Szkolenie wyjazdowe - Władysławowo - Kompendium wiedzy Prawa Pracy i czasu pracy w 2024 roku

Dzień 1 – Kalina Kaczmarek: Czas pracy w 2024 roku –  jakie rozwiązania dotyczące planowania czasu pracy będą optymalne dla jednostki lub firmy w 2024 roku? , godz: 10-15

1. Doba pracownicza a czas pracy:

• doba pracownicza a doba astrologiczna
• planowanie pracy dwukrotnie w tej samej dobie pracowniczej
• nadgodziny a doba pracownicza
• doba pracownicza a limit godzin do przepracowania
• odpoczynek dobowy a równoważenie odpoczynku dobowego – stanowisko PIP
• Przekroczenie normy dobowej, a brak konieczności wypłacania nadgodzin.
• Ruchome rozkłady czasu pracy – jak prawidłowo wprowadzić i uniknąć wykroczeń za naruszenie doby pracowniczej?
• Ustalanie grafików dla ruchomego rozkładu czasu pracy – przykłady
• Odpoczynki dobowe w grafikach czasu pracy

2. Tydzień a czas pracy:

• zasady planowania czasu pracy w tygodniu
• zasada przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy a rekompensata nadgodzin
• od kiedy liczymy tydzień w zakładzie pracy
• tydzień pracy a pracownik zatrudniony w połowie tygodnia lub w połowie okresu rozliczeniowego czasu pracy
• odpoczynki tygodniowe czy należy zawsze udzielić odpoczynku 35 godzin
• odpoczynek tygodniowy w różnych systemach czasu pracy
• jakie są najczęściej popełniane błędy przy planowaniu odpoczynków tygodniowych
• przeciętnie pięciodniowy tydzień pracy

3. Okres rozliczeniowy czasu pracy:

• zasady wprowadzania okresu rozliczeniowego czasu pracy
• od czego jest uzależniona długość okresu rozliczeniowego czasu pracy
• planowanie czasem pracy w okresie rozliczeniowym?
• naruszenie przeciętnie pięciodniowy tydzień pracy planując grafik
• dni wolne za pracę w soboty i niedziele w okresie rozliczeniowym, a kiedy można to zgodnie z prawem zrobić w kolejnych okresach..
• Ustalanie początkowych i końcowych dat obowiązywania okresu rozliczeniowego.
• Wady i zalety długich okresów rozliczeniowych przy planowaniu czasu pracy.
• Ustalenie najkorzystniejszych okresów rozliczeniowych czasu pracy uczestników szkolenia.
• Obliczanie limitu godzin nadliczbowych w okresie rozliczeniowym.

4. Praca zdalna a czas pracy – obecność pracownika, potwierdzanie obecności.

5. Praca w godzinach nadliczbowych – limity, rekompensata, wynagrodzenia.

6. Rozliczanie i ewidencja czasu pracy – jak zrobić to poprawnie i przygotować się na kontrolę PIP:

• Jakimi przesłankami powinien kierować się pracodawca wprowadzając w organizacji zasady planowania czasu pracy
• Optymalne rozwiązania dotyczące planowania czasu pracy 2024
• wymiar czasu pracy w okresie rozliczeniowym, w tym wymiar indywidualny pracownika (uzależnionego od nieobecności w pracy) – ilość godzin do dyspozycji pracodawcy na
• dostępne warianty sposobów organizowania czasu (omówienie systemów czasu pracy)
• okres rozliczeniowy czasu pracy – dopuszczalne warianty, kryteria wyboru, wymagania formalne do wprowadzenia
• indywidualne rozkłady (harmonogramy, grafiki) – uwarunkowania ich stosowania w 2024 roku
• elastyczna organizacja czasu pracy:
• rozkład dopuszczający zatrudnianie przed upływem 24 godzin od rozpoczęcia pracy dnia poprzedniego – dopuszczalność stosowania, zasady korzystania
• ruchomy rozkład czasu pracy
• kiedy i dla jakich pracowników można wprowadzić ruchomą organizację czasu pracy
• jakie są procedury wprowadzania ruchomej organizacji czasu pracy
• rozkłady indywidualne.
• ile godzin minimalnie oraz maksymalnie w danej dobie można zaplanować pracownikowi w zależności od stosowanego systemu czasu pracy
• ile godzin w tygodniu można zaplanować pracownikowi do przepracowania w zależności od stosowanego systemu czasu pracy i okresu rozliczeniowego
• kiedy i na jakich zasadach można planować pracownikowi więcej niż 40 godzin pracy w tygodniu
• ograniczenia przy planowaniu pracy na różne godziny w poszczególnych dniach
• zasady ustalania prawidłowych rozkładów i skutki błędów popełnianych na etapie planowania
• jak ustalić wymiar czasu pracy  dla pracowników w poszczególnych okresach rozliczeniowych
• ile godzin maksymalnie i minimalnie można zaplanować pracownikowi do przepracowania w poszczególnych miesiącach w zależności od długości stosowanego okresu rozliczeniowego
• jaki wpływ na liczbę godzin do przepracowania mają święta przypadające w różnych dniach tygodnia
• dopuszczalność zmian w rozkładach w trakcie okresu rozliczeniowego a praca poza rozkładem (zasady rozliczania)
• ewidencjonowanie rozbieżności między rozkładem a realizacją dla prawidłowego rozliczenia pracownika
• Czy pracownik kadr odpowiada za ewidencje czasu pracy czy kierownik ?Kogo ukarze PIP za błędne sporządzanie ewidencji czasu pracy?
• Na jakie zapisy w ewidencji czasu pracy najbardziej zwraca Inspektor Pracy
• Konieczność ewidencjonowania godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy – czy również dla pracowników o stałym rozkładzie czasu pracy?
• Czy pracownikom zarządzającym i kierownikom ewidencjonować godziny nadliczbowe?
• Czy jest coś takiego jak nienormowany czas pracy?
• Konieczność wskazywana z jakiego tytułu pracownik otrzymał dzień wolny, nawet gdy jest to sobota lub niedziela.
• Konieczność wskazywania przy urlopach wypoczynkowych i chorobach liczby godzin nieobecności.
• Czy pracownik musi podpisać kartę ewidencji czasu pracy?

7. Rozliczanie czasu pracy pracownika:

• rozliczanie czasu pracy oraz ustalanie prawa pracownika do ewentualnych świadczeń dodatkowych (wynagrodzenie za godziny nadliczbowe, dodatki za pracę w porze nocnej, w niedziele i święta)
• zasady rekompensowania pracy w godzinach nadliczbowych czasem wolnym a okres rozliczeniowy czasu pracy – zasady prawidłowego rozliczania
• rozliczanie nadgodzin w różnych systemach czasu pracy
• rekompensowanie pracy w dniach zaplanowanych jako dni wolne – zasady i najczęstsze błędy
• czas pracy w podróży służbowej – czas podróży a czas pracy, zasady ustalania i ewidencjonowania
• podróż służbowa w dniu wolnym od pracy
• jak i dlaczego nieprawidłowo określone w umowie o pracę miejsce pracy nie ma wpływu na pojmowanie podróży służbowej
• najczęstsze błędy popełniane na etapie rozliczania czasu pracy i ich skutki
• Jak prawidłowo prowadzić ewidencję czasu pracy pracownika aby uniknąć konsekwencji przy kontroli PIP

8. Wyjścia prywatne – a czas pracy pracownika:

• Legalne odrabianie wyjść osobistych pracowników.
• Planowanie wyjść osobistych w grafiku – czy to prawidłowe?
• Ewidencja czasu pracy w zakresie wyjść osobistych.
• Odliczanie wyjść osobistych z urlopu wypoczynkowego – czy to legalne?
• Wymogi formalne dla wyjścia osobistego.
• Wyjścia prywatne pracowników niepełnosprawnych.
• Czy pracownik może nadpracować godziny, aby następnie móc wyjść prywatnie?
• Czy pracownik może odpracować nadgodziny przed rozpoczęciem pracy.

9. Odpowiedzialność za naruszanie przepisów o czasie pracy:

• odpowiedzialność porządkowa pracownika za niepodporządkowanie się regułom organizacyjnym w zakładzie
• odpowiedzialność wykroczeniowa pracodawcy (zasady, forma i tryb wymierzania kary, jej wysokość i możliwość odwołania)

10. Nieobecności pracownicze – dodatkowe dni wolne w 2024 roku:

• Wnioski o udzielenie urlopu wypoczynkowego, urlopu okolicznościowego i urlopu bezpłatnego czy możemy przechowywać odrębnie dla każdego pracownika w jednym miejscu
• zasady zaokrąglania przy obliczeniach urlopowych,
• zmiana pracodawcy w trakcie roku,
• urlop proporcjonalny niepełnoetatowca,
• zmiana wymiaru etatu w trakcie miesiąca,
• urlop uzupełniający – stały czy proporcjonalny?
• potrącanie urlopu z tytułu nadwyżkowego wykorzystania u poprzedniego pracodawcy,
• pula urlopowa i udzielanie urlopu na godziny,
• urlop wypoczynkowy przy równoległym zatrudnieniu.
• rozliczanie urlopu przy zmianie pracodawcy w trakcie pierwszego roku pracy,
• pierwszy urlop w przypadku podjęcia pracy w ostatnich tygodniach roku kalendarzowego.
• urlop udzielany na żądanie pracownika (czy pracodawca może odmówić udzielenia takiego urlopu, forma składania wniosku, termin złożenia wniosku, data wykorzystania urlopu na żądanie),
• urlop dodatkowy pracownika niepełnosprawnego (ustalenie łączne czy oddzielne, nieterminowe dostarczenie orzeczenia o niepełnosprawności, rozliczanie proporcjonalne urlopu dodatkowego, data od której ustala się uprawnienia),
• urlopy okolicznościowe – zasady udzielania
• gdzie przechowywać wnioski dotyczące udzielania urlopu okolicznościowego
• urlop opiekuńczy zasady udzielania urlopu opiekuńczego, gdzie przechowujemy wnioski, zasady udzielania urlopu pracownikowi
• czy pracodawca jest zobowiązany każdorazowo udzielić pracownikowi urlopu opiekuńczego
• Zasady i forma udzielania dni wolnych w związku z siłą wyższą. Czy pracodawca może odmówić udzielenia dni wolnych. Termin udzielenia dni wolnych
• Wynagrodzenia pracownika w trakcie wykorzystywania dwóch dni wolnych w związku z siłą wyższą
• Urlop opiekuńczy a uprawnienia pracownicze
• Urlop opiekuńczy a wysokość wynagrodzenia pracownika
• Nowe zasady udzielania urlopu rodzicielskiego
• Dodatkowe 9 tygodni urlopu rodzicielskiego – jak to wygląda w praktyce
• Długość trwania urlopu ojcowskiego – co się zmianie
• Z jakich ułatwień będą mogli skorzystać pracownicy składający wnioski w przedmiocie uprawnień związanych z rodzicielstwem?

Dzień 2 – Adriana Głuchowska: Prawo pracy w praktyce – kluczowe kwestie prawa pracy i dokumentacji pracowniczej w 2024 roku, godz: 10-15

Moduł 1. Umowa o pracę w 2024r. – dobre praktyki, najczęściej popełniane błędy:

1. Umowa o pracę na okres próbny:

• Ile umów na okres próbny można zawrzeć z pracownikiem w 2024 roku?
• Zmiana stanowiska zatrudnionego pracownika, a ponowne podpisanie umowy na okres próbny
• Zmiany w umowach o pracę na okres próbny w 2024 roku
• Jaki okres wypowiedzenia jest na okresie próbnym w 2024 roku?

2. Umowa o pracę na czas określony – zmiany i nowości w 2024r.

3. Ograniczenia w zawieraniu umów terminowych w 2024 roku.

4. Umowa o pracę na czas nieokreślony – czym różni się od zatrudnienia terminowego?

5. Aneksowanie umów i zmiany warunków pracy i płacy.

6. Zmiany w umowach o pracę w 2024 roku.

7. Rozwiązanie stosunku pracy:

• Rozwiązanie stosunku pracy za wypowiedzeniem
• Rozwiązanie stosunku pracy bez wypowiedzenia
• Różnice w wypowiadaniu umów terminowych i umów na czas nieokreślony
• Terminy wypowiedzeń i możliwość ich skracania
• Przyczyny wypowiedzenia umowy
• Konsekwencje nieprawidłowego rozwiązania umowy

8. Kontrole PIP oraz ZUS w 2024 roku – możliwe pytania oraz jak najlepiej się do nich przygotować?

Moduł 2. Świadectwa pracy 2024r.i obowiązek jego wydania:

1. Świadectwo pracy:

• Termin wydania
• Oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę
• Przechowywanie kopii świadectwa pracy w aktach osobowych pracownika
• Wymagana treść świadectwa pracy w 2024 roku
• Jakich informacji nie należy zamieszczać w świadectwie pracy
• Forma wypełniania świadectwa pracy na przykładach
• Niewydanie, błąd i nieterminowe wydanie jako wykroczenie
• Wzór świadectwa pracy z opisem

Moduł 3. Dokumentacja pracownicza w 2024 roku:

1. Dokumentacja pracownicza:

• Obowiązki pracodawcy
• Terminy przechowywania dokumentacji pracowniczej
• Zniszczenie dokumentacji pracowniczej
• Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej
• Informowanie pracowników o zmianie postaci dokumentacji
• Wniosek o wydanie kopii dokumentacji pracowniczej
• Prawo wglądu do dokumentacji pracowniczej

2. Problemy praktyczne w zakresie dokumentacji pracowniczej:

• Kiedy należy założyć nowe akta osobowe po ponownym zatrudnieniu pracownika?
• Ksero dyplomu i świadectw pracy – która część akt osobowych?
• Czy w aktach osobowych można dokonywać zmian za pomocą korektora?
• Które dokumenty muszą zawierać potwierdzenie za zgodność zanim umieścimy je w aktach osobowych?
• Czy pracodawca może żądać od kandydata na pracownika zaświadczenia o niekaralności?

3. Część E akt osobowych – czy każdy ma obowiązek założenia nowej części akt osobowych?

Moduł 4. RODO w kadrach:

1. Uprawnienia osób, których dane dotyczą:

• Prawo dostępu do danych osobowych
• Prawo do sprostowania/uzupełnienia danych;
• Prawo do usunięcia danych (Prawo do bycia zapomnianym);
• Prawo do ograniczenia przetwarzania;
• Prawo do przenoszenia danych;
• Prawo do wniesienia sprzeciwu;
• Prawo do odmowy profilowania.

2. Podstawy prawne przetwarzania danych – Art. 6 RODO.

3. Rekrutacja:

• Zakres pozyskiwanych danych w procesie rekrutacji,
• Zgoda na przetwarzanie danych – czy jest konieczna?,
• Poczta pantoflowa – polecenie kandydata przez pracownika,
• Agencje rekrutacyjne – czy można korzystać z ich usług? W jaki sposób to robić?,
• Weryfikowanie informacji podanych przez kandydata do pracy.

4. Zatrudnienie:

• Kwestionariusze osobowe – wzory oraz ich omówienie,
• Dokumentacja pracownicza – jakie dane gromadzić, a których unikać,
• Badania okresowe, a ochrona danych osobowych,
• Pakiety medyczne i karty sportowe,
• Publikacja danych o pracownikach (m.in. wizerunku) w Internecie i Intranecie – na jakich zasadach publikujemy dane,
• Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych – zasady przetwarzania danych w ZFŚS,
• Firmy szkoleniowe, a udostępnianie danych osobowych pracowników,
• Podróże służbowe – zasady udostępniania danych pracowników hotelom i biurom podróży.

Trenerzy:

Kalina Kaczmarek: Ekspert prawa pracy z 20 letnim doświadczeniem; prowadzi działalność konsultingowo – szkoleniową w zakresie „twardego HR”. W latach 2001-2018 była pracownikiem Państwowej Inspekcji Pracy – Okręgowego Inspektoratu Pracy w Gdańsku, na stanowiskach inspektora pracy a następnie starszego inspektora pracy. Doświadczony trener współpracujący z firmami szkoleniowymi, specjalizuje się w problematyce prawnej ochronie pracy, doradca i stały współpracownik wielu przedsiębiorstw i instytucji.

Adriana Głuchowska: Ekspert z wieloletnim doświadczeniem, współpracujący z najlepszymi ośrodkami szkoleniowymi w Polsce. Niezależny konsultant z dziedziny finansów publicznych oraz prawa pracy. Od lat zajmuje się opracowywaniem i wdrażaniem procedur w instytucjach sektora finansów publicznych w tym Polityk Bezpieczeństwa Informacji dla sektora publicznego. Jako głos doradczy i ekspert na co dzień rozwiązuje nietypowe problemy z praktyki Przedsiębiorstw i Urzędów. Od 1998 roku przeszkoliła ponad kilkanaście tysięcy osób, przeprowadzając setki szkoleń.