot. organizacji nowego roku szkolnego
• Wymogi wobec szkół w zakresie uczniów cudzoziemskich i dzieci ze specjalnymi potrzebami

VII. Konsultacje i odpowiedzi na pytania uczestników – Wyjaśnienie indywidualnych przypadków i problemów.

• Praca na przykładach uczestników
• Rozwiązania dla szkół publicznych, niepublicznych, integracyjnych i specjalnych