Jak prowadzić akta pracownicze (dokumentację kadrową) przy pracy zdalnej i hybrydowej?
Sprawdź, jak prowadzić akta pracownicze i dokumentację kadrową w przypadku pracy zdalnej i hybrydowej w 2026 roku.
Spis treści:
- Jak prowadzi się dokumentację kadrową przy pracy zdalnej i hybrydowej w 2026 roku?
- Największy błąd prowadzenia dokumentacji w formie elektronicznej
- Jak prowadzić dokumentację kadrową w przypadku pracy zdalnej?
- Praca hybrydowa, a zarządzanie uprawnieniami
Jak prowadzi się dokumentację kadrową przy pracy zdalnej i hybrydowej w 2026 roku?
Praca zdalna i hybrydowa zmieniły sposób powstawania i obiegu dokumentów kadrowych. Wnioski urlopowe, potwierdzenia zapoznania z procedurami, oświadczenia dotyczące warunków pracy zdalnej czy uzgodnienia organizacyjne są często składane przez system HR, platformę elektroniczną albo e-mail. Pracodawca powinien jednak odróżnić dokumentację pracowniczą, którą przepisy nakazują prowadzić w określonej postaci, od bieżącej komunikacji roboczej. Nie każda wiadomość e-mail musi trafić do akt osobowych, ale dokument potwierdzający istotne uprawnienie, obowiązek lub uzgodnienie powinien zostać zapisany w odpowiednim zbiorze, zgodnie z przyjętą postacią dokumentacji.
Największy błąd prowadzenia dokumentacji w formie elektronicznej
Podstawowym błędem jest pozostawianie kluczowych dokumentów wyłącznie w skrzynkach pocztowych pracowników działu HR lub przełożonych. E-mail może być kanałem przekazania dokumentu, lecz skrzynka nie powinna pełnić funkcji archiwum. Wiadomość może zostać usunięta, konto może zostać zamknięte, a załącznik może być dostępny tylko dla jednej osoby. Po otrzymaniu dokumentu należy go zarejestrować, zweryfikować i umieścić w odpowiedniej części akt osobowych albo w dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy. Trzeba też ustalić, czy forma złożenia dokumentu jest wystarczająca. Tam, gdzie przepisy wymagają formy pisemnej, podpisu kwalifikowanego albo szczególnego sposobu potwierdzenia, zwykły skan lub wiadomość e-mail mogą nie spełniać wymogu.
Chcesz dowiedzieć się więcej?
Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Teczka osobowa pracownika oraz informacja o warunkach zatrudnienia w 2026 roku
Jak prowadzić dokumentację kadrową w przypadku pracy zdalnej?
Dokumentacja dotycząca pracy zdalnej może obejmować między innymi uzgodnienie wykonywania pracy zdalnej, wniosek pracownika, oświadczenie o posiadaniu warunków lokalowych i technicznych, potwierdzenie zapoznania z oceną ryzyka zawodowego oraz informacją BHP, oświadczenie o zapoznaniu z procedurami ochrony danych, zasady ustalania ryczałtu lub ekwiwalentu oraz dokumenty dotyczące kontroli wykonywania pracy zdalnej. Miejsce przechowywania konkretnego dokumentu zależy od jego charakteru. Część dokumentów trafi do części B akt osobowych, a część do odrębnej dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy. Pracodawca powinien przyjąć jednolitą instrukcję kancelaryjną lub matrycę dokumentów, aby podobne sprawy nie były przechowywane raz w aktach, raz na dysku, a innym razem tylko w systemie zgłoszeniowym.
W modelu zdalnym szczególnego znaczenia nabiera potwierdzanie tożsamości osoby składającej oświadczenie. Dostęp do systemu powinien być indywidualny, zabezpieczony silnym hasłem i w miarę możliwości, uwierzytelnianiem wieloskładnikowym. Niedopuszczalne jest korzystanie ze wspólnych kont działowych do zatwierdzania wniosków albo przesyłanie dokumentów zawierających dane szczególnej kategorii na prywatne adresy e-mail. Pracownik powinien wiedzieć, jakim kanałem przekazywać dokumenty i czego nie wolno przechowywać lokalnie na prywatnym komputerze. Jeżeli organizacja dopuszcza urządzenia prywatne, powinna wdrożyć zasady separacji danych służbowych, szyfrowania, aktualizacji oprogramowania i bezpiecznego usuwania plików.
Czy można drukować dokumenty w domu?
Dział HR powinien również ograniczyć drukowanie dokumentów w domu. Wydruk zawierający dane o zdrowiu, wynagrodzeniu, karach lub sytuacji rodzinnej może zostać pozostawiony w drukarce, wyrzucony do zwykłego kosza albo udostępniony domownikom. Jeżeli druk jest niezbędny, procedura powinna określać sposób przechowywania, transportu i niszczenia dokumentu. W praktyce bezpieczniejsze jest zapewnienie dostępu do firmowego systemu przez szyfrowane połączenie VPN, blokowanie możliwości pobierania plików na prywatny dysk oraz stosowanie mechanizmów zapobiegających niekontrolowanemu kopiowaniu danych.
Chcesz dowiedzieć się więcej?
Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Kompendium wiedzy kadrowego – bieżące kwestie i kluczowe zagadnienia prawa pracy. Dowiedz się o planowanych zmianach w 2026r
Praca hybrydowa, a zarządzanie uprawnieniami
Praca hybrydowa wymaga także sprawnego zarządzania uprawnieniami. Osoba zastępująca pracownika HR nie powinna automatycznie uzyskiwać dostępu do całych akt wszystkich zatrudnionych. Uprawnienia należy nadawać adekwatnie do zadań, okresowo przeglądać i odbierać natychmiast po zmianie roli. Warto prowadzić rejestr operacji, który pozwala ustalić, kto otwierał, eksportował lub modyfikował dokumenty. Incydent polegający na wysłaniu akt niewłaściwemu adresatowi, udostępnieniu błędnego folderu albo utracie laptopa powinien zostać niezwłocznie zgłoszony zgodnie z procedurą naruszeń ochrony danych.
Podsumowanie
Prawidłowy model dokumentacji kadrowej przy pracy zdalnej opiera się zatem na jednym, oficjalnym schemacie, jasno opisanych kanałach składania dokumentów, kontroli formy prawnej oświadczeń, zasadzie minimalnych uprawnień oraz regularnym szkoleniu pracowników. Warto okresowo przeprowadzać audyt próbki akt: sprawdzić, czy dokumenty z systemu HR rzeczywiście trafiły do właściwych zbiorów, czy nie pozostają wyłącznie w poczcie, czy można je odtworzyć oraz czy nie zgromadzono danych nadmiarowych. Technologia ułatwia prowadzenie dokumentacji, ale odpowiedzialność za jej kompletność i bezpieczeństwo nadal ponosi pracodawca.
Ekspert Verte
Inspektor ds. kadr i płac, ukończone studia w zakresie administracji publicznej. Autorka tekstów branżowych dla znanych redakcji kadrowo-płacowych. Aktywnie działający Członek Stowarzyszenia Specjalistów Kadr i Płac. Znana w social mediach jako Mobilna Kadrowa, z pasją przekazuje wiedzę pracownikom i pracodawcom.
