Elektroniczna dokumentacja pracownicza. Jak prowadzić e-akta?

Przedsiębiorca, który decyduje się na zatrudnienie pracowników, zobligowany jest do prawidłowego prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej. Od 2019 roku wprowadzone w Polsce przepisy umożliwiają  przechowywanie i prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej. Jak to wygląda w praktyce? Jakie warunki należy spełnić, aby elektroniczna dokumentacja pracownicza sporządzona była zgodnie z prawem? 

Spis treści:

• Czy akta pracownicze mogą być prowadzone w formie elektronicznej?
• Dokumentacja pracownicza elektroniczna - jakie dokumenty wchodzą w jej skład?
• Prowadzenie dokumentacji pracowniczej
• Jak przechowywać dokumentację pracowniczą w formie dokumentów elektronicznych?
• Elektroniczne akta osobowe - jak zabezpieczyć i dobrze przechowywać akta?
• Jak wprowadzić e-teczkę?
• Gdzie przechowywać wnioski urlopowe pracowników?
• Czy lista płac jest dokumentem obowiązkowym?
• Ile wynosi okres przechowywania akt pracownika w formie elektronicznej?
• Czy możliwe jest przenoszenie e-dokumentacji pracowniczej w wersji elektronicznej między systemami teleinformatycznymi?

Czy akta pracownicze mogą być prowadzone w formie elektronicznej?

Do licznych obowiązków pracodawców należy m.in. konieczność prowadzenia akt osobowych zatrudnionych pracowników oraz przechowywanie ich przez określony czas i w określonych warunkach. Jednak od 2019 roku pracodawca ma prawo zdecydować, czy chce prowadzić i przechowywać akta osobowe w formie elektronicznej, czy w tradycyjnej wersji papierowej.

Wprowadzenie przepisów, które umożliwiają prowadzenie i przechowywanie akt osobowych w wersji elektronicznej to niewątpliwie wyczekiwana zmiana przez przedsiębiorców, która przyśpiesza i ułatwia pracę działu HR, a także zmniejsza ilość dokumentów, których wymagane jest przechowywanie w wersji papierowej.

Elektroniczna dokumentacja pracownicza - kiedy weszła w życie?

Nowelizacja Kodeksu Pracy umożliwiająca prowadzenie e-teczek weszła w życie 1 stycznia 2019 roku. Przepisy dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w wersji elektronicznej dokładnie opisane zostały w Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej. 

Dokumentacja pracownicza elektroniczna - jakie dokumenty wchodzą w jej skład?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami akta osobowe składają się z 5 części. Prawidłowo sporządzone akta osobowe obejmują:

• Część A – dokumenty i oświadczenia, które zgromadzone zostały podczas rekrutacji pracownika, w tym także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia wydane w związku ze wstępnymi, kontrolnymi i okresowymi badaniami lekarskimi.
• Część B – dokumenty i oświadczenia, które dotyczą nawiązania z pracownikiem stosunku pracy. Część ta uwzględnia m.in. dokumenty takie jak: umowa o pracę, oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zakres obowiązków pracownika, dokumenty dotyczące wykonywania pracy w warunkach szczególnych, dokument potwierdzający, że pracownik zapoznał się z treścią regulaminu, przepisami BHP czy warunkami zatrudnienia, dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych i inne.
• Część C – dokumenty i oświadczenia związane z rozwiązaniem stosunku pracy. Cześć ta uwzględnia m.in. dokumenty takie jak: oświadczenia związane z rozwiązaniem stosunku pracy, kopię wydanego świadectwa pracy, w przypadku zawarcia umowy o zakazie konkurencji – w części tej powinna znaleźć się  jej treść, skierowanie na badanie lekarskie w związku z wykonywaniem pracy w warunkach trudnych.
• Część D – w której dostępne są dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub określonej w innych przepisach prawa.
• Część E – dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika oraz kontrolą pracownika na obecność innych substancji psychoaktywnych.

Chcesz dowiedzieć się więcej o teczce osobowej pracownika?

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Teczka osobowa pracownika

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej

Szczególne wymagania dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej szczegółowo zostały opisane w Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej w rozdziale 3.

Jak przechowywać dokumentację pracowniczą w formie dokumentów elektronicznych?

Pracodawcy prowadzący i przechowujący dokumentację pracowniczą w postaci elektronicznej zobowiązani są do wyboru odpowiedniego systemu teleinformatycznego, który zapewni:

• odpowiednie zabezpieczenia przed utratą akt osobowych, ich uszkodzeniem oraz nieuprawnionym dostępem.
• odpowiednie zabezpieczenie przed wprowadzaniem niepożądanych zmian. Zmiany w dokumentacji pracowniczej w wersji elektronicznej wprowadzane mogą być jedynie według ściśle określonych procedur.
• nieprzerwany dostęp do akt pracowniczych dla osób upoważnionych.
• identyfikację osób, które mają dostęp do e-teczki oraz rejestrowanie wprowadzanych przez te osoby zmian.
• skuteczne wyszukiwanie określonych danych.
• eksport dokumentacji pracowniczej lub jej części.
• możliwość wydruku dokumentacji.

Elektroniczne akta osobowe - jak zabezpieczyć i dobrze przechowywać akta?

Wspomniany dokument określa również, jak prawidłowo zabezpieczyć dokumentację pracowniczą sporządzoną i przechowywaną w wersji elektronicznej. Zgodnie z przepisami e-akta są prawidłowo zabezpieczone, gdy dostęp do dokumentacji mają jedynie osoby upoważnione, dokumentacja ta chroniona jest przed przypadkowym lub nieuprawnionym zniszczeniem oraz stosowane są skuteczne i powszechnie uznawane metody zabezpieczania akt osobowych. Zabezpieczenie akt osobowych w wersji elektronicznej polega w szczególności na:

• analizie zagrożeń wykonywanej systematycznie,
• stosowaniu i opracowaniu procedur zabezpieczania akt osobowych,
• stosowaniu odpowiednich środków bezpieczeństwa,
• kontroli środków zabezpieczania e-akt osobowych,
• dokładnym przygotowaniu planu przechowywania dokumentacji przez długi okres, w tym przenoszenia e-teczek na inne nośniki.

Jak wprowadzić e-teczkę?

Obowiązujące przepisy prawa gwarantują pracodawcom możliwość zmiany sposobu prowadzenia dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną i z elektronicznej na papierową. 

W przypadku sporządzania e-teczek niezbędne jest sporządzenie odwzorowania cyfrowego np. skanu każdego dokumentu oraz opatrzenie wersji cyfrowej dokumentów pracowniczych kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub pieczęcią elektroniczną. 

Rola kwalifikowanego podpisu elektronicznego

Należy mieć więc na uwadze, że wykonanie samych skanów dokumentów nie będzie wystarczające. Aby digitalizacja akt osobowych pracowników została wykonana poprawnie, niezbędne jest zaopatrzenie wersji cyfrowej podpisem elektronicznym. Należy wyraźnie podkreślić, że zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym potwierdza kwalifikowany podpis elektroniczny. 

Warto również zauważyć, że zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową jest dużo szybsza. Aby zadanie to przebiegło bez zakłóceń, należy wydrukować wszystkie dokumenty, a następnie pracodawca lub osoba upoważniona musi złożyć na nich podpis.  

Gdzie przechowywać wnioski urlopowe pracowników?

Dokumenty związane z przebywaniem na urlopie wypoczynkowym oraz staraniem się o urlop wypoczynkowy pracodawca powinien przechowywać w oddzielnej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, prowadzonej dla każdego pracownika. 

Natomiast w części B akt osobowych jest miejsce na przechowywanie dokumentów związanych z ubieganiem się i korzystaniem przez danego pracownika z urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego, ojcowskiego lub wychowawczego, a także urlopu bezpłatnego. 

Czy lista płac jest dokumentem obowiązkowym?

Lista płac to dokument, na którym wskazana została wysokość wynagrodzenia pracowników. Chociaż większość pracodawców decyduje się na tworzenie listy płac, to dokument ten nie jest obowiązkowy. 

Listy płac to popularny dokument księgowy. Jego tworzenie pozwala na utrzymanie porządku w finansach, co więcej, dokument ten jasno określa jaką kwotę wynagrodzenia należy wypłacić pracownikom, a jaką kwotę należy wpłacić na zaliczkę na podatek dochodowy oraz składniki ubezpieczenia. 

Ile wynosi okres przechowywania akt pracownika w formie elektronicznej?

Pracodawca zobligowany jest prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację pracowniczą. Okres przechowywania dokumentów zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej wynosi tyle samo. Jednym z obowiązków pracodawcy jest odpowiednie przechowywanie dokumentacji pracowniczej przez:

• okres 10 lat w przypadku zatrudnienia pracownika w firmie 1 stycznia 2019 roku lub później,
• okres 10 lat w przypadku zatrudnienia pracownika w przedsiębiorstwie w latach 1999 – 2018 o ile został spełniony warunek – w oddziale ZUS pracodawca za wszystkie osoby zatrudnione w tym okresie złożył oświadczenie ZUS OSW i raport informacyjny ZUS RIA. Co ważne, okres 10 lat rozpoczyna się od ostatniego dnia roku, w którym pracodawca złożył wniosek informacyjny. Jeżeli pracodawca nie spełnił tego warunku, dokumentację pracowniczą należy przechowywać przez okres 50 lat.
• okres 50 lat w przypadku zatrudnienia pracownika przed 1999 rokiem.

W przypadku dokumentacji pracowniczej, której okres przechowywania wynosi 10 lat, termin ten liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. W tym przypadku dawny pracownik przedsiębiorstwa ma miesiąc na odebranie dokumentacji pracowniczej. Jeżeli osoba ta nie zjawi się po dokumenty, pracodawca ma obowiązek zniszczenia ich w okresie 12 miesięcy. 

W przypadku dokumentacji pracowniczej, która objęta jest 50-letnim okresem przechowywania, termin ten liczony jest od dnia ustania stosunku pracy. Co ciekawe, aktualne przepisy nie precyzują, w jakiej formie i w jakim terminie były pracownik może odebrać dokumenty. 

Pracodawca zobligowany jest przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób chronologiczny w określonych warunkach, które nie narażą akt osobowych na zniszczenie.  

Czy możliwe jest przenoszenie e-dokumentacji pracowniczej w wersji elektronicznej między systemami teleinformatycznymi?

Aby elektroniczne akta osobowe można było przenieść do innego systemu teleinformatycznego, należy spełnić określone warunki, które szczegółowo opisane zostały w rozdziale 4 wspomnianego rozporządzenia z dnia 10 grudnia 2018 roku. Zgodnie z obowiązującymi przepisami:

1. Aby przeniesienie dokumentacji pracowniczej do innego systemu teleinformatycznego było możliwe, należy utworzyć uporządkowany zbiór dokumentów, które mają zostać przekazane, a także komplet metadanych, które odnoszą się do każdego dokumentu.
2. Każdy dokument należy zapisać w odrębnym pliku i odpowiednim formacie. Dokumenty, które zostały odwzorowane cyfrowo, należy przekazać w formacie PDF, dokumenty inne niż te, które zostały odwzorowane cyfrowo, należy przekazać w pliku, w jakim były przechowywane, zaś dane, które zostały zapisane w systemie teleinformatycznym w taki sposób, iż nie stanowią określonego formatu, jednocześnie są one częścią dokumentacji pracowniczej, należy przekazać w formacie TXT.
3. Do każdego dokumentu należy przyporządkować zestaw metadanych zapisanych w osobnym pliku XML. Plik ten powinien uwzględniać metadane takie jak identyfikator dokumentu, identyfikator dokumentacji, rodzaj dokumentu, data powstania dokumentu, data opatrzenia odwzorowania cyfrowego kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy, numer PESEL pracownika, którego dokumentacja dotyczy, imię i nazwisko pracownika, nazwę pracodawcy oraz datę uporządkowanego zbioru dokumentów.
4. Obowiązkiem pracodawcy jest również zapewnienie zgodności pliku XML z metadanymi zgodnie ze specyfikacją techniczną, która umieszczona jest na stronie Biuletynu Informacji Publicznej.
5. Należy pamiętać, aby plik XML miał taką samą nazwę (z uwzględnieniem rozszerzenia XML), jak pełna nazwa pliku, do którego plik ten się odnosi.

Chcesz dowiedzieć się więcej o zabezpieczaniu elektronicznej dokumentacji pracowniczej?

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: RODO w kadrach

Adriana Głuchowska

Trener

Ekspert z wieloletnim doświadczeniem, współpracujący z najlepszymi ośrodkami szkoleniowymi w Polsce. Niezależny konsultant z dziedziny finansów publicznych oraz prawa pracy. Od lat zajmuje się opracowywaniem i wdrażaniem procedur w instytucjach sektora finansów publicznych w tym Polityk Bezpieczeństwa Informacji dla sektora publicznego. Jako głos doradczy i ekspert na co dzień rozwiązuje nietypowe problemy z praktyki Przedsiębiorstw i Urzędów. Od 1998 roku przeszkoliła ponad kilkanaście tysięcy osób, przeprowadzając setki szkoleń.  

Dowiedz się więcej