Zatrudnianie cudzoziemców w Polsce w 2023 roku – Pytania i odpowiedzi

Rynek pracy na terytorium Polski cierpi na znaczny niedobór pracowników. W związku z tym coraz więcej pracodawców decyduje się na powierzenie wykonywania pracy cudzoziemcom. Jeśli ty również prowadzisz firmę i zastanawiasz się, jak wyglądają przepisy Kodeksu Pracy w kontekście podjęcia pracy przez cudzoziemca, zapraszamy do lektury. W poniższym tekście odpowiemy na najważniejsze pytania w temacie pobyt i zatrudnianie cudzoziemców w Polsce oraz podjęcia przez niego pracy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. 

A może chcesz dowiedzieć się więcej z tematyki zatrudniania pracowników? Zapraszamy na nasze szkolenia dla firm m.in. z tematyki kadr i płac.

Jakie są obecnie dokumenty pobytowe pozwalające na wjazd do UE?

Musimy pamiętać o tym, że od obywateli UE nie są wymagane żadne dokumenty, ponieważ należą właśnie do UE, która pozwala na swobodne przemieszczanie się i podejmowanie pracy. Osoby, które należą do grupy państw uprzywilejowanych, mogą podejmować pracę w Polsce na podstawie procedury uproszczonej. Osoby nienależące do UE oraz do państw uprzywilejowanych, aby podjąć pracę w Polsce, muszą okazać wizę, która uprawnia do przebywania i podjęcia pracy na terenie polski

Którzy obywatele Ukrainy muszą otrzymać zezwolenie na pobyt do 24 sierpnia 2023 roku?

Wszyscy obywatele Ukrainy, którzy przebywają w Polsce na podstawie wprowadzonej 24 lutego 2022 roku ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy, musieli otrzymać zezwolenie na pobyt do 24 sierpnia 2023 roku.

Zezwolenie na pobyt, mogą otrzymać te osoby, które o nie wystąpią i o ile nie posiadają innego tytułu prawnego pozwalającego na legalny pobyt na terenie RP, natomiast nowelizacja specustawy “wojennej” wydłuża legalny pobyt uchodźców z Ukrainy do 4.03.2024 r. na chwilę obecną osoby, które przekroczyły granicę RP, otrzymują specjalny status uprawniający je do legalnego pobytu w Polsce. Dodatkowo obywatele Ukrainy, którzy legalnie przybyli na terytorium Polski od 24.02.2022 r. mogą legalnie przebywać na terytorium RP do 31.08.2024 r. w przypadku, gdy w dniu 4.03.2024 r.:

• korzystają z wychowania przedszkolnego, 
• realizują obowiązek szkolny, 
• realizują obowiązek nauki w polskim systemie oświaty,
• pobierają naukę w przedszkolu lub szkole w ukraińskim systemie oświaty z wykorzystaniem metod kształcenia na odległość,
• są rodzicami niepełnoletnich dzieci, które pobierają naukę w ww. przypadkach.

Obywatele Ukrainy, którzy przystępują do egzaminu maturalnego w terminie poprawkowym, mogą legalnie przebywać na terytorium RP do 30.09.2024 r. 

Czy cudzoziemcy potrzebują zezwolenia na pracę, by móc wykonywać pracę w Polsce?

Zezwolenie na pracę sezonową jest jednocześnie zezwoleniem na pobyt czasowy. Uzyskanie takiego dokumentu uprawnia go do podjęcia pracy przez okres trwania pobytu cudzoziemca na terytorium naszego kraju, jednak nie dłużej niż przez 9 miesięcy. 

Jak uzyskać zezwolenie na pracę cudzoziemca?

Zatrudnienie cudzoziemców w Polsce wymaga uzyskania zezwolenia na pobyt tymczasowy, chyba że są oni obywatelami państw członkowskich Unii Europejskiej (UE). Zezwolenie na pracę wydawane jest przez wojewodę właściwego dla siedziby pracodawcy. Takie zezwolenie określa podmiot powierzający wykonywanie pracy oraz wszelkie informacje związane z zatrudnieniem, takie jak rodzaj pracy czy wynagrodzenie. Cudzoziemiec, wniosek ten (zezwolenie na pobyt czasowy i pracę) zobligowany jest złożyć osobiście. 

Czy cudzoziemca obowiązują takie same warunki pracy?

Bez względu na źródło prawnego ugruntowania zatrudnienia (czy to umowa o pracę, czy umowa oparta na przepisach prawa cywilnego), jesteś zobligowany do zagwarantowania cudzoziemcowi identycznych warunków zatrudnienia, płacy oraz rodzaju umowy, które zostały sprecyzowane w wydanym dla danego cudzoziemca zezwoleniu na pracę lub oświadczeniu o powierzeniu wykonywania pracy wpisanemu do ewidencji oświadczeń.

Jak długo można obecnie pracować na przepisach COVID?

Odwołanie stanu zagrożenia epidemicznego spowodowało zastosowanie przepisów ustawy covidowej, które przedłużają termin ważności dokumentów pobytowych do 30 dni po odwołaniu tego stanu. Do 30 dni obcokrajowcy mogą złożyć wniosek o wydanie dokumentów pobytowych. Zachowanie tego terminu spowoduje, że pobyt obcokrajowca w okresie biegu jest legalny.  

Jakie są najważniejsze kwestie związane z zatrudnieniem cudzoziemców w 2023 roku?

Najważniejszymi kwestiami przy zatrudnianiu cudzoziemców są: prawo pobytu oraz prawo wykonywania pracy. Są to najważniejsze kwestie, które dają nam gwarancję legalnego zatrudnienia.

Zatrudnianie cudzoziemców w Polsce - Inne ważne pytania i odpowiedzi

Czy zatrudniając 1 maja 2023 roku obywatela Ukrainy, powinien on być zatrudniony na podstawie ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy z dnia 24 lutego 2022 roku?

Tak, zatrudniając osobę w maju 2023 roku, powinniśmy zatrudnić taką osobę na podstawie ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy z dnia 24 lutego 2022 roku.

Czy możemy przedłużyć umowy o pracę pracowników z Ukrainy, którzy są zatrudnieni na przepisach ustawy z dnia 24 lutego 2022 roku? Jeśli tak, na jakiej podstawie można przedłużyć te umowy po 24 sierpnia 2022 roku?

Tak, możemy przedłużyć umowy o pracę pracowników z Ukrainy, zatrudnionych na podstawie ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy. Takie umowy przedłużamy na takich samych zasadach jak w przypadku pracowników z Polski. Należy pamiętać, że pobyt na terytorium RP obywateli Ukrainy, którzy legalnie przekroczyli granicę od 24.02.2022 r. jest legalny do 4.03.2024 r. 

Czy po 24 sierpnia 2023 roku nadal będzie można zatrudniać obywateli Ukrainy na podstawie powiadomienia Urzędu Pracy?

Tak, po 24 sierpnia 2023 roku można zatrudniać obywateli Ukrainy na podstawie powiadomienia Urzędu Pracy.

24 sierpnia 2023 roku kończy się prawo pobytu wynikające ze specustawy, czy w takim razie do tego czasu trzeba wystąpić o pobyt czasowy

Nowelizacja specustawy “wojennej” z kwietnia 2023 r. umożliwia legalny pobyt obywatelom Ukrainy, którzy legalnie przekroczyli granice od 24.02.2022 r., do 4.03.2024 r. 

W jakim terminie najlepiej złożyć dokumenty w celu dalszego legalnego zatrudnienia do Urzędu Pracy lub wojewody, jeśli mamy zatrudnionego pracownika z Ukrainy na podstawie ustawy wojennej?

Najlepiej złożyć takie dokumenty z minimum miesięcznym wyprzedzeniem.

Czy możemy zatrudnić obywatela Ukrainy na kartę pobytu, ważną do 2024 roku bez wskazania pracodawcy?

W takim przypadku pracodawca powinien zgłosić takiego pracownika do Urzędu Pracy, natomiast to pracownik powinien zgłosić do wojewody zmianę pracodawcy.

Czy musimy zgłaszać do Urzędu Pracy informacje o zakończeniu zatrudnienia obywatela Ukrainy, czy leży to w obowiązku pracownika?

W takim przypadku pracodawca może, ale nie musi zgłaszać do Urzędu Pracy informacji o zakończeniu współpracy z obywatelem Ukrainy.

Obywatel Ukrainy porzucił pracę i wyjechał. Jak w takim przypadku wręczyć wypowiedzenie?

W takim przypadku najlepiej wcześniej ustalić z taką osobą odpowiedni adres do doręczeń lub przesłać taką informację na adres e-mail (za zgodą pracownika) z podpisem cyfrowym.

Umowa zlecenie z pracownikiem Ukrainy na podstawie ustawy wojennej kończy się 24 sierpnia 2023 roku. Pracownik wyraził chęć dalszej współpracy. Jednakże nie posiada karty pobytu. Co w takiej sytuacji powinniśmy zrobić?

W takiej sytuacji obywatel Ukrainy powinien złożyć wniosek o przyznanie karty pobytu do wojewody. A my powinniśmy zatrudnić takiego pracownika na podstawie tego, że został taki wniosek złożony. Należy jednak pamiętać, że nowelizacja specustawy “wojennej” w kwietniu 2023 r. wydłużyła legalny pobyt obywateli Ukrainy do 4.03.2024 r. 

Jeśli obywatel Ukrainy przyjechał przed wojną na podstawie czasowej wizy, która wygasła przed 24 lutego 2022 roku, nie dostarczył żadnych dokumentów potwierdzających legalność zatrudnienia, w paszporcie znajduje się pieczątka ze stycznia br. z Urzędu Wojewódzkiego, że osoba ta złożyła dokumenty o pobyt tymczasowy, czy oznacza to, że przebywa w kraju legalnie?

Tak, w tej sytuacji obywatel Ukrainy przebywa legalnie w Polsce.

Czy koniecznie w oświadczeniu musimy podawać liczbę godzin w skali miesiąca w przypadku umowy zlecenie?

W ustawie został wprowadzony przepis, który mówi nam o tym, że musi to być 1/4 etatu lub 10 godzin tygodniowo. W związku z powyższym musimy podać dokładną liczbę godzin w skali miesiąca.

Czy w momencie wypełnienia pracownikowi załącznika nr 1 i złożenia przez pracownika dokumentów do Urzędu Wojewódzkiego, jednak kolejna umowa nie doszła do skutku, należy powiadomić o tym Urząd Wojewódzki?

W takim przypadku pracodawca nie musi składać takiego wniosku do Urzędu Wojewódzkiego.

Czy umowę o pracę lub zlecenie musimy dać pracownikowi z Ukrainy w języku ukraińskim?

Umowa o pracę lub zlecenie musi być wydana w języku zrozumiałym dla pracownika i może to być także język polski, a nie tylko ukraiński.

Zatrudnianie cudzoziemców w Polsce – Podsumowanie

Zatrudnianie cudzoziemców w Polsce wymaga od pracodawcy gotowości na dopełnienie wielu różnych formalności. Nie są one jednak bardzo skomplikowane. Warto być jednak na bieżąco z obecnymi przepisami. Jeśli chcesz podnieść poziom swojej wiedzy z zakresu Kodeksu Pracy i innych tematów, zapraszamy na nasze szkolenia dla firm, obejmujące tematyką kadr i płac, zatrudniania pracowników czy akt osobowych.  

Daniel Pałyga

Trener

Były Inspektor Pracy w Okręgowym Inspektoracie Pracy w Opolu. Wieloletni trener, wykładowca na uczelni wyższej, który przeprowadził ponad 2000 godzin szkoleń. Specjalista z zakresu prawa pracy, legalności zatrudnienia oraz bezpieczeństwa i higieny pracy. Od 1997 związany z szeroko pojętym zarządzaniem ludźmi. Posiada doświadczenie z zakresu stosowania i interpretacji dokonywanych przez organy państwowe oraz najlepszych praktyk stosowanych przez podmioty prywatne.

Dowiedz się więcej