Centralny Rejestr Umów (CRU) JSFP od 1 lipca 2026 – co musisz wiedzieć?

Centralny Rejestr Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych (CRU) ma być narzędziem, które przenosi zasadę jawności finansów publicznych z poziomu deklaracji na poziom realnego stosowania. Chodzi o to, aby informacje o umowach zawieranych przez podmioty publiczne były dostępne w jednym miejscu, w jednolitym formacie i w sposób umożliwiający porównywanie – tak aby każdy zainteresowany mógł ustalić, kto z kim zawarł umowę, czego ona dotyczy, na jaką kwotę opiewa oraz jaki jest jej podstawowy okres i charakter.

Tego rodzaju rozwiązania nie są w Europie nowością: wiele państw rozwija centralne rejestry umów lub portale prezentujące dane o kontraktach publicznych, wychodząc z założenia, że przejrzystość nie powinna zależeć od składania wniosków o informację publiczną ani od przeszukiwania rozproszonych źródeł. CRU ma pełnić rolę narzędzia porządkującego, które ułatwia dostęp do informacji i jednocześnie wzmacnia kontrolę społeczną nad tym, w jaki sposób wydatkowane są środki publiczne.

Spis treści:

• Harmonogram wdrożenia Centralnego Rejestru Umów
• Na kim spoczywa obowiązek prowadzenia rejestru?
• Jakie umowy trafią do Centralnego Rejestru Umów?
• Jakie dane ujawniane są w CRU?
• Wyłączenia jawności – które umowy nie trafią do CRU?
• Terminy wprowadzania i aktualizacji danych
• Brak progu wartościowego – co to zmienia?
• Jak się przygotować w praktyce?

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Wprowadzenie Centralnego Rejestru Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych

Harmonogram wdrożenia Centralnego Rejestru Umów

Ustawa wprowadzająca Centralny Rejestr Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych została podpisana przez Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej w grudniu 2025 roku, a następnie ogłoszona w Dzienniku Ustaw pod pozycją 1844. W przyjętym rozwiązaniu przewidziano dwustopniowe uruchomienie CRU w 2026 r:

• 1 kwietnia 2026 r. – „start techniczny” systemu. Ministerstwo Finansów udostępni wówczas platformę CRU JSFP jednostkom sektora finansów publicznych. Od tego dnia jednostki będą mogły składać wnioski o założenie kont, konfigurować dostęp i przygotowywać organizacyjnie obsługę rejestru.
• 1 lipca 2026 r. – oficjalne uruchomienie rejestru. Od tej daty zaczyna obowiązywać obowiązek publikacji informacji o nowych umowach w CRU. Dotyczy to wszystkich umów zawartych przez podmioty publiczne od 1 lipca 2026 r., które spełniają kryteria określone w ustawie. Nie ma już różnicowanego startu dla różnych typów jednostek – jednoczesny początek obowiązywania rejestru przyspiesza dostęp do danych o umowach.

Na kim spoczywa obowiązek prowadzenia rejestru?

Obowiązek wprowadzania danych do rejestru pozostaje w kompetencjach kierowników tych jednostek. Nie oznacza to, że wpisów dokonują oni osobiście – ich rolą jest w szczególności zorganizowanie w jednostce procesu udostępniania danych, zapewnienie terminowości oraz prawidłowości publikowanych informacji. Skoro kierownicy jednostek sektora finansów publicznych nie są zobowiązani do wprowadzania danych do rejestru osobiście, wątpliwości praktyczne dotyczą tego, kto będzie wykonywał te czynności w jednostce. Przypisanie tego zadania zależało będzie niewątpliwie od jej struktury organizacyjnej i skali zawieranych umów, a więc może to być jedna osoba albo cała komórka organizacyjna.

Jakie umowy trafią do Centralnego Rejestru Umów?

CRU JSFP obejmuje umowy stanowiące zamówienia publiczne w rozumieniu ustawy Prawo zamówień publicznych (PZP), zawierane przez jednostki sektora finansów publicznych. W praktyce oznacza to przede wszystkim umowy odpłatne, które są zawierane pomiędzy zamawiającym będącym jednostką publiczną a wykonawcą, a ich przedmiotem jest nabycie robót budowlanych, dostaw lub usług. Innymi słowy, jeśli umowa spełnia definicję zamówienia publicznego (odpłatność, wykonawca w rozumieniu PZP, przedmiot to usługa/dostawa/roboty) i została zawarta w formie pisemnej, dokumentowej, elektronicznej lub innej szczególnej, to podlega jej rejestracji.

Nowelizacja ustawy przesunęła punkt ciężkości z dotychczasowego podejścia opartego na dostępie do informacji publicznej na jasne kryterium znane z PZP. W rezultacie próg wartości umowy nie decyduje o obowiązku rejestracji – konieczność dotyczy wszystkich umów objętych powyższym zakresem, niezależnie od ich kwoty (z wyjątkiem ustawowych wyłączeń). Wcześniejsze propozycje progu (np. 500 zł czy 10 000 zł) zostały odrzucone, co zwiększa transparentność i eliminuje możliwość obejścia obowiązku przez dzielenie zamówień na niższe wartości.

Warto podkreślić, że kierownik jednostki może dobrowolnie zgłaszać do CRU także inne umowy (spełniające definicję zamówienia publicznego), nawet jeśli zostały zawarte w niestandardowej formie (np. ustnej w formie aktu notarialnego). Jednak obowiązek obejmuje przede wszystkim wymienione wyżej umowy formalnie wpisujące się w kategorię zamówień publicznych.

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Wprowadzenie Centralnego Rejestru Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych

Jakie dane ujawniane są w CRU?

W CRU JSFP gromadzone będą podstawowe informacje o każdej zarejestrowanej umowie, tak by umożliwić identyfikację najważniejszych parametrów kontraktu. Zgodnie z ustawą rejestr powinien zawierać co najmniej takie dane jak:

• numer umowy (jeśli nadano) i datę jej zawarcia,
• okres obowiązywania umowy (data rozpoczęcia i wygaśnięcia/przedłużenia),
• oznaczenie stron umowy (nazwa i podstawowe dane wykonawcy oraz zamawiającego),
• określenie przedmiotu umowy – opis usługi/roboty/dostawy w sposób konkretny, umożliwiający realną identyfikację świadczenia,
• wartość umowy (całkowity koszt wykonania),
• informacje o źródłach finansowania – wskazanie, czy i w jakiej wysokości umowa jest współfinansowana środkami UE, EOG lub innymi zagranicznymi niepodlegającymi zwrotowi,
• status umowy i dzień zakończenia obowiązywania (czy jest aktualnie realizowana, aneksowana, zakończona itp.),
• podstawę prawną wyłączenia jawności (jeśli dotyczy) oraz organ lub osobę, które dokonały wyłączenia jawności danej informacji (przykładowo w razie tajności części danych),
• podstawę zmiany danych – opis, z jakiego powodu wprowadzono aktualizację wpisu w rejestrze (np. aneks, korekta wartości itp.).

Ujawniane dane o umowie mają być przechowywane w rejestrze przez 5 lat od końca roku, w którym umowa wygasła. Wszystkie te informacje udostępniane są publicznie, bez potrzeby składania wniosku o dostęp do informacji publicznej. Ustawodawca wskazał również możliwość udostępniania innych danych o umowie (niestanowiących danych osobowych) według uznania jednostki.

Wyłączenia jawności – które umowy nie trafią do CRU?

Prawo przewiduje szereg wyłączeń, czyli kategorii umów, których informacje nie trafią do jawnego rejestru. Przede wszystkim dotyczy to umów związanych z bezpieczeństwem państwa i innymi tajemnicami prawnymi. Do najważniejszych wyłączeń należą:

• umowy służb specjalnych i jednostek podległych MON – np. ABW, AW, Agencja Mienia Wojskowego itp., których ujawnienie mogłoby naruszyć bezpieczeństwo czy tajemnice państwowe,
• umowy operacyjno-rozpoznawcze – ukryte zlecenia finansowane z tajnych funduszy na potrzeby działań operacyjnych służb,
• umowy z zakresu prawa pracy – decyzja o wyłączeniu tej kategorii wynika z troski o prywatność pracowników; ujawnianie nazwisk czy wynagrodzeń w rejestrze mogłoby prowadzić do identyfikacji osób i naruszenia ich dóbr osobistych,
• umowy dotyczące obronności i bezpieczeństwa – w tym wszelkie zamówienia specjalne ujęte w art. 14 PZP (np. związane z obronnością kraju), oraz takie, których udostępnienie mogłoby zagrozić interesom państwa (np. plany strategiczne, bezpieczeństwo granic, paliwowe, infrastruktura krytyczna),
• inne umowy wyłączone z jawności – m.in. umowy przewidziane w art. 11 ust. 2 PZP (usługi socjalne, obrót nieruchomościami po cenie kosztochłonnej itp.), kontrakty służące realizacji zadań bezpośrednio na podstawie odrębnych ustaw (np. operacje specjalne finansowane z funduszy operacyjnych) czy umowy zawierane przez przedstawicielstwa zagraniczne (ambasady, konsulaty). Ponadto nie będą rejestrowane umowy już jawne z mocy innych przepisów – na przykład umowy o świadczenia zdrowotne finansowane przez NFZ, które są publikowane na portalach NFZ lub w BIP.

W przypadku części informacyjnie wrażliwych możliwe będzie ograniczenie publikacji poszczególnych danych, ale podstawa prawna takiego wyłączenia musi być wskazana w rejestrze wraz z organem decydującym o wyłączeniu.

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Wprowadzenie Centralnego Rejestru Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych

Terminy wprowadzania i aktualizacji danych

Zgodnie z nowymi przepisami dane o umowie należy wprowadzić do CRU „bez zbędnej zwłoki”, nie później jednak niż w ciągu 30 dni od dnia zawarcia umowy lub od każdej jej zmiany. Termin ten dotyczy również aneksów czy rozwiązania umowy – każda zmiana powinna być odzwierciedlona w rejestrze w ciągu 30 dni. Dotychczas maksymalny termin wynosił 14 dni, ale został wydłużony do miesiąca na prośby praktyków. Trzeba jednak pamiętać, że jest to termin maksymalny – obowiązuje zasada „bez zbędnej zwłoki”, czyli w miarę możliwości dane wprowadzane są od razu po sfinalizowaniu umowy lub zmiany.

Brak progu wartościowego – co to zmienia?

Jedną z najważniejszych zmian w stosunku do pierwotnych propozycji było zniesienie jakiegokolwiek progu wartości umowy decydującego o obowiązku wpisu do rejestru. Oznacza to, że wszystkie umowy mieszczące się w zakresie CRU muszą być rejestrowane bez względu na ich wartość. W projekcie rządowym zakładano próg 10 000 zł (później wspominano o 500 zł), co spotkało się z krytyką organizacji społecznych. Ostatecznie Sejm zadecydował o całkowitym zniesieniu progu – każda nawet najmniejsza umowa np. na zakup papieru czy usług sprzątania będzie w CRU. Takie rozwiązanie znacznie zwiększa przejrzystość i eliminuje ryzyko dzielenia kontraktów na kwoty poniżej progu, aby uniknąć rejestracji. Dla jednostek publicznych oznacza to konieczność wpisania większej liczby umów, co może wymagać automatyzacji procesu i wyznaczenia dodatkowych zasobów kadrowych. Z drugiej strony dostępność wszystkich danych wyklucza potrzebę składania wniosków o informację publiczną w tej sprawie – każdy zainteresowany może od razu przeszukać CRU online.

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Wprowadzenie Centralnego Rejestru Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych

Jak się przygotować w praktyce?

Wdrożenie CRU niesie za sobą wiele wyzwań organizacyjnych. Jednostki publiczne powinny jak najszybciej przeprowadzić przygotowania, które umożliwią sprawne działanie rejestru po 1 lipca 2026 r. Do kluczowych działań należą:

• Inwentaryzacja umów - zidentyfikować wszystkie kategorie umów realizowanych w jednostce (centralne zamówienia, kontrakty podległych komórek, zamówienia mniejsze), aby wiedzieć, które podlegają rejestracji.
• Ujednolicenie opisu przedmiotu umowy - ustalić spójny standard nazewnictwa i opisu przedmiotów zamówień (np. opisy „usługi sprzątania budynków” zamiast tylko „usługa”), co ułatwi identyfikację umów przez użytkowników rejestru.
• Przydział ról i procesów - określić wewnętrznie, kto będzie odpowiadał za wysyłanie danych do CRU (np. pracownik działu księgowości lub zamówień), kto będzie weryfikował poprawność wpisów i kto zaaprobował ewentualne wyłączenia jawności. Na czele procesu powinien stać kierownik jednostki jako osoba odpowiedzialna.
• „Metryczka umowy” - przygotować wzór dokumentu lub formularza towarzyszącego każdej umowie, zawierającego wszystkie niezbędne pola wymagane przez CRU (nr, wartość, przedmiot, źródła finansowania itp.). Ta metryczka może być załącznikiem do obiegu dokumentów czy umowy w systemie ewidencyjnym.
• Integracja z systemami IT - skonfigurować eksport danych z istniejących systemów księgowych lub B2B tak, aby możliwe było szybkie i automatyczne wypełnianie rejestru (zwłaszcza przy dużej liczbie umów). Ręczne wprowadzanie setek wpisów może okazać się trudne do udźwignięcia.
• Procedury wyłączeń - opracować jasne procedury i kryteria uznawania umów za wyłączone z jawności (m.in. zgodność z ustawowymi przepisami o informacjach niejawnych, RODO, tajemnice prawnie chronione). Należy również przygotować odpowiednią dokumentację dla podstaw wyłączeń, gdyż będą one musiały być uzasadniane w rejestrze.
• Testy i pilotaż - przed 1 lipca przetestować cały proces: sprawdzić, czy platforma CRU działa poprawnie w jednostce, czy dane z systemu księgowego właściwie trafiają do rejestru, a także jak działają terminy (wprawkowo wprowadzać informację o umowie w 30 dni). Dobrze jest przeprowadzić pilotaż na jednym wydziale jeszcze w I–II kwartale 2026 r. oraz opracować krótkie instrukcje dla pracowników o przekazywaniu danych do rejestru.

Kluczowe jest także zabezpieczenie odpowiednich zasobów ludzkich – przy braku progów wartościowych liczba wpisów może być bardzo duża, więc warto już teraz ocenić, czy w jednostce potrzeba dodatkowych osób do obsługi rejestru.

Podsumowanie

Od 1 lipca 2026 r. Centralny Rejestr Umów JSFP wprowadza nową jakość w jawności finansów publicznych. Przenosi on przejrzystość kontraktów z poziomu deklaracji wnioskowych na codzienną praktykę – dane o umowach staną się publicznie dostępne online, co powinno ograniczyć liczbę żądań informacji publicznej i zwiększyć społeczny nadzór nad wydatkami publicznymi. Ostateczna wartość CRU będzie jednak zależała od jakości i rzetelności publikowanych danych – dlatego już dziś jednostki sektora finansów publicznych muszą zorganizować w sobie procesy tak, aby wszystkie umowy spełniające kryteria trafiały do rejestru kompletne i na czas. Wymaga to wypracowania jednolitych standardów opisu umów, procedur monitorowania terminów oraz stałego aktualizowania wpisów. Realnie, 2026 r. będzie pierwszym rokiem funkcjonowania CRU w nowej formule, dlatego warto potraktować przygotowania priorytetowo – to kluczowy moment na zwiększenie transparentności i odpowiedzialności w gospodarowaniu środkami publicznymi.

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Kliknij grafikę poniżej i poznaj program szkolenia: Wprowadzenie Centralnego Rejestru Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych