Dokumentacja pracownicza po zmianach Kodeksu Pracy w 2023 roku

Każdy pracodawca, który zatrudnia pracowników w ramach stosunku pracy, jest zobowiązany do prowadzenia dokumentacji pracowniczej, w skład której wchodzą między innymi akta osobowe. Jakie dane na temat zatrudnionej osoby są w nich gromadzone i czy ich zakres zwiększył się w 2023 roku? Aby to wyjaśnić, przygotowaliśmy artykuł, z którego dowiecie się, czym jest, jak ją przechowywać oraz jak zmieniła się po nowelizacji Kodeksu Pracy w 2023 roku, dokumentacja pracownicza. Jeśli chcesz zdobyć jeszcze więcej wiedzy na temat akt pracowników, zapraszamy na nasze szkolenia z akt osobowych.

Spis treści:

• Zmiany w dokumentacji pracowniczej w 2023 roku
• Akta osobowe w 2023 roku
• Zmiana rodzaju umowy o pracę lub warunków pracy
• Ograniczenie dopuszczalności wypowiedzenia lub rozwiązania umowy o pracę
• Elastyczna organizacja pracy
• Zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej
• Urlop opiekuńczy
• Zmiana wieku dziecka

Czym są akta pracownicze – ile jak i jak przechowywać dokumentację pracowniczą powinien pracodawca?

Akta pracownicze każdego pracownika to dokumentacja związana informacjami nt. zatrudnienia. Kiedy dokonujesz zatrudnienia pracownika, jesteś zobowiązany do założenia i utrzymania szczegółowej dokumentacji dotyczącej jego zatrudnienia.

W ramach dokumentacji pracowniczej znajdują się następujące elementy:

• Indywidualne akta osobowe pracowników (oznaczone literami A, B, C, D, E)
• Dokumentacja związana bezpośrednio ze stosunkiem pracy.

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej jest możliwe zarówno w formie tradycyjnej (papierowej) jak i elektronicznej. Ważne jest, aby zachować poufność, integralność, kompletność i dostępność dokumentacji pracowniczej, a także zagwarantować jej ochronę przed uszkodzeniem lub zniszczeniem.

W przypadku zaniedbania lub niewłaściwego prowadzenia dokumentacji pracowniczej istnieje ryzyko otrzymania grzywny na podstawie decyzji inspektora pracy, której wartość może wynosić od 1000 zł do 30 000 zł.

Warto pamiętać, że obok dokumentacji pracowniczej, niezależnie od niej, konieczne jest utrzymanie dokumentacji związanej z ZUS oraz kwestiami podatkowymi.

Okres przechowywania akt i dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy to:

• 10 lat, jeśli pracownik został zatrudniony w twojej firmie 1 stycznia 2019 roku lub później
• 10 lat, jeśli pracownik został zatrudniony w twojej firmie w latach 1999–2018 pod warunkiem, że złożysz do ZUS za wszystkie osoby zatrudnione w tym okresie:
  
  • oświadczenie (ZUS OSW) oraz
  • raport informacyjny (ZUS RIA)

• 50 lat, jeżeli pracownik został zatrudniony w twojej firmie przed 1 stycznia 1999 roku. Nie ma znaczenia, czy osoba ta jeszcze pracuje, czy nie.

Co wchodzi w skład dokumentacji pracowniczej?

Dokumentacja pracownicza to rozbudowany zbiór wszelkich informacji na temat stosunku pracy danego pracownika. Do niedawna te akta osobowe składały się z 5 części: A, B, C, D, E. Natomiast w poszczególnych częściach akt osobowych znajduje się następujące informacje:

• Części A – dokumentacja skompletowana w związku z wnioskiem o objęcie zatrudnieniem
• Części B – akta dotyczące nawiązania stosunku pracy i toku zatrudnienia pracowniczego, obejmujące:
  
  • umowę o pracę
  • oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy
  • zakres czynności (zakres obowiązków)
  • potwierdzenia zapoznania się m.in. z regulaminem pracy, otrzymaniem informacji o warunkach zatrudnienia
  • dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się
  • dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych
  • potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy, z przepisami BHP
  • oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie
  • dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia
  • dokumenty dotyczące przeszkolenia pracownika z przepisów BHP
  • dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego
  • dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego
  • skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych badań lekarskich, okresowych i kontrolnych badań lekarskich
  • dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy
  • dokumenty dotyczące wykonywania pracy zdalnej
  • wniosek pracownika o zmianę rodzaju umowy o pracę na umowę o pracę na czas nieokreślony lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy, wraz z odpowiedzią pracodawcy na ten wniosek,
  • wniosek pracownika o wskazanie przyczyny uzasadniającej rozwiązanie umowy o pracę na okres próbny za wypowiedzeniem albo zastosowanie działania mającego skutek równoważny z rozwiązaniem umowy o pracę wraz z odpowiedzią pracodawcy na ten wniosek,
  • dokumenty dotyczące stosowania elastycznej organizacji pracy,
• Części C – dokumenty dotyczące końca zatrudnienia, obejmujące:
  
  • oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę
  • oświadczenie dotyczące żądania wydania świadectwa pracy oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy
  • kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy
  • potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym,
• Części D – kopia powiadomienia o ukaraniu oraz inne akta związane z ponoszeniem pracowniczego obowiązku dyscyplinarnego lub kary nakreślonej w osobnych przepisach, które przewidują umorzenie kary po upływie ustalonego czasu,
• Części E akt osobowych pracownika - dokumentacja dotycząca monitorowania trzeźwości pracownika lub egzekwowania obecności w jego systemie substancji oddziałujących w sposób zbliżony do alkoholu, zawierająca:
  
  • informacje dotyczące kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę
  • informację dotyczącą badania stanu trzeźwości pracownika przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego
  • informacje dotyczące przeprowadzonej przez pracodawcę kontroli pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu
  • informację dotyczącą badania pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego.

Zmiany w dokumentacji pracowniczej w 2023 roku – nowe rozporządzenie Ministra

Nowelizacja Kodeksu Pracy, która weszła w życie 26 kwietnia 2023 roku, wprowadziła do polskiego prawa przepisy dwóch dyrektyw Parlamentu Europejskiego i Rady Unii Europejskiej. Pierwsza dyrektywa (nr 2019/1152) dotyczy przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej, natomiast druga dyrektywa (nr 2019/1158) dotyczy równowagi między życiem zawodowym a prywatnym rodziców i opiekunów.

W związku z powyższym, przepisy dot. dokumentacji pracowniczej wymagały dostosowania. Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej przygotowało rozporządzenie zmieniające rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej, które weszło w życie 17 maja 2023 r.

Rozporządzenie dot. dokumentacji pracowniczej wprowadza następujące zmiany:
w części B akt osobowych będą dodatkowo przechowywane:

• wszystkie wnioski pracownika dotyczące zmiany rodzaju umowy o pracę na umowę o pracę na czas nieokreślony lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy, w tym również wnioski dotyczące zmian rodzaju pracy lub zatrudnienia w pełnym wymiarze czasu pracy oraz odpowiedzi pracodawcy na te wnioski pracownika;
• wnioski pracownika o wskazanie przyczyny, która ma uzasadniać rozwiązanie umowy o pracę na okres próbny za wypowiedzeniem albo zastosowanie działania, które ma skutek skutek równoważny z rozwiązaniem umowy o pracę oraz wszystkie odpowiedzi pracodawcy na te wnioski pracownika;
• dokumenty dotyczące stosowania elastycznej organizacji pracy;

w dokumentacji dot. ewidencjonowania czasu pracy będą przechowywane wszystkie wnioski pracownika dotyczące:

• ubiegania się i korzystania przez pracownika ze zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej,
• ubiegania się i korzystania przez pracownika  z urlopu opiekuńczego,
• zgoda pracownika, który opiekuje się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia, na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy, które przewidują przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy oraz zgoda pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 8 roku życia na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy.

Akta osobowe pracownika w 2023 roku

Na początku lutego 2023 r. informowaliśmy m.in. o wchodzących w życie przepisach o pracy zdalnej oraz zmianach dotyczących kontroli trzeźwości. Zmiany te wymusiły dodatkowe obowiązki dla osób z działów kadr zajmujących się dokumentacją pracowniczą. 13 marca 2023 roku Minister Rodziny i Polityki Społecznej w konsekwencji zmian w Kodeksie Pracy, opublikował rozporządzenie zmieniające przepisy w sprawie dokumentacji pracowniczej.  Celem tych zmian było dostosowanie zasad prowadzenia akt osobowych pracownika do wyżej wskazywanych zmian dotyczących pracy zdalnej i kontroli trzeźwości.

Kluczową zmianą było wprowadzenie kolejnej, piątej części akt osobowych oznaczonej literą „E”.

Część E obejmuje archiwizację dokumentów dotyczących kontroli trzeźwości pracownika oraz kontroli obecności w jego organizmie substancji działających podobnie jak alkohol, które są objęte przepisami Kodeksu Pracy.

• informacje dotyczące kontroli trzeźwości pracownika, która została przeprowadzona przez pracodawcę,
• informacje dotyczące badania stanu trzeźwości pracownika, które zostały przeprowadzone przez organ powołany do ochrony porządku publicznego np. policję,
• informacje dotyczące kontroli, które zostały przeprowadzone przez pracodawcę, na obecność w organizmie pracownika środków działających podobnie do alkoholu,
• informację dotyczącą badania pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego.

Dokumenty te powinny być archiwizowane w aktach osobowych przez okres nieprzekraczający roku od dnia ich zebrania oraz przechowywane podobnie jak dokumentacja dot. kar, czyli w wydzielonych częściach dotyczących konkretnej kontroli z przyporządkowaniem E1, E2, E3 itd. wraz z indywidualnym porządkiem chronologicznym, numerowaniem oraz wykazem dokumentów znajdujących się w danej części.

Zmianie uległ również katalog dokumentów przechowywanych w części B akt osobowych. Został on rozbudowany o:

• dokument dotyczący potwierdzenia poinformowania pracowników o wprowadzeniu kontroli trzeźwości pracowników lub kontroli na obecność w ich organizmach środków, które działają podobnie jak alkohol, oraz tego jaka grupa pracowników zosstja eobjęta tą kontrolą i w jaki sposób taka kontrola będzie przeprowadzana,
• dokumenty dotyczące wykonywania pracy zdalnej.

Zmiana rodzaju umowy o pracę lub warunków pracy

Ustawa z 9 marca 2023 r. wprowadziła do Kodeksu pracy art. 293. Zgodnie z tym przepisem, pracownik, który był zatrudniony u danego pracodawcy przez co najmniej 6 miesięcy, będzie miał możliwość raz w roku złożyć wniosek do pracodawcy, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, o zmianę rodzaju umowy o pracę, na umowę o pracę na czas nieokreślony lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy. Zmiana ta może obejmować również zmianę rodzaju wykonywanej pracy lub zatrudnienia w pełnym wymiarze czasu pracy.

Ograniczenie dopuszczalności wypowiedzenia lub rozwiązania umowy o pracę

Nowy artykuł 294 Kodeksu Pracy precyzuje przyczyny, które nie mogą stanowić podstawy do wypowiedzenia umowy o pracę lub jej rozwiązania przez pracodawcę bez wypowiedzenia, przygotowania do wypowiedzenia lub rozwiązania umowy bez wypowiedzenia, oraz nie mogą być przyczyną zastosowania działań o równoważnym skutku jak rozwiązanie umowy o pracę.

Na podstawie powyższego przepisu, pracownik, który uważa, że przyczyną rozwiązania umowy o pracę na okres próbny za wypowiedzeniem była jedna z przyczyn wymienionych w przepisie, będzie mógł w terminie 7 dni od złożenia przez pracodawcę oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny za wypowiedzeniem, złożyć do pracodawcy wniosek o wskazanie przyczyny uzasadniającej to rozwiązanie umowy o pracę. Wniosek ten może być złożony zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Pracodawca również może udzielić pracownikowi odpowiedzi na ten wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej,  ma na to 7 dni 7 dni od daty złożenia przez pracownika wniosku.

Elastyczna organizacja pracy

Dokumentacja pracownicza uległa również zmianie w zakresie organizacji pracy. Do Kodeksu Pracy wprowadzono również przepisy dotyczące elastycznej organizacji pracy  - art. 1881 Kodeksu pracy. Zgodnie z tymi regulacjami, pracownik będący rodzicem dziecka do ukończenia 8. roku życia będzie miał prawo złożyć wniosek o elastyczną organizację pracy, wniosek taki może być przekazany zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej. Pracodawca ma obowiązek rozpatrzyć ten wniosek, biorąc pod uwagę indywidualne potrzeby pracownika, takie jak termin i przyczynę potrzeby korzystania z elastycznej organizacji pracy, ale również możliwości i potrzeby pracodawcy, takie jak zapewnienie prawidłowego przebiegu pracy, organizacja pracy i rodzaj wykonywanej pracy przez pracownika.

Zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej

W artykule 1481 Kodeksu Pracy wprowadzono nową regulację, która dotyczy zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej w naglących sprawach rodzinnych związanych z chorobą lub wypadkiem, gdy natychmiastowa obecność pracownika w takiej sytuacji jest niezbędna. Pracownikowi przysługuje zwolnienie w tym zakresie w wymiarze 2 dni lub 16 godzin w ciągu roku kalendarzowego.

Urlop opiekuńczy

Nowa dokumentacja pracownicza dotyczy również urlopów. Nowym rozwiązaniem jest urlop opiekuńczy, który ma na celu zapewnienie osobistej opieki lub wsparcia osobie będącej członkiem rodziny lub zamieszkującej w tym samym gospodarstwie domowym, która ze względów medycznych wymaga opieki lub wsparcia. Pracownikowi przysługuje w tym zakresie urlop w wymiarze 5 dni w ciągu roku kalendarzowego, zgodnie z artykułem 1731 Kodeksu pracy.

Zmiana wieku dziecka

W art. 178 § 2 Kodeksu pracy podwyższono również z 4 do 8 lat wiek dziecka, którego rodzic (opiekun) korzysta z możliwości niewyrażenia zgody na pracę w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy, oraz na oddelegowanie poza stałe miejsce pracy.

Dokumentacja pracownika – Podsumowanie

Nowa dokumentacja pracownicza zmieniła sporo kwestii. Aby być na bieżąco ze zmianami postaci dokumentacji pracowniczej, warto zadbać o odpowiednie przeszkolenie pracowników w firmie. Jeśli szukasz odpowiedniej miejsca z kompleksowymi i profesjonalnymi szkoleniami z akt osobowych, zapraszamy do naszej firmy. Sprawdź ofertę na stronie internetowej i wybierz odpowiednie szkolenia dla Siebie i swoich pracowników.

Kalina Kaczmarek

Trener

Ekspert prawa pracy z 20 letnim doświadczeniem; prowadzi działalność konsultingowo - szkoleniową w zakresie "twardego HR". W latach 2001-2018 była pracownikiem Państwowej Inspekcji Pracy - Okręgowego Inspektoratu Pracy w Gdańsku, na stanowiskach inspektora pracy a następnie starszego inspektora pracy. Doświadczony trener współpracujący z firmami szkoleniowymi, specjalizuje się w problematyce prawnej ochronie pracy, doradca i stały współpracownik wielu przedsiębiorstw i instytucji.

Dowiedz się więcej