Kontrola pracy zdalnej przez pracodawcę – czy jest możliwa?

Od 7 kwietnia 2023 roku zaczęły obowiązywać przepisy Kodeksu Pracy dotyczące pracy zdalnej. Stało się to za sprawą ustawy z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy Kodeks Pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2023 r. poz. 240), która wprowadziła do Kodeksu Pracy m.in. pracę zdalną, jednocześnie uchylając przepisy dotyczące telepracy.

Musimy jednak pamiętać o tym, że pracownik świadczący pracę zdalną nadal jest w pracy. Także podczas wykonywania pracy w takiej formie, pracodawca ma możliwość przeprowadzenia kontroli pracy zdalnej i wykonania przez pracownika wszystkich zleconych mu zadań.

I to właśnie na kontroli pracy zdalnej skupiliśmy się w dzisiejszym artykule. Omówiliśmy dla Państwa wszystkie kwestie związane z prawem i możliwościami pracodawcy oraz obowiązkami pracownika, który świadczy prace zdalnie.

Spis treści:

• Kontrola pracownika podczas pracy zdalnej a Kodeks Pracy 2023
• Zasady, sposób i rodzaje kontroli pracy zdalnej
• Zasady kontroli pracownika zdalnego w miejscu jego pracy
• Skutki przeprowadzania kontroli pracownika pracującego zdalnie
• Kto może przeprowadzić kontrolę pracy zdalnej?
• Czy kontrola pracy zdalnej jest obowiązkiem?
• Czy pracownik może odmówić przeprowadzenia kontroli pracy zdalnej?
• Czy można zmienić termin kontroli pracy zdalnej?

Kontrola pracownika podczas pracy zdalnej a Kodeks Pracy 2023

Zgodnie z art. 67²⁸ § 1 Kodeksu Pracy pracodawca może przeprowadzić kontrolę pracownika podczas pracy zdalnej pod kątem:

• wykonywania pracy zdalnej,
• bezpieczeństwa i higieny pracy,
• przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych.

Pojedyncza kontrola może dotyczyć wszystkich aspektów określonych w ustawie lub skupić się jedynie na konkretnej kwestii, która budzi niepokój pracodawcy lub osób współpracujących z pracownikiem zdalnym.

W praktyce taka kontrola musi zostać uzgodniona z pracownikiem. Przeprowadza się ją w miejscu wykonywania pracy zdalnej, w godzinach pracy pracownika.

Zasady, sposób i rodzaje kontroli pracy zdalnej

Mimo swoich kierowniczych uprawnień, pracodawca nie ma całkowitej swobody kontrolowania pracownika. Kontrola pracy zdalnej jest dopuszczalna pod warunkiem zachowania określonych wymogów prawnych. W tej kwestii wyróżnimy trzy zasady:

1. czynności kontrolne powinny być związane ze stosunkiem pracy;
2. czynności kontrolne powinny być jak najmniej uciążliwe dla pracownika, tj. proporcjonalne do celu kontroli;
3. pracodawca jest zobowiązany do poinformowania pracowników o możliwości i zakresie przeprowadzanej kontroli dotyczącej ich osoby;

Warto zaznaczyć, że prawo do kontroli dotyczy wszystkich rodzajów pracy zdalnej, takich jak dobrowolna, polecona przez pracodawcę oraz okazjonalna. Taka kontrola może być:

1. kontrolą polegającą na monitorowaniu bieżącego wykonywania pracy przez pracownika pracującego zdalnie;
2. kontrolą obejmującą aspekty związane z bezpieczeństwem i higieną pracy;
3. kontrolą dotyczącą przestrzegania wymogów bezpieczeństwa oraz ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych;
4.  kontrolą obejmującą monitorowanie korespondencji elektronicznej pracownika;

Pierwsze trzy metody powinny być ustalone w oparciu o porozumienie lub regulamin dotyczący pracy zdalnej. W przypadku braku obowiązujących w zakładzie pracy wspomnianych źródeł, rodzaje i metody kontroli pracy zdalnej powinny być ustalone na podstawie polecenia pracodawcy lub porozumienia zawartego z pracownikiem.

Bieżąca kontrola pracy pracownika wykonującego pracę zdalną może obejmować regularny kontakt służbowy za pomocą wideokonferencji, rozmów telefonicznych lub wymiany korespondencji. Natomiast kontrola bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przestrzegania wymogów dotyczących bezpieczeństwa i ochrony informacji powinna być przeprowadzona w porozumieniu z pracownikiem w miejscu wykonywania pracy zdalnej i w godzinach jego pracy. Pracownik i pracodawca powinni uzgodnić datę i godzinę przeprowadzenia kontroli.

Zasady kontroli pracownika zdalnego w miejscu jego pracy

Istnieją zasady, którym każdy pracodawca powinien kierować się podczas przeprowadzania kontroli pracy zdalnej pracownika:

1. Sposób przeprowadzenia kontroli przez pracodawcę musi być odpowiednio dostosowany do miejsca wykonywania pracy zdalnej, które zostało uzgodnione przez strony zgodnie z przepisami art. 67(18) Kodeksu Pracy, oraz rodzaju wykonywanej pracy.
2. Pracodawca powinien porozumieć się z pracownikiem w sprawie harmonogramu przeprowadzania kontroli pracy zdalnej.
3. Kontrola powinna zostać przeprowadzona w ramach godzin pracy pracownika.
4. Czynności kontrolne powinny być przeprowadzane w sposób, który nie narusza prywatności zdalnego pracownika oraz innych osób przebywających w miejscu świadczenia pracy zdalnej. Kontrola powinna być ograniczona do miejsca pracy zdalnej, unikając wchodzenia do innych pomieszczeń oraz zachowując się w sposób, który nie zakłóca życia innych osób.
5. Jeśli pracownik pracuje zdalnie w domu lub mieszkaniu, kontrola nie może wpływać na normalne korzystanie z pomieszczeń domowych zgodnie z ich przeznaczeniem. Oznacza to, że pracodawca nie może wymagać, aby inne osoby opuściły lokal podczas kontroli, zwłaszcza gdy korzystają one np. z kuchni i salonu, podczas gdy pracownik pracuje w oddzielnym pomieszczeniu.

Skutki przeprowadzania kontroli pracownika pracującego zdalnie

Musimy pamiętać o tym, że zanim pracodawca zgodzi się na dopuszczenie pracownika do wykonywania pracy zdalnej, musi on wcześniej złożyć elektroniczne lub papierowe oświadczenie, w którym potwierdzi, że zapoznał się z oceną ryzyka zawodowego oraz informacją o zasadach bezpieczeństwa i higieny wykonywania pracy zdalnej.

Co, jeśli pracownik nie przestrzega powyższych zasad? Według art. 67²⁸ § 3 Kodeksu Pracy pracodawca może zobowiązać pracownika do usunięcia uchybień we wskazanym terminie, albo wycofać zgodę na wykonywanie pracy zdalnej przez pracownika. Musimy jednak pamiętać o tym, że ten przepis odnosi się wyłącznie do pracy zdalnej uzgodnionej w trakcie zatrudnienia, czyli na podstawie art. 67¹⁹ § 1 pkt 2 Kodeksu Pracy. Co do zasady, jeśli strony uzgodniły pracę zdalną już podczas zawierania umowy o pracę, czyli na podstawie art. 67¹⁹ § 1 pkt 1 Kodeksu Pracy, pracodawca nie może nakazać pracownikowi powrotu do biura. Oczywiście można ustalić nowe warunki zatrudnienia, ale to wymaga np. podpisania aneksu lub wręczenia wypowiedzenia zmieniającego.

Kto może przeprowadzić kontrolę pracy zdalnej?

Przepisy Kodeksu Pracy nie mówią nam o tym, kto powinien przeprowadzić kontrolę pracownika wykonującego pracę zdalnie. Może być to pracodawca lub osoba, która została przez niego upoważniona. Ważne jednak, aby osoba przeprowadzająca kontrolę z danego zakresu posiadała odpowiednia wiedzę, która pozwoli jej na prawidłowe przeprowadzenie kontroli pracownika.

Czy kontrola pracy zdalnej jest obowiązkiem?

Kontrola pracownika wykonującego swoje obowiązki zdalnie nie jest obowiązkowa. Zgodnie z art. 67²⁸ § Kodeksu Pracy pracodawca ma prawo a nie obowiązek przeprowadzania kontroli pracy zdalnej. Co więcej, pracodawca nie musi uzasadniać przesłanek, które skłoniły go do przeprowadzenia takiej kontroli. Dodatkowo, zgodnie z przepisem wynika, że kontrola pracy zdalnej nie musi obejmować wszystkich jej aspektów, takich jak bezpieczeństwo i higiena pracy, ochrona informacji czy wykonywanie obowiązków przez pracownika. Pracodawca ma możliwość wyboru jednego z tych aspektów do skontrolowania. Pracodawca może zdecydować się na kontrolę, mimo braku zarzutów dotyczących jakości i wydajności pracownika, jeśli istnieje podejrzenie, że dane firmowe są dostępne dla osób trzecich, takich jak współlokatorzy.

Czy pracownik może odmówić przeprowadzenia kontroli pracy zdalnej?

Tak naprawdę żadne przepisy nie omówią nam o konsekwencjach, które powinniśmy nałożyć na pracownika, który odmówił przeprowadzenia kontroli pracy zdalnej. Warto jednakże mieć na uwadze, że w przypadku, gdy praca zdalna została uzgodniona w trakcie zatrudnienia, zarówno pracodawca, jak i pracownik mają możliwość złożenia wiążącego wniosku o zakończenie tego trybu pracy. Pracodawca, mając podejrzenia, że pracownik na home office nie przestrzega zasad dotyczących pracy zdalnej oraz nie jest w stanie osiągnąć porozumienia w sprawie terminu kontroli, ma prawo złożyć wniosek w tej sprawie.

Czy można zmienić termin kontroli pracy zdalnej?

Zarówno pracownik jak i pracodawca mają pełne prawo do zmiany ustalonego już wcześniej terminu kontroli pracy zdalnej. Powodem do zmiany terminu może być np. choroba pracodawcy lub urlop pracownika.

Katarzyna Tincel

Trener

Ukończyła kierunek prawo na Uniwersytecie Wrocławskim. Jest wieloletnim pracownikiem państwowej instytucji kontrolnej. Posiada duże doświadczenie w przeprowadzaniu kontroli prawa pracy firm różnych branż, w tym w jednostkach sfery budżetowej, w stosowaniu prawa pracy w praktyce, przygotowywaniu analiz i opinii prawnych z zakresu prawa pracy, w wydawaniu decyzji administracyjnych. Wielokrotnie współpracowała z jednostkami administracji państwowej i samorządowej, a także z partnerami społecznymi (związki zawodowe, społeczna inspekcja pracy). Posiada doświadczenie w zakresie stosowania procedur przeciwdziałających mobbingowi w zakładach pracy, stosowania odpowiedzialności porządkowej i dyscyplinarnej, z zakresu prawa administracyjnego, karnego i wykroczeniowego. Wieloletni wykładowca w Wyższej Szkole Bankowej na kierunkach kadry i płace, finanse i rachunkowość, zarządzanie placówkami oświatowymi, bezpieczeństwo i higiena pracy. Wieloletni trener szkoleń z zakresu prawa pracy, w szczególności w obszarze: prawa pracy w podmiotach różnych branż, urlopów pracowniczych, zasad nawiązywania, rozwiązywania i zmiany stosunku pracy, zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, prowadzenia dokumentacji pracowniczej, zasad przetwarzania danych osobowych w prawie pracy, rodzicielstwa, zjawisk destruktywnych w środowisku pracy, a także współpracy ze związkami zawodowymi.

Dowiedz się więcej