Staż pracy - nowe regulacje od 1 stycznia 2026 r – problematyczne kwestie w praktyce kadrowej. Co budzi najwięcej wątpliwości?

Staż pracy jest jednym z kluczowych pojęć prawa pracy, które wpływa na szeroki zakres uprawnień pracowniczych. To właśnie od stażu zależą m.in. wymiar urlopu wypoczynkowego, prawo do dodatków, świadczeń oraz innych uprawnień wynikających z ustawowych i zakładowych regulacji. Zmiany w zasadach jego ustalania stanowią zatem istotne wyzwanie dla działów HR, kadrowych i pracodawców, którzy muszą dostosować swoje procedury oraz systemy informatyczne do nowych przepisów.

W praktyce kadrowej staż pracy bywa źródłem licznych sporów i wątpliwości, ponieważ jego ustalenie wymaga precyzyjnej analizy okresów zatrudnienia, przerw w pracy, a także sytuacji, w których pracownik był zatrudniony w różnych formach prawnych (umowy o pracę, umowy cywilnoprawne, samozatrudnienie). W związku z wejściem w życie nowelizacji przepisów ogłoszonych w Dzienniku Ustaw w dniu 21 października 2025 r., obowiązujących od 1 stycznia 2026 r., konieczne stało się wdrożenie nowych zasad naliczania stażu pracy.

Celem niniejszego artykułu jest omówienie zmian w sposobie liczenia stażu pracy po nowelizacji, wskazanie najczęstszych problemów, które pojawiają się w praktyce kadrowej oraz przedstawienie wskazówek, jak uniknąć błędów w naliczaniu stażu pracy. W tekście zostały również uwzględnione najważniejsze konsekwencje praktyczne zmian oraz rekomendacje dla pracodawców.

Spis treści:

• Nowy sposób liczenia stażu pracy – co się zmieniło?
• Najczęstsze problemy w praktyce kadrowej związane z naliczaniem stażu pracy po zmianach oraz jak ich uniknąć
• Zaliczanie kilku umów zleceń, które trwały w tym samym czasie – najwięcej wątpliwości
• Zasada ogólna – okresy nakładające się nie są sumowane
• Błędy w naliczaniu urlopu wypoczynkowego i innych uprawnień
• Brak przygotowania organizacji na skutki zmian
• Zagadnienia, które warto uwzględnić
• FAQ - Najczęściej zadawane pytania i odpowiedzi

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Rewolucyjne zmiany w stażu pracy - zaliczenie umów cywilnoprawnych i działalności gospodarczej do stażu pracy – nowe przepisy i ich wpływ na uprawnienia pracownicze

Nowy sposób liczenia stażu pracy – co się zmieniło?

Podstawowe informacje o nowelizacji

Przepisy zmieniające zasady ustalania stażu pracy zostały ogłoszone w Dzienniku Ustaw w dniu 21 października 2025 r. Zmiany zachodzą w sektorze publicznym od 01 stycznia, natomiast w sektorze prywatnym od 01 maja 2026. Zmiany te dotyczą m.in. rozszerzenia katalogu okresów zaliczanych do stażu, a także zmiany sposobu obliczania stażu w sytuacji przerw w zatrudnieniu oraz pracy w różnych formach prawnych.

Nowelizacja ma charakter systemowy, nie ogranicza się jedynie do pojedynczych uprawnień, lecz wprowadza nowe zasady, które będą miały wpływ na wszystkie obszary, w których staż pracy jest elementem decydującym o uprawnieniach pracownika.

Do stażu pracy zaliczone będą m.in.:

• okresy prowadzenia działalności gospodarczej (B2B),
• wykonywania umów-zleceń,
• umów agencyjnych,
• współpracy z osobą prowadzącą firmę,
• a także wybrane okresy zawieszenia działalności, np. związane z opieką nad dzieckiem.
• nowy przepis nie będzie jednak dotyczył umów o dzieło

Co zmienia się w praktyce?

Najważniejsze zmiany w sposobie liczenia stażu pracy obejmują:

• rozszerzenie katalogu okresów wliczanych do stażu pracy, w tym m.in. niektóre okresy zatrudnienia na podstawie umów cywilnoprawnych, okresy świadczeń, a także okresy przerw w zatrudnieniu, które wcześniej nie były uwzględniane
• zmianę zasad wliczania przerw w zatrudnieniu, takich jak urlopy bezpłatne, zwolnienia lekarskie czy urlopy wychowawcze;
• zmiany w zasadach zaliczania do stażu okresów pracy wykonywanej w różnych formach zatrudnienia, co jest szczególnie istotne dla osób, które w trakcie kariery zawodowej pracowały na różne umowy np. cywilnoprawne;

Dlaczego zmiany dotyczące doliczania do stażu pracy okresów są tak istotne?

Zmiany w sposobie liczenia stażu pracy mają bezpośredni wpływ na:

• wymiar urlopu wypoczynkowego, ponieważ jest on zależny od stażu pracy (np. po osiągnięciu określonego stażu pracownik zyskuje prawo do większego wymiaru urlopu);
• prawo do świadczeń, takich jak dodatki, premie, nagrody jubileuszowe czy inne świadczenia wynikające z przepisów lub regulaminów wewnętrznych;
• politykę kadrową, ponieważ zmiana stażu może wpłynąć na klasyfikację pracowników i ich uprawnienia w strukturze organizacji.

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Nagrody jubileuszowe, dodatki stażowe i inne uprawnienia pracownicze po zmianach w stażu pracy w 2026 r

Najczęstsze problemy w praktyce kadrowej związane z naliczaniem stażu pracy po zmianach oraz jak ich uniknąć

W praktyce kadrowej najczęściej pojawiają się problemy związane z interpretacją przepisów oraz z błędnym naliczeniem stażu pracy. Poniżej przedstawiono najczęstsze kwestie problematyczne oraz rekomendacje, jak ich uniknąć.

Brak spójnych danych w dokumentacji kadrowej

Jednym z najczęstszych problemów jest brak spójności danych w aktach osobowych oraz w systemach kadrowo-płacowych. W praktyce zdarza się, że okresy zatrudnienia są błędnie wpisane, a przerwy w pracy nie są właściwie udokumentowane. W efekcie pracownicy otrzymują błędnie naliczone uprawnienia.

Jak uniknąć:

• przeprowadzić audyt danych kadrowych, aby zweryfikować poprawność informacji o okresach zatrudnienia i przerwach;
• wprowadzić jednolite zasady dokumentowania okresów pracy i przerw;
• ustalić odpowiedzialność za wprowadzanie danych do systemu HR.

Problemy z zaliczaniem umów cywilnoprawnych i pracy w różnych formach zatrudnienia

Nowelizacja rozszerza katalog okresów zaliczanych do stażu pracy, co powoduje konieczność weryfikacji umów cywilnoprawnych, czy okresów pracy na samozatrudnieniu. W praktyce kadrowej jest to szczególnie trudne, ponieważ wymaga analizy każdego przypadku.

Jak uniknąć:

• opracować wewnętrzne wytyczne dotyczące kwalifikowania okresów zatrudnienia do stażu;
• prowadzić ewidencję okresów pracy w różnych formach oraz ich uzasadnienie;
• konsultować wątpliwe przypadki z prawnikiem

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Kluczowe zmiany w prawie pracy 2026 – staż pracy, mobbing, dyrektywa o jawności wynagrodzeń – przygotuj się na zmiany!

Zaliczanie kilku umów zleceń, które trwały w tym samym czasie – najwięcej wątpliwości

Jedną z najczęściej pojawiających się w praktyce kadrowej kwestii po zmianach w zasadach ustalania stażu pracy jest sytuacja, gdy pracownik wykonywał pracę na podstawie kilku umów zlecenia równocześnie. W takich przypadkach pojawiają się wątpliwości czy okresy trwania tych umów powinny być zaliczane do stażu pracy wielokrotnie (czyli „sumowane”), czy też powinny być traktowane jako jeden wspólny okres.

Problem w praktyce

W praktyce sytuacje tego typu zdarzają się często wśród osób wykonujących pracę w modelu freelancingu lub osób, które równolegle świadczyły usługi na rzecz jednego zleceniodawcy lub różnych zleceniodawców. Często zdarza się, że umowy te nakładały się na siebie czasowo, co rodzi pytanie, jak właściwie naliczyć staż pracy, jeśli nowe przepisy rozszerzają katalog okresów uwzględnianych w stażu.

Zasada ogólna – okresy nakładające się nie są sumowane

W większości przypadków przyjmuje się zasadę, że okresy pracy trwające równocześnie nie są sumowane w stażu pracy. Oznacza to, że jeśli pracownik miał kilka umów zlecenia w tym samym czasie, to okres ten powinien być zaliczony do stażu jednokrotnie, a nie wielokrotnie.

Przykład:

• Umowa zlecenie nr 1: 01.02.2024 – 31.07.2024
• Umowa zlecenie nr 2: 15.03.2024 – 30.06.2024

W takiej sytuacji okres od 15.03.2024 do 30.06.2024 jest czasem równoległym, więc do stażu pracy zaliczamy go tylko raz, a nie jako dwa oddzielne okresy.

Pamiętajmy, bierzemy zawsze opcję bardziej korzystną dla pracownika.

Błędy w naliczaniu urlopu wypoczynkowego i innych uprawnień

Zmiana stażu pracy wpływa bezpośrednio na wymiar urlopu oraz inne uprawnienia. Błędne naliczenie stażu może skutkować nieprawidłowym wymiarem urlopu, co z kolei może prowadzić do roszczeń ze strony pracowników.

Jak uniknąć:

• przeprowadzić ponowną kalkulację wymiaru urlopu dla pracowników;
• zaktualizować systemy kadrowo-płacowe;
• wprowadzić procedurę sprawdzania poprawności naliczeń.

Brak przygotowania organizacji na skutki zmian

Wiele organizacji nie jest przygotowanych na to, że zmiany w stażu pracy mogą wpłynąć na budżet firmy oraz na politykę wynagrodzeń. Zwiększenie stażu u części pracowników może spowodować wzrost kosztów związanych z urlopami, dodatkami czy świadczeniami.

Jak uniknąć:

• przeprowadzić analizę kosztów związanych z nowymi zasadami;
• uwzględnić zmiany w planowaniu budżetu
• opracować plan komunikacji wewnętrznej i działań naprawczych.

Zagadnienia, które warto uwzględnić

Konsekwencje prawne błędnego naliczenia stażu pracy

Błędne naliczenie stażu pracy może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych. Pracownik, którego uprawnienia zostały naruszone, może dochodzić swoich roszczeń na drodze sądowej. W praktyce skutkiem błędów może być konieczność wypłaty wyrównania wynagrodzenia, udzielenia dodatkowego urlopu lub innych świadczeń.

Warto podkreślić, że odpowiedzialność pracodawcy w tym zakresie wynika z obowiązku rzetelnego prowadzenia dokumentacji oraz stosowania przepisów prawa pracy. W przypadku kontroli ze strony Państwowej Inspekcji Pracy, błędne naliczenie stażu może skutkować nałożeniem sankcji.

Wpływ zmian na politykę wynagrodzeń i planowanie zasobów

Zmiany w stażu pracy mogą mieć znaczący wpływ na politykę wynagrodzeń. W wielu firmach staż jest jednym z kryteriów przyznawania podwyżek, premii czy nagród jubileuszowych. Zmiana zasad jego liczenia może więc wymagać rewizji całej polityki płacowej.

W praktyce może to oznaczać konieczność przeprowadzenia audytu wynagrodzeń oraz ewentualnych korekt płacowych, aby zachować spójność i zgodność z nowymi zasadami.

Rola systemów HR i automatyzacji

W kontekście zmian w stażu pracy kluczową rolę odgrywają systemy kadrowo-płacowe. Automatyzacja procesów może znacząco ograniczyć ryzyko błędów, jednak wymaga prawidłowej konfiguracji oraz aktualizacji zasad naliczania stażu. Pracodawcy powinni zadbać o to, aby systemy HR były dostosowane do nowych przepisów oraz aby personel miał odpowiednie kompetencje do obsługi tych systemów.

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Nagrody jubileuszowe, dodatki stażowe i inne uprawnienia pracownicze po zmianach w stażu pracy w 2026r.

Podsumowanie

Zmiany w sposobie liczenia stażu pracy, ogłoszone w Dzienniku Ustaw 21 października 2025 r. i obowiązujące od 1 stycznia 2026 r., stanowią istotne wyzwanie dla pracodawców i działów kadrowych. Nowe zasady mogą wpływać na uprawnienia pracowników, wymiar urlopu, politykę wynagrodzeń oraz koszty zatrudnienia.

Największe problemy w praktyce kadrowej wynikają z niejednolitych danych, trudności w kwalifikowaniu okresów zatrudnienia oraz braku jasnych procedur. Aby uniknąć błędów, pracodawcy powinni przeprowadzić audyt danych, zaktualizować dokumenty i procedury oraz wdrożyć systematyczne zasady naliczania stażu pracy.

Wdrożenie zmian wymaga również świadomej komunikacji z pracownikami oraz szkolenia działów HR. Właściwe przygotowanie organizacji do nowych przepisów może ograniczyć ryzyko prawne oraz organizacyjne, a także przyczynić się do poprawy jakości zarządzania zasobami ludzkimi.

FAQ - Najczęściej zadawane pytania i odpowiedzi

Czy po zmianach przepisów pracodawca ma obowiązek ponownie ustalić staż pracy wszystkim zatrudnionym, czy tylko tym, którzy zgłoszą takie żądanie?

Pracodawca nie ma ogólnego obowiązku automatycznego, ponownego przeliczenia stażu pracy wszystkim zatrudnionym pracownikom z urzędu.

To do pracownika należy inicjatywa musi on dostarczyć dokumenty potwierdzające okresy pracy, które dotychczas nie były wliczane (np. okresy prowadzenia działalności gospodarczej, umowy zlecenia).

Pracodawca jest zobowiązany do ponownego ustalenia stażu pracy po dostarczeniu przez pracownika odpowiednich dokumentów (zaświadczeń z ZUS).

W przypadku, gdy nowy staż pracy uprawnia do wyższych świadczeń (np. wyższego dodatku stażowego), pracodawca ma obowiązek przeliczyć te świadczenia od dnia dostarczenia dokumentów.

Jak traktować sytuacje, w których według „starych” zasad pracownik nie spełniał kryterium stażu, a według nowych – już tak?

W takich przypadkach pracodawca powinien uznać nowy sposób liczenia stażu i dokonać korekty uprawnień pracownika. Zmiana przepisów ma charakter obowiązujący od momentu wejścia w życie nowelizacji, co oznacza, że pracodawca nie może utrzymywać wcześniejszej, nieaktualnej interpretacji.

W praktyce oznacza to, że pracownik, który według nowych zasad osiągnął wymagany staż, powinien otrzymać uprawnienia, które wynikają z tego stażu (np. wyższy wymiar urlopu, prawo do nagrody jubileuszowej). W przypadku, gdy uprawnienia te mają charakter retroaktywny (np. nagroda jubileuszowa przypada w przyszłości, ale wynikająca z już osiągniętego stażu), pracodawca powinien uwzględnić nowy staż w planowaniu i naliczaniu tych świadczeń.

Czy okresy, które na mocy nowych przepisów zaczęły wliczać się do stażu pracy, wpływają na uprawnienia nabyte, ale jeszcze niezrealizowane (np. przyszłe nagrody jubileuszowe)?

Tak, okresy zaliczone do stażu pracy na mocy nowych przepisów mogą mieć wpływ na uprawnienia, które są jeszcze niezrealizowane, o ile wynikają one z osiągnięcia określonego stażu. Nagrody jubileuszowe, dodatki stażowe czy inne świadczenia, które są uzależnione od długości stażu pracy, powinny być naliczane zgodnie z aktualnym stanem prawnym. Oznacza to, że jeżeli nowe przepisy spowodowały, że pracownik osiągnął wymaganą długość stażu, pracodawca powinien uwzględnić to w planowaniu przyznania świadczeń, nawet jeśli ich realizacja nastąpi w przyszłości.

Czy nowe regulacje wymuszają zmianę treści informacji przekazywanych pracownikom przy zawieraniu umowy o pracę?

Tak, w praktyce nowe przepisy mogą wymagać aktualizacji informacji przekazywanych pracownikom w momencie zawierania umowy o pracę. Dotyczy to szczególnie informacji o warunkach zatrudnienia, w tym o wymiarze urlopu wypoczynkowego oraz innych uprawnieniach zależnych od stażu pracy.

Jeśli staż pracy jest jednym z elementów decydujących o wymiarze urlopu lub innych świadczeniach, pracodawca powinien informować pracownika o zasadach ustalania stażu oraz o jego wpływie na uprawnienia. W praktyce oznacza to konieczność aktualizacji wzorów umów, informacji o warunkach zatrudnienia oraz regulaminów i polityk wewnętrznych, tak aby były zgodne z nowymi przepisami.