Kalendarz kadrowego na lipiec 2026 – obowiązki działów kadr i płac. Jak przygotować kalendarz kadrowo-płacowy na lipiec 2026?

Lipiec 2026 roku będzie miesiącem o wysokim wymiarze czasu pracy. Brak świąt ustawowo wolnych od pracy oraz 23 dni robocze sprawiają, że osoby odpowiedzialne za kadry i płace powinny szczególnie uważnie przygotować harmonogramy, rozliczyć urlopy oraz zaplanować terminy realizacji obowiązków wobec ZUS, urzędu skarbowego i PFRON.

Przy tworzeniu harmonogramów należy uwzględnić obowiązujący w zakładzie system czasu pracy, długość okresu rozliczeniowego, dni wolne wynikające z zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy oraz minimalne okresy odpoczynku dobowego i tygodniowego.

Spis treści:

• Kalendarz kadrowo-płacowy: najważniejsze informacje dotyczące lipca 2026 roku
• Ile wynosi wymiar czasu pracy w lipcu 2026 roku?
• Jaki jest wymiar czasu pracy dla pracowników zatrudnionych na część etatu?
• Jak urlop wypoczynkowy wpływa na rozliczenie czasu pracy?
• Jakie terminy ZUS, PIT i PFRON przypadają w lipcu 2026 roku?
• Jakie wskaźniki kadrowo-płacowe obowiązują w lipcu 2026 roku?
• Jak prawidłowo zamknąć lipiec w dziale kadr i płac?

Kalendarz kadrowo-płacowy: najważniejsze informacje dotyczące lipca 2026 roku

• liczba dni roboczych: 23,
• wymiar czasu pracy: 184 godziny,
• liczba dni wolnych w podstawowym rozkładzie od poniedziałku do piątku: 8,
• święta ustawowo wolne od pracy: brak.

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Kompendium wiedzy kadrowego – bieżące kwestie i kluczowe zagadnienia prawa pracy. Dowiedz się o planowanych zmianach w 2026r.

Ile wynosi wymiar czasu pracy w lipcu 2026 roku?

W lipcu 2026 roku wymiar czasu pracy pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy wynosi 184 godziny, czyli 23 dni robocze po 8 godzin.

W tym miesiącu nie przypada żadne święto ustawowo wolne od pracy. Nie ma więc podstaw do obniżenia wymiaru czasu pracy z tytułu święta przypadającego w innym dniu niż niedziela. Pracodawca nie musi również wyznaczać dodatkowego dnia wolnego w zamian za święto przypadające w sobotę.

Ważne: lipiec ma najwyższy miesięczny wymiar czasu pracy w 2026 roku. W przypadku podstawowego systemu czasu pracy i jednomiesięcznego okresu rozliczeniowego pracownik pełnoetatowy ma do przepracowania 184 godziny.

Należy jednak pamiętać, że rzeczywisty rozkład czasu pracy może wyglądać inaczej w przypadku pracowników zatrudnionych w systemie równoważnym, zmianowym, weekendowym lub wykonujących pracę również w soboty i niedziele.

Jaki jest wymiar czasu pracy dla pracowników zatrudnionych na część etatu?

Wymiar czasu pracy osoby zatrudnionej w niepełnym wymiarze czasu pracy oblicza się proporcjonalnie do wymiaru etatu określonego w umowie o pracę.

Obliczony wymiar określa liczbę godzin, którą pracownik powinien przepracować w danym okresie rozliczeniowym. Nie oznacza to jednak, że osoba zatrudniona na część etatu musi każdego dnia pracować proporcjonalnie krócej. Sposób rozłożenia godzin zależy od ustalonego harmonogramu czasu pracy.

Przy zatrudnianiu pracownika na część etatu w umowie o pracę należy dodatkowo określić dopuszczalną liczbę godzin pracy ponad ustalony wymiar, których przekroczenie uprawnia pracownika do dodatku takiego jak za pracę w godzinach nadliczbowych.

Jak urlop wypoczynkowy wpływa na rozliczenie czasu pracy?

Urlop wypoczynkowy nie zmienia ogólnego wymiaru czasu pracy ustalonego dla danego okresu rozliczeniowego. Powoduje natomiast obniżenie indywidualnego wymiaru czasu pracy pracownika o liczbę godzin, które zgodnie z jego harmonogramem przypadały do przepracowania podczas urlopu.

Jeżeli pracownik pełnoetatowy miał zgodnie z harmonogramem pracować przez 8 godzin, jeden dzień urlopu zostanie rozliczony jako 8 godzin. Jeżeli natomiast w równoważnym systemie czasu pracy zaplanowano mu na dany dzień 12 godzin pracy, urlop należy rozliczyć w wymiarze 12 godzin.

Pracownik nie ma obowiązku odpracowywania godzin przypadających na okres prawidłowo udzielonego urlopu wypoczynkowego. Godziny urlopu powinny zostać odpowiednio oznaczone w ewidencji czasu pracy.

Jakie terminy ZUS, PIT i PFRON przypadają w lipcu 2026 roku?

Terminowe przekazywanie dokumentów rozliczeniowych oraz regulowanie należności publicznoprawnych pozwala uniknąć odsetek, korekt i innych konsekwencji związanych z opóźnieniem.

W lipcu 2026 roku należy zwrócić uwagę na następujące terminy:

• 6 lipca 2026 roku – termin przekazania dokumentów rozliczeniowych i opłacenia składek ZUS przez jednostki budżetowe oraz samorządowe zakłady budżetowe. Standardowy termin przypadający 5 lipca ulega przesunięciu, ponieważ jest to niedziela;
• 15 lipca 2026 roku – termin przekazania dokumentów rozliczeniowych i opłacenia składek ZUS przez płatników posiadających osobowość prawną, w tym spółki kapitałowe, spółdzielnie, stowarzyszenia i fundacje;
• 20 lipca 2026 roku – termin rozliczenia składek ZUS przez pozostałych płatników, w tym przedsiębiorców i podmioty nieposiadające osobowości prawnej;
• 20 lipca 2026 roku – termin wpłaty pobranych w czerwcu zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz pobranego podatku zryczałtowanego;
• 20 lipca 2026 roku – termin złożenia odpowiednich deklaracji lub informacji oraz dokonania wpłaty na PFRON przez pracodawców objętych takim obowiązkiem.
• 27 lipca 2026 roku – termin złożenia do PFRON wniosku Wn-D wraz z wymaganymi informacjami w celu uzyskania dofinansowania do wynagrodzeń pracowników z niepełnosprawnościami za czerwiec 2026 roku. 27 lipca, z powodu przesunięcia terminu z soboty

W praktyce należy pamiętać, że zobowiązania regulowane w lipcu dotyczą najczęściej wynagrodzeń, składek i obowiązków powstałych w czerwcu 2026 roku.

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Specjalista ds. kadr 2026 - trzydniowy kurs online - nawiązanie i rozwiązanie stosunku pracy, świadectwa pracy, urlopy pracownicze, uprawnienia rodzicielskie, regulamin pracy jako kluczowy dokument

Jakie wskaźniki kadrowo-płacowe obowiązują w lipcu 2026 roku?

Przy naliczaniu wynagrodzeń należy stosować aktualne wskaźniki wpływające między innymi na wysokość wynagrodzenia minimalnego, zaliczek na podatek, kosztów uzyskania przychodów oraz kwot wolnych od potrąceń.

Minimalne wynagrodzenie za pracę

Od 1 stycznia 2026 roku minimalne wynagrodzenie za pracę wynosi 4806 zł brutto miesięcznie dla pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy.

W przypadku pracownika zatrudnionego na część etatu minimalne wynagrodzenie ustala się proporcjonalnie do wymiaru zatrudnienia.

Minimalna stawka godzinowa

Minimalna stawka godzinowa obowiązująca w 2026 roku wynosi 31,40 zł brutto. Dotyczy ona określonych umów zlecenia oraz umów o świadczenie usług objętych przepisami o minimalnej stawce godzinowej.

Minimalnej stawki godzinowej dla zleceniobiorców nie należy utożsamiać ze stawką godzinową pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę.

Kwota zmniejszająca podatek

Miesięczna kwota zmniejszająca zaliczkę na podatek wynosi co do zasady 300 zł. Płatnik stosuje ją na podstawie oświadczenia złożonego przez podatnika, w szczególności na formularzu PIT-2.

Podatnik może zdecydować o podziale kwoty zmniejszającej podatek między kilku płatników. W takiej sytuacji jeden płatnik może stosować odpowiednio 300 zł, 150 zł albo 100 zł miesięcznie, zależnie od treści złożonego oświadczenia.

Pracownicze koszty uzyskania przychodów

Podstawowe miesięczne koszty uzyskania przychodów ze stosunku pracy wynoszą 250 zł.

Podwyższone koszty w wysokości 300 zł miesięcznie mogą być stosowane, jeżeli miejsce stałego lub czasowego zamieszkania pracownika znajduje się poza miejscowością, w której położony jest zakład pracy, a pracownik spełnia pozostałe warunki określone w przepisach.

Kwoty wolne od potrąceń

Przy dokonywaniu potrąceń z wynagrodzenia należy uwzględnić aktualną wysokość minimalnego wynagrodzenia oraz rodzaj potrącenia. Kwota wolna może być inna w przypadku potrąceń niealimentacyjnych, zaliczek pieniężnych udzielonych pracownikowi oraz potrąceń dokonywanych za jego pisemną zgodą.

Dla pracowników zatrudnionych na część etatu kwotę wolną od potrąceń ustala się proporcjonalnie do wymiaru zatrudnienia.

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Kompendium wiedzy kadrowego – bieżące kwestie i kluczowe zagadnienia prawa pracy. Dowiedz się o planowanych zmianach w 2026r.

Jak prawidłowo zamknąć lipiec w dziale kadr i płac?

Przed zamknięciem miesiąca dział kadr i płac powinien przede wszystkim:

• sprawdzić zgodność harmonogramów z wymiarem czasu pracy,
• zweryfikować urlopy, zwolnienia lekarskie i pozostałe nieobecności,
• skontrolować liczbę godzin nadliczbowych, nocnych i dyżurów,
• sprawdzić zachowanie odpoczynków dobowych i tygodniowych,
• zweryfikować składniki wynagrodzeń oraz potrącenia,
• przygotować dokumenty rozliczeniowe ZUS,
• obliczyć i przekazać zaliczki na podatek,
• ustalić, czy pracodawcę obejmują obowiązki wobec PFRON,
• sprawdzić zgodność ewidencji czasu pracy z listą płac.

Szczególnej uwagi wymaga rozliczenie absencji w okresie urlopowym oraz zapewnienie odpowiedniej obsady stanowisk. Wysoki wymiar czasu pracy nie zwalnia pracodawcy z przestrzegania przepisów dotyczących odpoczynku, godzin nadliczbowych i przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy.

Odpowiednio przygotowany kalendarz kadrowy pomaga terminowo zrealizować wszystkie obowiązki, ograniczyć ryzyko korekt oraz zapewnić zgodność dokumentacji z przepisami prawa pracy, ubezpieczeń społecznych i prawa podatkowego.

W sprawnym przygotowywaniu zestawień, kontroli ewidencji i automatyzacji powtarzalnych obliczeń pomocne mogą być funkcje arkuszy kalkulacyjnych. Praktyczne umiejętności w tym zakresie można rozwinąć podczas szkolenia „Praktyczny Excel dla służb kadrowo-płacowych”.