Błędy przy cyfryzacji akt osobowych w 2026 - najczęstsze nieprawidłowości
Poznaj najczęstsze błędy przy cyfryzacji akt osobowych / dokumentów kadrowych w 2026 roku.
Spis treści:
- Utożsamianie zeskanowania dokumentu z prawidłową zmianą postaci dokumentacji pracowniczej
- Fragmentaryczna cyfryzacja
- Niewłaściwa jakość odwzorowania cyfrowego
- Niewłaściwe zapewnienie integralności dokumentacji
- Nadmierne nagromadzenie danych
- Pozostałe błędy
Utożsamianie zeskanowania dokumentu z prawidłową zmianą postaci dokumentacji pracowniczej
Jednym z najczęstszych błędów jest utożsamianie zeskanowania dokumentu z prawidłową zmianą postaci dokumentacji pracowniczej. Zapisanie skanu w folderze sieciowym, systemie kadrowym albo skrzynce e-mailowej nie oznacza jeszcze, że pracodawca skutecznie przekształcił papierowe akta w dokumentację elektroniczną. Zmiana postaci wymaga sporządzenia odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu, oraz opatrzenia go kwalifikowanym podpisem elektronicznym, kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną albo podpisem osobistym osoby upoważnionej przez pracodawcę, potwierdzającym zgodność odwzorowania z dokumentem papierowym. Brak takiego potwierdzenia powoduje, że plik jest jedynie kopią roboczą, a nie elementem dokumentacji prowadzonej w prawidłowej postaci elektronicznej.
Chcesz dowiedzieć się więcej?
Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Teczka osobowa pracownika oraz informacja o warunkach zatrudnienia w 2026 roku
Fragmentaryczna cyfryzacja
Kolejna nieprawidłowość polega na fragmentarycznej cyfryzacji. Pracodawca skanuje część dokumentów, a pozostałe pozostawia w segregatorze, nie określając, która postać jest oficjalna. Prowadzi to do powstawania dwóch niespójnych zbiorów, w których brakuje chronologii, numeracji albo tych samych dokumentów. Dopuszczalne jest prowadzenie różnych rodzajów dokumentacji w różnej postaci, jednak decyzja musi być przemyślana i jednoznaczna. Nie powinno dochodzić do sytuacji, w której ta sama część akt osobowych jest prowadzona częściowo papierowo, a częściowo elektronicznie bez kontroli kompletności i bez procedury wskazującej źródło wiążące.
Niewłaściwa jakość odwzorowania cyfrowego
Częstym błędem jest także niewłaściwa jakość odwzorowania cyfrowego. Skan powinien być czytelny, kompletny i obejmować wszystkie strony dokumentu, załączniki, podpisy, pieczęcie oraz adnotacje. Niedopuszczalne jest ucinanie marginesów, pomijanie odwrotnej strony dokumentu, skanowanie w rozdzielczości uniemożliwiającej odczyt albo zapisywanie wielostronicowej umowy jako luźnych, przypadkowo nazwanych plików. Przed zatwierdzeniem skanu warto wprowadzić zasadę kontroli „czterech oczu”, zwłaszcza przy dokumentach wpływających na uprawnienia pracownicze, przebieg zatrudnienia, odpowiedzialność porządkową lub rozwiązanie stosunku pracy.
Niewłaściwe zapewnienie integralności dokumentacji
Ryzyko powstaje również wtedy, gdy system nie zapewnia integralności dokumentacji. Pracodawca powinien móc wykazać, kto i kiedy wprowadził dokument, czy był on zmieniany oraz kto miał do niego dostęp. Pliki przechowywane na wspólnym dysku, do którego dostęp ma szeroka grupa pracowników, mogą zostać przypadkowo usunięte, podmienione albo skopiowane. System przeznaczony do e-akt powinien zapewniać identyfikację osób mających dostęp, rejestrowanie zmian, skuteczne wyszukiwanie, możliwość eksportu dokumentacji oraz ochronę przed utratą i nieuprawnionym ujawnieniem. Samo hasło do folderu nie zastępuje mechanizmów wymaganych dla systemu teleinformatycznego obsługującego dokumentację pracowniczą.
Chcesz dowiedzieć się więcej?
Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Kompendium wiedzy kadrowego – bieżące kwestie i kluczowe zagadnienia prawa pracy. Dowiedz się o planowanych zmianach w 2026r
Nadmierne nagromadzenie danych
Nieprawidłowością jest również nadmierne gromadzenie danych. Cyfryzacja często zachęca do zachowywania wszystkiego „na wszelki wypadek”: całych skrzynek e-mailowych, kopii dowodów osobistych, dokumentów rodzinnych, roboczych notatek przełożonych lub załączników niezwiązanych z zatrudnieniem. Tymczasem pracodawca powinien przechowywać wyłącznie dane niezbędne i posiadać podstawę prawną ich przetwarzania. Dokumentacja elektroniczna podlega tym samym zasadom minimalizacji danych co papierowa. Łatwość skopiowania pliku nie uzasadnia jego dalszego przechowywania.
Pozostałe błędy
W praktyce pojawiają się ponadto błędy w przyporządkowaniu dokumentów do części A–E, brak chronologii i numeracji, niewłaściwe nazewnictwo plików, brak kopii zapasowych, brak testów odtwarzania danych oraz pozostawienie uprawnień osobom, które zmieniły stanowisko albo zakończyły zatrudnienie. Dobrze przeprowadzona cyfryzacja powinna zatem obejmować inwentaryzację akt, ustalenie braków, kontrolę jakości skanów, nadanie uprawnień według zasady niezbędnej wiedzy, określenie sposobu tworzenia kopii zapasowych, procedurę awaryjną i udokumentowanie całego procesu. Po zmianie postaci dokumentacji pracodawca musi także poinformować pracowników o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji w ustawowym terminie. Dopiero po bezskutecznym upływie tego terminu dokumentacja papierowa może zostać zniszczona w sposób uniemożliwiający odtworzenie danych osobowych.
Ekspert Verte
Inspektor ds. kadr i płac, ukończone studia w zakresie administracji publicznej. Autorka tekstów branżowych dla znanych redakcji kadrowo-płacowych. Aktywnie działający Członek Stowarzyszenia Specjalistów Kadr i Płac. Znana w social mediach jako Mobilna Kadrowa, z pasją przekazuje wiedzę pracownikom i pracodawcom.
