Archiwizacja dokumentacji i funkcjonowanie archiwum zakładowego – szkolenie online

1. Podstawowe przepisy prawne dotyczące zarządzania dokumentacją w Podmiocie:

• Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
• Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi.
• Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych z dnia 18 stycznia 2011 r.
• Wytyczne Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych
• Normatywy kancelaryjno-archiwalne Aktotwórcy

2. Rodzaje współczesnej dokumentacji:

• Dokument papierowy a dokument elektroniczny
• Kategoryzacja dokumentacji tworzonej, napływającej i składanej w podmiocie

3. Obieg dokumentacji w podmiocie:

• System kancelaryjny i system wykonywania czynności kancelaryjnych
• Znak sprawy, teczka rzeczowa, dokumentacja tworzaca i nie tworząca spraw
• Spis spraw – kiedy i dla jakiej dokumentacji się go prowadzi
• Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt,
• Klasyfikacja i kwalifikacja archiwalna dokumentów
• Rola i zadania archiwisty w procesie obiegu dokumentów

4. Archiwizacja dokumentów:

• Przechowywanie dokumentacji spraw zakończonych w komórkach organizacyjnych
• Przekazywanie dokumentacji spraw zakończonych do archiwum zakładowego

-uporządkowanie wewnętrzne dokumentacji

-opisanie jednostek archiwalnych

-sporządzenie ewidencji przekazywanej dokumentacji

• Archiwizacja dokumentów elektronicznych (w systemie teleinformatycznym i na informatycznych nośnikach danych)
• Standardy porządkowania, ewidencjonowania i technicznego zabezpieczania materiałów archiwalnych
• Sukcesja archiwalna i archiwizacja dokumentacji odziedziczonej

5. Funkcjonowanie archiwum zakładowego:

• Organizacja, lokal i zadania archiwum zakładowego
• Przechowywanie i zabezpieczanie dokumentacji zgromadzonej w archiwum zakładowym oraz prowadzenie jej ewidencji
• Przekwalifikowanie dokumentacji zastanej w podmiocie
• Przeprowadzanie skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym oraz porządkowanie dokumentacji w archiwum zakładowym
• Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym
• Wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego
• Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej (papierowej i elektronicznej) po upływie obowiązujących okresów jej przechowywania
• Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych
• Sprawozdawczość archiwum zakładowego

6. Postępowanie z dokumentacja w przypadku reorganizacji/likwidacji podmiotu lub jego komórek organizacyjnych.

7. Dyskusja.