Jak archiwizować dokumenty osobowe pracownika po rozwiązaniu umowy?
Sprawdź, jak archiwizować dokumenty osobowe pracownika po rozwiązaniu umowy w 2026 roku.
Spis treści:
- Czy trzeba archiwizować dokumenty pracownika?
- Jak długo należy przechowywać dokumentację pracowniczą w zależności od momentu zatrudnienia?
- Co zrobić przed zarchiwizowaniem dokumentów?
- Archiwizacja dokumentów papierowych - wymagania
- Archwizacja dokumentów elektronicznych - wymagania
- Archiwizacja dokumentów pracowniczych - wymagania dla pracodawcy
Czy trzeba archiwizować dokumenty pracownika?
Rozwiązanie albo wygaśnięcie stosunku pracy nie kończy obowiązków pracodawcy dotyczących dokumentacji. Akta osobowe oraz dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy powinny zostać zamknięte, uporządkowane i zabezpieczone na okres wynikający z przepisów. Punktem wyjścia jest ustalenie właściwego okresu przechowywania.
Jak długo należy przechowywać dokumentację pracowniczą w zależności od momentu zatrudnienia?
Jak długo należy przechowywać dokumentację pracowniczą osób zatrudnionych po 31 grudnia 2018 roku?
Dla pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 2018 roku zasadą jest przechowywanie dokumentacji przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu albo wygasł. Jeżeli pracownik został zatrudniony ponownie u tego samego pracodawcy w okresie przechowywania dokumentacji, pracodawca kontynuuje prowadzenie dotychczasowej dokumentacji, a termin liczy się od końca roku, w którym zakończył się ostatni stosunek pracy.
Jak długo należy przechowywać dokumentację pracowniczą osób zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 roku?
W przypadku osób zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 roku okres archiwizacji zależy od daty zatrudnienia i wykonania przez pracodawcę obowiązków wobec ZUS.
Jak długo należy przechowywać dokumentację pracowniczą osób zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku?
Dla zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku co do zasady obowiązuje okres 50-letni.
Jak długo należy przechowywać dokumentację pracowniczą osób zatrudnionych od 1 stycznia 1999 do 31 grudnia 2018 roku?
Dla osób zatrudnionych od 1 stycznia 1999 roku do 31 grudnia 2018 roku możliwe jest skrócenie okresu z 50 do 10 lat, ale tylko po złożeniu do ZUS oświadczenia ZUS OSW i raportów informacyjnych ZUS RIA. Nie należy automatycznie przyjmować dziesięcioletniego okresu dla wszystkich byłych pracowników. Błąd w kwalifikacji może doprowadzić do przedwczesnego zniszczenia dokumentacji potrzebnej do ustalenia świadczeń emerytalnych lub dochodzenia roszczeń.
Co zrobić przed zarchiwizowaniem dokumentów?
Przed przekazaniem akt do archiwum należy sprawdzić ich kompletność. W części C powinny znaleźć się dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, w tym oświadczenia dotyczące rozwiązania umowy, kopia wydanego świadectwa pracy, potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia, dokumenty dotyczące niewypłacenia ekwiwalentu za urlop z powodu wykorzystania urlopu w kolejnym stosunku pracy oraz inne dokumenty przewidziane przepisami. Jeżeli w okresie zatrudnienia stosowano kary porządkowe, dokumenty po upływie okresu zatarcia powinny zostać usunięte z części D. Dokumentacja powinna być uporządkowana chronologicznie, ponumerowana i wyposażona w wykaz dokumentów w każdej części.
Archiwizacja dokumentów papierowych - wymagania
- Archiwum papierowe musi chronić akta przed zniszczeniem, uszkodzeniem, utratą i dostępem osób nieupoważnionych.
- Pomieszczenie powinno być zabezpieczone przed pożarem, zalaniem, nadmierną wilgotnością, szkodnikami oraz niekontrolowanym wynoszeniem dokumentów.
- Dostęp powinien mieć ograniczony krąg osób, a każde wypożyczenie teczki warto rejestrować.
- Akta byłych pracowników nie powinny pozostawać w otwartych szafach działu kadr ani w magazynie dostępnym dla osób postronnych.
- Korzystanie z zewnętrznej firmy archiwizacyjnej wymaga sprawdzenia jej zabezpieczeń i zawarcia odpowiedniej umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.
Archwizacja dokumentów elektronicznych - wymagania
- W przypadku dokumentacji elektronicznej pracodawca powinien zapewnić jej dostępność przez cały okres archiwizacji, niezależnie od zmian systemu kadrowego, dostawcy oprogramowania czy struktury organizacyjnej.
- Konieczne są regularne kopie zapasowe, okresowe testy odtworzenia, kontrola uprawnień, rejestry dostępu oraz możliwość przygotowania dokumentacji do wydania w formacie zgodnym z przepisami.
- Nie wystarczy zachować bazę danych w nieużywanym programie, do którego po kilku latach nie ma licencji, dokumentacji technicznej albo osoby potrafiącej odczytać pliki. Przy zmianie systemu należy zaplanować migrację wraz z kontrolą kompletności i integralności danych.
Archiwizacja dokumentów pracowniczych - wymagania dla pracodawcy
- Po ustaniu zatrudnienia pracodawca wydaje pracownikowi, wraz ze świadectwem pracy, informację o okresie przechowywania dokumentacji, możliwości jej odbioru do końca miesiąca następującego po upływie tego okresu oraz o zniszczeniu dokumentacji w przypadku jej nieodebrania.
- Po zakończeniu ustawowego okresu pracodawca nie powinien przechowywać akt bezterminowo.
- Były pracownik lub uprawniony członek rodziny może odebrać dokumentację w przewidzianym terminie, a po jego upływie pracodawca niszczy ją w sposób uniemożliwiający odtworzenie treści.
- Zniszczenie powinno nastąpić nie później niż w ciągu 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór.
- Dobrą praktyką jest sporządzenie protokołu brakowania, zawierającego podstawę prawną, zakres dokumentacji, daty skrajne, sposób zniszczenia i osoby odpowiedzialne.
Trener
Inspektor ds. kadr i płac, ukończone studia w zakresie administracji publicznej. Autorka tekstów branżowych dla znanych redakcji kadrowo-płacowych. Aktywnie działający Członek Stowarzyszenia Specjalistów Kadr i Płac. Znana w social mediach jako Mobilna Kadrowa, z pasją przekazuje wiedzę pracownikom i pracodawcom.
