Korzystanie z prywatnego samochodu do celów służbowych w 2025 roku

Korzystanie z prywatnego samochodu do celów służbowych jest możliwe i jest wyjątkiem dopuszczonym przez prawo. Przecież co do zasady, dostarczenie obowiązkowych narzędzi pracy jest koniecznością pracodawcy, w ramach wyposażenia stanowiska pracy danego pracownika.

W praktyce, prawidłowe rozliczanie się pracodawcy z pracownikiem powinno obejmować kilka kroków. Pracodawca powinien podpisać odpowiednią umowę z pracownikiem, ustalającą warunki dotyczące korzystania z auta prywatnego do celów służbowych. Zwrot za takie korzystanie jest ustalany na podstawie określonych stawek lub umówionych warunków.
Kwota zwrotu za korzystanie z auta prywatnego w celach służbowych może się różnić w zależności od indywidualnych umów lub obowiązujących przepisów.

1. Używanie samochodu prywatnego do celów służbowych 2025
2. Badania lekarskie a użytkowanie samochodu prywatnego do celów służbowych
3. Umowa o używanie samochodu prywatnego do celów służbowych
4. Czy pracownikowi przysługuje zwrot za używanie prywatnego auta do celów służbowych
5. Ile wynosi zwrot za korzystanie z auta prywatnego w celach służbowych

Używanie samochodu prywatnego do celów służbowych 2025

Użytkowanie samochodów prywatnych do celów służbowych jest częstym działaniem w naszym kraju.  Z perspektywy pracodawcy, korzystanie z prywatnego samochodu do celów służbowych jest lepsze i może stanowić oszczędność środków finansowych, które musiałby przeznaczyć na zakup i utrzymanie własnego pojazdu. Najważniejsze jest jednak, aby zawrzeć z pracownikiem odpowiednią umowę dotyczącą użytkowania przez pracownika pojazdu prywatnego w celach służbowych.

Jak się okazuje, umowa o korzystanie z prywatnego samochodu do celów służbowych, to nie jedyny obowiązek pracodawcy. Jego obowiązkiem jest także:

• wysłanie pracownika na badania profilaktyczne,
• ocena ryzyka zawodowego w związku z korzystaniem z auta prywatnego,
• zwrot kosztów używania pojazdu prywatnego,

Przepisy jasno mówią, że korzystanie z samochodów w celach służbowych jest możliwe w ramach umów cywilnoprawnych, (zgodnie z art. 34a ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o transporcie drogowym). Oznacza to, że formą rozliczenia kosztów związanych z używaniem prywatnego samochodu, może być ryczałt.

Badania lekarskie a użytkowanie samochodu prywatnego do celów służbowych

Korzystanie przez pracownika z prywatnego pojazdu do wykonywania zadań służbowych, wiąże się z koniecznością skierowania pracownika na badania lekarskie, chyba że zostały one już wcześniej przeprowadzone i ważne jest zaświadczenie lekarskie potwierdzające brak przeciwwskazań. W tej sytuacji są to te same zasady jak przy używaniu auta firmowego.

Pracodawca musi pamiętać o tym, aby w skierowaniu na badania wstępne lub profilaktyczne umieścić informację o tym, że jego pracownik będzie wykorzystywał auto do celów służbowych - lekarz w tej sytuacji zleci ewentualne dodatkowe badania. Co ważne, dodatkowe badania lekarskie nie są zależne od rodzaju pojazdu pracownika ani od częstotliwości jego używania przez niego.

Uwaga! Wspomniane badania lekarskie nie dotyczą podróży służbowych, ale jedynie regularnego korzystania z samochodu podczas wykonywania codziennych obowiązków zawodowych

Umowa o używanie samochodu prywatnego do celów służbowych

Żeby prywatny pojazd mógł służyć zadaniom firmowym, wymagane jest podpisanie umowy o używanie samochodu prywatnego do celów służbowych między pracownikiem a właścicielem zatrudniającego go przedsiębiorstwa.

Dzięki temu, główną korzyścią dla pracownika jest możliwość odzyskania części wydatków na paliwo (również na dojazd do pracy). Natomiast dla pracodawcy, możliwość uwzględnienia takich wydatków jako kosztów uzyskania przychodów, stanowi istotną zaletę. Ponadto, pracodawca nie będzie zobligowany do zakupu nowego samochodu

Co powinna zawierać umowa zawarta z pracownikiem, w celu używania przez niego samochodu prywatnego do celów służbowych?

• Datę oraz miejsce jej zawarcia;
• Deklarację pracownika o korzystaniu z samochodu prywatnego w celach związanych ze stanowiskiem pracy,
• Deklarację pracodawcy co do refundacji wydatków związanych z używaniem samochodu prywatnego;
• Informacje z  jakiego pojazdu będzie korzystał pracownik,
• Informację o pojemności skokowej silnika, z którego będzie korzystał pracownik,
• Informacje o sposobie rozliczania kosztów związanych z użytkowaniem prywatnego samochodu przez pracownika,
• Informację o limicie jazd lokalnych,
• Procedurę w przypadku rozwiązania niniejszej umowy z pracownikiem,

Czy pracownikowi przysługuje zwrot za używanie prywatnego auta do celów służbowych?

Tak, pracownikowi używającemu prywatnego pojazdu w celach służbowych, należy się zwrot kosztów eksploatacji tego pojazdu. Rozliczamy go zatem ryczałtem miesięcznym lub na podstawie tzw. kilometrówki.

Ile wynosi zwrot za korzystanie z auta prywatnego w celach służbowych?

Wysokość kwoty przysługującej pracownikowi, który korzysta z własnego auta do celów służbowych wyznaczana jest wzorem:

• limit miesięczny przebiegu kilometrów X stawka za 1 km kilometr ustalona przez MI, lub
• realny przebieg zgodny z ewidencją X stawka za 1 km kilometr ustalona przez MI

Ile wynosi kilometrówka w 2025?

Stawka za 1 km uzależniona jest od pojemności skokowej silnika oraz od rodzaju pojazdu:

0,89 zł – samochody osobowe o pojemności skokowej silnika do 900 cm³,

1,15 zł – samochody o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³ (czyli stawki za 1 km przebiegu pojazdu ciężarowego),

0,69 zł – motocykle,

0,42 zł – motorowery

Najczęstsze pytania

Czy samochodem firmowym można jeździć prywatnie?

Zasady użytkowania samochodu firmowego do celów prywatnych:
1. Zgoda pracodawcy.
Pracodawca musi wyrazić zgodę na używanie samochodu służbowego do celów prywatnych. Często w umowie lub regulaminie firmy znajdują się zapisy dotyczące takiego użytkowania.
Pracownik może korzystać z samochodu służbowego w czasie wolnym, np. do dojazdów do pracy, wyjazdów na wakacje czy załatwiania prywatnych spraw. Należy jednak pamiętać, że jeśli auto służy tylko do celów służbowych, to nie można go wykorzystywać prywatnie bez zgody pracodawcy.

Czy auto prywatne można odliczyć od podatku?

Tak, w pewnych przypadkach można odliczyć koszty związane z użytkowaniem samochodu prywatnego od podatku, ale zależy to od tego, w jaki sposób samochód jest wykorzystywany w działalności gospodarczej.

Jak rozliczyć samochód w firmie jednoosobowej?

Rozliczanie samochodu w firmie jednoosobowej jest dość elastyczne, ale wymaga przestrzegania określonych zasad, zwłaszcza jeśli chodzi o użytkowanie pojazdu zarówno w celach prywatnych, jak i służbowych.
Dwa główne sposoby rozliczania to kilomtrówka i koszty rzeczywiste.

Jakie auto można odliczyć od podatku dochodowego?

Jeśli prowadzisz firmę i w ramach prowadzonej działalności planujesz kupić samochód osobowy, którego masa całkowita nie przekracza 3,5 tony, masz prawo do odliczenia podatku VAT na ten zakup. Nie ma znaczenia, czy kupisz pojazd nowy czy używany.

Daniel Pałyga

Trener

Były Inspektor Pracy w Okręgowym Inspektoracie Pracy w Opolu. Wieloletni trener, wykładowca na uczelni wyższej, który przeprowadził ponad 2000 godzin szkoleń. Specjalista z zakresu prawa pracy, legalności zatrudnienia oraz bezpieczeństwa i higieny pracy. Od 1997 związany z szeroko pojętym zarządzaniem ludźmi. Posiada doświadczenie z zakresu stosowania i interpretacji dokonywanych przez organy państwowe oraz najlepszych praktyk stosowanych przez podmioty prywatne.

Dowiedz się więcej