Efektywna praca w systemie KSeF w obiegu zdematerializowanym (faktury w systemie EZD) i tradycyjnym faktury w JSFP - szkolenie online

1. Założenia KSeF

• Nowy typ dokumentu – faktura ustrukturyzowana
• Przechowywanie faktur KSeF i poza KSeF
• Odbieranie faktury ustrukturyzowanych i ich wizualizacja

2. Scenariusze wystawiania faktur w KSeF:

• Moment wystawienia faktury KSeF;
• Dokumenty niewystawiane w KSeF (załączniki, specyfikacje);
• Otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych w systemie KSeF;
• Moment otrzymania faktury w systemie KSeF.

3. Moment wystawienia i otrzymania faktury:

• Moment naliczania odsetek w transakcjach handlowych
• Moment naliczania odsetek wynikających z KC
• Otrzymanie faktury w formie PDF, Linku i KSeF
• Znaczenie materialnoprawne przydzielenia numeru KSeF fakturze

4. Nowe rodzaje dokumentów w jednostce

5. Grupa 1: System KSeF (Standard docelowy)

• Faktura ustrukturyzowana (XML)
• Wizualizacja faktury ustrukturyzowanej (PDF/Papier)

6. Grupa 2: Awarie i tryby offline (Sytuacje kryzysowe)

• Faktura wystawiona w trybie awarii (offline)
• Faktura wystawiona w trybie niedostępności
• Wizualizacja faktury z trybu awaryjnego

7. Grupa 3. Wyłączenia z KSeF (Faktury „po staremu” lub specyficzne)

• Faktura konsumencka (B2C)
• Faktura od podatnika zagranicznego
• Faktura w procedurze OSS/IOSS – specyficzne rozliczenia wewnątrzunijne.
• Faktura VAT RR

8. Grupa 4: Bilety i opłaty (Dokumenty uznawane za faktury)

• Bilet jednorazowy na odległość nie mniejszą niż 50 km (kolej, autobus) – traktowany jak faktura, jeśli zawiera NIP.
• Bilet lotniczy – specyficzne regulacje międzynarodowe.
• Dowód zapłaty za przejazd autostradą płatną – paragon/kwit z bramki autostradowej.

9. Grupa 5: Okresy przejściowe i inne formy

• Faktura papierowa (tradycyjna)
• Faktura elektroniczna „zwykła” (PDF)
• Faktura uproszczona (Paragon z NIP)
• Nota korygująca
• Duplikat faktury
• Faktura Pro-forma

10. Aktualizacja Instrukcji Obiegu Dokumentów:

• Zapisy dla ścieżki dla faktury cyfrowej
• Zapisy dla ścieżki dla faktury papierowej
• Model hybrydowy obiegu faktur

11. Przechowywanie faktur KSeF a regulacje wewnętrzne.

12. Organizacja pracy bez papieru (lub z mniejszą jego ilością)

• Jak zastąpić tradycyjną teczkę
• Akceptacja wstępna – sprawdzenie zgodności operacji z planem finansowym;
• Dekretacja dokumentu zdematerializowanego
• Stwierdzenie prawidłowości i kompletności dokumentu zdematerializowanego
• Umowy z kontrahentami w zakresie obrotu fakturami zdematerializowanymi
• kontrola formalno-rachunkowa;
• odmowa podpisania dokumentu.

13. Aktualizacja przyjętych zasad (polityki) rachunkowości:

• Obowiązek przechowywania dokumentów księgowych;
• Przechowywanie dokumentów w formie zdematerializowanej;
• Zmiana polityki rachunkowości w zakresie systemu KSeF.

14. Podstawy prawne zdematerializowanego obiegu dokumentów w dziale księgowym.

15. Rozpoczęcie i zakończenie obiegu dokumentów księgowych w formie elektronicznej.

16. Opis merytoryczny dokumentu:

• Osoby odpowiedzialne za opisanie dokumentów księgowych;
• Odpowiedzialność za merytoryczny opis dokumentu;
• Odmowa podpisania dokumentu pod względem merytorycznym.

17. Zasady sporządzania, sprawdzania i akceptowania do realizacji dowodów księgowych w formie zdematerializowanej.

18. Etap klasyfikacji budżetowej wydatku:

• Znaczenie umowy, faktury i zamówienia w klasyfikacji budżetowej;
• Osoby odpowiedzialne za dobór klasyfikacji budżetowej;
• Rola pracowników merytorycznych w zaklasyfikowaniu wydatku w zakresie klasyfikacji budżetowej.

19. Windykacja należności cywilnoprawnych a KSeF:

• Podmiot upoważniony strukturze schemy FA (3)
• Termin powstawania należności przy fakturze ustrukturyzowanej
• Regulacje wewnętrzne w zakresie płatności w różnych scenariuszach wystawienia faktur ustrukturyzowanych.

20. Regulamin rejestracji i obiegu dokumentów księgowych zdematerializowanych:

• wewnętrzny obieg dokumentów księgowych;
• obieg dokumentów między komórkami;
• pisma o charakterze informacyjnym mające wpływ na przebieg spraw;
• pisma wewnętrzne robocze.

21. Aktualizacja przyjętych zasad (polityki) rachunkowości:

• obowiązek przechowywania dokumentów księgowych;
• przechowywanie dokumentów w formie zdematerializowanej;
• zmiana polityki rachunkowości w perspektywie systemu KSeF.

22. Katalog dokumentów stanowiących wyjątki od konieczności dematerializacji:

• finansowanie inwestycji;
• egzekucja należności;
• dowody księgowe;
• uzgodnienia sald;
• rozliczanie dochodów wydatków i subwencji.

23. Inwentaryzacja w obiegu zdematerializowanym dokumentów:

• inwentaryzacja drogą weryfikacji;
• potwierdzenie salda w formie elektronicznej;
• problem faktur dokumentujących wartość początkową środka trwałego.

24. Najważniejsze propozycje zmian dotycząc e-dokumentów i digitalizacji w kontekście Ustawy o rachunkowości.

25. Zagadnienia problemowe:

• Umowa papierowa, faktura ustrukturyzowana – przechowywanie
• Ten sam dokument np. umowa dwa miejsca przechowywania
• Archiwizacja tego samego dokumentu w różnej formie
• Dokumenty księgowe masowe i ich archiwizacja w formie zdematerializowanej.