Czym jest pełna księgowość i kogo dotyczy?

Prowadzisz własną firmę i zastanawiasz się, czy przejść na pełną księgowość? Nie wiesz z czym wiąże się taki sposób ewidencjonowania obrotów? Twoja firma uzyskuje coraz lepsze wyniki finansowe i zbliżasz się do progu limitowego pełnej księgowości? Aby poznać odpowiedzi na te pytania oraz szerzej zapoznać się z tematem pełnej rachunkowości, zapraszamy Cię do przeczytania poniższego artykułu.

Spis treści:

• Co to jest pełna księgowość?
• Co wchodzi w skład pełnej księgowości?
• Pytania i odpowiedzi

Co to jest pełna księgowość?

Zgodnie z obowiązującymi w Polsce normami prawnymi, każda firma zobligowana jest do prowadzenia ewidencji operacji gospodarczych. Znaczy to, że wszystkie spółki handlowe (osobowe, kapitałowe oraz organizacje), a także spółki cywilne i osoby prawne muszą prowadzić rejestr kosztów, przychodów i wyników finansowych.

Faktycznie, przedsiębiorca ma dwie możliwości:

• Księgowość uproszczona – (UEPIK) Uproszczona Ewidencja Przychodów i Kosztów oraz (PKPiR) Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów, ewidencjonowana na podstawie rozporządzenia Ministra Finansów z 23 grudnia 2019 r.
• Pełna księgowość – oparta o ustawę o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120, 295)

Zgodnie z nią największe firmy oraz te o wysokich obrotach, mają obowiązek prowadzenia ewidencji księgowej właśnie w taki sposób. Według zapisów w niej zawartych do prowadzenia pełnej księgowości zobowiązane są spółki:

• z ograniczoną odpowiedzialnością
• akcyjne
• komandytowe
• komandytowo-akcyjne

Dodatkowo pełna księgowość dotyczyć będzie także osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą (JDG), których roczny przychód w walucie polskiej przekroczy kwotę 2 000 000 €, przeliczając na złotówki w 2023 roku jest to 9 654 400 PLN. Zatem firma osiągając w roku 2023 takie dochody, w 2024 ma obowiązek wprowadzić pełną księgowość. Limit na rok 2023, został ustalony 1 października 2022 roku.

Mimo tego, że dla części firm pełna księgowość jest wymogiem, to prawdo daje możliwość, aby każdy przedsiębiorca mógł podjąć się prowadzenia swojej księgowości właśnie w takim modelu. Należy poinformować o tym Urząd Skarbowy, przed rozpoczęciem roku obrotowego lub dokonać  zmiany w swoim wpisie w CEIDG (Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej). Zdarza się jednak, że przez jego rozbudowanie, dokładność i szczegółowość postrzegany jest przez wielu z nich za zbyt skomplikowany. Warto w tym miejscu podkreślić fakt, że wiele firm zobowiązanych do prowadzenia pełnej księgowości decyduje się na zatrudnienie zawodowych księgowych lub zleca kierowanie rozliczeniami biurom rachunkowym.

Co wchodzi w skład pełnej księgowości?

W ustawie o rachunkowości (Art. 12, Dz. U. z 2023 r. poz. 120, 295.) pojawia się szczegółowy zapis o obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych, przez jednostkę organizacyjną. Zgodnie z jej założeniem księgi powinno się otwierać na dzień rozpoczęcia działalności (którym jest dzień pierwszego zdarzenia wywołującego skutki o charakterze majątkowym lub finansowym), a także z początkiem każdego następnego roku obrotowego. Natomiast ich zamknięcie następuje w dniu kończącym rok obrotowy lub na dzień zakończenia działalności jednostki, w tym również jej sprzedaży, zakończenia likwidacji lub postępowania upadłościowego.

Art. 3, Ust. 1, 9 „Za rok obrotowy rozumie się rok kalendarzowy lub inny okres trwający 12 kolejnych pełnych miesięcy kalendarzowych, stosowany również do celów podatkowych. Rok obrotowy lub jego zmiany określa statut lub umowa, na podstawie której utworzono jednostkę. Jeżeli jednostka rozpoczęła działalność w drugiej połowie przyjętego roku obrotowego, to można księgi rachunkowe i sprawozdanie finansowe za ten okres połączyć z księgami rachunkowymi i sprawozdaniem finansowym za rok następny. W przypadku zmiany roku obrotowego pierwszy po zmianie rok obrotowy powinien być dłuższy niż 12 kolejnych miesięcy.”

Istotny jest również sam proces prowadzenia ksiąg rachunkowych, zgodnie z szczegółowymi wytycznymi. W Art. 23, Ust. 1, (Dz. U. z 2023 r. poz. 120, 295.) czytamy: „Zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się w sposób trwały, bez pozostawiania miejsc pozwalających na późniejsze dopiski lub zmiany. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera należy stosować właściwe procedury i środki chroniące przed zniszczeniem, modyfikacją lub ukryciem zapisu.”

Do tego wymaga się, aby zapis księgowy zawierał:

• datę dokonania operacji gospodarczej;
• określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji;
• zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji, z tym że należy posiadać pisemne objaśnienia treści skrótów lub kodów;
• kwotę i datę zapisu;
• oznaczenie kont, których dotyczy.

Na koniec ustawodawca podkreśla, że księgi rachunkowe należy prowadzić rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco (Art. 24, Ust. 1, Dz. U. z 2023 r. poz. 120, 295.) tzn.:

• Rzetelnie:

1. odzwierciedlają stan rzeczywisty;

• Bezbłędnie:

1. wprowadzono do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe;
2. zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych;

• Sprawdzalnie:

1. umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych;
2. udokumentowanie zapisów pozwala na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych;
3. zapisy uporządkowane są chronologicznie i systematycznie według kryteriów klasyfikacyjnych umożliwiających sporządzenie sprawozdań finansowych i innych;
4. w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapewniona jest kontrola kompletności zbiorów systemu rachunkowości oraz parametrów przetwarzania danych;
5. zapewniony jest dostęp do zbiorów danych pozwalających, na uzyskanie w dowolnym czasie i za dowolnie wybrany okres sprawozdawczy jasnych i zrozumiałych informacji o treści zapisów dokonanych w księgach rachunkowych

• Bieżąco:

1. pochodzące z nich informacje umożliwiają sporządzenie w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych, sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych;
2. zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej są sporządzane przynajmniej za poszczególne okresy sprawozdawcze, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, a za rok obrotowy – nie później niż do 85 dnia po dniu bilansowym;
3. ujęcie wpłat i wypłat gotówką, czekami i wekslami obcymi oraz obrotu detalicznego i gastronomii następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane

Pełna rachunkowość, ze względu na bardzo szczegółowe wymogi pod kątem tworzenia dokumentacji, wymaga nie tylko prowadzenia samej księgi rachunkowej, ale także serii dodatkowych ewidencji i rejestrów obejmujących zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które tworzą:

• dziennik;
• księgę główną;
• księgi pomocnicze;
• zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych;
• wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz);

Każdy przedsiębiorca może prowadzić swoją księgowość samodzielnie, ponieważ prawnie nie są wymagane żadne dodatkowe kompetencje. Warto jednak mieć świadomość jak skrupulatnym i wymagającym procesem jest prowadzenie w firmie pełnej księgowości. W rzeczywistości jest trudna do samodzielnego prowadzenia. Pomocne mogą okazać się programy komputerowe dostępne na rynku lub zatrudnienie specjalisty.

Pytania i odpowiedzi:

Co to jest pełna księgowość? Pełna księgowość to właśnie jeden ze sposobów prowadzenia ewidencji finansowej. Określa zasady rachunkowości oraz zasady wykonywania działalności w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Zgodnie z nią największe firmy mają obowiązek prowadzenia ewidencji księgowej

Kto może prowadzić pełną księgowość? Do prowadzenia pełnej księgowości zobowiązane są spółki:

• z ograniczoną odpowiedzialnością;
• akcyjne;
• komandytowe;
• komandytowo-akcyjne

Mimo tego, że dla części firm pełna księgowość jest wymogiem, to prawdo daje możliwość, aby każdy przedsiębiorca mógł podjąć się prowadzenia swojej księgowości właśnie w takim modelu.

Pełna księgowość – od jakiej kwoty obowiązuje? Pełna księgowość obowiązuje podatników, których roczny przychód w walucie polskiej przekroczy kwotę 2 000 000 €, przeliczając na złotówki w 2023 roku jest to 9 654 400 PLN.

Co wchodzi w skład pełnej księgowości? Księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które tworzą:

• dziennik;
• księgę główną;
• księgi pomocnicze;
• zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych;
• wykaz składników aktywów i pasywów;