Instrukcja kancelaryjna - czym jest i jakie kwestie określa?

Instrukcja kancelaryjna - czym jest i jakie kwestie określa?

Instrukcja kancelaryjna to kluczowy dokument regulujący sposób postępowania z dokumentacją w jednostkach organizacyjnych, w tym w szkołach i placówkach oświatowych. Jej zapisy wpływają na prawidłowy obieg dokumentów oraz ich archiwizację zgodnie z zasadami określonymi w przepisach dotyczących administracji publicznej.

Regulacje te obejmują zarówno systemy tradycyjne, jak i informatyczne, co pozwala na dostosowanie procesu zarządzania dokumentacją do nowoczesnych standardów. Kierownik jednostki organizacyjnej jest odpowiedzialny za wdrożenie instrukcji i zapewnienie zgodności działań z zasadami określonymi w rozporządzeniach prezesa Rady Ministrów.

Szczególną uwagę należy zwrócić na rejestrację dokumentów oraz właściwe klasyfikowanie materiałów archiwalnych, co ma kluczowe znaczenie dla spraw zakończonych oraz ich późniejszego przechowywania w archiwum.

Spis treści:

Co to jest instrukcja kancelaryjna?

Zgodnie z zapisami § 3 rozporządzenia, instrukcja kancelaryjna to dokument określający szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w podmiocie, czyli w naszym przypadku w szkole, przedszkole, placówce lub zespole. 

Które podmioty zobowiązane są do stosowania instrukcji kancelaryjnej zgodnie z rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji?

Stosowanie do § 1 ust. 1 rozporządzenia, instrukcja kancelaryjna jest obowiązkowa dla organów gminy i związków międzygminnych, organów powiatu, organów samorządu województwa i organów zespolonej administracji rządowej w województwie, a także urzędów obsługujących te organy. 

Czy szkoła musi działać według instrukcji kancelaryjnej?

Żeby poprawnie odpowiedzieć na to pytanie, trzeba prawidłowo określić status prawny jednostki systemu oświaty (szkoły, przedszkola, placówki, zespołu).

Zgodnie z zapisami dwóch podstawowych ustaw, prowadzenie jednostek systemu oświaty jest zadaniem własnych odpowiednio, albo gminy, albo powiatu. Stąd też status prawny szkół, przedszkoli, placówek i zespołów uzależniony jest od tego, kto jest organem prowadzącym danej jednostki.

Z art. 4 pkt 16 ustawy Prawo oświatowe wynika, że organem prowadzącym jednostki systemu oświaty może być: minister, jednostka samorządu terytorialnego (gmina, powiat, województwo), inne osoby prawne i fizyczne (w przypadku szkół niesamorządowych). ;

Skoro szkoły, co do zasady, prowadzone są przez samorządy, to tez mają obowiązek posiadania i działania na podstawie instrukcji kancelaryjnej.

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Kliknij poniższą grafikę i poznaj program szkolenia: Instrukcja kancelaryjna w 2025 r.

Jakie kwestie określa i reguluje instrukcja kancelaryjna?

Szczegółowy zakres instrukcji kancelaryjnej określono w rozporządzeniu, a ściślej- w załączniku nr 1 do rozporządzenia. Tym załącznikiem jest wzór instrukcji kancelaryjnej. Jej elementy obligatoryjne wskazane są w spisie treści, który określono następująco: 

Rozdział 1: Przepisy ogólne

W rozdziale tym wskazano ogólne zasady dotyczące obiegu dokumentów w jednostce, zasady nadzoru nad dokumentacją, zasady postępowania z dokumentacją.

Rozdział 2: Czynności kancelaryjne w systemie EZD

W rozdziale tym określono szczegółowe zasady obiegu dokumentów, gdy w jednostce obowiązuje elektroniczne zarządzanie dokumentami.

Rozdział 3: Czynności kancelaryjne w systemie tradycyjnym

W rozdziale tym określono szczegółowe zasady obiegu dokumentów, gdy w jednostce obowiązuje tradycyjne zarządzanie dokumentami. 

Rozdział 4: Postępowanie z dokumentacją w przypadku ustania działalności podmiotu lub jego reorganizacji

W rozdziale tym określono zasady postępowania z dokumentacją w razie likwidacji jednostki. 

Jakie elementy zawiera znak sprawy?

Zasady tworzenia znaku sprawy wskazano w § 5 wzorcowej instrukcji kancelaryjnej. Zgodnie z tym przepisem znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą całości akt danej sprawy. Składają się na niego następujące elementy:

1) oznaczenie komórki organizacyjnej;

2) symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;

3) kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw;

4) cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła.

Rozporządzenie wskazuje, że poszczególne elementy znaku sprawy umieszcza się w kolejności wskazanej powyżej i oddziela kropką w następujący sposób: ABC.123.77.2011, gdzie:

1) ABC to oznaczenie komórki organizacyjnej;

2) 123 to symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;

3) 77 to liczba określająca siedemdziesiątą siódmą sprawę rozpoczętą w 2011 r. w komórce organizacyjnej oznaczonej ABC, w ramach symbolu klasyfikacyjnego 123;

Co oznacza B5 w instrukcji kancelaryjnej?

Kategoria archiwalna „B” oznacza kategorię archiwalną dokumentacji niearchiwalnej. Ważne jest to, że symbolem B z dodaniem cyfr arabskich (np. B2, B3, B5, B10, B20, B25, B50) oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu.

Okres przechowywania oznaczony jest cyframi arabskimi (5, 10 itd.). Liczy się je w pełnych latach kalendarzowych od 1 stycznia następnego roku po ostatecznym załatwieniu sprawy. Po tym okresie akta podlegają wybrakowaniu.

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Kliknij poniższą grafikę i poznaj program szkolenia: Obieg, archiwizacja dokumentacji oraz funkcjonowanie archiwum zakładowego

Podsumowanie

Instrukcja kancelaryjna stanowi podstawowy akt regulujący sprawy organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych w jednostkach organizacyjnych. Odpowiednie zarządzanie dokumentacją, niezależnie od jej nośnika (papierowego czy informatycznego), pozwala na sprawną obsługę spraw oraz właściwą archiwizację dokumentów.

Po upływie określonego okresu przechowywania materiały archiwalne mogą być przekazywane do archiwum lub podlegać brakowaniu, jeśli są oznaczone kategorią „B”.

Właściwe stosowanie instrukcji kancelaryjnej zapewnia zgodność z przepisami administracji publicznej i gwarantuje przejrzystość oraz bezpieczeństwo w obiegu dokumentów, co ma kluczowe znaczenie dla efektywnego funkcjonowania każdej jednostki organizacyjnej.

Źródła:
  1. Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji
    kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu
    działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r. poz. 14 nr 67, dalej: rozporządzenie)
  2. Ustawa z dnia 8 marca 1991 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz.U. z 2024 poz.1465) oraz ustawa z
    dnia z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (t.j. Dz.U. z 2024 poz.107).
  3. Ustawa z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 737).
Justyna Świder
Justyna Świder

Trener

Radca prawny wpisany na listę Okręgowej Izby Radców Prawnych w Katowicach. Specjalista z zakresu prawa cywilnego, w tym oświatowego i samorządowego oraz administracyjnego. Biegle porusza się w prawie pracy. Absolwentka Wydziału Prawa i Administracji, a także Wydziału Filologicznego Uniwersytetu Jagiellońskiego w Krakowie. Wieloletni pracownik samorządowy w sektorze publicznym oraz autorka komentarzy eksperckich z zakresu prawa cywilnego, oświatowego, administracyjnego, samorządowego oraz prawa pracy. Doświadczony szkoleniowiec i praktyk.