Niestandardowe dokumenty w aktach osobowych 

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej dot. dokumentacji  pracowniczej, każdy pracodawca ma obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej  związanej z zatrudnieniem pracownika. Dowiedz się, z czego składają się akta osobowe oraz jak i gdzie zamieszczać niestandardowe dokumenty w aktach osobowych.

Spis treści:

• Z czego składają się akta osobowe?
• Niestandardowe dokumenty w aktach osobowych - jak nimi zarządzać?

Z czego składają się akta osobowe?

Akta osobowe składają się z 5 części: A,B,C,D,E. 

• Część A. oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z  ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie  dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich 
• Część B. oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu  zatrudnienia pracownika 
• Część C. oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy 
• Część D. odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez  pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych  przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu 
• Część E. dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego  organizmie środków działających podobnie do alkoholu 

Oddzielnie za to powinna być prowadzona dokumentacja związana ze stosunkiem pracy. 

Niestandardowe dokumenty w aktach osobowych - jak nimi zarządzać?

Wniosek pracownika o wyjście prywatne 

Pracownik może zgłosić do pracodawcy potrzebę wyjścia w celu załatwienia spraw  osobistych. Wymagane jest, aby złożył odpowiedni wniosek.  

Wnioski trzymamy poza aktami osobowymi. 

Zaświadczenie z krwiodawstwa  

Zwolnienie od pracy pracownika będącego krwiodawcą przypada na 2 dni (w dzień  oddawania krwi oraz dzień kolejny). Wolnego udzielamy zgodnie z zaświadczenie, które  dostarczy nam pracownik.  

Zaświadczenie wpinamy osobno w odrębny segregator lub dołączamy do wniosków  urlopowych (częsta praktyka).

Wniosek pracownika o udzielenie zwolnienia z powodu działania siły wyższej 

Pracownikowi przysługuje w ciągu roku kalendarzowego zwolnienie od pracy, w wymiarze 2  dni albo 16 godzin, z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych  spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli jest niezbędna natychmiastowa obecność  pracownika. W okresie tego zwolnienia od pracy pracownik zachowuje prawo do  wynagrodzenia w wysokości połowy wynagrodzenia. art.148(1) Kodeks Pracy 

Zgodnie z Rozporządzeniem dokumenty dot. ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od  pracy z powodu działania siły wyższej wpinamy osobno, nie trzymamy w aktach osobowych. 

Lista obecności pracownika 

Pracownik ma obowiązek zameldować swoją obecność w pracy, są dozwolone różne formy,  ale w większości zakładów prowadzona jest lista obecności. 

Listę obecności prowadzimy osobno, nie wpinamy do akt osobowych. 

Wnioski urlopowe 

Pracownik ma prawo do wypoczynku w trakcie roku kalendarzowego. Składa wniosek do  przełożonego na udzielenie dnia wolnego.  

Wnioski wpinamy w osobną teczkę, nie wpinamy do akt osobowych. 

RODO 

Dokumenty związane z przetwarzaniem danych osobowych dot. pracownika np. zgody, informacja dla pracownika o administratorze danych osobowych, wyrażenie zgody na  monitoring, oświadczenia o zachowaniu danych osobowych w tajemnicy. 

Wpinamy w część B. akt osobowych

Pismo od komornika z zajęciem wynagrodzenia za pracę 

Pracownik może mieć zajęcie komornicze dot. różnych spraw. Komornik przesyła pismo  informujące o zajęciu wynagrodzenia. Pracodawca jest zobowiązany do dokonywania  potrąceń z wypłat pracownika na rzecz komornika. 

Dokumenty związane z zajęciem komorniczym wpinamy w osobny segregator. Nie wpinamy  w akta osobowe. 

Nagana 

Pracodawca za nieodpowiednie zachowanie i naruszenie regulaminu pracy, może nałożyć  odpowiednie co do czynu kary. Nagana udzielana jest na piśmie i przedstawiana  pracownikowi w celu zapoznania się z pismem. 

Naganę wpinamy w część D akt osobowych. 

Wniosek o pracę zdalną 

Praca zdalna została wprowadzona głównie w trakcie trwania pandemii Covid- 19, następnie  została wpisana w Kodeks Pracy. Pracownicy po spełnieniu pewnych warunków mogą  skorzystać z takiej formy pracy. Pracownik powinien złożyć wniosek o możliwość pracy w  trybie zdalnym. 

Wnioski i dokumenty związane z pracą zdalną umieszczamy w części B akt osobowych. 

Dokumenty związane z PPK 

Pracownicy mogą należeć do Pracowniczych Planów Kapitałowych, muszą złożyć deklaracje  przystąpienia lub rezygnacji z PPK. 

Dokumentacja powinna być wpinana osobno ze względu na dane zawarte w deklaracji,  dokument ten zawiera dane ponadwymiarowe. (Dane, które nie zostały wymienione w art.  22 (1) § 1 i 3 kp) 

Kopia dowodu osobistego 

Pracodawca może żądać do wglądu dowód osobisty w celu potwierdzenia tożsamości osoby  zatrudnionej. Nie może za to, jeśli nie ma do tego odpowiedniej podstawy prawnej  przechowywać kopii dowodu osobistego.

Agnieszka Pietrzak

Trener

Inspektor ds. kadr i płac, ukończone studia w zakresie administracji publicznej. Autorka tekstów branżowych dla znanych redakcji kadrowo-płacowych. Aktywnie działający Członek Stowarzyszenia Specjalistów Kadr i Płac. Znana w social mediach jako Mobilna Kadrowa, z pasją przekazuje wiedzę pracownikom i pracodawcom.

Dowiedz się więcej