Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją (EZD) – podstawy prawne, procedury i praktyka kancelaryjna - szkolenie online

1. Podstawy formalno-prawne wdrażania EZD 

• przepisy dotyczące prowadzenia dokumentacji w jednostkach publicznych,
• obowiązki placówek wynikające z ustawy o narodowym zasobie archiwalnym,
• dokumentacja elektroniczna a wymagania organu prowadzącego.

2. Ochrona danych osobowych 

• wpływ RODO i ustawy o ochronie danych osobowych na przechowywanie dokumentacji,
• okresy przechowywania dokumentacji.

3. Zmiany w procedurach kancelaryjno-archiwalnych

• czy i kiedy należy dostosować instrukcję kancelaryjną oraz jednolity rzeczowy wykaz akt,
• integracja EZD z dokumentacją papierową.

4. Definicje i systemy

• EZD w szkole vs. systemy tradycyjne,
• różnice między EZD a systemami dziedzinowymi

5. Identyfikacja procesów kancelaryjnych 

• dekretacja i akceptacja pism
• obieg przesyłek w sekretariacie,
• identyfikacja komórek merytorycznych w placówce

6. Kancelaryjne cechy dokumentacji

• rejestrowanie i opisywanie przesyłek (papierowych i elektronicznych),
• konstruowanie znaków spraw,
• prowadzenie teczek aktowych i dokumentacji nietworzącej akt spraw (np. bieżąca korespondencja ).

7. Przyjmowanie i wysyłanie korespondencji

• różnice między korespondencją papierową a elektroniczną,
• ryzyka i obowiązki związane z e-Doręczeniami.

8. Narzędzia kancelaryjno-archiwalne

• nadawanie uprawnień i dostępów do dokumentacji,
• procedury udostępniania akt
• brakowanie i usuwanie nieprzydatnych dokumentów.

9. Postępowanie z dokumentacją zakończoną

• dokumentacja elektroniczna i papierowa w punktach kancelaryjnych,
• archiwizacja dokumentacji.

10. Dyskusja i pytania od uczestników